Przeglądając oferty firm szkoleniowych można spotkać szkolenia z zarządzania czasem. Przyjmując, że człowiek jest w pewnym sensie zasobem w projektach, faktem jest, że zasób jakim jest nasze życie płynie w sposób ciągły, nieprzerwany. Ta implikacja może odnosić się do planowania w zarządzaniu projektem. Można rozplanować realizację projektu, podzielić go na fazy, etapy, zadania oraz zdefiniować docelowy koniec realizacji projektu. Specjaliści pracujący nad poszczególnymi zadaniami, szacują terminy wykonania zadań, priorytety zadań, określają kolejności realizacji poszczególnych czynności. W tym aspekcie ludzie ci zarządzają sobą i swoimi działaniami w celu najbardziej efektywnego wykorzystania zasobu jakim jest nasze życie zawodowe.
Kompetencje z zakresu zarządzania zależą od dwóch czynników – postawy, wiedzy na temat dostępnych metod i narzędzi, które są przeważającym czynnikiem sukcesu. Postawa ma związek z aktywnością oraz planowaniem proaktywnym, czyli takim, które wyprzedza bieg wydarzeń i powoduje podejmowanie wcześniejszej inicjatywy. W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje się reakcjami na skutek nieprzewidzianych zdarzeń, koncentracją na spełnianiu próśb i poleceń innych osób. Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego podejścia w ważnych i uzasadnionych przypadkach.
Jak wygląda Twój dzień, na jakie czynności alokujesz swój czas?
Wykonujemy wiele różnych czynności, począwszy od prostej wycieczki z dziećmi na basen, skończywszy na obowiązkach w pracy. Alokacja to planowanie zagospodarowania swojego dnia w bliskiej przyszłości w taki sposób, żeby osiągnąć pozytywne i trwałe efekty. Poszczególne aktywności można pogrupować. Obszarami, w których możemy alokować czas są:1
- zadania,
- więzi z innymi,
- własne Ja,
- alokacja bezkierunkowa.
W obszarze „zadania” mieszczą się wszystkie czynności, które traktujemy jako obowiązek, czyli obowiązki domowe, zadania w pracy oraz aktywności, które zaplanowaliśmy w celu ciągłego rozwoju osobistego, lecz traktujemy je jako powinność, a zarazem przyjemność, na przykład jogging w celu zrzucenia zbędnych kilogramów. W drugim obszarze znajdują się spotkania z przyjaciółmi i znajomymi. Ważnym warunkiem jest, że spotkania te nie mają służyć tylko i wyłącznie załatwianiu spraw i interesów. W takich przypadkach stają się zadaniami (np. kolacja z klientem). Aktywności te powinny rozwijać i pogłębiać relacje oraz dostarczać przyjemności. Kolejnym obszarem jest „własne Ja”. Wielokrotnie przeznaczamy czas na hobby, rozwój własnej kondycji i zainteresowań. Czynności te charakteryzują się spontanicznością, potrzebą chwili, na przykład w celu poprawienia złego nastroju lub pozbycia się stresu po pracy. Ostatnim, najmniej produktywnym obszarem, jest bezkierunkowa alokacja czasu. Są to czynności dające nam poczucie, że wykonujemy je dla własnego relaksu, na przykład granie w gry komputerowe, wycieczki do galerii handlowych nie mające na celu nabycia potrzebnych produktów, rozmowy za pomocą komunikatorów internetowych. Te aktywności dają jedynie wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są. Wykonując je nie jesteśmy w stanie skupić się na bieżącej chwili, tylko myślimy o tym, co będzie, co stanie się za moment. W ten sposób tracimy poczucie i kontrolę szybko upływającego czasu.
Jakich używasz narzędzi?
Powszechnym i tradycyjnym narzędziem stosowanym w zarządzaniu sobą w czasie jest lista kontrolna – checklista, lista TODO. Zawiera ona posortowane zadania z priorytetami i czasem realizacji. Listy TODO można spotkać we wszystkich papierowych kalendarzach. Niewątpliwie jest to proste narzędzie i wygodne w użyciu, jednak posiada ono wady. Notatki i zadania sporządzone na papierze trudniej się modyfikuje i uzupełnia. Papier nie ma funkcji przypominania o ważnych wydarzeniach. Poważną niedogodnością jest trudność w planowaniu zadań cyklicznych.
Priorytety zadań można wyrazić również za pomocą kryteriów pilności i ważności. Takie podejście umożliwia powszechnie znana macierz Eisenhowera. Pierwsza ćwiartka to zadania ważne i pilne – inaczej zarządzanie kryzysami, pożary do ugaszenia. Druga ćwiartka to zadania ważne, ale niepilne. Dzięki tej części macierzy możemy skupić się na zadaniach, które są dla nas istotne, będą generowały oczekiwane wyniki i spełniały zasadę Pareto. Zadania z tej ćwiartki nie są opatrzone etykietą pilności, więc można o nich czasami zapomnieć. Do kolejnej ćwiartki należą zadania pilne, ale nieważne. Są to najczęściej obce cele i priorytety. Przykładem mogą być problemy kolegów z zespołu, które „niechcący” stały się naszymi problemami, a następnie urosły do rangi zadań pilnych i ważnych. Ostatnią ćwiartkę zajmują zadania niepilne i nieważne. Jest to obszar, do którego należą aktywności zwane „pożeraczami czasu”. Większość ludzi wykonuje te czynności sporadycznie, inni natomiast poświęcają im znaczną część swojego czasu, ciesząc się jak szybko minął kolejny dzień pracy.
