Bycie liderem zespołu to odpowiedzialna rola – nawet w organizacji studenckiej. Podejmując się tego zadania, w lutym tego roku, nie byłem do końca świadomy, jak trudny okres mnie czeka. Jednak w miarę upływu czasu szło coraz lepiej, aż w końcu mogłem powiedzieć: zrobiłem kawał dobrej roboty. Poniżej zebrałem swoje doświadczenia – 6 rzeczy, których nauczyło mnie zarządzanie projektem.
Planowanie
Po trzymiesięcznym członkostwie w organizacji AIESEC, jako członek zespołu marketingowego, postanowiłem spróbować swoich sił na wyższym szczeblu. Zaaplikowałem więc na pozycję koordynatora zespołu, zajmującego się promocją wyjazdów na praktyki. Poszło całkiem gładko – otrzymałem projekt, na którym najbardziej mi zależało i po szkoleniu przystąpiłem do planowania pracy. Z początku sceptycznie podchodziłem do szczegółowych planów i nie widziałem większego sensu w rozpisywaniu aktywności na kolejne dni, tygodnie i miesiące. Mimo wszystko stworzyłem „gantta”, dzięki któremu kontrola działań zespołu stała się po prostu łatwa i przejrzysta: byłem świadomy zarówno postępów, jak i czekających nas zadań. Przed rozpoczęciem projektu rzadko planowałem cokolwiek – prowadzenie zespołu uświadomiło mi jednak, że plan, choćby prosty, przydaje się zawsze. Bywają jednak sytuacje, których nie da się przewidzieć…
Improwizacja
To słowo, w kontekście zarządzania projektem, brzmi mało profesjonalnie, aczkolwiek umiejętność szybkiego znajdowania rozwiązań czy radzenia sobie w sytuacjach, kiedy wszystko idzie zupełnie nie po naszej myśli, jest bardzo potrzebna. Tak jak wspomniałem wcześniej – nie wszystko można zaplanować. Niespodziewana odmowa administracji uczelni w sprawie organizacji stoiska informacyjnego, opóźnienia w dostawie materiałów promocyjnych, nagły brak pieniędzy… Sytuacje kryzysowe zdarzają się każdemu i wszędzie. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze improwizowanie się opłaca. Często zamiast robić coś na siłę lepiej odpuścić i zrezygnować np. ze standu, zamiast kłócić się z administracją (i stracić w ten sposób szansę na współpracę w przyszłości). Improwizacja jest ważna, ale nie może pogorszyć już i tak złego stanu rzeczy. I co chyba najważniejsze – nikt nie może zauważyć, że improwizujesz.
Nieprzejmowanie się porażkami
Jeżeli jednak w kryzysie nie uda się znaleźć rozwiązania… wtedy należy po prostu działać dalej. W każdym projekcie zdarzają się wpadki. Biorąc je zbyt poważnie, obniżamy skuteczność naszych przyszłych działań. W pierwszym miesiącu pracy mojego zespołu, wiele rzeczy wyszło zupełnie inaczej niż zakładałem. Początkowo bardzo się tym przejmowałem, aż w końcu całkowicie straciłem motywację do prowadzenia tego projektu, co również odbiło się na postępach. Kiedy zdałem sobie z tego sprawę, wielu rzeczy nie dało się już naprawić. Postanowiłem zmienić swoje nastawienie i po krótkim czasie zauważyłem efekty – praca szła o wiele sprawniej, a ja i członkowie zespołu czuliśmy się po prostu lepiej. Warto traktować porażkę jako kolejne doświadczenie i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Nie warto natomiast być perfekcjonistą, bo wykonanie wszystkiego na 100% jest zwyczajnie niemożliwe. Nadmierne przejmowanie się niepowodzeniami odbija się także na zespole – lepiej, żeby przejmowali od lidera pozytywne nastawienie zamiast złości i demotywacji.
Podejmowanie decyzji
Aby podjąć dobrą decyzję, należy rozważyć wszystkie za i przeciw. Często jednak ten proces trwa bardzo długo, a my nie potrafimy wybrać najlepszej opcji. Bycie liderem zespołu uświadomiło mi, że brak zdecydowania potrafi zabić nawet najlepsze pomysły. Co z tego, ze mamy kilka niezłych koncepcji, skoro nie potrafimy wybrać jednej, którą chcemy zrealizować? Zdolność szybkiej analizy sytuacji przydaje się również w życiu codziennym i bardzo je ułatwia. Należy jednak pamiętać, że czasami brak decyzji, to również decyzja: niektóre rzeczy warto odłożyć w czasie. Nie zawsze szybki wybór okazuje się tym najlepszym. Stąd kluczowa jest wspomniana wcześniej umiejętność analizy.
A co zrobić, jeżeli podjęta decyzja była błędna? Odpowiedź znajdziecie w poprzednim akapicie.
Zaczynając projekt, założyłem sobie pewne cele liczbowe, których osiągnięcie miało oznaczać powodzenie mojej pracy. Z czasem zdałem sobie jednak sprawę, że sukces można mierzyć nie tylko na podstawie wypracowanych wyników, ale też zdobytym doświadczeniem czy rozwojem członków zespołu. Patrząc z perspektywy czasu na to, co udało się osiągnąć, dochodzę do wniosku, że chyba bardziej istotne od wyników jest to, czego nauczyłem się w trakcie trwania projektu. Doświadczenie i umiejętności, które zdobyłem przydają mi się na co dzień. Części z nich nie poznałbym, gdyby nie porażki i niepowodzenia pojawiające się co jakiś czas na mojej drodze. Równie ważny był rozwój ludzi, którzy ze mną pracowali. Na przestrzeni kilku miesięcy udało mi się zmotywować ich do działania w projekcie, a dodatkowo zachęcić do kontynuowania pracy w organizacji w przyszłości.
Oczywiście, nie można kompletnie ignorować celów liczbowych – po coś przecież są – ale warto przez cały czas pamiętać o rzeczach, które trudno wyrazić liczbami.
Warto próbować i ryzykować
Jeżeli nie spróbujesz, nigdy nie będziesz wiedział, czy było warto – to banalne stwierdzenie można odnieść też do zarządzania projektem. Często nie wiadomo, jaki będzie efekt naszych działań, mimo to warto podejmować ryzyko. Należy odróżnić jednak ryzyko od bezmyślności. Jesteśmy w końcu odpowiedzialni za projekt i nie możemy nieprzemyślanymi decyzjami doprowadzić do jego niepowodzenia. Lider musi mieć świadomość, że nie wszystko jest przewidywalne, a każda niejasna sytuacja niesie za sobą doświadczenie, które może zaowocować w przyszłości. Zamiast bać się ryzyka, lepiej zwracać uwagę na jego pozytywny aspekt – czasami największe korzyści pojawiają się zupełnie niespodziewanie. Zawsze warto mieć też osobę, którą można zapytać o radę czy jej punkt widzenia, co pozwoli lepiej ocenić wartość danej decyzji.
Student międzynarodowych stosunków gospodarczych na Uniwersytecie Gdańskim oraz członek organizacji studenckiej AIESEC. Prezes Stowarzyszenia Absolwenci Gdynia Business Week. W wolnym czasie pisze o NBA dla portalu PolskiKosz.pl.