Zarządzanie projektami staje dziś przed wyzwaniami, które jeszcze 10 lat temu były nieprzewidywalne. Sztuczna inteligencja automatyzuje procesy w tempie wykładniczym, a transformacja cyfrowa wymaga znaczących zmian modeli biznesowych. W tej rzeczywistości rola project managerów wykracza daleko poza klasyczne zarządzanie trójkątem projektowym. Coraz częściej stają się oni facylitatorami innowacji i doradcami strategicznymi w zakresie wartości dostarczanych przez projekty.
Jednym z podejść, które szczególnie dobrze odpowiada na tę złożoność, jest design thinking w ujęciu DTMethod. DTMethod to usystematyzowana metodyka łącząca proces (DTModel), narzędzia (DTTools) oraz role i zasady (DTRulesGRoles). Dzięki temu design thinking staje się praktycznym kompasem dla kierowników projektów, który pomaga im nie tylko dostarczać rozwiązania, ale także podejmować decyzje strategiczne w warunkach niepewności.
Zarządzanie projektami zmienia się od lat. Ewoluować będzie również w przyszłości. Jednym z kroków tej ewolucji powinno być rozszerzenie znanych metodyk o dodanie na samym początku fazy designu, podczas której definiowany jest zakres projektu – w oparciu o badania użytkowników i ich rzeczywiste potrzeby.
Eksploracja problemów przyszłości
W świecie VUCA (pełnym niepewności i złożoności) to właśnie dogłębne badanie kontekstu i perspektywy użytkowników staje się kluczowe. Dlatego pierwszym krokiem jest zrozumienie wyzwania, przed którym stają organizacje, zanim podejmie się decyzję o technologii czy rozwiązaniu. W DTMethod odpowiada to pierwszej fazie DTModelu: fazie eksploracyjnej.
Przykład? Wdrożenie sztucznej inteligencji w obszarze obsługi klienta. Na pierwszy rzut oka może wydawać się strzałem w dziesiątkę pod kątem redukcji kosztów i utrzymania wysokiej jakości obsługi klienta. Jednak w trakcie eksploracji będącej pierwszym etapem fazy designu w projekcie możemy odkryć, że problemem może być brak zaufania klientów do automatycznych odpowiedzi udzielanych przez boty i innych konsultantów AI. Realizacja projektu mogłaby przynieść więcej szkód niż pożytku.
Rolą project managera jest zapewnienie, aby w definiowaniu wyzwania uczestniczyli zarówno sponsorzy projektu, jak i użytkownicy końcowi. Ważne jest, aby wyzwanie, na które odpowiada projekt, opierało się nie tylko na wizji czy preferencjach sponsora, ale także na rzeczywistych potrzebach klientów i użytkowników. W wielu organizacjach to nadal stanowi wyzwanie.
Kreatywne scenariusze dla niepewnej przyszłości
W świecie szybkiej transformacji cyfrowej nie wystarczy jeden pomysł. Główną zasadą sesji kreatywnych jest generowanie jak największej liczby pomysłów. Na podstawie tych pomysłów można budować bardziej innowacyjne i unikalne rozwiązania niż na podstawie jednego (pierwszego) pomysłu, który pojawi się w głowie sponsora lub project managera. Do pracy w tej fazie służą narzędzia stymulujące generowanie pomysłów (np. metoda 6-3-5) oraz narzędzia selekcji (np. matryca Now-How-Wow albo macierz RIG). Rola project managera polega na facylitowaniu procesu, dbaniu o interdyscyplinarny charakter zespołu uczestniczącego w sesji kreatywnej i pilnowaniu, aby nie odrzucać przedwcześnie nawet najbardziej nieoczywistych koncepcji.
Prototypowanie decyzji strategicznych
Trzecia faza osadza się na koncepcji, że w świecie niepewności również decyzje strategiczne powinny być prototypowane. Zamiast od razu wdrażać pełnoskalowe rozwiązanie, lepiej sprawdzić jego działanie w mniejszej skali. Zanim zainwestujemy w tworzenie dużego, złożonego rozwiązania technologicznego, lepiej je zaprototypować i zebrać wczesny feedback od potencjalnych użytkowników. Przed przestawieniem procesów produkcyjnych dobrze jest dowiedzieć się, czy i jak nowy produkt (albo zmiana w produkcie) wpłynie na satysfakcję użytkowników i ich decyzje zakupowe.
