Żyjemy w świecie danych – z pewnością mogę to powiedzieć. W sekundzie, w której czytasz to zdanie, zostały zgromadzone jakieś dane. No właśnie… między innymi liczba wyświetleń tego artykułu. A skoro mowa o artykule, to jak gromadzenie danych ma się do naszych projektów i pracy…?
Artykuł sponsorowanyDane to dla mnie jedna z kluczowych wartości, o które należy dbać w projekcie. Jeżeli masz zgromadzone dane w obrębie procesów, na których pracujesz, możesz je przeanalizować i wyciągnąć wiele wniosków mających wpływ na Twój projekt. W tym artykule podzielę się z Wami swoim doświadczeniem i przedstawię Wam metryki, które warto analizować pracując z zespołem, który odpowiada za utrzymanie danego rozwiązania IT, ale i nie tylko.
Czym jest metryka?
Warto na początek odnieść się do powszechnie uznawanej definicji, w której metryka jest to jakaś liczba, która daje nam informację o jakimś procesie albo działaniu. Można też powiedzieć, że jest to wskaźnik. Z mojego punktu widzenia, metryka, a właściwie wnioski po jej analizie, odpowiadają na pytanie „jak pomóc zespołowi?”. Dzięki metrykom możemy dostrzec nie tylko obszary, w których zespół powinien poprawić swoje rezultaty, ale również, a może przede wszystkim, mocne strony każdego zespołu. Można wymieniać wiele korzyści z wykorzystywania metryk w codziennej pracy, jednak jedną z najważniejszych jest możliwość ciągłego doskonalenia poprzez monitorowanie wyników i osiągnięć.
Zanim metryki, ustalmy zasady
Bez względu na to jakie metryki zastosujesz w swoim projekcie, przy pracy z danymi należy trzymać się kilku podstawowych założeń:
- Zweryfikuj swoje dane – zanim przejdziesz do wyciągania wniosków, musisz mieć pewność, że dane, z którymi pracujesz, są prawdziwe.
- Upewnij się, czy dane, na których pracujesz, są zgodne z danymi źródłowymi.
- Pracuj używając sum kontrolnych, aby zweryfikować poprawność swoich wyliczeń.
- Korzystaj z tabel przestawnych i porównuj wyniki.
- Sprawdź wybrane skrajne przypadki w swoim zbiorze danych.
- I na koniec, wykorzystaj swoje najlepsze narzędzie jakie masz – logiczne myślenie – i zastanów się, potwierdź, że dane, które otrzymujesz, są zgodne z rzeczywistością. Jeśli coś wzbudza Twoje wątpliwości, wydaje Ci się, że jest nielogiczne – sprawdź to jeszcze raz!
Jeśli te zasady mamy opanowane, możemy przejść do tworzenia metryk. Tylko jak zacząć? Najlepiej od początku…
Co mamy w Backlogu?
Jedna z podstawowych metryk, która pokaże nam czym tak naprawdę zajmuje się nasz zespół, to Backlog zespołu utrzymaniowego (z ang. Maintenance Backlog). Metryka ta jest skumulowanym wykresem, pokazującym jaki rodzaj prac wykonuje zespół, wśród nich znajdują się: awarie, błędy, aktualizacje, dług technologiczny, projekty itd. Wyniki analizy tej metryki są informacją, z jakiego rodzaju największą liczbą zgłoszeń mierzy się zespół, a więc czym tak naprawdę zajmuje się zespół, czy jego obłożenie per kategoria jest równomierne, czy mamy jakieś obszary niezaopiekowane. Jest to ogólny obraz podziału prac, który może stanowić punkt wyjścia do dalszych, bardziej szczegółowych analiz.
Zgłoszone vs zrobione
Warto na wstępie odpowiedzieć sobie na pytanie, na ile zespół zaspokaja aktualne potrzeby biznesowe, czyli jaki jest stosunek zgłoszeń zrealizowanych do zgłoszonych. Jest to metryka ilościowa, dzięki której w prosty sposób możemy sprawdzić, czy zespół ma wystarczającą ilość zasobów potrzebnych do pracy. W tego rodzaju metrykach ilościowych należy być jednak ostrożnym z wyciąganiem wniosków dotyczących produktywności. Dlaczego? Ponieważ nie bierzemy pod uwagę złożoności danego zadania. Przykładem jest sytuacja, w której jedna osoba może pracować nad jednym zadaniem cały dzień, a inna w tym samym czasie zrealizowała trzy inne. Czy to oznacza, że pierwsza pracuje trzy razy wolniej? Niekoniecznie, być może jej zadanie było trzy razy bardziej złożone.