Ostatnim narzędziem wartym zaprezentowania jest metoda ABC. Narzędzie to dzieli zadania na trzy grupy:
- zadania typu A, najważniejsze,
- zadania typu B o średnim priorytecie,
- zadania typu C, najmniej ważne.
Dobrą praktyką jest ustalanie i wykonywanie jednego zadania typu A każdego dnia. Zadania typu C, te najmniej istotne, najlepiej jest delegować.
Kamienie, żwir, piasek, woda
Wyobraź sobie stół, na którym stoi pusty duży słoik, obok niego kamienie, żwir, piasek i woda. Spróbuj włożyć do niego najpierw kamienie, najwięcej ile się da. Czy słoik jest pełen? Nie. Spróbuj teraz żwirem wypełnić miejsca, które pozostały wolne. Czy słoik jest pełen? Nie. Następnie dosyp piasku, żeby zapełnić całkowicie słój. Czy słoik jest pełen? Nie. Dolej na koniec wody, jeśli jest to jeszcze możliwe. Dopiero teraz słoik jest pełny.
Anegdota jest przenośnią odnoszącą się do macierzy Eisenhowera. Najpierw włóż duże kamienie, czyli sprawy ważne, ale niepilne, następnie żwir – sprawy ważne i jednocześnie pilne. Piasek to sprawy pilne i nieważne, a na końcu zajmuj się sprawami nieważnymi i niepilnymi – alokuj go bezkierunkowo, czyli dolej trochę wody do swojego życia.
Życie w biegu
Na pierwszy rzut oka, łatwo jest zarządzać sobą w życiu. Istnieją jednak nawyki i sytuacje, które można zaliczyć do negatywnych zjawisk. Wielokrotnie słyszymy zdanie: „nie mam teraz czasu, jestem zajęty”. Próbując rozmawiać z kolegami, którzy ciągle gonią czas odnosimy wrażenie, że tempo ich życia jest dynamiczne, ich czas płynie szybko, a obowiązki powodują, że wypowiadają często bez propozycji przełożenia rozmowy utarte: „nie mam teraz czasu, jestem zajęty”. Przyczyną z pewnością jest podejmowanie się wielu czynności w krótkiej perspektywie czasowej. Jeżeli osoba jest w stanie sprostać zajęciom, bierze na siebie jeszcze więcej odpowiedzialności i nowych zadań, w końcu tempo jej życia przyspiesza. Z czasem przyzwyczajeni i zahartowani w bojach stajemy się zniewoleni przez życie w biegu. Szybciej mówimy, planujemy, wykonujemy zadania, których jest już sporo. Ciągle jak bumerang wraca myśl o kolejnym nowym, ambitnym i dającym satysfakcję zadaniu. Dodatkowo, bardzo często zapracowana osoba jest dowartościowywana przez otoczenie. Ludzie podziwiają to jak dobrze radzimy sobie z dużą ilością obowiązków. W ten sposób jesteśmy nagradzani przez innych za fakt przepracowywania się. Odpoczynek jest jednym z kluczy do sukcesu. Wielu odmawia sobie tego prawa, czując pustkę w sobie i poczucie winy z powodu stereotypowego lenistwa. Warto pamiętać o zasadzie 3×8 (8 godzin pracy, 8 godzin poświęconemu własnemu ja i relacji z innymi oraz 8 godzin snu).
Małpa, czyli problem
Wielokrotnie przebieg pracy organizuje nam ktoś inny, zlecając nowe zadania o najwyższym priorytecie. Niekiedy są to procedury lub koledzy z zespołu proszący o wsparcie. Generalnie chodzi o problemy do rozwiązania, które nie są naszymi problemami. W przypadku szefa i procedur firmowych sprawa nie podlega dyskusji, wykonujemy zadanie najlepiej jak potrafimy – przynajmniej się staramy. Warto jednak negocjować priorytety przed wykonaniem tych czynności, jeśli zadanie koliduje z dotychczas rozpoczętymi. Posługując się pojęciem „małpy” – metaforą problemu, można pokusić się o stwierdzenie – właściciel małpy nie zawsze przychodzi po wsparcie. Zdarza się że celem jest przekazanie małpy na nasze barki i szybkie pozbycie się niewygodnego zadania. Czy sytuacja jest patowa? Rolą osoby świadomie zarządzającej swoimi zadaniami jest sprawna obrona przed obcymi problemami. Na pewno warto nauczyć małpę cierpliwego czekania na swoją kolej, karmienie powinno dotyczyć wsparcia i propozycji, a nie serwowania gotowych rozwiązań na talerzu. Chcąc sprawnie komunikować się w tym świecie warto przyjąć zasadę „Właściciel przyszedł z małpą i z problemem wychodzi”.
1 Szkolenie Organizacja pracy menedżera, Tomasz Szwed – Wyższa Szkoła Bankowa
Absolwent specjalizacji Inżynierii Oprogramowania Politechniki Wrocławskiej, Zarządzania i Zarządzania Projektami Wyższej Szkoły Bankowej i Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Od ponad 20 lat pracuje w branży IT. Interesuje się zagadnieniami związanymi z produkcją oprogramowania oraz turystyką.