„Nie poddajmy się wszyscy przeciwnikowi, jakim jest COVID-19. Pokażmy, że potrafimy przekuć tę ciężką dla całej społeczności sytuację w nowe szanse i możliwości samorozwoju.” – tak na łamach ubiegłorocznego, czerwcowego wydania Strefy PMI pisała Anna Tesmer – ówczesna koordynatorka działu PR w Kole Naukowym Zarządzanie IT. Od tego czasu minął już rok. Zmienił się nie tylko nasz tryb życia, ale również sposób myślenia o świecie, a ja, jako następczyni Ani, przychodzę do Was z wnioskami wyciągniętymi na podstawie obserwacji pracy naszych scrumowych teamów, próbujących odnaleźć się w nowej rzeczywistości.
„Do czego dążymy?” – To pytanie zadawaliśmy sobie jako zespół niemal codziennie, w czasie gdy pandemia krzyżowała nasze plany już drugi rok z rzędu. Wirus wcale nie miał zamiaru się poddać – ale my również! W ubiegłym roku poradziliśmy sobie z tym trudnym przeciwnikiem, organizując mini-Konferencję beIT online, która objęła dwie ścieżki tematyczne warsztatów. Fakt, nie było to pełnowymiarowe wydarzenie, w ramach którego dowoziliśmy większość poprzednich sprintów. Był to efekt szybkiej adaptacji do dynamicznie zmieniającego się, współczesnego świata. Mimo okrojonej formy wydarzenia pozwoliło nam ono rozeznać się na rynku, a także poznać nowe przydatne narzędzia. Można powiedzieć, że beIT online stanowiło swego rodzaju samouczek organizacji zdalnych przedsięwzięć i co ważne – pozwoliło nam zachować ciągłość wydarzenia, na czym nam bardzo zależało.
W roku 2021 stanęliśmy jednak przed znacznie większym wyzwaniem – organizacja pełnowymiarowej Konferencji Inżynierii Oprogramowania beIT w formie… no właśnie, w jakiej formie? Byliśmy świadomi, że największe doświadczenie posiadamy w organizacji stacjonarnych wydarzeń, ale musieliśmy pogodzić się z faktem, że znów może okazać się to niemożliwe. Naszą uwagę zwróciło również to, jak wiele firm i organizacji zdążyło już wypracować sobie sprawny system funkcjonowania w wirtualnym świecie. Zdaliśmy sobie sprawę z tego, że aby osiągnąć sukces nie wystarczy już tylko „być” online – obecnie należy „wyróżnić się” online.
O co tak naprawdę toczy się gra?
Tegoroczna Konferencja Inżynierii Oprogramowania beIT to dwa weekendy wykładów i warsztatów, w skład których tradycyjnie wchodzi aż 7 ścieżek tematycznych. Dotyczą one głównie zagadnień związanych ze sztuczną inteligencją, testowaniem oprogramowania, metodykami zwinnymi, analizą biznesową i kształtowaniem umiejętności przywódczych w branży IT. Wszystko to odbywa się pod okiem ponad 30 doświadczonych prelegentów. Co zatem powinniśmy zrobić, aby znów stanąć na wysokości zadania i zapewnić naszym odbiorcom wysoką jakość wrażeń? Plusy i minusy przeróżnych rozwiązań kłębiły się w głowie każdego z nas. Wiedzieliśmy, że ubiegłoroczna mini-konferencja online zakończyła się powodzeniem, jednak wizja przeniesienia pełnowymiarowego wydarzenia do wirtualnego świata trochę nas przerażała…
Bo jak nie my to kto?
Po trudnym czasie przemyśleń, analiz i spadku motywacji zespołu, spowodowanego brakiem określonego celu, w końcu nadszedł dzień, w którym powiedzieliśmy sobie – jak nie teraz, to kiedy? Musimy w końcu ruszyć z miejsca. Zróbmy to! W tej chwili postawiliśmy wszystko na jedną – wirtualną kartę. Zgodnie stwierdziliśmy, że obawa nie może nas powstrzymać przed spełnianiem się i stałym rozwojem. Ryzyko wiąże się przecież z każdym podejmowanym w życiu działaniem, a kluczem do sukcesu jest rozpatrywanie go także pod kątem szans, a nie tylko zagrożeń, które tłumią naszą wiarę w siebie. I tak też zrobiliśmy – nieświadomie przestawiliśmy nasz mindset zgodnie z koncepcją rzeczywistości VUCA, która zwraca uwagę na zmienność, niepewność, złożoność i niejednoznaczność współczesnego świata.
VUCA world – jak nadążyć za zmianami?
Po pierwsze – należy być elastycznym i odważnym. Jako zaangażowany zespół wiedzieliśmy, że nie możemy zrezygnować z projektu tylko dlatego, że obawiamy się wyjścia z naszej „stacjonarnej” strefy komfortu. Zamiast usilnych prób dostosowania starych schematów do nowej rzeczywistości, zaczęliśmy traktować zmianę, jako okazję do stworzenia czegoś zupełnie nowego. Odrzuciliśmy dawne prognozy, które w czasie pandemii nie znalazłyby żadnego odzwierciedlenia i skupiliśmy się na tym, co dzieję się tu i teraz. Przeprowadziliśmy research dotyczący najróżniejszych aspektów funkcjonowania online. Uruchomiliśmy nowe procesy estymacji, utworzyliśmy roadmapy do nich dostosowane, a każdy z działów poszukiwał lub tworzył na nowo własne „best practices” do zaadaptowania w swoim zespole.
