Facylitacja jeszcze mało znana w Polsce, powoli zaczyna kiełkować w głowie każ­dego Kierownika Projektu. Każdy coś o niej słyszał, ale często bez większych konkre­tów. Podejścia opisane w PMBOK® Guide oraz w przewodniku AgilePM® wspominają o niej, jako jednym z kluczowych narzędzi wspierających komunikację, jednak nie po­święcają zbyt wiele miejsca na dogłębne wyjaśnienie tematu. Zatem jaka jest rola Kierownika Projektu w procesie facylitacji? Co należy zrobić, aby facylitacja była efek­tywnie wbudowana w proces projektowy?


O co chodzi z tą facylitacją?

Facylitacja jest procesem prowadzenia spo­tkań, w którym niezależny facylitator pozwala w optymalnym czasie z jak największym wy­korzystaniem potencjału osób uczestniczą­cych osiągnąć oczekiwane rezultaty. Facylita­tor planuje spotkanie i buduje agendę, określa etapy oraz czas trwania, wybiera narzędzia i techniki, dzięki którym uczestnicy będą w stanie najłatwiej dojść do zaplanowanego rezultatu spotkania.

Można powiedzieć, że facylitator jest mi­strzem pracy z grupą i jest do tego wszech­stronnie przygotowany: posiada nie tylko umiejętności miękkie (wyczucie, odpowied­ni sposób komunikacji, empatię, odwagę w podejmowaniu decyzji, umiejętność pracy w stresie, elastyczność, orientację na pomy­sły), ale także zna cały arsenał technik, narzędzi, metodyk twardych (narzędzia do zbierania informacji, analizy, priorytetyzacji, podejmo­wania decyzji, planowania działań i wdrożenia – wszystko w odpowiednim dopasowaniu do grupy).

W jednym zdaniu: facylitacja jest procesem, który ma zaangażować grupę w osiągnięcie celu.

Czym facylitacja nie jest?

W rozmowach na temat facylitacji często słyszę, że facylitator to moderator albo negocjator. Czasem pojawia się słowo coach. Niektórzy twierdzą, że to inna nazwa na coś, co już istnieje, ale jest sprzedawane w innym opakowaniu.

Jest pomiędzy tymi rolami kilka powiązań, jednak przyglądając się okiem eksperta można zrozumieć, że każda z nich zajmuje się innym obszarem, wymaga innego przygotowania merytorycznego oraz różnorodnych form zaangażowania grupy.

FACYLITACJA NIE JEST:

  1. Coachingiem grupowym  
    Coaching grupowy jest procesem rozwoju, ale wspierającym jednostkę. Pozwala on poszcze­gólnym osobom z grupy ulepszać swoje umie­jętności. Jest stosowany w małych grupach, w parach. Ponadto zgłębia procesy wewnętrz­ne uczestników. Facylitacja z kolei wspiera grupę, skupia się na osiągnięciu celu, może być stosowana przy grupach liczących nawet kilkaset osób i nie wchodzi w relacje.
  2. Mediacją  
    Mediacja to proces osiągnięcia porozumienia między stronami przy udziale bezstronnego i neutralnego mediatora. Facylitacja nie za­kłada istnienia konfliktu, można ją wykorzy­stywać w zgodnym zespole do usprawnienia procesów podejmowania wspólnych decyzji.
  3. Moderacją  
    Moderowanie pracy grupy skupia się na dwóch obszarach: zarówno na pracy merytorycznej grupy, ale także na relacjach pomiędzy człon­kami grupy i dynamice procesów grupowych. Moderator zatem może wykazywać się wiedzą ekspercką w danym temacie. Facylitacja sku­pia się na bezstronnym modelowaniu procesu, a elementy miękkie jak relacje i dynamikę gru­py wykorzystuje jako sugestię do odpowied­niego wyboru narzędzi i technik pracy.
  4. Szkoleniem  
    Szkolenie samo w sobie zakłada przekazanie przez trenera wiedzy merytorycznej z określo­nego tematu uczestnikom. Facylitator nato­miast nie jest osobą merytoryczną, nie wyraża swojego zdania ani opinii względem omawia­nego tematu.

Gdzie wykorzystywać facylitację?

Facylitację można zastosować przy pojedyn­czym spotkaniu lub jako pewien cykl, który zapewni spójność działań realizowanych w ra­mach grupy. Jeśli chcesz zbudować strategię firmy na najbliższe trzy lata, na pewno nie skończy się na jednym spotkaniu.

PRZYKŁADY STOSOWANIA FACYLITACJI:

  • podniesienie efektywności spotkań,
  • przed zespołem stoi złożony problem,
  • prowadzone spotkania są ograniczone czasowo i wymagają sprawnej organizacji przy jednoczesnym zachowaniu celów spotkania,
  • zespół widzi problemy we wspólnym osiąganiu celów spotkania,
  • jest potrzebny cykl spotkań, który ma na celu: zbudowanie zespołu, wdrożenie zmiany w organizacji, optymalizacji procesów, rozwiązywaniu sporów grupowych,
  • podczas sesji strategicznych,
  • podczas planowania przedsięwzięć,
  • do diagnozy potrzeb rozwojowych,
  • w trakcie realizacji projektu

W jaki sposób włączyć facylitację w zarządzanie projektami?

