Projekt to zespół, bez niego nic nie jesteśmy w stanie zrealizować. Dlatego też, tak ważne jest to, by nasz zespół się dobrze czuł w naszym projekcie, był zmotywowany do pracy i zadowolony z tego, co robi. Jako kierownik projektu czy też Scrum Master powinniśmy potrafić zadbać o swój zespół projektowy, o wspólne wartości, zbudowanie zaufania, chęć współpracy, bo tylko wtedy jesteśmy w stanie naprawdę odnieść sukces w naszym projekcie.
W kolejnym już artykule z cyklu Project Managera skrzynka z narzędziami postanowiłam skupić się na budowaniu zespołu i dbaniu o jego motywację. Na temat tego, jak istotnym czynnikiem są zmotywowani pracownicy, przeprowadzono wiele badań, napisano sporo książek i artykułów. Jednak okazuje się, że ciągle szukamy inspiracji i pomysłów na jeszcze lepsze podejście do tego tematu i „ugryzienie go” od praktycznej strony. Dlatego tym razem postanowiłam napisać o kilku bardzo łatwych i prostych rzeczach, które mogą pomóc Wam w przybliżeniu się do tego, by stać się częścią właśnie takiego zespołu.
Wizja, wartości, kultura
Wystarczy godzina, maksymalnie trzy i powinniśmy być w stanie stworzyć z naszym zespołem jego wizję oraz określić, w jaki sposób chcemy ze sobą współpracować. Na początku powinniśmy zająć się określeniem swojej wizji. Aby to zrobić możemy zadać naszemu zespołowi kilka podstawowych pytań, na przykład: Co robimy jako zespół? Jaki jest nasz cel? Po czym poznamy, że nasza praca została zakończona? Jakie korzyści będzie miała z nas nasza firma? W zależności od liczby uczestników spotkania, możemy podzielić zespół na mniejsze grupy albo zrobić burzę mózgów, a potem omówić zebrane pomysły, wypracować jedną wspólną wizję i ją zapisać. Najlepiej najpierw na dużej kartce papieru, którą możemy powiesić w naszym pokoju albo udostępnić online, jeśli na co dzień nie pracujemy razem. Czasem, aby wypracować wspólną wizję możemy posiłkować się przykładami z innych firm, i pokazać na przykład jaką wizję mają duże, znane firmy, chociażby Facebook czy Google. Nasza wizja powinna być wyrażona jednym, dwoma zdaniami w których definiujemy nasze istnienie.
Mając już gotową wizję możemy się skupić na wartościach i kulturze. Tu możliwości realizacji tej części jest wiele. Również w tym przypadku, polecam zainspirowanie się przykładami które możemy znaleźć w sieci – przykładowo, Netflix ma ciekawie opisaną kulturę na swojej stronie www (jobs.netflix.com/culture). Innym sposobem może być przygotowanie kart, na których wydrukujemy lub napiszemy różne wartości (ich też znajdziemy całe mnóstwo w internecie). Takie karty służą później do zespołowej rozmowy. Prosimy nasz zespół o wybranie kilku najważniejszych dla nich, następnie prowadzimy wspólną rozmowę o tym, co dla poszczególnych osób one oznaczają. Po wstępnej selekcji i wybraniu najważniejszych wartości rozpoczynamy ostatni etap, jakim jest spisanie zachowań, którymi będą one wyrażane.
Ważne aby każdy z kroków ograniczać czasowo, bo inaczej dyskusja może ciągnąć się w nieskończoność, a nam przecież zależy na tym, by była to najważniejsza myśl naszego zespołu, która de facto często pojawia się na początku. Osoba moderująca spotkanie powinna uważnie słuchać i pilnować, aby zespół skupiał się na 3-5 zagadnieniach i to wokół nich zbudował swoją kulturę. Po zakończonym zadaniu spisujemy wszystko i udostępniamy naszemu zespołowi. W przyszłości powinniśmy weryfikować czy trzymamy się swoich własnych ustaleń, a gdy sytuacja tego wymaga zwracać uwagę zespołu na to, co ustaliliśmy. Aby podnieść rangę tego ćwiczenia, możemy także poprosić naszych współpracowników o podpisanie się pod stworzonym „dokumentem”. Niestety jeśli mamy bardzo duży zespół (powyżej 20 osób) tego typu warsztat może nam się nie udać, jednak jest i tutaj kilka możliwości: zrealizowanie warsztatu w mniejszym gronie lub zrobienie ankiety o wartościach, a następnie dyskusja z udziałem wszystkich o wartościach, które najczęściej się powtarzały.
Jaki mam styl?
Mając już pewne podstawy, tj. wizję i wartości naszego zespołu, warto się także bliżej poznać. Starej dobrej integracji zespołowej nic nie zastąpi, jednak jeśli chcemy też na co dzień wiedzieć więcej o sobie samych i naszych zespołach może warto pomyśleć o poznaniu naszych cech osobowości.