Przykładem może być wprowadzanie pracy hybrydowej wspieranej przez technologie VR. Zamiast inwestować w pełne wdrożenie, organizacja może przygotować prototyp w postaci kilku pilotażowych sesji pracy zespołu w wirtualnej rzeczywistości. Doświadczenia zespołu i efektywność tej współpracy powinny zostać wzięte pod uwagę w iteracyjnym rozwoju tego, wciąż potencjalnego, rozwiązania. Dlaczego potencjalnego? Ponieważ na podstawie testów, już w tej chwili może zapaść decyzja, że prototypowane rozwiązanie jest niewłaściwe i należy albo zmienić je na inne, albo zamknąć inicjatywę. W tej fazie niezwykle ważne jest podejmowanie decyzji na podstawie faktów a nie intuicji. Rolą project managera jest zebranie feedbacku od potencjalnych użytkowników rozwiązania i doprowadzenie do tego, aby prototypowane rozwiązanie iteracyjnie dostosować do potrzeb użytkowników, aby zadbać o ich pozytywne doświadczenia. Podnosi to konkurencyjność rozwiązania, a po realizacji projektu zwiększa szanse produktu lub usługi na rynku.
Kompetencje przyszłości
Według raportów World Economic Forum przyszłość należeć będzie do tych, którzy rozwijają: rozwiązywanie złożonych problemów, kreatywność, myślenie krytyczne, empatię i współpracę. Wszystkie te kompetencje są organicznie wbudowane w proces design thinking i DTMethod:
- Faza Eksploracyjna rozwija empatię i zdolność analizy kontekstu.
- Faza Kreatywna wspiera kreatywność i współpracę.
- Faza Konstrukcyjna wykorzystując wizualizację, uczy myślenia krytycznego i adaptacji.
Project managerowie, którzy wdrażają DTMethod, stają się mentorami tych kompetencji, przygotowując swoje zespoły do wyzwań, których dziś jeszcze nie potrafimy przewidzieć.
Strategia jako proces uczenia się
![]()
Klasyczne podejście do strategii zakłada stabilność otoczenia. Dziś wiemy doskonale, że to iluzja. Strategia musi być procesem uczenia się, iteracyjnego testowania i weryfikowania hipotez.
W DTMethod rolę strategiczną pełni DTSponsor, który definiuje wyzwanie. DTProjektanci eksplorują możliwości i tworzą alternatywy, a DTFacylitator dba o przebieg procesu i iteracyjność. Dzięki temu prototypy stają się symulacjami strategicznymi, które można bezpiecznie testować, zanim podejmie się kosztowne decyzje.
Efekt? Ryzyko strategiczne staje się zarządzalne, a organizacja może adaptować się szybciej niż konkurencja.
stock.adobe.com
FOT. STOCK.ADOBE.COM
Podsumowanie
Transformacja cyfrowa i wyzwania przyszłości wymagają od project managerów nowego zestawu kompetencji. Już nie tylko planowania i kontroli, ale także: eksplorowania problemów, facylitowania kreatywności, prototypowania decyzji strategicznych i rozwijania kompetencji przyszłości w zespołach.
DTMethod oferuje strukturę, narzędzia i role, które sprawiają, że design thinking staje się realnym wsparciem w podejmowaniu decyzji w świecie niepewności. W czasach, gdy technologia zmienia się szybciej niż regulacje i strategie, to właśnie zdolność do empatii, eksperymentowania i uczenia się w iteracyjny sposób będzie największą przewagą liderów projektów przyszłości.
Bibliografia:
[1] Wawak S. Zarządzanie jakością, PWE, Warszawa 2023.
Lead Author DTMethod: metodyki wspierającej zastosowanie design thinking w organizacjach. Dyrektor ds. Innowacji i Rozwoju w Inprogress Design Lab. Konsultant zarządzania zmianą. Z wykształcenia psycholog, z pasji trener i facylitator. Projektował rozwiązania i facylitował procesy design thinking dla firm z różnych branż: automotive, telekomunikacji, consultingu, produkcji, FMCG, budowlanej. Popularyzuje myślenie o użytkownikach i praktyki designu przede wszystkim w obszarze zarządzania projektami i zarządzania usługami IT.