Choć Agile zawdzięcza swoje początki branży informatycznej, to już od lat podbija także inne rodzaje działalności – kolejne przedsiębiorstwa chwalą się swoją zwinnością i elastycznością. Rzeczywiście, Agile pozwala przygotować się na niespodziewane zmiany i dynamikę rynku. Dzięki temu dużo łatwiej można dopasować produkt lub usługę do potrzeb i wymagań konkretnego klienta, a to przecież właśnie zadowolenie klienta jest kluczowe w prowadzeniu biznesu.
Magia zwinności
Istotą Agile są 4 wartości, opisane przez twórców tego podejścia w Agile Manifesto. Mówią oni o tym, że należy cenić ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia, działające oprogramowanie ponad szczegółową dokumentację, współpracę z klientem ponad negocjację umów oraz reagowanie na zmiany ponad realizację założonego planu. Z tych wartości wynika jeszcze 12 zasad, które stanowią podstawę każdej metodyki zwinnej. Z założenia całość miała być krótka, zwięzła i ogólnodostępna tak, aby wszystkie zainteresowane podmioty mogły czerpać najlepsze praktyki i udoskonalać swoje zespoły. Na tej samej zasadzie powstał później także Przewodnik po Scrumie, czyli jednym z najpopularniejszych frameworków w środowisku Agile, który obecnie liczy 18 stron i jest powszechnie dostępny w Internecie i aktualizowany, aby dopasować go do potrzeb społeczności.
W porównaniu chociażby do PMBOK Guide – przewodnika po jednej z klasycznych metodyk zarządzania projektami, którego długość (w zależności od edycji) sięgała nawet 750 stron, można faktycznie odnieść wrażenie, że metodyki zwinne są mniej złożone i skomplikowane.
Skoro to takie proste, czemu nie wszyscy są Agile?
Rzeczywistość niestety maluje nam nieco inny obraz. Agile kusi swoją przystępnością i prostotą, jednak dla niewtajemniczonych może być to syreni śpiew, który nie tylko nie rozwiąże problemów przedsiębiorstwa, ale jeszcze utrudni pracę zespołu.
Menadżerowie zauroczeni licznymi historiami sukcesów, widząc, że wystarczy przeczytać tylko kilka stron, by zrozumieć istotę całej metodyki, decydują się wprowadzić w swoich firmach czy działach nowe rozwiązania i tutaj zwykle zaczynają się schody. „Robimy daily, ale nikt za bardzo nie wie, co powiedzieć, więc przeciągamy to na siłę i marnujemy godzinę dziennie”, „Mamy być zwinni, więc szef co chwilę zmienia wymagania”, „Dobrze mi się pracowało, a nagle muszę robić wszystko inaczej” – problemy czy przeszkody we wdrażaniu jakichkolwiek innowacji są całkowicie normalne, ale tego typu sygnały świadczą raczej o niezrozumieniu nowego podejścia przez którąś z zaangażowanych stron. Okazuje się bowiem, że teoria nie zawsze idzie w parze z praktyką, a znajomość kilku podstawowych zasad albo sugerowanie się wyłącznie tym, że „konkurencja już to ma” może przynieść więcej szkody niż pożytku. Agile – jak zresztą każde inne narzędzie – nie czyni cudów sam z siebie i aby działać efektywnie, musi być stosowany poprawnie przez wszystkich członków zespołu.
Jak dobrze wdrożyć Agile – co wziąć pod uwagę?
Przede wszystkim, warto zastanowić się, po co w ogóle chcemy być zwinni i dlaczego wybraliśmy akurat tę konkretną metodykę czy rozwiązanie. Jeżeli w organizacji wszystko działa tak, jak powinno, pracownicy realizują swoje zadania, a klienci są zadowoleni, to może nie warto ulegać modzie i zaburzać całą równowagę, tylko po to, by móc nazwać się zwinnym? W tym wypadku lepsze bywa wrogiem dobrego. Podobnie, jeśli firma boryka się z kryzysem, ma problemy z organizacją pracy, produktywnością, rentownością czy jakimkolwiek aspektem funkcjonowania, wdrożenie nowej metodyki (nawet zwinnej!) może okazać się niewystarczającym ratunkiem. To nie narzędzia i metody rozwiązują problemy, tylko ludzie, którzy umiejętnie się nimi posługują.
Choć Agile rzeczywiście może wiązać się ze zwiększeniem efektywności i jakości oferowanych produktów, jego wdrożenie (tak jak każdej innej zmiany) należy dokładnie przemyśleć i zaplanować. Niektóre organizacje decydują się wprowadzać nowe modele zarządzania w oparciu o to, że gdzieś indziej one zadziałały i przyniosły niesamowite efekty. Prawda jest jednak taka, że każda firma funkcjonuje inaczej i rozwiązania, które sprawdziły się w jednym miejscu, wcale nie muszą sprawdzić się w drugim. Nawet poruszając się w obrębie tej samej branży, biorąc pod uwagę dwie organizacje o podobnej wielkości i ofercie – każda z nich może mieć nieco inną strukturę, źródła finansowania, a jej zespoły składają się z zupełnie innych osób. Mogłoby się wydawać to zupełnie nieznaczącym elementem, ale to właśnie takie detale mogą przesądzić o sukcesie i skuteczności wdrażania innowacji organizacyjnych.
