Coaching i mentoring zespołu

Zarówno czwarta, jak i piąta edycja PMBOK®Guide wymienia coaching i mentoring jako techniki, które mogą być stosowane zarówno w samym projekcie (w procesie „Develop Project Team”), jak i poprzez PMO, do wspierania Kierowników Projektów. Pytanie, czym się te dwie techniki różnią i w jakich sytuacjach można je zastosować?

---

Zarówno coaching, jak i mentoring:

• Wymagają umiejętności międzyludzkich,
• Wymagają zdolności budowania zaufania, wspierania zaangażowania i określania nowych działań, poprzez umiejętność słuchania i mówienia,
• Skracają krzywą uczenia się,
• Mają na celu zwiększenie rezultatów i produktywności jednostki,
• Wspierają wyzwania jednostki, ale zapewniają wsparcie jeśli osoba się potknie lub „wypłynie na głęboką wodę”,
• Zapewniają wsparcie bez odbierania odpowiedzialności,
• Wymagają znajomości organizacji,
• Koncentrują się na uczeniu się i rozwoju w celu rozwinięcia umiejętności i kompetencji,
• Stymulują rozwój osobisty, by wytworzyć nową wiedzę,
• Mogą służyć jako przewodnik kariery, by przejrzeć cele zawodowe i zidentyfikować wartości, wizję oraz silne strony,
• Zapewniają wzory do naśladowania.

Wygląda na to, że obie techniki mogą doprowadzić do tego samego. W takim razie różnice mogą wynikać z ich stosowania.

Czym jest mentoring?

Zgodnie z literaturą przedmiotu mentoring to:

• „Udzielanie ogólnych wskazówek i porad dotyczących życia osobistego lub zawodowego”
• „Naturalny sposób przekazywania wiedzy, umiejętności i doświadczenia innym przez kogoś, kto jest zazwyczaj starszy i mądrzejszy z szerokim doświadczeniem życiowym i szczególną wiedzą”

Mentoring może dotyczyć szerokiej perspektywy czy zagadnień i jest relacją długoterminową, oraz odpowiada na pytanie „Kim (czym) chciałbyś się stać?”.

Słowo „mentor” bierze się z Odysei Homera, w której Odys wraca przez 10 lat do domu z Troi, a Mentor opiekuje się w tym czasie jego synem. 

Od tego czasu słowo mentor to:

• „przewodnik, mądry przyjaciel i doradca”,
• „ten kto oferuje wiedzę, wzgląd, perspektywę lub mądrość, która jest szczególnie użyteczna dla innej osoby”
• „przyjaciel w karierze, mądry w twoim obszarze, który doradza i zachęca”

Mentor jest nadrzędny w stosunku do osoby podlegającej mentoringowi i jest wzorcem, do którego można się odnieść na poziomie osobistym lub autorytetem w swojej dziedzinie. 

W dzisiejszych czasach nie oznacza to osoby starszej wiekiem od podlegającego mentoringowi, a może to być nawet osoba młodsza, ale o większej wiedzy eksperckiej z danego obszaru np. nowoczesnych technologii.

W przypadku Kierownika Projektu, mentoring możemy zastosować w przypadku, gdy członek zespołu projektowego ma mniejszą wiedzę. 

Wyróżnia się 7 rodzajów wsparcia mentoringowego:

1. Wspieranie pozytywnego nastawienia psychicznego
2. Słuchanie w sytuacji, gdy podlegający mentoringowi ma problemy
3. Dostarczanie informacji, kiedy podopieczny jej potrzebuje
4. Wspieranie poszukiwania wariantów
5. Delegowanie zadań i uprawnień
6. Skuteczne radzenie sobie z negatywnymi zachowaniami
7. Dostarczenie wzoru zachowania

W przypadku PMO, mentoring może zaoferować Kierownikowi Projektu ten, kto ma większą wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Czym jest coaching?

Coaching możemy teraz spróbować zdefiniować poprzez porównanie go z mentoringiem: 

Mentor udziela rad	Coach nie powinien
Mentor jest nadrzędny (w organizacji, w specjalności)	Coach nie musi
Mentor powinien być lubiany	Coach nie powinien
Mentor musi być ekspertem	Coach nie musi
Mentoring dotyczy szerokiej perspektywy	Coaching konkretnego obszaru
Mentoring dotyczy długiego czasu	Coaching krótkiego
Mentoring przekazuje wiedzę	Coaching wydobywa informacje
Mentoring określa przyszłość na podstawie wiedzy innych	Coaching definiuje przyszłość na podstawie możliwości osoby uczestniczącej w coachingu

W związku z tym, coaching definiujemy jako:

• „uwolnienie potencjału jednostki w celu maksymalizacji wyników jej pracy (…) nie nauczanie, lecz wsparcie w samodzielnym uczeniu się”
• „trwała zależność, która skupia się na działaniach klientów zmierzających do zrealizowania swych wizji, celów lub pragnień”
• „praca z pojedynczymi osobami lub w małych grupach w celu poprawienia ich umiejętności społecznych i efektywności pracy”

Coaching pojawia się często jako reakcja na problemy lub szanse i pomaga odpowiedzieć  na pytanie „Co chciałbyś ulepszyć?”

Przykładowe narzędzie coachingu: Struktura 5 Pytań

To pięć krótkich pytań, które pozwalają zmienić sposób myślenia ze skoncentrowanego na problemie na skoncentrowane na rozwiązaniu. 

Aby zastosować to narzędzie spróbujmy wraz z zespołem odpowiedzieć na następujące pytania:

1. Co działa w projekcie dobrze?

2. Dlaczego działa?

3. Jaka byłaby sytuacja idealna?

4. Co może zostać usprawnione?

5. Jakich zasobów potrzebujemy? 

Zadanie tych pytań umożliwia osobom i zespołom wdrożenie praktyki określenia, oraz śledzenia co jest robione dobrze, zamiast koncentrowania się na aspektach negatywnych.

Podsumowanie

Coaching i mentoring mogą czasami być mylone ze względu na to, że coaching może być typem relacji stosowanej w mentoringu tzn. mentor zamiast udzielać rad zadaje odpowiednie pytania, które pozwalają dojść podwładnemu do właściwego rozwiązania. Z tego względu, jeśli mentor stosuje zasady coachingu, to mentoring wydaje się przestarzałym określeniem coachingu.

Jednak zarówno coaching, jak i mentoring prowadzą do zmiany, oraz dają:

• zwiększenie umiejętności introspekcji i obserwacji swojego otoczenia,
• rozwój i wzmocnienie zaangażowania pracowników,
• wyrażenie przekonania, że pracownik jest w stanie dokonać zmian,
• wspieranie pracowników w trudnych chwilach,
• dbałość o właściwy tok rozumowania.

Z tego względu warto spojrzeć na obie techniki przychylnym okiem, ponieważ obie powodują wzrost umiejętności podwładnych (zarówno w działalności operacyjnej, jak i projektowej) i pozwalają na skuteczne delegowanie zadań, bez konieczności ciągłego angażowania się przełożonego (w tym Kierownika Projektu).