Metodyki zarządzania projektami uwzględ­niają facylitację jako niezwykle skuteczne na­rzędzie przy prowadzeniu projektu. Podejście AgilePM wymienia Warsztaty Facylitowane jako jedną z pięciu głównych praktyk. Zatem pytanie brzmi, jak skutecznie wykorzystać fa­cylitację?

Które obszary projektu wymagają facylitacji?

W ramach projektu można wykorzystać fa­cylitację do większości prac koncepcyjnych, podejmowania decyzji, wypracowania kon­sensusu czy nawet podsumowania projektu. Dobrymi przykładami są: stworzenie planu projektu, zbieranie i priorytetyzowanie wyma­gań, przeprowadzenie retrospektywy, określa­nie zakresu i celów projektu oraz poszczegól­nych etapów, przegląd rozwiązania, podjęcie decyzji o podejściu technicznym w zespole deweloperskim, wypracowanie wspólnej De­finicji Ukończenia, opracowanie listy ryzyk, przeprowadzenie spotkania z interesariuszami projektu.

Czy do wszystkich powyższych zadań należy wykorzystywać facylitację? Oczywiście, że nie. Z niektórymi wyzwaniami zespół będzie w stanie poradzić sobie sam. Jednak sygnała­mi wskazującymi, że warto rozważyć facylita­cję będą:

  • duże emocje i różne punkty widzenia,
  • krótki czas spotkania przy złożonym temacie,
  • rezultat spotkania ma szeroki wpływ na projekt i jego sukces,
  • uczestnicy spotkania to wysoko umocowani interesariusze,
  • nie ma jasnego i jednego poprawnego rozwiązania sytuacji – grupa musi podjąć ryzykowne decyzje,
  • temat jest skomplikowany, specjalistyczny i będzie wymagał zaangażowania złożonych narzędzi i technik, aby dojść do porozumienia pomiędzy biznesem a technologią.

Powyższe czynniki mogą powodować trudności w osiągnięciu konsensusu czy utrzymaniu ram czasowych. Wtedy odpowiednie narzędzia i czujne oko facylitatora będą niezbędne, aby bezpiecznie i konstruktywnie dojść do rozwiązania.

Czy Kierownik Projektu może pełnić rolę facylitatora?

W świecie idealnym facylitator powinien być absolutnie niezależny względem omawia­nego tematu, zatem Kierownik Projektu nie powinien pełnić roli facylitatora. Biorąc jednak pod uwagę, że facylitacja nie jest jeszcze tak szeroko rozpowszechniona, a także ze wzglę­du na brak zasobów czy dostępności oczekuje się, że to właśnie Kierownik Projektu będzie pełnił taką rolę.

Znajomość technik facylitacji przez Kie­rownika Projektu jest pewnym oczywistym procesem. Zasadniczą częścią bieżącej pra­cy Kierownika Projektu jest współdziałanie z interesariuszami, zespołami technicznymi, Komitetem Sterującym oraz organizacja i pro­wadzenie spotkań, odpowiednie sterowanie procesem, aby projekt mógł osiągnąć sukces. Zatem znajomość facylitacji powinna być wpi­sana w ścieżkę rozwoju każdego Kierownika Projektu. Ułatwi to bieżącą realizację działań, a także sprawi, że podejmowane decyzje będą wyższej jakości, uczestnicy bardziej zaanga­żowani i odpowiedzialni za rezultaty, a czas spotkań znacznie się skróci. Innymi słowy – poprawi się efektywność całego projektu.

Zatem jakie umiejętności powinien rozwijać Kierownik Projektu, aby stać się efektywnym facylitatorem?

Tony Mann, jeden z czołowych światowych facylitatorów, twórca modelu Process Ice­berg® wskazuje profil facylitatora. Określa on cechy, którymi powinien charakteryzować się skuteczny facylitator.

Facylitatorzy, którzy wykazują wysoki po­ziom powyższych czynników będą bardziej skuteczni w prowadzeniu spotkań. Powyższe cechy można zebrać w cztery główne obszary rozwoju: reakcja na zmiany, podejście do pro­cesu, zakres wiedzy, reakcja na stres, szyb­kość reakcji. Ponadto zrozumienie własnego stylu komunikacji, podejścia do pracy w ze­spole, preferencji dotyczących wyboru zadań i sposobu ich realizacji sprawiają, że facylita­cja staje się bardziej świadomym procesem. Narzędziami, które pomogą zrozumieć własne podejście są Test Gallupa czy wskaźnik indy­widualnych preferencji MBTI®.



Źródło: wg T. Mann, Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy magia, 2015, Warszawa

Facylitator w organizacji

Umiejętność facylitacji u Kierownika Projektu jest ważna nie tylko w kontekście jednej realizacji. Na co dzień Kierownik Projektu wykorzystuje facylitację w swoim projekcie, a w sytuacjach kluczowych pełni rolę pełnoprawnego facylitatora warsztatów w sąsiednich projektach. Dzięki budowaniu kompetencji facylitatorskich wewnątrz organizacji, tworzy się struktura kompetencji, która ma coraz większe znaczenie w efektywnej realizacji przedsięwzięć biznesowych.