Każda firma i każdy zespół jest inny, dlatego potrzeba tutaj dedykowanego planu działania. Warto zastanowić się co dokładnie chcemy osiągnąć, zidentyfikować nie tylko problemy organizacji, ale również ich dogłębne przyczyny i dopiero na tym etapie szukać rozwiązań.
Decydując się na metodyki zwinne w organizacji, dobrze poznać je najpierw trochę lepiej. Jeśli wielkość przedsiębiorstwa na to pozwala, można rozważyć zatrudnienie eksperta lub doradcy, który pomoże w procesie wdrożenia. W innym wypadku warto brać udział w szkoleniach z wybranej przez siebie metodyki, przeglądać dostępne studia przypadków i literaturę tematyczną tak, by poznać nie tylko inspirujące opowieści o sukcesie, ale także najczęstsze porażki i historie nieudanych wdrożeń. Wbrew pozorom, Agile Manifesto to nie wszystko, co trzeba wiedzieć, ale dopiero czubek góry lodowej. Przewodnik po Scrumie ma tylko 18 stron? Tak, ale zawiera wyłącznie ramy postępowania, a nie szczegółowe instrukcje i procedury dla każdej potencjalnie możliwej sytuacji czy problemu.
Oczywiście, można uczyć się na żywym organizmie – co jest częstą praktyką zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach – ale należy liczyć się z tym, że wtedy większe jest nie tylko ryzyko niepowodzenia procesu wdrożenia, ale również zniechęcenia zespołu do kadry menadżerskiej i kolejnych, nawet bardziej przemyślanych zmian.
WrightStudio – stock.adobe.comKiedy tradycja wygrywa z nowoczesnością
Pomimo tego, że Agile odnalazł swoje zastosowanie już w wielu różnych branżach poza IT, z której wyewoluował, w dalszym ciągu istnieją takie aspekty, w których nie sprawdza się on tak dobrze. Nie ma na przykład sensu wprowadzać zwinności do projektów, które są zwyczajnie za proste. Niezależnie od wybranej metodyki, Agile zakłada raczej podejście iteracyjne i stopniowe poprawianie produktu. Dlatego dedykowany jest personalizowanym projektom, a nie masowej produkcji. Jeżeli projekt jest stosunkowo nieskomplikowany, krótki, a każda zaangażowana osoba wie, czym ma się zająć, może okazać się, że szybciej i lepiej poradzą sobie tutaj metodyki tradycyjne.
Przeciwwskazaniem dla wdrażania zwinności będzie też chaos komunikacyjny i problemy związane ze współpracą w danym zespole. Zidentyfikowanie tego typu trudności, nie wyklucza zupełnie możliwości przejścia na metodyki zwinne, ale z pewnością wymaga wcześniejszego ich rozwiązania. Agile to interdyscyplinarność, ale i samoorganizacja, której osiągnięcie bez odpowiedniej komunikacji i integracji zespołu po prostu nie jest możliwe.
Czy Agile naprawdę jest taki zły?
Metodyki zwinne są naprawdę skutecznym narzędziem, sprawdzającym się w projektach o zmiennych wymaganiach i pewnym stopniu ryzyka. Umożliwiają szybką adaptację i generowanie kreatywnych rozwiązań, co przekłada się na wysoką jakość dostarczanego produktu. Mogą być świetną propozycją dla zespołów, pracujących w różnych obszarach, ale muszą zostać odpowiednio dobrane i zaimplementowane. Dlatego warto poświęcić dłuższą chwilę na zastanowienie się nad swoją motywacją, zidentyfikowanie potrzeb zespołu i specyfiki realizowanych projektów, a potem dopiero podjąć decyzję, dobrać metodykę i dokładnie zaplanować jej wdrożenie.
Studentka i absolwentka Inżynierii Zarządzania na Politechnice Warszawskiej, gdzie zdobywała pierwsze doświadczenia w zarządzaniu projektami. Blisko związana ze studenckim ruchem naukowym i przez kilka lat odpowiedzialna za promowanie jego osiągnięć. Lubi, gdy dużo się dzieje, więc nieustannie szuka nowych wyzwań. Pasjonatka kreatywnego marketingu i psychologii biznesu.
A student and graduate of Management Engineering at the Warsaw University of Technology, where she gained her first experience in project management. Closely involved with the student scientific movement and responsible for promoting its achievements for several years. She likes it when there is a lot going on, so she is constantly looking for new challenges. Passionate about creative marketing and business psychology.