Trzy kolejne wersje PMBOK®Guide’a wymieniają facylitację jako technikę pracy grupowej, która pozwala na zbudowanie zespołu,dystrybuowanie informacji, oraz identyfikowanie ryzyk. Facylitacja kieruje się swoimi prawami, żeby była skuteczna, a nasz artykuł opowie o nich, by wyjaśnić jak może być ona stosowana w projektach.
Technika ta staje się coraz bardziej popularna ponieważ pozwala dojść zespołowi do samodzielnej decyzji, jednak z udziałem osoby, która potrafi odpowiednio pokierować rozmową tak, by uczestnicy nie zrobili sobie nawzajem „krzywdy”.
Zgodnie z jedną z definicji „facylitacja to każde działanie, które powoduje, że zadanie jest łatwe dla innych lub zadania, które są wspierane przez innych”. Celem facylitacji jest zapewnienie, żeby spotkania i warsztaty były zaprojektowane, oraz prowadzone w sposób skuteczny.
Kim jest facylitator?
Facylitator to osoba wykwalifikowana w wykorzystaniu odpowiednich do zadania: procesu, modeli, technik i narzędzi.
Wśród nich znajdują się:
- Parafrazowanie wg. modelu Feedback,
- Model czteropolówki,
- Sytuacja, Propozycja, Oczekiwane
- Rezultaty (SPO),
- Model Process Iceberg®,
- Symptom, Przyczyna, Działanie (SCA),
- Alegorie,
- Opowiadanie Historii.
W związku z tym, takie działanie już nie wygląda na łatwe zwłaszcza, że trzeba wziąć pod uwagę, że od facylitatora dodatkowo oczekuje się bezstronności, a to może nie być takie łatwe, jeśli sam jest zaangażowany (w pracę lub emocjonalnie) w rezultaty.
Za co odpowiada facylitator?
W facylitacji stawia się mocny nacisk na rozróżnienie odpowiedzialności za proces od odpowiedzialności za zadanie.
Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami, proces oznacza pewne działania prowadzące do określonego rezultatu. Standardy takie jak PMBOK®Guide lub PRINCE2® nie definiują zawartości tego, co w procesie jest przetwarzane – podobnie w podręczniku facylitacji nie definiuje się zawartości tego, co
mamy osiągnąć. Podręcznik określa to jako „Zadanie”. Kilka zrealizowanych zadań łącznie pozwala nam na osiągnięcie celu. W przypadku zarządzania projektami może tym celem być: zrealizowanie projektu w ramach ograniczeń trójkąta projektu. A zadania w, których nam facylitacja może pomóc to np. identyfi kowanie ryzyk.
Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami również w facylitacji należy uwzględnić interesariuszy, zwłaszcza, że warsztat może być realizowany w oparciu o różne formaty. Formatem nazywamy sposób wykorzystania zasobów w trakcie spotkania i tak:
- Grupa – oznacza, że interesariusze zaangażowani będą pracowali razem,
- Każdy – znaczy, że każdy będzie pracował sam,
- Wszyscy do jednego – będzie powodować, że wszystkie osoby będą razem pracowały nad jednym problemem,
- Jeden do wszystkich – jedna osoba pracuje w imieniu osób pozostałych, np. gdy ma największe doświadczenie.
Spośród wszystkich interesariuszy w facylitacji wymienia się dwóch kluczowych. Za zadanie odpowiada Lider zadania, a za proces odpowiada facylitator. W związku z tym od Lidera zadania oczekujemy wiedzy specjalistycznej z zakresu zadania, a od facylitatora tej wiedzy już się nie spodziewamy, ponieważ jego rolą jest „panowanie” nad sposobem prowadzenia spotkania. Taka wiedza specjalistyczna mogłaby nawet być przeszkodą, gdyby Facylitator chciał się zaangażować w merytoryczne rozwiązywanie problemu.
W kontekście zarządzania projektami w związku z tym raczej nie oczekiwalibyśmy od Kierownika Projektu pełnienia roli facylitatora, ale możemy spodziewać się, że przyjmie on/ona rolę Lidera zadania. Również w podręczniku DSDM Atern (najbardziej kompleksowej metodzie agile) znajdziemy wyraźną sugestię, że facylitator to oddzielna i niezależna od Kierownika Projektu rola.
