Stać się prawdziwym naukowcem, spędzać czas w barze ucząc się o projektach, a może zamienić się w szkoleniowca? Te i wiele innych aktywności podejmujemy aby poszerzać wiedzę o zarządzaniu projektami. Jak to wszystko dzieje się w warszawskim PMArcie? Przeczytajcie sami!

W Kole Naukowym Zarządzania Projektami PMArt, działającym przy Politechnice Warszawskiej, realizujemy między innymi takie projekty jak: BarCamp, Konferencja Project Engineering, Kreatywna Przestrzeń czy szkolenia. Trudno wymienić w tym miejscu wszystkie projekty, jednakże należy podkreślić, że same projekty to nie wszystko. PMArt to przede wszystkim ludzie, którzy są otwarci na współpracę, czego żywym dowodem są kooperacje z innymi kołami naukowymi w takich projektach jak SolarBoat czy WUTracing.

Organizacja non-profit, która cieszy się dużą popularnością wśród studentów i doktorantów. Niemożliwe? A jednak. Koło Naukowe PMArt działa na Politechnice Warszawskiej od 2009 roku i liczy już około 50 osób. Po kilku latach stało się jedną z najbardziej aktywnych organizacji zrzeszających studentów, których łączy jeden wspólny cel – pogłębianie i popularyzacja wiedzy o zarządzaniu projektami. Podejście pragmatyczne, a może teoretyczne – w naszym Kole każdy pasjonat znajduje odpowiedni dla siebie projekt umożliwiający mu rozwinięcie skrzydeł.

Motywacja, cele, korzyści

Motywowanie ludzi do działania również stoi wysoko w hierarchii ważności w naszym Kole. Ze względu na niezarobkowy charakter organizacji, musimy ograniczać się do motywacji niematerialnej. Dzięki temu stajemy się w tym coraz lepsi. Głównym motorem do działania zespołów projektowych jest wspólny cel. Czasami ciężko jest taki znaleźć, lecz kierownicy projektów stają na wysokości zadania by go określić i sprawić, by utożsamił się z nim cały zespół. Budowanie wizji oraz dobrego wspólnego celu to główne wyzwania w PMArcie.

Angażowanie się w życie PMArtu stawia przed członkami wiele wyzwań i korzyści. Wszystko po to, aby wspólnie poszerzać wiedzę o zarządzaniu projektami oraz popularyzować ją wśród młodych inżynierów. Rozwijamy tym samym umiejętności pracy zespołowej oraz uczymy się prowadzić projekty naukowe. Dzielenie się zdobytą wiedzą oraz informacjami buduje zaangażowanie wśród społeczności Koła. Jak to robimy?

Fot. Emilia Jastrzębska

Po pierwsze: komunikacja

Zmotywowany zespół to nie wszystko, aby osiągnąć zdefiniowany cel. Istotną rolę odgrywa komunikacja. Efektywne porozumiewanie się w realizowanych przez nas projektach sprawia, że wszyscy jej członkowie mają lepsze spojrzenie na dane zagadnienie, są w stanie podejmować korzystniejsze decyzje, a także lepiej planować pozostałe do wykonania zadania. Komunikacja ma również znaczny wpływ na atmosferę pracy. Przekłada się to bezpośrednio na motywację i zaangażowanie do działania, rzetelną współpracę i jest przede wszystkim kluczem do sukcesu w realizowanych projektach. Co więcej, skuteczne zarządzanie przez naszych kierowników projektów opiera się właśnie na wzajemnym przekazywaniu sobie informacji.

Jak sprawić, by komunikacja w naszych zespołach projektowych, mimo licznych zajęć i wykładów na różnych wydziałach uczelni, wciąż przebiegała na wysokim poziomie? Jest to niezwykle trudne zadanie dla zapracowanych studentów, jednakże na wszystko jest rozwiązanie. W Kole Naukowym Zarządzania Projektami PMArt stawiamy przede wszystkim na integrację wśród członków naszej społeczności. W tym celu, co tydzień spotykamy się w murach uczelni, aby poszerzać wiedzę, uczyć się od zaproszonych gości, wspólnie realizować zadania, a przede wszystkim dyskutować na temat realizowanych projektów. Projekt Mentor to jedno z naszych przedsięwzięć, w którym integrujemy nowych członków Koła poprzez przydzielanie im mentorów, czyli doświadczonych PMArtowiczów. Wprowadzają oni studentów, pokazując nasze zwyczaje i zasady, by łatwiej i szybciej mogli brać czynny udział w działalności Koła.

Oficjalne spotkanie nie jest dla nas końcem integracji z innymi. Zaraz po nim przenosimy się do pobliskiej knajpki, gdzie w luźniejszej atmosferze kontynuujemy tematy poruszone na spotkaniu. Spotykamy się znacznie częściej niż tylko raz w tygodniu. Zazwyczaj robimy to w pokoju Koła w grupach projektowych.

