Jak wiecie, żyjemy w świecie, w którym zmiany technologiczne dzieją się niezwykle dynamiczne i są nieprzewidywalne – oto era BANI. Jakiś czas temu mój zaprzyjaźniony trener biznesu Wojtek został poproszony o zaprojektowanie warsztatu, na którym uczestnicy mieli wypracować nowe standardy i procedury obsługi klienta. Sponsorowi zależało na rozbudzeniu kreatywności uczestników. Chciał aby wypracowane rozwiązania były naprawdę oryginalne i innowacyjne. Wojtek miał opracować plan sesji i przygotować do ich poprowadzenia (z kilkoma grupami) dwóch menedżerów tej firmy. Sesja została opracowana, menedżerowie przeszkoleni.
Pierwszą sesję otworzył Wojtek kilkoma tzw. lodołamaczami – pozwalającymi na przełamanie pierwszych lodów, barier, oporów między uczestnikami szkolenia i ćwiczeniami pobudzającymi do kreatywnego myślenia. Kolejną część, poświęconą wypracowywaniu pomysłów, prowadzili już samodzielnie menedżerowie pod opieką Wojtka. Pierwszy warsztat zakończył się sukcesem. Przed kolejnym menedżerowie poprosili Wojtka, aby pominąć pierwszą część warsztatu. Pomimo protestów trenera i tłumaczenia jak ważny jest to element całego warsztatu menedżerowie zadecydowali, że tym razem od razu przejdą do sedna, czyli pracy nad nowymi pomysłami. Efekt – brak zaangażowania, pomysły powierzchowne w stylu „odgrzewanych kotletów”. Zdumieni menedżerowie dziwili się, że tym razem nie wyszło. A w sumie nic w tym dziwnego. Nie wyszło, bo większość z nas nie potrafi na zawołanie być kreatywnym i pomysłowym, zwłaszcza, gdy oczekuje się od nas oryginalności. Ludziom trzeba stworzyć odpowiednie warunki do twórczej pracy. Rozkręcić, rozruszać, podać narzędzia stymulujące kreatywną pracę. O takie warunki potrafi zadbać dobry facylitator, czyli ktoś kto pomoże stworzyć atmosferę zaufania, otwartości, swobody wymiany myśli, poszukiwania pomysłów i zadba o zarezerwowanie odpowiedniego czasu na dokonanie rozważnego wyboru rozwiązania.
Co to jest facylitacja?
Facylitator i narzędzia facylitacji pomagają firmom i zespołom w rozwiązywaniu złożonych problemów biznesowych i organizacyjnych. Facylitacja to narzędzie, które możemy używać w sytuacjach poszukiwania rozwiązania problemu, w drodze negocjacji zespołowych, nim strony popadną w impas. To zbiór umiejętności zarządzania spotkaniem, które każdy może wykorzystać, aby zwiększyć jego efektywność. Ileż to czasu spędzamy na nieefektywnych spotkaniach? Stracony czas, pieniądze i zaangażowanie uczestników. A wystarczy kilka technik facylitacji aby standardowe, czasami nudne spotkanie przerodzić w twórcze i konstruktywne.
Facylitacja to podejście do pracy. Podejście, które idealnie sprawdza się w dzisiejszych czasach funkcjonowania gospodarki opartej na wiedzy. Coraz częściej od pracowników wymaga się nie tylko realizacji powierzonych obowiązków zgodnie z obowiązującymi procedurami i regulaminami, lecz także tworzenia innowacyjnych rozwiązań, kreowania wartości dodanej, przewyższania oczekiwań, a nawet przesuwania horyzontu. Mają być nie tylko wykonawcami, realizatorami zadań, ale twórcami, projektantami nowych rozwiązań, produktów, usług.
Kim jest facylitator?
Facylitator wspiera zespół w procesie analizy i twórczego rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji, planowania, zarządzania i przywództwa, a także w procesie uczenia się. Ułatwia dochodzenie do wspólnych wniosków, znajdowanie rozwiązań, które każdy uczestnik grupy akceptuje. To katalizator zdrowych relacji w grupie. Główną rolą facylitatora jest takie prowadzenie dyskusji i pracy grupy, aby ułatwić uczestnikom osiągnięcie założonych celów i dbanie o to, by grupa koncentrowała się na wcześniej uzgodnionych zagadnieniach. Jest odpowiedzialny za proces, uważnie obserwując uczestników i elastycznie dopasowując przygotowane techniki do tego, co jest w danym momencie potrzebne grupie i co pomaga uczestnikom w optymalnym zaangażowaniu. Jest aktywatorem energii, przewodnikiem, „budowniczym mostów”, przysłuchuje się i dopytuje, przewiduje objawy napięć, znużenia lub obniżenia zaangażowania, aby zawczasu na nie zareagować.