Skuteczny facylitator powinien (za Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy magia, Tony Mann, Jolanta Marszewska):
- być zorientowany na zmiany,
- być odważny w podejmowaniu ryzyka,
- być zorientowany na generowanie pomysłów,
- być elastyczny,
- być szybki w reagowaniu i działaniu,
- być zorientowany na proces,
- być „Niezauważalnym katalizatorem”,
- być ekstrawertykiem,
- być w stanie zachować spokój w stresie,
- posiadać niski poziom stresu,
- posiadać szeroki zakres wiedzy biznesowej.
www.sxc.hu
Szacowanie czasu i kosztu facylitacji
Oprócz znalezienia takiego specjalisty od prowadzenia spotkań musimy także w jakiś sposób oszacować czas konieczny do przeprowadzenia warsztatów.
Tutaj pojawia się jednak pewne ryzyko:
- O ile z zagadnieniami, które są pewne (tzn. pytanie na które trzeba udzielić odpowiedź jest jasne, a odpowiedź jest łatwa do uzyskania od uczestników warsztatu), to łatwiej jest również oszacować konieczny czas, a sama realizacja nie powinna odbiegać od założeń.
- W przypadku kiedy mamy do czynienia ze złożonością (tzn. pytanie jest jasne, ale odpowiedź nie jest jeszcze znana) to czas pierwotnie szacowany może w trakcie realizacji warsztatu wydłużyć się nawet 2,5 krotnie.
- Ostatecznie kiedy mamy do czynienia z niepewnością (pytanie/problem/zagadnienie nie jest znane i należy najpierw je/go zrozumieć, by znaleźć odpowiedź lub rozwiązanie) to faktyczny czas samego warsztatu może wydłużyć się nawet 4,25 razy.
Dodatkowo rolą facylitatora jest odpowiednie zarządzanie „złotym trójkątem facylitacji”. Tak jak w przypadku „trójkąta projektu”, gdzie w zależności pomiędzy sobą pozostają „zakres-czas-koszt” tak w przypadku facylitacji mamy zależne od siebie „zadanie-czas-dojrzałość grupy” lub „zadanie-czas-proces”. To oznacza, że czas realizacji zależny jest od zadania (co znamy z zarządzania projektami jako zakres), oraz od dojrzałości grupy/procesu czyli trudności realizacji danego zadania. Poziom trudności może jednak oszacować tylko doświadczony facylitator.
Oznacza to, że Kierownik Projektu, podobnie jak w przypadku szacowania innych zadań w projekcie, powinien raczej skorzystać z pomocy facylitatora już na etapie planowania, by móc uwzględnić właściwy czas i koszt. Za takim rozwiązaniem przemawia również konieczność uwzględnienia wymagań organizacyjnych dotyczących lokalizacji jak i wyposażenia warsztatów co również będzie wpływało na budżet.
Może się jednak okazać, że takie zasoby w projekcie wcale nie będą potrzebne. Facylitacja nie jest lekiem na każdy problem. Może się okazać, że pomimo tego, że jej zastosowanie jest kuszące to w przypadkach, gdy zadanie jest pewne lub złożone, a zespół wie jak poradzić sobie z problemem to facylitator, wcale nie będzie potrzebny. Wtedy stosowanie facylitacji będzie przypominać strzelaniez armaty do muchy.
Podsumowanie
Doświadczony facylitator (podobnie jak doświadczony Kierownik Projektu) posługuje się procesem tak by inni mogli zrealizować cele przed nimi postawione. To od wprawy i doświadczenia facylitatora (tak jak w przypadku Kierownika Projektu) zależy jak sprawnie radzi sobie on z dobraniem odpowiednich narzędzi i dopasowaniem procesu do wymagań zadania.
Jak widać facylitacja wygląda (podobnie jak zarządzanie projektami) na dziedzinę samą w sobie. Wygląda więc na to, że rolą Kierownika Projektu jest raczej pozyskanie i zmotywowanie odpowiednio doświadczonego specjalisty by rezultaty były co najmniej zadowalające. Wydaje się jednak, że to jest to, co doświadczeni Kierownicy Projektów robią najlepiej.
PRINCE2®/AgilePM®/M_o_R®/P3O® Approved Trainer Prezes Zarządu w skills sp. z o. o. Przedstawiciel BPUG Polska Country Head IIC Od 1994 roku związany z zarządzaniem projektami. Był Kierownikiem Projektu dla IBM Polska, oraz Kierownikiem Projektu i Programu dla NASK. Od 2004 roku przeszkolił z zarządzania projektami ponad 5000 osób z ponad 500 firm różnych branż. Po jego szkoleniach certyfikat z PRINCE2® zdobyło blisko 800 osób. Posiada certyfikat NM Practitioner Coach Diploma i NM Executive & Corporate Coach, oraz akredytację Accredited Practitioner Coach (IIC).