Szkoła Główna Handlowa w Warszawie rokrocznie przyciąga zainteresowanie kandydatów na studia zarówno licencjackie jak i magisterskie. Magnesem dla przyszłych studentów okazują się prestiż uczelni, różnorodność dostępnych zajęć czy wysoki poziom nauczania języków obcych. Jednak to, co w opinii znacznej części żaków stanowi największy atut „Wielkiej Różowej”, to prężnie działające organizacje studenckie.
Każdy może znaleźć coś dla siebie – poczynając od oddziałów międzynarodowych i ogólnopolskich korporacji studenckich, poprzez ciała związane z administracją (wszelkie komisje i rady) i kończąc na kołach naukowych. Te ostatnie są jednostkami, których członkowie rozwijają się w wybranej dziedzinie – istnieją koła zajmujące się tematyką konsultingu, marketingu czy statystyki, ale także biznesowymi aspektami sportu czy mody. Tematem tego artykułu będzie działalność jednego z takich kół, które skupia adeptów i pasjonatów Project Managementu w SGH – mowa oczywiście o Studenckim Kole Naukowym Zarządzania Projektami. Jako osoba, która w czerwcu bieżącego roku zakończyła 4-letnią aktywną działalność w SKN ZP oraz przeszła drogę od członka zespołu projektowego do Prezesa Koła, mam nadzieję zaciekawić Państwa swoimi przemyśleniami. W czasie aktywności w Kole nasi członkowie nieustannie mierzą się bowiem z wyzwaniami, których rozwiązywanie stanowi doskonałe przygotowanie do przyszłej pracy zawodowej w dziedzinie zarządzania projektami. Wydaje mi się, że dla Państwa – potencjalnych pracodawców studentów i młodych absolwentów – może być zaskakujące, ile w działaniu naszej organizacji można odnaleźć analogii do firm, w dodatku firm działających projektowo.
SKN ZP SGH
Rekrutacja – bój o najlepszych
Życie Koła toczy się w cyklach biegnących równolegle do roku akademickiego. Jego rozpoczęcie oznacza okres licznego napływu osób chętnych to wstąpienia w nasze szeregi. Jako, że bezpośrednio przed objęciem funkcji Prezesa przez trzy semestry sprawowałem obowiązki Członka Zarządu ds. Zasobów Ludzkich, rekrutację od dawna uważałem za jedno z kluczowych działań i tym samym swoje oczko w głowie. Podobnie jak w przypadku rynku pracy, na którym obecnie pracodawcy rywalizują o topowych pracowników, tak w SGH to organizacje studenckie toczą bój o wyróżniających się studentów, rokujących do bycia aktywnymi i oddanymi członkami. Każda rekrutacja wiąże się więc z pieczołowicie przygotowywaną akcją marketingową, która pozwoli przekonać tych jeszcze niezdecydowanych, że to właśnie Project Management jest dziedziną w której warto się rozwijać – niezależnie czy jest się studentem finansów, zarządzania czy ekonomii – zaś SKN ZP należy do najbardziej przebojowych i mających najwięcej do zaoferowania organizacji. Przy czym nie ma co ukrywać – istnieją organizacje liczące więcej członków, realizujące projekty większe z punktu widzenia wielkości budżetu czy zakresu. Nasze Koło oferuje natomiast unikalne w środowisku studenckim szanse zdobywania wiedzy w obszarze Project Managementu. Swoim członkom zapewniamy możliwość udziału w szkoleniach w zakresie metodyk zaradzania projektami – także certyfikowanych. Na przestrzeni ostatnich lat były to PRINCE2 Foundation, Agile Project Management, ITIL a także Scrum. Dodatkowo rozwijamy swoje umiejętności miękkie, jak i wykorzystania narzędzi IT wpierających zarządzanie projektami.