Fot. Pixabay.comTony Mann i Jolanta Marszewska w książce Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy magia porównują facylitatora do żonglera. „Żongler umiejętnie i bardzo szybko wprawia w ruch każdy talerz, którym żongluje tak, aby nadać mu odpowiednią prędkość obrotową zanim talerz starci moment pędu i spadnie na ziemię.” Facylitator nadaje rytm, stymuluje do pracy, angażuje wszystkich członków grupy, dobiera odpowiednie metody i narzędzia pracy.
Ale najważniejszym jest to, że facylitatorem nie musi być ktoś z zewnątrz, z powodzeniem rolę facylitatora może pełnić menedżer, lider zespołu, kierownik projektu, ekspert w określonej dziedzinie czy pracownik działu HR. Każdy, komu zależy na poprawie efektywności spotkań, poszukiwaniu wspólnych rozwiązań, pomysłów czy wartościowych decyzji i opanuje podstawy dotyczące pracy z grupą.
W latach trzydziestych XX wieku Klub Alpinistyczny w USA stworzył listę przedmiotów, które koniecznie powinna mieć ze sobą osoba pragnąca badać dziką przyrodę (zapałki, koc, latarkę etc.). Listę tą nazwano 10 podstawami. A jakie są podstawy dla osób, które chcą eksplorować ludzką pomysłowość? W co powinien wyposażyć się menedżer, lider projektu czy trener wykorzystujący w swojej pracy facylitację?
10 podstaw facylitatora
- Szacunek dla ludzi i ich poglądów.
- Wiara w prawo grupy do dokonywania własnych wyborów.
- Umiejętność odstawiania na bok osobistych opinii.
- Zdolność słuchania na 110% i sprawiania, że każdy uczestnik spotkania czuje się potrzebnym, ważnym i wysłuchanym.
- Specjalne okulary umożliwiające widzenie tego, co nie jest widoczne na pierwszy rzut oka czyli umiejętność obserwowania grupy, jej uczestników i relacji interpersonalnych.
- Umiejętność budowania atmosfery zaangażowania, otwartości zaufania.
- Zdolność czerpania przyjemności z przyczyniania się do sukcesu innych.
- Opanowanie sztuki zadawania pytań (pytań prowokujących do myślenia, pomagających dostrzec rzeczy, które wcześniej pozostawały niewidoczne, spojrzeć na dane wyzwanie z zupełnie innej perspektywy).
- Zdolność pobudzania kreatywności i jak najlepszego wykorzystania wkładu każdego z członków grupy.
- Wiara w potencjał jednostki i mądrość grupy.
Analiza Pola Sił (APS) – przykład narzędzia facylitacji
Przykładem prostego a przydatnego narzędzia stosowanego bardzo często przez facylitatorów i coachów jest Analiza Pola Sił (APS). Narządzie to z powodzeniem może być stosowane samodzielnie przez menedżera czy lidera projektu do analizy zaistniałego problemu czy wdrażania zmiany.
Metoda opiera się na teorii istnienia równowagi sił utrzymujących status quo Kurta Levina. Teoria ta mówi, że każde zachowanie (na przykład pracownika w zespole, członka grupy w organizacji) jest wypadkową działania sił dwojakiego rodzaju: napędowych i hamulcowych. Siły napędowe mogą prowadzić do wzrostu efektywności, chociaż w niektórych przypadkach mogą też spowodować wzrost sił hamulcowych. Zasada współistnienia sił hamulcowych i napędowych jest kluczowa w procesie zmiany: każdemu naciskowi mającemu skłonić do zmiany zachowania towarzyszą naturalne siły zmierzające do zachowania status quo i opierania się wprowadzeniu nowych wzorców zachowań. Znajomość tego mechanizmu i uwzględnienie jego istnienia jest podstawą zaplanowania efektywnego programu wdrażania zmian. Wykonana APS może być bazą do opracowania planu działań ograniczających ryzyko porażki we wdrożeniu zmiany czy do badania opłacalności zmiany.
