Facylitacja jeszcze mało znana w Polsce, powoli zaczyna kiełkować w głowie każdego Kierownika Projektu. Każdy coś o niej słyszał, ale często bez większych konkretów. Podejścia opisane w PMBOK® Guide oraz w przewodniku AgilePM® wspominają o niej, jako jednym z kluczowych narzędzi wspierających komunikację, jednak nie poświęcają zbyt wiele miejsca na dogłębne wyjaśnienie tematu. Zatem jaka jest rola Kierownika Projektu w procesie facylitacji? Co należy zrobić, aby facylitacja była efektywnie wbudowana w proces projektowy?
O co chodzi z tą facylitacją?
Facylitacja jest procesem prowadzenia spotkań, w którym niezależny facylitator pozwala w optymalnym czasie z jak największym wykorzystaniem potencjału osób uczestniczących osiągnąć oczekiwane rezultaty. Facylitator planuje spotkanie i buduje agendę, określa etapy oraz czas trwania, wybiera narzędzia i techniki, dzięki którym uczestnicy będą w stanie najłatwiej dojść do zaplanowanego rezultatu spotkania.
Można powiedzieć, że facylitator jest mistrzem pracy z grupą i jest do tego wszechstronnie przygotowany: posiada nie tylko umiejętności miękkie (wyczucie, odpowiedni sposób komunikacji, empatię, odwagę w podejmowaniu decyzji, umiejętność pracy w stresie, elastyczność, orientację na pomysły), ale także zna cały arsenał technik, narzędzi, metodyk twardych (narzędzia do zbierania informacji, analizy, priorytetyzacji, podejmowania decyzji, planowania działań i wdrożenia – wszystko w odpowiednim dopasowaniu do grupy).
W jednym zdaniu: facylitacja jest procesem, który ma zaangażować grupę w osiągnięcie celu.
Czym facylitacja nie jest?
W rozmowach na temat facylitacji często słyszę, że facylitator to moderator albo negocjator. Czasem pojawia się słowo coach. Niektórzy twierdzą, że to inna nazwa na coś, co już istnieje, ale jest sprzedawane w innym opakowaniu.
Jest pomiędzy tymi rolami kilka powiązań, jednak przyglądając się okiem eksperta można zrozumieć, że każda z nich zajmuje się innym obszarem, wymaga innego przygotowania merytorycznego oraz różnorodnych form zaangażowania grupy.
FACYLITACJA NIE JEST:
- Coachingiem grupowym
Coaching grupowy jest procesem rozwoju, ale wspierającym jednostkę. Pozwala on poszczególnym osobom z grupy ulepszać swoje umiejętności. Jest stosowany w małych grupach, w parach. Ponadto zgłębia procesy wewnętrzne uczestników. Facylitacja z kolei wspiera grupę, skupia się na osiągnięciu celu, może być stosowana przy grupach liczących nawet kilkaset osób i nie wchodzi w relacje. - Mediacją
Mediacja to proces osiągnięcia porozumienia między stronami przy udziale bezstronnego i neutralnego mediatora. Facylitacja nie zakłada istnienia konfliktu, można ją wykorzystywać w zgodnym zespole do usprawnienia procesów podejmowania wspólnych decyzji. - Moderacją
Moderowanie pracy grupy skupia się na dwóch obszarach: zarówno na pracy merytorycznej grupy, ale także na relacjach pomiędzy członkami grupy i dynamice procesów grupowych. Moderator zatem może wykazywać się wiedzą ekspercką w danym temacie. Facylitacja skupia się na bezstronnym modelowaniu procesu, a elementy miękkie jak relacje i dynamikę grupy wykorzystuje jako sugestię do odpowiedniego wyboru narzędzi i technik pracy. - Szkoleniem
Szkolenie samo w sobie zakłada przekazanie przez trenera wiedzy merytorycznej z określonego tematu uczestnikom. Facylitator natomiast nie jest osobą merytoryczną, nie wyraża swojego zdania ani opinii względem omawianego tematu.
Gdzie wykorzystywać facylitację?
Facylitację można zastosować przy pojedynczym spotkaniu lub jako pewien cykl, który zapewni spójność działań realizowanych w ramach grupy. Jeśli chcesz zbudować strategię firmy na najbliższe trzy lata, na pewno nie skończy się na jednym spotkaniu.
PRZYKŁADY STOSOWANIA FACYLITACJI:
- podniesienie efektywności spotkań,
- przed zespołem stoi złożony problem,
- prowadzone spotkania są ograniczone czasowo i wymagają sprawnej organizacji przy jednoczesnym zachowaniu celów spotkania,
- zespół widzi problemy we wspólnym osiąganiu celów spotkania,
- jest potrzebny cykl spotkań, który ma na celu: zbudowanie zespołu, wdrożenie zmiany w organizacji, optymalizacji procesów, rozwiązywaniu sporów grupowych,
- podczas sesji strategicznych,
- podczas planowania przedsięwzięć,
- do diagnozy potrzeb rozwojowych,
- w trakcie realizacji projektu
W jaki sposób włączyć facylitację w zarządzanie projektami?
Metodyki zarządzania projektami uwzględniają facylitację jako niezwykle skuteczne narzędzie przy prowadzeniu projektu. Podejście AgilePM wymienia Warsztaty Facylitowane jako jedną z pięciu głównych praktyk. Zatem pytanie brzmi, jak skutecznie wykorzystać facylitację?