SKN ZP SGH
Organizacja projektów w Kole
Nabór jest także ostatnią szansą dla kierowników naszych projektów na uzupełnienie składu swoich zespołów. Następnie rozpoczynana jest realizacja projektów – ich przygotowanie odbywa się jeszcze w okresie wakacyjnym (mniejsze projekty uruchamiane są także w semestrze letnim, w którym dokonujemy mniejszej, uzupełniającej rekrutacji). Aby zobrazować Państwu jak wygląda tradycyjna organizacja projektowa w SKN ZP, pokusiłem się o jej prostą analizę za pomocą tablicy morfologicznej typowych form organizacji projektowej, opracowanej przez prof. Michała Trockiego, kierownika Katedry Zarządzania Projektami SGH.
- Zleceniodawcą projektów jest kierownictwo naczelne w postaci Zarządu Koła, który sprawuje jednocześnie funkcję nadzorczą jako Komitet Sterujący. Powołuje on kierowników projektów, sam natomiast wciela się w rolę Komitetu Sterującego, w którym zasiadają czasami także kierownicy poprzednich edycji danych projektów, którzy znając ich specyfikę będą potrafili wskazać ewentualne zaniedbania bądź możliwe do wykonania usprawnienia.
- Zarówno doradztwo projektowe, jak i wsparcie w projekcie występuje – wewnętrzne. Doradzają zasłużeni członkowie Koła lub alumni, natomiast wspierają członkowie, którzy nie są częścią zespołu projektowego, ale są ekspertami w danej dziedzinie (zwłaszcza dotyczy to obszarów administracji uczelnianej oraz IT) i na co dzień sprawują związane z nią obowiązki – operacyjne bądź w innym projekcie.
- Jako wykonawstwo projektu zaangażowane są siły własne, podzielone na działy projektowe.
- Powiązanie instancji kierowniczych projektu i instytucji – nie występuje, kierownik jest osobą powoływaną specjalnie pod kątem danego projektu. Ponadto, Koło nie jest podzielone na pomniejsze jednostki organizacyjne, choć pomysł zbudowania struktury z komórkami funkcyjnymi przewijał się na przestrzeni lat. Finalnie jednak nie doszło do takiego podziału.
- Powiązanie wykonawstwa projektu i bieżącej działalności instytucji – zespół projektowy jest zespołem w stu procentach dedykowanym danemu projektowi. Przydział do projektu dla nowych członków jest ustalany jest w momencie rekrutacji do Koła. W pojedynczych przypadkach zdarza się zaangażowanie w dwa projekty jednocześnie lub łączenie funkcji projektowej z operacyjną.
- Powiązanie wsparcia projektu i bieżącej działalności instytucji – zgodnie z wcześniejszym opisem – wsparcie występuje w postaci wyspecjalizowanych zespołów wewnętrznych.
Taka organizacja projektowa co roku pomaga nam realizować kolejne edycje naszych sztandarowych projektów – konferencji Project Management Days (łącznie 11 edycji), którą szczegółowo Państwu przedstawiliśmy w poprzednim numerze „Strefy PMI”, konkursu Project Management Challenge (5 edycji) czy cyklu wykładów Platforma Szkoleniowa PM Days (5 edycji). Powtarzalność projektów ma swoje plusy i minusy. Przykładamy bardzo dużą uwagę do spisywania lessons learned, dzięki czemu możemy korzystać z bogatych, obszernie opisanych doświadczeń poprzednich zespołów projektowych, jednak staramy się wystrzegać rutyny oraz bezmyślnego odtwarzania działań z minionych lat.
