Co wspólnego ma Agile, Lean i Design Thinking? Czy połączenie tych metodyk i podejść daje kolejne nowe korzyści, większe niż te, jakie osiągamy, gdy używamy każdej z nich osobno?
We współczesnym świecie technologie i rynki rozwijają się z bardzo dynamicznie. Dotyczy to również obszaru projektowego, gdzie ciągle tworzone są nowe metodyki i techniki zarządzania projektami, jak również podejścia do pracy zespołowej. Ważny jest prawidłowy dobór metodyki do realizowanego projektu. Project Manager często stoi przed trudnym wyborem optymalnej metodyki czy odpowiedniego podejścia, które będą najlepszym rozwiązaniem dla danego projektu. Dzieje się tak, gdyż mają one dość często elementy wspólne, jak to jest w przypadku Design Thinking, Lean i Agile.
Design Thinking + Lean + Agile = …
Bazując na pomyśle firmy analityczno-badawczej Gartner został opisany sposób, dzięki któremu można połączyć wspomniane podejścia i metodyki. W artykule pokazano jak jedna metoda powoli przechodzi w drugą, aby Project Manager nie wahał się w podjęciu ostatecznej decyzji, dotyczącej wyboru odpowiedniego podejścia do zarządzania. Powinien mieć możliwość wykorzystania wszystkich zalet, które oferuje każda z tych metodyk oddzielnie oraz po ich połączeniu razem. Patrząc na Design Thinking, Lean i Agile jako na zbiór współgrających narzędzi, eliminuje się problem podjęcia decyzji dot. wyboru jednej metodyki. Każda z nich ma swoją ważną funkcję, co zostało przedstawione na Rysunku 1.
Fot. J. Schneider, Understanding Design Thinking, Lean, and Agile, O’Reilly Media, Sebastopol, 2017, s. 4-5. Rysunek 1. Design Thinking, Lean, AgilePunkty wspólne metodyk
Desing Thinking skupia się na tym, aby dokładnie zrozumieć i wyłonić istniejące potrzeby ludzi, a nie je tworzyć – jest to projektowanie dla ludzi z ludźmi. Aby sprawnie stosować Design Thinking, trzeba mieć odwagę i pomysł stawiać pytania „co jeśli?” oraz jak najdłużej mieć na uwadze mądrą sentencję „trzeba zakochać się w problemie, a nie w jego rozwiązaniu”.
Główną różnicą pomiędzy Lean a Design Thinking jest to, że w przypadku pracy z Lean, zespół projektowy dobrze rozumie problem i potrzeby klienta. Lean wszystko traktuje jako hipotezę, dopóki nie będzie ona przetestowana przez klienta. Na początku nawet te dobrze zrozumiałe potrzeby są tylko pewnymi założeniami. Zacząć tu trzeba od wypełnienia tablicy Lean Canvas, a następnie skoncentrowania się na tych najbardziej ryzykownych kwestiach. Lean na początku bazuje na niewielkiej ilości danych, dotyczących produktu, ale z każdą kolejną iteracją i testowaniem produktu, przechodzi się na wyższy poziom, gdzie liczba i jakość danych się zwiększa i polepsza. Pozwala to kontrolować sytuację i wnioskować, czy produkt rozwija się w prawidłowym kierunku.
Z kolei Agile odpowiada za fizyczne prawidłowe tworzenie produktu. Warto tu przypomnieć czym się różni Agile od podejścia tradycyjnego. W odróżnieniu od tego drugiego, pracując zgodnie z założeniami Agile, w początkowych etapach projektu ustawiamy zmienne projektowe takie jak czas, jakość i koszt na pewnych poziomach, które są sztywne. W sytuacji gdy zakres projektu może ulec zmianom, produkt jest tworzony w krótkich iteracjach, zaczynając od produktu z minimalną konieczną funkcjonalnością, po czym jest sprawdzana reakcja klienta na wypracowaną część. Bazując na jego reakcji wyciąga się wnioski, co trzeba zmienić. Pracując w krótkich iteracjach, trzeba ustalić priorytety posiadania przez produkt pewnych funkcji.