Nauka poprze praktykę

Członkowie Koła wcielają się w rolę kierowników projektów lub członków zespołów projektowych i razem realizują takie projekty jak konferencje z zaproszonymi osobami z przedsiębiorstw, seminaria pogłębiające wiedzę z zarządzania projektami czy targi pracy dla naszych kolegów. Należy zaznaczyć, że cała działalność opiera się na metodykach używanych w firmach na całym świecie. Ułatwia to nam start w naszej zawodowej karierze. Jednakże nie wszystkie projekty realizujemy zgodnie z wytycznymi danej metodyki. Jesteśmy też naukowcami i wymyślamy własne sposoby rozwiązania problemu, a także robimy wariacje już istniejących. Ponadto, każde zrealizowane przez nas przedsięwzięcie jest brane pod lupę. Weryfikujemy, mierzymy, sprawdzamy, czy projekt osiągnął sukces oraz co najważniejsze, wyciągamy wnioski, które są cennymi wskazówkami w kolejnych projektach. Wspomagają nas w tym między innymi narzucone przez zarząd szablony dokumentów z najważniejszymi pytaniami: ,,Jaki jest cel projektu?’’, ,,Jakie są miary sukcesu?’’.

Fot. Emilia Jastrzębska

Z technologią za pan brat

Jesteśmy w XXI wieku i w pełni to wykorzystujemy. Jak na prawdziwych studentów przystało, chcemy być w kilku miejscach jednocześnie, by móc na spokojnie zrealizować nasz plan dnia. Zdarza się, że dochodzimy do wniosku, że jednak nie wszystko uda nam się pogodzić, a słowo dane naszym kolegom z zespołu jest cenniejsze od złota. Z racji niemożliwości uczestniczenia w spotkaniu ciałem, staramy się czynnie uczestniczyć w miarę możliwości przez Skype’a lub inne podobne narzędzia. Nietrudno się domyślić, że mając setki pomysłów na minutę trudno wszystko omówić i o wszystkim pamiętać podczas spotkań. W komunikowaniu się w grupach projektowych, publikowaniu informacji o ciekawych wydarzeniach i nie tylko, wspieramy się między innymi naszą grupą założoną na Facebooku, powszechnym Messengerem, a także aplikacją do grupowej komunikacji — Slackiem. Ponadto, korzystamy z narzędzi służących do organizowania pracy w naszych zespołach, takich jak Trello czy Asana, dodatkowo wspieramy się dokumentami Google’a oraz e-mailami. Pomaga to nam w sprawnej komunikacji w zespołach, a także z zarządem Koła przy przekazywaniu dokumentacji projektowej. Dzięki temu nie musimy martwić się, że część dokumentów zostawiliśmy w domu. Przy okazji uczymy siebie nawzajem obsługi tych narzędzi, co sprawia, że jesteśmy lepiej przygotowani do pracy zawodowej.

Każdy zespół projektowy sam dobiera sobie grupę narzędzi, z której będzie korzystał. Czasem wystarczą 2-3 spotkania a reszta zadań odbywa się zdalnie. W przypadku większych projektów niezbędne jest wykorzystanie rozwiązań pozwalających skutecznie zarządzać zadaniami i szybko komunikować się z członkami zespołu projektowego.

Fot. Emilia Jastrzębska

Wiedza, wnioski, doświadczenia

O wykorzystywanych przez nas narzędziach można by powiedzieć o wiele więcej. Jednakże najwyższy czas poruszyć temat zarządzania wiedzą. Jest to istotne zagadnienie ze względu na opuszczanie przez absolwentów nie tylko kierunku studiów, ale całej PMArtowej społeczności. Zbieranie doświadczeń jest bardzo ważne, ponieważ większość studentów działa w PMArcie tylko dwa lata.

Wracając do tematu, każdy z naszych kierowników projektu prowadzi kartę projektu, którą skrupulatnie wypełnia wraz z postępem prac. Nie sposób zapomnieć o końcowych raportach, które informują Zarząd o naszych wszelkich sukcesach i porażkach, a także budują wiedzę Koła o przeprowadzonych projektach. Wszystko to po to, by poprawiać nasze osiągnięcia w przyszłości i, jak wspomnieliśmy, przekazać cenną wiedzę naszym następcom.

Mimo tak licznych narzędzi wspierających pracę, nagromadzonych przez lata cennych wskazówek i raportów oraz zaangażowanych zespołów, osiągnięcie sukcesu nigdy nie przychodzi łatwo. Właśnie wiedza z zarządzania projektami umożliwia nam przemyślaną ich realizację i zajmowanie kolejnych kartek z kalendarza ciekawymi wydarzeniami. Zbieramy ogromną ilość doświadczenia, a nasze style i podejście do zarządzania wyklarowuje się, co widać w różnych podejściach naszych kierowników projektu.

Koło Naukowe Zarządzania Projektami PMArt to nie tylko zbiór zasad zarządzania projektami, lecz organizacja ucząca się i dynamicznie zmieniająca. Tworzą ją studenci pasjonaci, ale nie można w tym miejscu zapomnieć o wszystkich osobach z różnych przedsiębiorstw goszczących na naszych spotkaniach. To oni ukierunkowują nasz sposób myślenia na dane zagadnienie, przedstawiają praktyczne przykłady zastosowania teoretycznej wiedzy oraz są naszymi mentorami, motywując nas tym samym, by sięgać po marzenia i być prawdziwymi, dobrymi PM-ami w przyszłości. Ci wszyscy ludzie są nieodzownym elementem Koła. Jeśli zainteresowaliśmy Cię naszą działalnością lub chcesz nawiązać z nami współpracę, zachęcamy do zapoznania się bliżej z naszą działalnością — szukając nas w Internecie pod hasłem ,,PMArt’’!

Fot. Emilia Jastrzębska