Listopad 2014 r. – rozkręcam się projektowo. Jestem w trakcie jednego bardzo fajnego projektu Platforma Szkoleniowa PMDays 2014 oraz drugiego bardzo ważnego – Międzynarodowy Kongres PMI Poland Chapter 2014. Ponadto robię kilka rzeczy dla mojej macierzystej organizacji – Studenckiego Koła Naukowego Zarządzania Projektami SGH. Wtem pada hasło o poszukiwaniu kierownika projektu Project Management Challenge. Przez kilka dobrych dni intensywnie myślałam nad tym, czy zgłosić się na PM-a. Wiele argumentów było za, ale też wiele przeciwko. Jednak wiedziałam, że jeżeli pragnę w bardzo niedalekiej przyszłości zostać zawodowo kierownikiem projektu muszę zacząć działać. Teraz. Tak oto rozpoczęła się moja przygoda z Project Management Challenge – konkursem wiedzy o zarządzaniu projektami, z projektem, z którego wyniosłam wiele „lessons learned”, którymi poniżej chciałabym się podzielić.
Więcej czasu i planowanie Agile
Początkowo wydawało mi się, że wiem co trzeba zrobić, harmonogram był stworzony, zadania rozdzielone i…. na tym koniec. Wkrótce okazało się, że na niektóre z działań potrzeba więcej czasu niż zakładałam. Planowanie Agile pomaga, chyba że dokładnie się wie co trzeba zrobić. Koncepcja od ogółu do szczegółu sprawdziła się idealnie, gdy sporo zadań mieliśmy już za sobą, ale nadal nie było to widoczne dla zespołu. Mój „Sprint Model” umożliwił podział właściwej fazy projektu na 3 części, w której każda miała swoje odrębne zadania i kwestie do rozwiązania. Okazało się to niezmiernie pomocne. Zastąpiło też zwykły harmonogram, który zrobiony w Excelu jest mało czytelny.
MoSCoW, Kanban i wizualizacje
Metoda MoSCoW jest bardzo użyteczna i naprawdę warto ją zastosować w fazie planowania, ponieważ zderza początkowe plany z rzeczywistością. O wiele łatwiej spojrzeć na to z czego można zrezygnować przy ograniczonym budżecie. MoSCoW miałam w głowie, ale tylko spisana wersja podziała na wyobraźnię zespołu. Kanban również sprawdza się idealnie – zaznaczanie zadań wykonanych i tych do zrobienia na karteczkach lub w Excelu na wspólnym dysku, nie tylko pokazuje progres, ale także wskazuje jakie obszary zostały zaniedbane lub kto z zespołu ma najmniej do zrobienia.
Ścisła współpraca z osobami in charge (i nie tylko) w organizacji
PMChallenge 2015 to nie pierwsza edycja konkursu, zatem pierwszym co zrobiłam było zwrócenie się jak najszybciej do kierowniczki projektu poprzedniej edycji konkursu. Nie ma lepszego źródła wiedzy niż osoba, która już taki projekt robiła. Miałam to szczęście, że otrzymałam pełną informację i rady co robić inaczej, na co zwrócić uwagę. W organizacji studenckiej, dla której pracujemy wolontariacko z potrzeby rozwoju osobistego na pewno znajdą się osoby będące w stanie nas wspomóc. Godziny rozmów i ustaleń z zarządem koła pozwoliły na uniknięcie błędów związanych z uczelnianymi procedurami. Warto odezwać się do kolegów i koleżanek oraz popytać inne projekty, jak organizują na przykład promocję na uczelni. Dla wszystkich projektów możliwości są identyczne, a warto wiedzieć z kim w pierwszej kolejności się kontaktować.
Rekrutacja zespołu: sylwetka idealnego kandydata
Na samym początku planowania warto zrobić analizę, czego oczekujemy po kandydatach do zespołu. Dobrze zbudowany formularz zgłoszeniowy zaoszczędzi wielu komplikacji. W małej organizacji, jaką jest koło naukowe, warto zapytać osoby, które wcześniej współpracowały z kandydatem, jak ta współpraca przebiegała.
