Jak radzić sobie ze stresem w projektach?

Polacy są wyczerpani przez pandemię, wojnę, kryzys. „Polskie społeczeństwo zżera ‘rdza’ jaką jest stres” – uważa prof. Zbigniew Nęcki, psycholog społeczny. Zdaniem eksperta nasze społeczeństwo jest przepełnione lękiem po tym, jak od trzech lat żyje w ciągłym „stanie awaryjnym”¹. Dodatkowo, wzrost złożoności w projektach nie ułatwia Project Managerom życia, a tylko potęguje sytuacje stresogenne.

---

Czy wiesz, że aż 80% czasu, podczas szkoleń poświęca się złożoności strukturalnej projektu – WBS, ścieżka krytyczna, proces zarządzania ryzykiem? A tylko po 10% pozostałym?²

Współczesne projekty natomiast charakteryzują się dużą złożonością emergentną, która dotyczy zmian w projekcie i jego otoczeniu oraz społeczno-polityczną, która odnosi się do umiejętności interpersonalnych, relacji, osobowości i zachowań, które powstają w warunkach stresu². 

„Nie mamy jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak powinniśmy zarządzać zachowaniami dużej liczby interesariuszy, którzy mogą się zachowywać na nieskończenie wiele różnych sposobów” ². 

70% problemów wynika z czynników społeczno-politycznych, 20% ze złożoności emergentnej, a tylko 10% ze złożoności strukturalnej. Jaki z tego wniosek? Większość kierowników projektów nie została przygotowana do radzenia sobie z dzisiejszymi wyzwaniami².

W konsekwencji obserwujemy wzrost wypalenia zawodowego i permanentnego zmęczenia, a w rezultacie coraz więcej zachorowań – cierpi nie tylko nasze ciało, ale także i umysł. Jak pomóc sobie w powrocie do stanu równowagi, kiedy doświadczamy ciągłego napięcia i nie jesteśmy gotowi do zmian? Zainwestować we wzmacnianie odporności psychicznej – rezyliencji.  

W tym artykule przedstawię dlaczego warto, aby liderzy projektu rozwijali inteligencję emocjonalną oraz praktykowali uważność oraz jak te umiejętności wpływają na budowanie rezyliencji na wielu poziomach: indywidualnym, zespołowym i organizacyjnym. Podzielę się też listą prostych narzędzi i praktyk, które sama stosuję. 

Rezyliencja – remedium na trudne czasy

„Najlepszym sposobem zmierzenia się ze złożonością emergentną jest postrzeganie zmian w kategoriach szansy, a nie zagrożenia. Zmiana może być czymś dobrym, jeżeli podejdziemy do niej z otwartością i elastycznością. Z kolei w celu skutecznego uporania się ze złożonością społeczno-polityczną kierownicy projektów muszą pogłębić relacje osobiste i nauczyć się słuchać, budować zaufanie, wczuwać się w sytuację innych i posługiwać się różnymi stylami komunikacji”².

Do tego niezbędna jest nam inteligencja emocjonalna, na którą zgodnie z koncepcją Daniela Golemana składają się cztery powiązane ze sobą i wspierające się wzajemnie filary: samoświadomość, samokontrola – zarządzanie sobą, świadomość społeczna i zarządzanie relacjami (Rys. 1). Dwa pierwsze dotyczą nas samych, czyli między innymi: jak dobrze znam siebie i czy czuję się wartościowy oraz czy posiadam zdolność regulowania emocji i adaptacji. Dwa ostatnie skupiają się na naszych relacjach z innymi – poziom empatii i świadomość organizacyjna, czy jestem katalizatorem zmian i jak współpracuję z innymi.

Natomiast praktykując uważność zbudujemy solidne fundamenty dla rozwoju inteligencji emocjonalnej, co zaowocuje wzrostem rezyliencji, a w konsekwencji poprawi współpracę na wszystkich szczeblach. Rezyliencja nie tylko ułatwi nam radzenie sobie w trudnych czasach, ale także, a może przede wszystkim umożliwi rozwój w kryzysie. 

Najbardziej odporni pracownicy mają prawie 20% większą elastyczność poznawczą, a wskaźnik innowacyjności jest u nich wyższy o 22%. Podwładni wysoce odpornych menedżerów doświadczają o 52% mniej wypalenia, są o 78% mniej skłonni do opuszczenia organizacji i nadają o 57% większe znaczenie swojej pracy. Organizacje o najwyższych zagregowanych wynikach odporności miały o 42% wyższy roczny zwrot z aktywów i 3,7-krotnie wyższy roczny zwrot z kapitału własnego³.