W celu wykorzystania Analizy Pola Sił, należy spojrzeć na dany problem jak na układ dwóch grup sił. Jeśli dążymy do zmiany obecnego stanu rzeczy, musimy naruszyć istniejącą równowagę. Najpierw należy jednak określić przeciwstawne siły: sprzyjające i hamulcowe, przeszkadzające w osiągnięciu zamierzonego celu, a następnie zdecydować, które należy zmienić. Będzie to zależne od wielu uwarunkowań. Zazwyczaj jednak przyjmuje się, że łatwiej jest zmienić siły ograniczające.
Rys. 1 Diagram Pola Sił
Źródło: Opracowanie własne Jak zrobić analizę pola sił?
- Na górze kartki/flipcharta – pośrodku diagramu przedstaw temat – aktualną sytuację, a poniżej zapisz swój cel, sytuację docelową. Możesz przedstawić temat w formie rysunkowej (w sposób dosłowny albo abstrakcyjny-metaforyczny). Jeśli wybierzesz metaforę to podpisz rysunek, aby mieć pewność, że wszyscy uczestnicy mają jasność co do tematu.
- Po jednej stronie kartki zapisz wszystkie pomysły, jakie wygeneruje grup związane z tym, co wspiera Cię/Twój zespół w realizacji tego celu/zmiany. To mogą być zarówno Wasze umiejętności, zasoby które masz i do których masz łatwy dostęp, ludzie, motywacja i wytrwałość oraz inne sprawy, dzięki którym przybliżasz się do tego celu.
- Po drugiej stronie kartki zapisz, co powstrzymuje Cię/Twój zespół przed realizacją tego celu/zmiany. Co Wam przeszkadza, utrudnia. To może na przykład być brak umiejętności i zasobów albo jakiś czynnik zewnętrzny. Mogą być to też ludzie, dla których korzystniejsze jest żebyś tego celu nie zrealizował i żeby wszystko pozostało „po staremu”.
- Do każdej siły wspierającej i hamulcowej możesz dopisać jaką ma ona siłę (np. w skali od 1 do 10). Podsumuj wyniki – jaką w sumie mają siłę siły wspierające, a jaką hamulcowe.
- Przeanalizuj diagram pod kątem możliwości zmian określonych czynników dla osiągnięcia zamierzonego celu.
– Ustal 3 podstawowe czynniki pobudzające
– Ustal 3 podstawowe czynniki hamujące
– Określ działania, które mogą wzmocnić czynniki sprzyjające (możesz do tego wykorzystać burzę mózgów lub inne kreatywne narzędzie poszukiwania pomysłów).
– Określ działania mogące osłabić/zneutralizować czynniki hamujące – co i jak zrobić, żeby nie miały aż takiego wpływu. Jakich zmian dokonam?
– Pamiętaj jednak aby skoncentrować się bardziej na zmniejszaniu oddziaływania sił negatywnych gdyż nadmierne wzmacnianie sił pozytywnych może spowodować efekt obronny sił hamulcowych. - Określ, czy wybrane rozwiązanie jest możliwe do wykonania.
– Jeśli TAK – przygotowuj plan działania (z dokładnym określeniem działań: kto? co? czym? kiedy? gdzie?)
– Jeśli NIE – poszukaj innego rozwiązania. - Pozostaje już tylko wprowadzić plan w życie a po pewnym czasie ocenić efekty wprowadzonych zmian. Powodzenia!
Specjalista ds. zarządzania zasobami ludzkimi, trener i certyfikowany coach ICF, mgr filologii hiszpańskiej. Ukończyła polsko-austriacką szkołę dla trenerów WIFI Osterreich w Wiedniu oraz francuską Szkołę Dystrybucji ECAL (Ecole de la Distribution) we Francji. Od kilkunastu lat w biznesie, zajmowała się przygotowywaniem programów rozwojowych, doskonaleniem kompetencji pracowników różnych szczebli (zwłaszcza kadry menedżerskiej) oraz tworzeniem i wdrażaniem efektywnych rozwiązań i narzędzi w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Pracowała jako HR Biznes Partner w Grupie Netia. Uczennica Johna Scherera i Amy Barnes – autorytetów w zakresie tworzenia efektywnych zespołów w organizacji. Obecnie pracuje we Wrocławskim Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. w Dziale HR jako starszy specjalista ds. systemów HR.