Z pomocą przyjdzie Velocity
Prędkość (z ang. Velocity) zespołu jest to miara, która daje nam informację w jakim tempie zespół dostarcza wartość w danym okresie czasu. Metryka ta jest najczęściej używana w połączeniu z wagą złożoności danego tematu (z ang. Story Points). Dzięki Velocity jesteśmy w stanie weryfikować aktualną prędkość zespołu, a także zaplanować jaką mocą przerobową na kolejny okres dysponuje zespół. Jeżeli chcesz przeanalizować efektywność swojego zespołu lub jego poszczególnych osób, metryka ta będzie dobrym wyborem.
Diagram skumulowanego przepływu
Pracując w Kanbanie, prawdopodobnie natkniesz się na diagram skumulowanego przepływu (z ang. CFD – Cumulative Flow Diagram). Warto korzystać z tego wielowymiarowego wskaźnika, ponieważ analiza jego wyników zawiera wiele istotnych informacji, mogących być punktem wyjścia w dyskusjach dotyczących usprawnień pracy. Dowiesz się między innymi, jaki w danym okresie był czas: dostarczenia zadań, pracy w toku, cyklu, a także jaka była przepustowość zespołu. Dla mnie diagram ten jest „wielką księgą zespołu”. Jeśli nie wiem, gdzie leży problem lub co może być jego przyczyną – z pomocą zawsze przychodzi mi CFD.
Ułatwiajmy sobie naszą pracę
Na koniec zostawiłam narzędzie, które zrobiło na mnie wyjątkowe wrażenie, ponieważ pozwala kompleksowo pracować z metrykami. Jest ono dodatkiem do znanego Wam (mam nadzieję) systemu do zarządzania zadaniami JIRA, dzięki czemu w czasie rzeczywistym, bez dokonywania żadnych integracji i eksportów, można analizować dane. Jak sama nazwa wskazuje, eazyBI (z ang. BI – Business Inteligence) jest platformą analityki biznesowej, umożliwiającą tworzenie metryk i pulpitów w prosty, i przejrzysty sposób. Narzędzie to posiada zestaw zdefiniowanych metryk, które są gotowe do użytku bez zbędnej konfiguracji, a także daje możliwość definiowania własnych, bardziej skomplikowanych i spersonalizowanych wskaźników.
Rys. 1. Przykładowy pulpit w eazyBI
Źródło: eazybi.comCo zatem mierzyć, gdy danych mamy pod dostatkiem?
Moja odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ zależy od sytuacji, w której znajduję się wraz z teamem projektowym. Gdy rozpoczynam pracę z danym zespołem, stosuję podstawowe metryki, aby poznać aktualny stan. Po zidentyfikowaniu problemów i wprowadzeniu usprawnień, nadal monitoruję te same metryki, by weryfikować skuteczność zaimplementowanych działań i stale je monitorować. Kiedy przyjęte działania nie przynoszą oczekiwanego rezultatu, podejmuję bardziej szczegółową analizę w danym obszarze.
Jestem zwolenniczką zachowania umiaru co do liczby monitorowanych metryk w jednym czasie. Wskaźniki muszą być proste, czytelne, łatwe w analizowaniu i zrozumiałe dla zespołu. Zespół powinien być świadomy celu monitorowania danych metryk oraz wspólnie analizować wnioski. Przy ich definiowaniu zaś warto wybrać takie, które będą wielowymiarowo pokazywać efekty pracy.
IT Project Manager w SoftServe. Posiada doświadczenie projektowe w implementacji i wdrożeniach systemów klasy ERP, platform B2B, B2C oraz Big Data. Absolwentka Zarządzania i Informatyki na Politechnice Wrocławskiej oraz Wrocławskiej Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej. Project Management to pasja i ścieżka kariery, którą stale rozwija poprzez certyfikację, warsztaty, konferencje. Z Project Management Institute związana od 2013 roku. W wolnym czasie podróżuje, szczególnie po wyspach greckich, dronuje, lata szeroko pojętymi środkami, pływa i spełnia marzenia.