Dlatego też rezyliencja stała się jedną z najistotniejszych kompetencji przyszłości. Pandemia, wojna, kryzys klimatyczny i gospodarczy oraz inne wyzwania, z którymi na co dzień się mierzymy wymagają od nas szybkiej adaptacji. Profesor Jem Bendell w artykule Głęboka adaptacja: mapa nawigacyjna katastrofy klimatycznej namawia do głębokiej adaptacji, na którą między innymi składa się rezyliencja.

Rezyliencja pojawiła się również na Mapie Trendów, którą cyklicznie publikuje powołany przez Natalię Hatalską infuture.institute. Natomiast badanie Talent Development Institute i Adventure for Thought wykonane na podstawie 100 firm uznało rezyliencję obok odwagi menedżerskiej i umiejętności motywowania i angażowania jako jedną z trzech najważniejszych kompetencji przywódczych w obecnych czasach.

13 narzędzi wzmacniania rezyliencji 

1. Przytul kota

Zwierzęta mają pozytywny wpływ na nasz stan psychiczny oraz fizyczny. Pies mobilizuje do poruszania się, a kot przez swoje mruczenie między innymi redukuje poziom codziennego stresu.

2. Oddychaj

Głęboki oddech nie tylko dotleni nasz mózg, ale także poprawi nasz dobrostan psychiczny. Już kilka minut świadomego oddechu dziennie wpłynie korzystnie na nasze samopoczucie.

3. Wyjdź z domu

Kontakt z naturą służy nam w obszarze zdrowia psychicznego. Spacer po lesie czy parku pozytywnie wpłynie nie tylko na nasze zdrowie fizyczne, ale również zadowolenie i poczucie szczęścia.

4. Prowadź dziennik

Spisywanie swoich historii to sposób na doskonalenie siebie poprzez refleksję. Ta prosta, codzienna czynność poprawi naszą komunikację, rozwinie samoświadomość i wzmocni pewność siebie⁴. 

5. Dziękuj

Witamina W, czyli wdzięczność to dostrzeganie w codziennym życiu powodów do radości i szczęścia. Docenianie siebie, partnera czy współpracowników pozytywnie wpłynie na samopoczucie nasze i innych.

6. Pomagaj

Regularne pomaganie zmniejsza poziom stresu. Wolontariat motywuje do pracy nad sobą, poszerza sieć kontaktów, pozytywnie nastraja oraz daje wsparcie do radzenia sobie z codziennymi wyzwaniami. 

7. Zadbaj o odporność fizyczną

Ludzie zdrowi i sprawni lepiej znoszą przedłużający się stres. Zbilansowana dieta, odpowiednia jakość i długość snu oraz ruch, zwłaszcza na świeżym powietrzu, przyczynią się do wzmocnienia organizmu.

8. Uśmiechaj się

Śmiech dotlenia organizm, a dotleniony organizm lepiej funkcjonuje. Poprawia się krążenie, praca serca, płuc i mózgu. Jesteśmy skoncentrowani i gotowi do wytężonej pracy i mierzenia się z wyzwaniami. 

9. Wzmacniaj relacje 

Praktyka życzliwości wobec innych powoduje wydzielanie się endorfin. Empatia i współczucie sprawią, że nasze relacje z innymi ludźmi staną się bardziej ludzkie, a my bardziej szczęśliwi. 

10. Skup się 

Skupienie się na zasobach zamiast brakach, strefie wpływu zamiast rzeczach, nad którymi nie mamy kontroli oraz teraźniejszości zamiast zamartwiania się przyszłością, przyczyni się do wzrostu rezyliencji. 

11. Poszukaj sensu  

Poczucie sensu naszych działań, prowadzi do większego zaangażowania i może chronić przed skutkami stresu. Wzmacnianie poczucia sensu i celu w zespole i organizacji ułatwi Piramida Sensu⁴.

12. Szerz pozytywność

Nie doceniamy wpływu języka na otoczenie, a słowa mają ogromne znaczenie. Pozytywne wzmacniają, a negatywne potęgują lęki. Zauważenie i przeformułowanie wpłynie na wzrost odporności naszej i zespołu.  

13. Wybierz reakcję

To ty wybierasz jak zareagujesz. Możesz dać się ponieść emocjom albo wybrać inną drogę. Zamiast przeklinać na korek, możesz zadzwonić do kogoś bliskiego lub posłuchać muzyki.

---

¹ https://wiadomosci.onet.pl/krakow/polacy-sa-wyczerpani-przez-pandemie-wojne-kryzys-strach-poteguja-politycy/t2jm27z 

² Susanne Madsen, Moc Lidera Projektu. 7 zasad, które pomogą Ci wspiąć się na wyższy poziom zarządzania projektem, PWN, Warszawa 2022

³ https://grow.betterup.com/resources/resilience-in-an-age-of-uncertainty 

⁴ Zapisując się na Newsletter AgilePMO dostajesz dostęp do narzędzi