Myślę, że moim błędem było zbudowanie zespołu składającego się ze zbyt dużej liczby osób. W teorii rozpiętość kierowania zespołem to od 7 do 9 osób. I tyle faktycznie udało mi się skoordynować jednocześnie. Oczywiście nie wszystkie osoby od początku miały zadania, chociaż kiedy zaszła potrzeba, żeby wykonać swoją część członkowie zespołu nie wiedzieli co mają robić lub nie mieli zadań w ogóle. Model podziału zespołu na 2 szczeble, czyli kierownik projektu – koordynatorzy działów – członkowie działów, sprawdzi się gdy koordynator jest na tyle niezależny, aby kierować swoim działem.
Na początku trzeba jasno komunikować, czego się oczekuje po koordynatorze i po członkach zespołu. Niedostatecznie jasno to określiłam. Dodatkowo, pomimo, że dałam wolną rękę działom w niektórych kwestiach, miałam wrażenie, że wszystkie pomniejsze decyzje musiały być akceptowane lub konsultowane ze mną. Przy mniejszym zespole byłoby to jak najbardziej w porządku, jednak przy takiej liczbie osób koordynatorzy powinni przejąć inicjatywę odciążając kierownika projektu.
Cierpliwość i wiara
Nigdy nie trać wiary! Czasem pewne decyzje są odłożone na ostatnią chwilę. Szczególnie w kontakcie z firmami zalecana jest cierpliwość. Decyzje o sponsorowaniu projektu są czasem niezwykle proste, a czasem dość skomplikowane i odkładane w nieskończoność. Nie ma się co tym przejmować, ponieważ każda firma jest inna i każda inaczej podchodzi do sprawy. Jeżeli obejmują nas procedury to ciężko jest czekać na decyzję lub zaakceptowaną wersję umowy bardzo długo – to jest oczywiste, aczkolwiek warto zastanowić się nad potencjalnymi korzyściami, jakie to rozwiązane wnosi do projektu: większy budżet, większe możliwości promocyjne i wiele innych. Czasem warto czekać.
No stress!
Organizacje studenckie mają to do siebie, że są idealnymi „polami startowymi” dla początkującego kierownika projektu. To czas przeznaczony na próby i błędy oraz na zebranie odpowiedniego doświadczenia. Przy pierwszym „fakapie” będziemy się stresować, ale przy dziesiątym będziemy już oazą spokoju, która dokładnie wie, co należy zrobić.
Najważniejsze jest to, aby się nie denerwować gdy coś nie wychodzi – nie denerwować się na zespół, nie denerwować się na innych członków organizacji, a nawet spróbować nie denerwować się na uczelnianą administrację: procedury i pracowników. Zespół przeważnie dopiero uczy i jest w projekcie z własnej woli, inne osoby mogą zwyczajnie nie mieć czasu lub wiedzy w danym temacie, a administracja… cóż gdyby jej nie było zapewne nie robilibyśmy tego projektu.
To tylko część wniosków, które wyniosłam z PMChallenge. Dla mnie ogromne znaczenie miało sprawdzenie się w akcji. Projekt udało się zakończyć z sukcesem, a żaden ważny kamień milowy nie opóźnił się. Czy to dobrze wróży na przyszłość? Być może, ale w projektach jak w życiu nigdy nie wiadomo co się wydarzy.
Studentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Członek Zarządu ds. Marketingu i PR Studenckiego Koła Naukowego Zarządzania Projektami w kadencji 2014/2015. Wolontariuszka w oddziale warszawskim PMI. Zarządzaniem Projektami interesuje się od dwóch lat. Wzięła udział już w kilku projektach i na tym nie poprzestanie. Wspiera biuro projektów w jednej z największych firm ubezpieczeniowych. W wolnym czasie interesuje się muzyką współczesną i książkami fantasy.