Niezależnie od epoki historycznej, ludzie od zawsze angażowali się w projekty, które definiowały ich osiągnięcia i pozostawiały trwałe ślady w historii ludzkości. W ten sposób można określić budowę Wielkiego Muru Chińskiego, piramid egipskich czy wieży Eiffla, a także próbę odkrycia nowej drogi morskiej do Indii. Są to wyraźne przykłady monumentalnych projektów, które wymagały wielkich nakładów zasobów, wysiłku ludzkiego i czasu. Każdy z nich miał swoje cele – od obrony kraju, po manifestowanie potęgi i prestiżu. Wiemy już, że nawet Krzysztof Kolumb w pewnym sensie był Project Managerem… A co mogą zrobić studenci, aby nimi zostać?
Realizacja projektów i zarządzanie nimi jest aktualnie tematyką często poruszaną przez rynek pracy oraz uczelnie wyższe. Jednak żaden student nie wstaje rano z myślą „właśnie dziś zostanę Project Managerem” nie mając z tym wcześniej żadnej styczności. Wprawdzie młodzi ludzie nie muszą porywać się od razu na budowę egipskiej piramidy, natomiast jest im potrzebny punkt wyjścia w tej dziedzinie. Tak jak projekt „Manhattan” dotyczący konstrukcji bomby atomowej, który realizowany był w latach 40. w Stanach Zjednoczonych, okazał się preludium do ewolucji i rozwoju zarządzania projektami, tak dla studenta zaangażowanie w działania Samorządu Studenckiego Politechniki Warszawskiej może okazać się debiutem w roli Project Managera.
Czy warto rozgrywać mecz bez planu gry?
K. Tate, były członek zarządu Project Management Institute, stwierdził, iż „zarządzanie projektem bez odpowiednich umiejętności jest jak rozgrywanie meczu piłki nożnej bez planu gry”. Niezmiernie trudne jest poznanie zasad panujących w grze oraz jej reguł, jeśli nigdy wcześniej nie miało się okazji chociażby obejrzeć rozgrywki w telewizji. Analogicznie, młodzi ludzie wkraczający na rynek pracy często nie mają okazji doświadczyć realizacji złożonych projektów, a tym bardziej ich zarządzania. Studenci, choć uczą się teorii, często nie mają praktycznego doświadczenia biznesowego.
PMI podaje, że do 2027 r. pracodawcy będą potrzebować prawie 88 mln osób na stanowiskach związanych z projektami. Podkreśla to wzrost globalnego zapotrzebowania na kierowników projektów. Co zatem zrobić, aby posiąść tajniki wiedzy związanej z zarządzaniem projektami? Rozpoczynając pracę w zarządzaniu projektami, trudno oczekiwać natychmiastowego awansu na stanowisko Project Managera. Wykonując niewielkie prace, siłą rzeczy, należy liczyć się z nabyciem mniejszych kompetencji i umiejętności. Gdzie więc dwudziestoletni człowiek mógłby doświadczyć roli Project Managera czy członka zespołu projektowego na własnej skórze? Na to pytanie odpowiedź niosą samorządy studenckie. W takich właśnie organizacjach młodzi ludzie doświadczają oraz dowiadują się, jak pracuje się metodą projektową.
Czy Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej można określić jako projektowe laboratorium?
Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej (SSPW) stanowi nieodłączny element życia akademickiego na jednej z największych i najbardziej prestiżowych uczelni technicznych w Polsce. Odgrywając istotną rolę w organizacji i kształtowaniu życia studenckiego, SSPW jest nie tylko głosem studentów, ale również organizacją, która umożliwia rozwój umiejętności przydatnych w życiu akademickim i zawodowym. Opierając się na demokratycznych wartościach, SSPW reprezentuje interesy studentów poprzez różnorodne inicjatywy, w tym organizację wydarzeń kulturalnych, naukowych, sportowych, edukacyjnych, charytatywnych i integracyjnych. Skupia się także na sprawach socjalno-bytowych, kształceniu, rozwoju naukowym oraz wsparciu międzynarodowych programów edukacyjnych. Zrzesza pasjonatów z całej Uczelni, którzy razem realizują ponad 350 projektów rocznie, stanowiąc jednocześnie platformę do nauki zarządzania projektami.
Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej w rzeczywistości dzieli się na wiele zespołów projektowych realizujących poszczególne przedsięwzięcia. Wynika to z jego struktury organizacyjnej, którą można określić jako smukłą. Dzięki tej hierarchii możliwe jest utrzymanie porządku działania, lepsza kontrola i panowanie nad funkcjonowaniem organizacji. Ułatwia ona również koordynację współdziałania członków SSPW w ramach odrębnych zespołów i komórek organizacyjnych, a także tworzy możliwość ciągłego podnoszenia kompetencji przez poszczególne osoby. Chcąc mówić o strukturze organizacyjnej SSPW należy wspomnieć o jej głównych organach. Na czele organizacji stoi Przewodniczący SSPW, któremu podlegają poszczególni przewodniczący dziesięciu Komisji Programowych. Komisje tworzą delegaci wybrani z Wydziałowych Rad Samorządu (WRS), Rad Mieszkańców (RM) i organizacji. WRS oraz RM określane są jako JednostkiPodstawowe (JP). Działania Komisji Programowych są niezwykle szerokie – od planowania wszelkiego rodzaju projektów centralnych, po cyfryzację czy opiekę socjalną. Przewodniczącemu SSPW bezpośrednio podlegają również przewodniczący osiemnastu Wydziałowych Rad Samorządu, Rady Studentów Filii w Płocku oraz dziesięciu Rad Mieszkańców Domów Studenckich. W każdej z tych jednostek pojawiają się różnego rodzaju inicjatywy wymagające zastosowania nabytych kompetencji zarządzania projektami lub ich przyszłego wykształcenia.
Rysunek 1. Uproszczona struktura organizacyjna SSPW.
Źródło: Opracowanie własne
Chcąc przejść wspomnianą drogę, nie mając doświadczenia projektowego, możliwe jest poznanie „planu gry”, obserwując bardziej doświadczonych samorządowców, a także ucząc się metodą prób i błędów. Metoda ta wśród środowiska samorządowego jest jak najbardziej akceptowalna, co stanowi wyraźną różnicę w odniesieniu do rynku pracy, gdzie pomyłki są zjawiskiem mało pożądanym, mimo tego, że to właśnie one stanowią najlepsze źródło doskonalenia umiejętności.
Uczestnicząc w organizacji wydarzeń łatwych, takich jak na przykład międzywydziałowy turniej w kręgle istnieje możliwość obserwacji działania całego zespołu projektowego oraz przynależność do poszczególnych grup projektowych. Budowa podstawowej struktury zespołu projektowego rozpoczyna się od wybrania jego koordynatora głównego, a także koordynatorów ds. promocji, współpracy zewnętrznej, logistyki, atrakcji. Koordynator główny sprawuje pieczę nad całą organizacją, natomiast koordynatorzy grup roboczych odpowiadają za przydzielone im zadania specjalistyczne, bądź część z nich delegują podległym im osobom.
Projektowe od zera do bohatera
Niedoświadczony samorządowiec, który kilkukrotnie angażował się w realizację projektową, jest w stanie zauważyć, która sekcja najbardziej mu odpowiada, w której czuje się najlepiej. Wytwarza swój własny pogląd na sposób koordynacji grupy roboczej, tworzy swoją własną wizję na temat działań, które są efektywne oraz tych, które uważa za bezsensowne. „Plan gry” staje się w jego odczuciu jasny i klarowny. Punkt ten jest momentem, w którym może on podjąć decyzję o dalszym rozwoju, a tym samym odważyć się na podjęcie własnej koordynacji grupą roboczą, bądź nawet projektem przy kolejnej okazji. Idąc tym szlakiem, możliwe jest nabywanie coraz większych kompetencji zarządzania projektem. Z biegiem czasu wymaga to natomiast odwagi do brania na swoje barki bardziej obciążonych odpowiedzialnością inicjatyw.
Zarządzanie projektami w SSPW wymaga koordynacji wielu zasobów i jest świetną okazją do nauki ich efektywnego wykorzystywania. Wymaga ono także regularnej komunikacji i współpracy z różnymi osobami, w tym z innymi członkami samorządu, studentami, pracownikami uczelni, a także zewnętrznymi partnerami. To doskonała okazja do nauki skutecznej komunikacji interpersonalnej oraz budowania relacji. Wszystkie te wartości pomagają nabyć (czasem nawet nieświadomie) kompetencje niezbędne na stanowisku „rasowego” Project Managera.
Słowo „projekt” niesie za sobą różne przesłania – zorganizowanie wyjazdu studenckiego, Juwenaliów PW czy poszukiwanie nowej drogi morskiej do Indii (przypadkowo odkrywając Amerykę). Stąd też można pokusić się o stwierdzenie, że Krzysztofa Kolumba, a także wielu samorządowców – koordynatorów projektów większych i mniejszych, należy określić jako Project Managerów, a Samorząd Studencki Politechniki Warszawskiej jest najprawdziwszym laboratorium projektowym.
Studentka Politechniki Warszawskiej. Jako Wiceprzewodnicząca Komisji Promocji i Współpracy Zewnętrznej ds. Współpracy Zewnętrznej Samorządu Studentów Politechniki Warszawskiej buduje połączenia między studentami a światem biznesu. Zawodowo rozwija się w Phinance S.A. Ubiegłoroczna uczestniczka Międzynarodowej Konferencji Naukowej pt. „Zrównoważony Rozwój w Zarządzaniu” oraz współautorka monografii z tym związanej. Poza tym oddycha kryminalnymi książkami i delektuje się dobrą kawą, znajdując w nich odskocznię od intensywnego tempa życia.