Po drugie – zmianę potraktowaliśmy także jako okazję do nauki i nabycia cennych umiejętności i doświadczeń. Nie postrzegamy konferencji online jako gorszej czy lepszej od wersji stacjonarnej. Traktujemy ją jako coś zupełnie nowego, co pozwoli nam rozwinąć się w dotychczas nieznanych obszarach. Chcemy bowiem przekonać się, że potrafimy stworzyć coś od podstaw, a nowym członkom koła dać poczucie, że mają realny i kreatywny wkład w projekt, dzięki czemu będą mogli się z nim w pełni utożsamiać. W świecie VUCA nie ma jednej określonej ścieżki, którą podążanie gwarantuje sukces, dlatego tak ważne jest, aby nie zamykać się na nowe pomysły i propozycje zespołu. Strach przed niepowodzeniem nas nie paraliżuje, ponieważ z niego również da się wyciągnąć garść cennych wniosków na rzecz przyszłych przedsięwzięć.
Adaptując projekt nie można również zapomnieć o ciekawości i ciągłej chęci eksplorowania. Organizując konferencję stale szukamy obszarów, które moglibyśmy udoskonalić. Odkrywanie nowych możliwości sprzyja bowiem rozwojowi kreatywności w zespole i budowaniu wspólnych wartości, dlatego jesteśmy otwarci na wszelkie pomysły. Często przeprowadzamy zatem burze mózgów i dyskusje na tematy, które mogą zaowocować wdrożeniem usprawnień bądź nawet podjęciem zupełnie nowego projektu.
Jak się okazało, równie istotna jest komunikacja zespołowa. Pozytywnym „efektem ubocznym” pandemii jest zdecydowanie rozwój narzędzi usprawniających stały kontakt z zespołem. Z moich doświadczeń wynika, że problem na tej płaszczyźnie może pojawić się w przypadku braku transparentności informacji. Wiadomości przekazywane z „ust do ust”, za pośrednictwem prywatnych czatów są doskonałą drogą do nieporozumień. Zupełnie jak w przypadku zabawy w „głuchy telefon”, gdzie ostatnia wiadomość okazuje się być całkowicie zniekształcona w stosunku do informacji wejściowej. Dobrym rozwiązaniem, minimalizującym te ryzyko, jest wspólny workplace. W naszym zespole postawiliśmy na aplikację Slack, dzięki której, wszyscy członkowie mogą w każdej chwili przeczytać najnowsze komunikaty z pierwszej ręki.Chciałabym również zaznaczyć, jak dużą rolę w szybkiej adaptacji odgrywa framework Scrum. Działanie w iteracyjnych ramach postępowania znacząco wpływa na szybkość i jakość dostosowywania się do zmiennych warunków otoczenia. Praca w sprintach ułatwia koordynowanie działań, a ich systematyczny przegląd umożliwia sprawdzenie, czy zmierzamy w dobrym kierunku. Daily stand-upy pozwalają na bieżąco identyfikować przeszkody i problemy, dzięki czemu można je szybko zniwelować, a retrospektywy dają zespołowi szanse na implementację usprawnień.
Różowe okulary – nie takie złudne, jak je malują
Funkcjonowanie w świecie VUCA skłania do skupienia większej uwagi na szansach niż na zagrożeniach blokujących naszą wyobraźnię. Warto więc od czasu do czasu pozwolić sobie na włożenie różowych okularów. Często bowiem zdarza się, że nowe, i jak się później okazuje, świetne pomysły są od razu odrzucane ze względu na ryzyko niepowodzenia. A gdyby tak zamiast generować pomysły na czarne scenariusze skupić się na zaletach danego pomysłu i nowych możliwościach, które otwiera on zespołowi? Pod żadnym względem nie namawiam do ignorowania ryzyka, lecz zachęcam do przetestowania tej optymistycznej burzy mózgów w Waszych projektach. My dzięki niej uświadomiliśmy sobie, że wejście do świata online oferuje nam wiele nowych możliwości, których wcześniej nie zauważaliśmy.
„Iść, ciągle być w tej podróży…”
Współczesny świat stale stawia przed nami nowe wyzwania. Pandemia jest przykładem jednej z wielu niespodzianek, którymi los może nas zaskoczyć. Ważne jest, aby w tej dynamicznej rzeczywistości zawsze potrafić znaleźć szanse i konkretne cele dla siebie i swojego zespołu, z którym dzięki motywacji, odwadze, ciekawości i chęci stałego rozwoju możliwe jest osiągnięcie doskonałych rezultatów.
Studentka zarządzania inżynierskiego ze specjalnością technologii informatycznych w zarządzaniu na Politechnice Gdańskiej. Koordynatorka działu Public Relations w Kole Naukowym Zarządzanie IT oraz wicekoordynatorka Konferencji Inżynierii Oprogramowania beIT ’21. Zainteresowana zwinnymi metodykami tworzenia nowych produktów i usług, w szczególności frameworkiem Scrum, a także szeroko pojętym zarządzaniem projektami. Umysł ścisły łączy z duszą artysty, przeznaczając wolny czas na rozwijanie kreatywnych pasji. Prywatnie wielbicielka psów i egzotycznych roślin.