DISC, Insights czy test 16 osobowości MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) mogą pomóc nam zrozumieć, jakimi stylami zachowań się wyróżniamy w zależności od sytuacji, jak się komunikujemy i co do nas przemawia. Robiąc jeden z nich w swoim zespole możemy w łatwy sposób zrozumieć swoich współpracowników i co ich wyróżnia. Dobrze przeprowadzony test i analiza wyników może pomóc nam odnieść sukces, zwłaszcza jeśli chodzi o komunikację w projekcie. Tego typu testy doskonale unaoczniają również fakt, że każdy z nas jest inny i musimy to zaakceptować. Dzięki takiej wiedzy łatwiej możemy dostosowywać swoje komunikaty i budować wspólne zrozumienie pomiędzy członkami całego zespołu.
Wszystkie te testy możemy zrobić w sieci, są łatwo dostępne. Jednak jeśli zależy nam na pełnej analizie wraz z kilkustronicowym raportem warto zainwestować w pełną, płatną wersję testu. Dzięki temu otrzymamy raport, który dokładnie nam przedstawi nasz styl zachowania, nasze kompetencje i jak efektywniej wykorzystywać swoje umiejętności. Zrobienie tych testów zajmuje dosłownie kilka minut, nie więcej niż 10 i na własnym przykładzie (zrobiłam wszystkie 3) mogę powiedzieć że są wyjątkowo trafne.
Jeśli zdecydujemy się na test dla całego naszego zespołu musimy pamiętać o tym, że warto wspólnie potem podzielić się refleksjami na jego temat. Celem ma być przede wszystkim wzmocnienie więzi zespołu, a także zrozumienie i akceptacja tego, że każdy jest inny. A fakt, że jesteśmy różni powinniśmy umiejętnie wykorzystać i przekuć w swój atut.
Aktywne słuchanie
Nie spotkałam się jeszcze nigdy z zespołem, w którym nie byłoby problemów z aktywnym słuchaniem. Wynika to z wielu czynników, a praca nad tym by nasz zespół aktywnie słuchał jest trudna i właściwie nieustannie musimy pracować nad tym aspektem. Z pomocą mogą nam przyjść często proste pytania, weryfikacja, czy nasz zespół zrozumiał dobrze omawiane przez nas zagadnienie czy zadanie. Można też próbować prostych ćwiczeń, które pokazują jak ważne jest aktywne słuchanie i jakie korzyści może nam przynieść.
Podczas spotkania zespołu, w ramach tzw. ice-breakera czy też przerwy podczas długiego warsztatu możemy wykonać krótkie i proste ćwiczenie. Wystarczy, że wydrukujemy na kartkach obrazki z niezbyt skomplikowaną konstrukcją, np. dom. Dobrze byłoby mieć kilka różnych wersji. Prosimy nasz zespół o sparowanie się. Jedna osoba z każdej pary dostaje czystą kartkę papieru i coś do rysowania. Drugiej osobie wręczamy rysunek i ta osoba stojąc za plecami kolegi lub koleżanki mówi co widzi na obrazku. Instrukcje podawane są wyłącznie ustnie, osoba, która wie co jest na rysunku nie może nic pokazywać ani komentować poczynań swojego partnera, daje tylko i wyłącznie ustne instrukcje. Po zakończonym zadaniu pary mogą porównać efekt swojej pracy i przeanalizować różnice. Ćwiczenie to sprawdza po pierwsze, jak słuchamy, a po drugie, jaki komunikat trafia do nas i jak go interpretujemy.
MethodKit
Jeśli chcemy nieco bardziej urozmaicić nasze rozmowy z zespołem o jego rozwoju przydatne mogą okazać się np. karty wydawane przez MethodKit, które możemy zamówić na stronie methodkit.com. Są tam różne zestawy ale ja chciałabym się skupić na tych, które są związane z rozwojem zespołu. Możemy je wykorzystać zarówno w pracy nad samym sobą, jak i pracując indywidualnie z naszymi współpracownikami, ale też podczas warsztatów całego zespołu. Możemy je różnie wykorzystywać i dzięki temu rozwijać siebie i zespół. Są pomocne w budowaniu planu rozwoju, a także zrozumieniu tego w jakim miejscu jesteśmy i gdzie chcielibyśmy być. Zastosowań kart jest wiele, możemy je sortować, układać z nich mapy, dopisywać pomysły, segregować na tematy mniej lub bardziej priorytetowe. Jeśli nie chcemy zamawiać kart, możemy się nimi zainspirować i stworzyć swoje własne.
I tak nic nie zastąpi nam zwykłej rozmowy
Aby nasz zespól był zmotywowany i zadowolony, dzięki czemu jesteśmy w stanie razem współpracować i realizować założenia projektu, musimy przede wszystkim ze sobą rozmawiać, poznawać swoje oczekiwania, rozumieć różne punkty widzenia i słuchać, co inni mają do powiedzenia. Ćwiczeń i materiałów wspomagających jest mnóstwo, dobrze gdy z nich korzystamy i potrafimy je umiejętnie wdrażać, jednak nic nie zastąpi nam rozmowy z naszym zespołem. I o tym właśnie trzeba pamiętać. Tylko wtedy tworzenie wizji, spisywanie naszych wartości, poznawanie stylów komunikacji będzie miało sens.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.