Zawsze pod ręką – ulubione zakładki do zadań specjalnych. Project Managera skrzynka z narzędziami, cz. XXIII

W naszej codziennej pracy często zdarzają się sytuacje, kiedy do poprowadzenia mamy dłuższe warsztaty i spotkania. Poza tym, że musimy osiągnąć zamierzony cel, powinniśmy zadbać o to, by były one interesujące dla uczestników. Do tego wszystkiego zależy nam na zaangażowaniu i pełnym skupieniu. Im dłuższe spotkania, tym trudniej. A jeśli jeszcze nie mamy możliwości spotkać się fizycznie i czeka nas warsztat online, tym jeszcze trudniej o atencję czy energię zaproszonych. W takich sytuacjach musimy być przygotowani na różne scenariusze. W natłoku myśli i zadań nie zawsze szybko możemy wymyślić w jaki sposób poprowadzimy kolejne elementy warsztatu. Tu z pomocą przychodzą różne strony oferujące konkretne rozwiązania.

---

Prywatna skarbnica pomysłów

Najłatwiej w przeglądarce ustawić folder dedykowany ulubionym zakładkom, z których korzystać będziemy przy wielu okazjach, zarządzając zespołami w projektach. Postanowiłam zebrać swoje subiektywne Top 7 stron, które zawierają interesujące propozycje dla wielu scenariuszy, z jakimi przyjdzie nam się zmierzyć w naszej pracy. Mogą one nam pomóc w wielu aspektach zarządzania zespołem, projektem czy produktem i mam nadzieję, że chociaż niektóre okażą się dla Was nowe i zainspirują do jeszcze owocniejszych spotkań zespołowych.

Nr 7. Design Sprints

designsprintkit.withgoogle.com

Strona, która zawiera kompleksowy opis i pomysły na realizację tzw. Design Sprint, wykorzystująca kroki procesu Design Thinking. Mamy na niej pomysły działania na poszczególnych etapach, które wykorzystać możemy również w innych sytuacjach, na przykład podczas sesji Backlog Refinement albo przygotowując się do planowania sprintu. Możemy się nią również posłużyć jeśli chcemy zbudować rejestr produktu na nowy etap jego realizacji. Co ciekawe, mamy tu również zakładkę Case studies, która opisuje, jak inni poradzili sobie z różnymi wyzwaniami tworząc wizję nowych produktów i budując dla nich backlog (z ang. rejestr produktu). Są tam konkretne przypadki użycia, wraz z agendą spotkań, opisem przygotowań oraz efektem końcowym, które mogą posłużyć nam jako inspiracja. 

Nr 6. Collaboration Superpowers 

collaborationsuperpowers.com

Motto tej platformy to: Work Together Anywhere (tłum. pol.: Pracuj razem skądkolwiek). Poza płatnymi opcjami, mamy tu również dostęp do bezpłatnych narzędzi i szeregu inspiracji. Polecam zerknąć na darmowe karty, które możemy wykorzystać do facylitacji spotkań i ustalania zasad podczas warsztatów. Trafiając na zakładkę Tools znajdziecie długą listę stron posegregowaną w kategorie, która da Wam spis przydatnych narzędzi w naprawdę rozmaitych sytuacjach, zwłaszcza tych, kiedy pracujemy wirtualnie z zespołami. Strona zawiera też sekcję podcastów, które omawiają najbardziej powszechne problemy w zarządzaniu zespołem, serwując przy tym przydatne triki w ich rozwiązywaniu. Dodatkowo, zapisując się do newslettera, otrzymujemy dwa darmowe krótkie ebooki o budowaniu wirtualnych zespołów oraz kilka pomysłów na wirtualne ice-breakery. 