Fot. opracowanie własne na podstawie J. Schneider, Understanding Design Thinking, Lean, and Agile, O’Reilly Media, Sebastopol 2017, s. 22-25. Rysunek 2. Charakterystyka trzech podejśćŁączyć, czy nie łączyć?
W tym miejscu należy zadać pytanie: jaka są powody łączenia tych metod? Odpowiadając na to warto wspomnieć, że 90% startupów upada. Dlaczego tak się dzieje? Najczęściej są tworzone produkty, których nikt nie chce kupować. To, co łączy te podejścia, to duży nacisk na zapobieganie sytuacjom, kiedy twórca zakochuje się w swoim produkcie. Połączenie metod Lean, Agile i Design Thinking powoduje, że zespół projektowy ciągle podaje w wątpliwość swój punkt widzenia,
dzięki czemu tworzone są nowe rozwiązania problemu. Dlatego ciągle wraca się do klienta, aby upewnić się, czy zostały spełnione jego wymagania. W końcu to on powinien być zadowolony z efektu końcowego i współpracy. Tym samym zapobiega się ryzyku upadku startupu lub niepowodzenia wprowadzenia nowego produktu na rynek. Lean, Agile i Design Thinking są odwróceniem tradycyjnego podejścia, kiedy produkt jest tworzony bazując na zaplanowanych wcześniej funkcjach. Podejścia te nie wykluczają się wzajemnie, lecz mają elementy wspólne.
Zazwyczaj jesteśmy skłonni pracować według pewnych jasnych zasad i podążać jedną metodą, która naszym zdaniem jest najlepszym rozwiązaniem. Łączenie różnych metod w taki sposób, aby z każdej czerpać to co najlepsze i potrzebne dla naszego projektu, demonstruje przywilej ludzi, jako gatunku, zdolności do rozwiązywania skomplikowanych problemów.
Razem po sukces
Razem Design Thinking, Lean i Agile są bardzo pomocne w stworzeniu produktu, który odniesie sukces na rynku, poprzez ciągłe testowanie pomysłów, eksperymentowanie i uczenie się na potwierdzonych danych. Design Thinking odpowiada za wyjaśnienie problemu i generowanie wariantów rozwiązań. Świetnie współgra z podejściem ciągłego doskonalenia Lean, dzięki któremu zespół ma możliwość bazować na sprawdzonych danych, przetestowanych przez klienta.
Dzięki połączeniu Design Thinking i zwinnego zarządzania, zespół projektowy ciągle współpracuje z klientem, tworzy rozwiązania problemu iteracyjnie, co w rezultacie przynosi pożądane wyniki.
W sytuacji, w której łączy się Lean z Agile, spotyka się strategia z tworzeniem wartości. Dzięki Lean możemy uczyć się przez testowanie przepływów, a dzięki Agile – zapewniamy elastyczność reagowania na zmiany.
Design Thinking ogólnie mówiąc, bada możliwości – odpowiada za etap empatii, diagnozy potrzeb, generowania pomysłów i wyboru z nich najlepszego. W kolejnym kroku przechodzimy do Lean Startup, dzięki któremu wybrany pomysł jest udoskonalany i zamieniany w model biznesowy. Warto zaznaczyć, że Agile jest wykorzystywany do iteracyjnego budowania rozwiązań problemów.
Fot. opracowanie własne Rysunek 3. Łączenie Design Thinking, Lean i AgilePłynnie, czyli jak?
Należy pamiętać, że nie ma jasnej zasady, kiedy trzeba zacząć wykorzystywać kolejną metodę. Miejsce, gdzie jedno podejście przechodzi w drugie, jest dość dyskusyjne. Dużo rzeczy pokrywa się w danych podejściach. Być może akurat przez to wzajemne pokrywanie się, część osób woli jedną metodę od innej. Warto jednak wykorzystać najlepsze aspekty każdego z podejść, a tym samym wnieść w projekt większą wartość.
Świeżo upieczony magister zarządzania projektami Szkoły Głównej Handlowej. Za sobą ma ukończone kursy z AgilePM i IPMA-Student. Na co dzień zdobywa doświadczenie zawodowe jako Project Manager, a w wolnych chwilach koordynuje organizację comiesięcznych seminariów PMI PC w Warszawie i praktykuje jogę.