Kierownictwo, wybory i rywalizacja
Ciałem wytyczającym kierunek działań Koła jest wspomniany Zarząd, na czele z Prezesem oraz członkami do spraw: Marketingu i PR, Zasobów Ludzkich, Wiedzy oraz Finansów. Oprócz funkcji związanych z nadzorem projektów mają oni oczywiście szereg obowiązków związanych z planowaniem i zabezpieczeniem realizacji działań strategicznych w swoich dziedzinach – jak na przykład pozyskanie środków finansowych, dysponowanych między organizacje przez naszą Alma Mater, które obok wkładów pozyskanych od sponsorów i partnerów będą stanowić o budżetach projektów. Sama procedura obsadzania Zarządu jest dosyć ekscytująca. W okresie wyborczym każdy członek SKN ZP ma bowiem możliwość zgłoszenia swojej kandydatury. Później, w trakcie dorocznego Walnego Zgromadzenia, pretendenci przedstawiają własne wizje dalszych działań i rozwoju Koła oraz starają się jak najkorzystniej zaprezentować w ogniu pytań zadawanych przez członków. Jako weteran takich rywalizacji, mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że stanowią one doskonałą okazję do ćwiczenia swojej odporności na stres, jak i umiejętności wystąpień publicznych.
SKN ZP SGH
Ryzyka, bolączki i wyzwania
Projekty Koła są oczywiście narażone na ryzyka typowe dla wielu innych, jak ryzyko opóźnienia prac projektowych czy przekroczenia budżetu. Do tych specyficznych dla naszej działalności należy nieustannie ewoluowanie procedur administracyjnych w SGH – zaniedbanie ich monitorowania może stanowić poważne zagrożenie. Przykładowo, obecnie zakupy, takie jak materiały promocyjne czy catering na potrzeby projektów, możliwe są w większości sytuacji jedynie za pośrednictwem wewnętrznego sklepu uczelni. Brak terminowości przy składaniu wniosku zakupowego będzie więc wymagał od zespołu projektowego zdania się na łaskę lub niełaskę wszechmocnych „pań z administracji”. Uważam, że naszym największym bólem jest jednak niedobór zasobów ludzkich dysponujących odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w realizacji projektów w organizacji. Uniemożliwia on wcielenie w życie przeróżnych projektowych idei, generowanych podczas burzy mózgów w trakcie spotkań Koła lub w nieco mniej formalnych okolicznościach – takich jak tradycyjne wyjścia na piwo czy wspólne imprezy. Pomysły umieszczane są w „zamrażarce projektów”, a następnie cierpliwie czekają na uruchomienie w momencie kiedy pozwoli na to sytuacja kadrowa. Do niespełnionych pomysłów, których nie mogę dotąd odżałować, jest utworzenie komórki PMO, zdającej do Zarządu cykliczne raporty na temat terminowości prac projektowych, realizacji budżetu oraz jakości. Za warty rozważenia uważam pomysł wprowadzenia dedykowanej Kołu metodyki zarządzania projektami, z dwoma lub trzema stopniami skalowalności w zależności od wielkości i zakresu projektu. Ponadto, w ostatnim roku akademickim nie powiodła się próba wprowadzenia programu mentoringowego dla świeżo przyjętych członków. Trzymam więc kciuki za obecny Zarząd, ponieważ pomysłów jest co nie miara, a rok akademicki już za pasem! Warto także wspomnieć, że w ponad 12-letniej historii Koła, po raz pierwszy komplet miejsc w Zarządzie okupuje 5 kobiet – co zresztą zdaje się potwierdzać tezę naszego opiekuna naukowego, dr Bartosza Gruczy, iż to kobiety lepiej zarządzają projektami.
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani współpracą ze Studenckim Kołem Naukowym Zarządzania Projektami SGH, zachęcam kontaktu poprzez naszą stronę internetową: www.sknzp.pl
Student piątego roku Szkoły Głównej Handlowej kierunku Zarządzanie, specjalizacji Zarządzania Projektami. Do SKN Zarządzania Projektami dołączył
w 2012 roku, przez 3 lata pełnił funkcję w Zarządzie Koła jako Członek ds. PR i Marketingu, Członek ds. HR oraz Prezes. Zawodowo Młodszy Konsultant w Carrywater Group. Pasjonat gatunku science-fiction, początkujący kucharz, uwielbia bieganie i grę w piłkę nożną.