Nr 5. Game Storming

gamestorming.com

Od jakiegoś czasu korzystam z książki o tym samym tytule, a niedawno odkryłam, że jest również strona poświęcona tej tematyce. Posiada ona podzielone na kategorie opisy gier, które wykorzystamy chociażby podczas planowania, podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów, tworzenia strategii lub wizji. Lista ćwiczeń jest dość obszerna i zawiera ciekawe propozycje na wiele aspektów, z jakimi przyjdzie nam się mierzyć podczas realizacji projektów. Zawiera bardzo przejrzysty i dokładny opis zadań jakie możemy wykorzystać, dodatkowo określa nam czas trwania i dla jak dużej grupy osób możemy je zastosować. Są tu opcje, zarówno dla małych, jak i bardzo dużych zespołów. Często w opisach znajdziemy dodatkowe pomysły na modyfikację, dzięki czemu możemy je dostosowywać do otoczenia. 

Nr 4. Tablice: Miro, Mural, Microsoft Whiteboard

miro.com, mural.co, app.whiteboard.microsoft.com

To tak naprawdę trzy różne narzędzia, ale traktuję je jako jedno, z uwagi na ich podobieństwo. Znalazłoby się pewnie jeszcze kilka podobnych, jednak to z tych wyżej wymienionych korzystam najczęściej. Wszystkie one oferują gotowe wzory do wykorzystania podczas retrospektywy, burzy mózgów, rozwiązywania mniej lub bardziej złożonych problemów. Oferują nam również tworzenie własnych tablic podczas warsztatów. Są doskonałą alternatywą dla zwykłych prezentacji, dają nam możliwość tworzenia na jednej tablicy ogromnej ilości treści, którą możemy komentować, dowolnie zmieniać i wykonywać ćwiczenia. Pod jednym linkiem możemy przygotować materiał na krótkie spotkanie, jak i wielogodzinny kurs dla dużej grupy. Ponadto z łatwością będziemy w stanie je ponownie odtworzyć z inną grupą, duplikując treść. 

Cieszy mnie zwłaszcza fakt, że przez ostatnie kilka lat, kiedy mamy coraz więcej spotkań wirtualnych, tego typu platformy prężnie się rozwijają i dają nam coraz więcej możliwości. Dodatkowo są one łatwe w obsłudze, maja szereg ułatwień dla prowadzących (takie jak na przykład zegar odmierzający czas, zaproszenie wszystkich w jedno miejsce), i dają mnóstwo możliwości interakcji pomiędzy uczestnikami. Nie musimy „skakać” pomiędzy kilkoma aplikacjami, a za pośrednictwem tej jednej jesteśmy w stanie zrobić prezentację, ćwiczenia indywidualne i grupowe, a na koniec mieć dostęp do wszystkiego co przygotowaliśmy. Wbudowane, gotowe pomysły pomogą nam także zaoszczędzić czas, a także płynnie reagować na potrzeby zespołu. 

Nr 3. Management 3.0

management30.com

Wchodzimy na podium mojego bardzo subiektywnego rankingu i nie mogło tu zabraknąć Management 3.0 i ich inspirujących gier. Nie ma ich może dużo, jednak są tak dobre, że regularnie z nich korzystam i polecam innym. Zwłaszcza dwie są mi szczególnie bliskie i przydają się w pracy z zespołami, to Delegation Poker oraz Moving Motivators. Pierwsza to technika, która pozwala nam na ustalenie w zespole, kto w jakich sytuacjach może podejmować decyzje. Druga natomiast to pomocne narzędzie w zrozumieniu co nas, pracowników motywuje, i na co powinniśmy zwracać uwagę zwłaszcza jeśli wdrażamy jakąś większą zmianę. Ponadto, Management 3.0 oferuje nam na swojej stronie szeroki wachlarz artkułów z inspiracjami na różne zagadnienia, jakie wiążą się z budowaniem i zarządzaniem zespołami. Może być to dla nas idealna wskazówka, co zrobić w danej sytuacji i jakimi aspektami warto się zająć tworząc zespół, zwłaszcza jeśli zależy nam na jego stabilności, zadowoleniu i realizacji założonych celów.