Które obszary projektu wymagają facylitacji?
W ramach projektu można wykorzystać facylitację do większości prac koncepcyjnych, podejmowania decyzji, wypracowania konsensusu czy nawet podsumowania projektu. Dobrymi przykładami są: stworzenie planu projektu, zbieranie i priorytetyzowanie wymagań, przeprowadzenie retrospektywy, określanie zakresu i celów projektu oraz poszczególnych etapów, przegląd rozwiązania, podjęcie decyzji o podejściu technicznym w zespole deweloperskim, wypracowanie wspólnej Definicji Ukończenia, opracowanie listy ryzyk, przeprowadzenie spotkania z interesariuszami projektu.
Czy do wszystkich powyższych zadań należy wykorzystywać facylitację? Oczywiście, że nie. Z niektórymi wyzwaniami zespół będzie w stanie poradzić sobie sam. Jednak sygnałami wskazującymi, że warto rozważyć facylitację będą:
- duże emocje i różne punkty widzenia,
- krótki czas spotkania przy złożonym temacie,
- rezultat spotkania ma szeroki wpływ na projekt i jego sukces,
- uczestnicy spotkania to wysoko umocowani interesariusze,
- nie ma jasnego i jednego poprawnego rozwiązania sytuacji – grupa musi podjąć ryzykowne decyzje,
- temat jest skomplikowany, specjalistyczny i będzie wymagał zaangażowania złożonych narzędzi i technik, aby dojść do porozumienia pomiędzy biznesem a technologią.
Powyższe czynniki mogą powodować trudności w osiągnięciu konsensusu czy utrzymaniu ram czasowych. Wtedy odpowiednie narzędzia i czujne oko facylitatora będą niezbędne, aby bezpiecznie i konstruktywnie dojść do rozwiązania.
Czy Kierownik Projektu może pełnić rolę facylitatora?
W świecie idealnym facylitator powinien być absolutnie niezależny względem omawianego tematu, zatem Kierownik Projektu nie powinien pełnić roli facylitatora. Biorąc jednak pod uwagę, że facylitacja nie jest jeszcze tak szeroko rozpowszechniona, a także ze względu na brak zasobów czy dostępności oczekuje się, że to właśnie Kierownik Projektu będzie pełnił taką rolę.
Znajomość technik facylitacji przez Kierownika Projektu jest pewnym oczywistym procesem. Zasadniczą częścią bieżącej pracy Kierownika Projektu jest współdziałanie z interesariuszami, zespołami technicznymi, Komitetem Sterującym oraz organizacja i prowadzenie spotkań, odpowiednie sterowanie procesem, aby projekt mógł osiągnąć sukces. Zatem znajomość facylitacji powinna być wpisana w ścieżkę rozwoju każdego Kierownika Projektu. Ułatwi to bieżącą realizację działań, a także sprawi, że podejmowane decyzje będą wyższej jakości, uczestnicy bardziej zaangażowani i odpowiedzialni za rezultaty, a czas spotkań znacznie się skróci. Innymi słowy – poprawi się efektywność całego projektu.
Zatem jakie umiejętności powinien rozwijać Kierownik Projektu, aby stać się efektywnym facylitatorem?
Tony Mann, jeden z czołowych światowych facylitatorów, twórca modelu Process Iceberg® wskazuje profil facylitatora. Określa on cechy, którymi powinien charakteryzować się skuteczny facylitator.
Facylitatorzy, którzy wykazują wysoki poziom powyższych czynników będą bardziej skuteczni w prowadzeniu spotkań. Powyższe cechy można zebrać w cztery główne obszary rozwoju: reakcja na zmiany, podejście do procesu, zakres wiedzy, reakcja na stres, szybkość reakcji. Ponadto zrozumienie własnego stylu komunikacji, podejścia do pracy w zespole, preferencji dotyczących wyboru zadań i sposobu ich realizacji sprawiają, że facylitacja staje się bardziej świadomym procesem. Narzędziami, które pomogą zrozumieć własne podejście są Test Gallupa czy wskaźnik indywidualnych preferencji MBTI®.
Źródło: wg T. Mann, Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy magia, 2015, WarszawaFacylitator w organizacji
Umiejętność facylitacji u Kierownika Projektu jest ważna nie tylko w kontekście jednej realizacji. Na co dzień Kierownik Projektu wykorzystuje facylitację w swoim projekcie, a w sytuacjach kluczowych pełni rolę pełnoprawnego facylitatora warsztatów w sąsiednich projektach. Dzięki budowaniu kompetencji facylitatorskich wewnątrz organizacji, tworzy się struktura kompetencji, która ma coraz większe znaczenie w efektywnej realizacji przedsięwzięć biznesowych.
Trener i konsultant Altkom Akademii. Specjalizuje się w podejściu zwinnym zarówno w ujęciu metodyki, jak i aspektów miękkich. Jest certyfikowanym Project Managerem oraz Facylitatorem. Od kilku lat projektuje i prowadzi szkolenia w oparciu o sprawdzone techniki i narzędzia oraz stosuje autorskie ćwiczenia i symulacje. Zarządzała projektami w branży eventowej, marketingu oraz IT.