Nr 2. Tasty Cupcakes

tastycupcakes.org

Towarzyszy mi już ładnych kilka lat i nadal zaskakuje, ratuje, gdy szukam nowych pomysłów i inspiruje do eksperymentowania. Tasty Cupcakes, które z nazwy raczej sugerowałoby przepisy na ciasta i ciasteczka, jest kopalnią ćwiczeń, gier i zabaw dla zespołów. Co ciekawe, strona jest współtworzona przez grupę entuzjastów i praktyków, którzy zrzeszeni są wokół Tasty Cupcakes i tworzą swoją społeczność. Oznacza to, że każdy może tu opisać swój sposób na temat związany z szeroko pojętym zarządzaniem zespołami i projektami. Gry, symulacje, techniki i podejścia do różnych zespołowych zagadnień „otagowane” są na stronie i możemy za pomocą prostej wyszukiwarki znaleźć to, czego szukamy. Ponadto, mamy tu także opcję komentowania, zadawania pytań i dyskutowania o opisanych rozwiązaniach. Pod każdym opisanym ćwiczeniem mamy możliwość dodawania komentarzy, podzielenia się własnym doświadczeniem i wymienienia spostrzeżeń z innymi użytkownikami.

Nr 1. Hyper Island Toolbox

toolbox.hyperisland.com

Jakieś cztery czy pięć lat temu trafiłam na Hyper Island Toolbox. Narzędziownik do zadań specjalnych – to właśnie to, co znajdziemy na tej stronie. 115 różnych ćwiczeń, które pomogą nam w warsztatach z zespołem. Energizery, innowacje, kreatywność, współpraca, te i parę innych kategorii znajdziemy na stronie. Każde z ćwiczeń jest dokładnie opisane, ze wskazaniem grupy docelowej, czasu jaki potrzebujemy oraz objaśnienie krok po kroku, jak je zrealizować. U mnie trafia na pierwsze miejsce także za stylistykę strony, ikony i przejrzystość. Podane ćwiczenia możemy wykorzystać jeden do jednego, ale także jako inspiracje do tworzenia własnych, mniej lub bardziej zmodyfikowanych wersji po to, by osiągnąć zamierzony efekt. Dodatkowo są tu raczej niebanalne i kreatywne propozycje, takie których raczej nigdzie indziej wcześniej nie widziałam. Te jednak, które znałam już wcześniej, są tu bardzo dobrze opisane, krótko i rzeczowo, co również może nam pomóc, chociażby w przygotowaniu instrukcji. Gorąco polecam Wam dodać ją do ulubionych i korzystać. 

Inspiracja na już

Do rankingu wybrałam strony, które oferują szeroką gamę pomysłów i inspiracji, ale oczywiście jest ich o wiele więcej. Niektóre dedykowane są konkretnym zagadnieniom, chociażby retrospektywie, czy tylko i wyłącznie tzw. lodołamaczom (ang. ice-breaker). Tym razem jednak zależało mi na dużo szerszym spojrzeniu na współpracę i zarządzanie zespołami, stąd taka, a nie inna lista. Ciekawa jestem, czy znacie wszystkie wymienione, a może są inne, z których korzystacie i moglibyście polecić? Jak zawsze czekam na polecenia na ada.grzenkowicz@pmi.org.pl. Moje Top 7 to strony, z których najczęściej korzystam, z uwagi na szeroką gamę proponowanych rozwiązań. Pomocne są zwłaszcza wtedy, kiedy pracuję już długo z zespołem i szukam czegoś nowego lub innego i nie wiem co jeszcze mogłabym zaproponować, aby zainteresować uczestników spotkania i zachęcić ich do aktywnego uczestnictwa. Bardzo cieszy również fakt, że inni praktycy tak chętnie dzielą się publicznie swoimi pomysłami i współtworzą te strony. Dzięki temu, mamy po pierwsze skąd czerpać nowe pomysły, a po drugie wiemy, że są one sprawdzone. Wszystkie wymienione przeze mnie opcje mają bezpłatną opcję użytkowania, niektóre wymagają płatnej licencji, gdy chcemy z nich korzystać w pełni lub na większą skalę, ale każda z nich na pewno oferuje coś ciekawego i zdecydowanie pomocnego w naszej codziennej pracy.