Ład projektowy (Project governance) coraz częściej staje się przedmiotem rozmów w organizacjach projektowych. Wzrost zainteresowania tym tematem skutkuje coraz szerszym wykorzystywaniem go w różnych obszarach zarządzania projektami. Co rozumiemy przez pojęcie ładu projektowego? Czy jest potrzeba wprowadzania dodatkowego pojęcia w środowisko projektów? Jakie korzyści niesie jego wdrożenie w struktury firmy? Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest ład projektowy i jak wpływa na przebieg projektów.


Szybko zmieniający się rynek oraz stale zwiększający się zakres działalności przedsiębiorstw na rynku międzynarodowym powodują, że organizacje projektowe ciągle muszą adaptować się do rosnących wymagań i oczekiwań interesariuszy. Dynamika rynku narzuca dość krótki czas wykonywania projektów i innych przedsięwzięć. Wymaga to elastycznego podejścia w zarządzaniu organizacją, w tym zarządzania projektami. Projekty przestały być tylko dodatkiem w działalności organizacji, ale wpisały się jako stały element ich działalności operacyjnej. Rośnie tym samym zapotrzebowanie na wiedzę oraz umiejętności z zakresu zarządzania projektami. Wymusza to także wprowadzanie nowych bądź porządkowanie aktualnych rozwiązań, w tym zasad postępowania, struktur organizacyjnych, czy metod, technik i innych narzędzi pracy. Odpowiedzią na rosnące potrzeby ma być zagadnienie ładu projektowego.

Ład projektowy – porządek czy nieporozumienie?

Mimo, że coraz częściej słyszymy o zagadnieniu ładu projektowego, jest to wciąż  rozwijający się i budujący swoje koncepcyjne korzenie trend. Jego wykorzystanie w wielu różnorodnych kontekstach zarządzania projektami sprawia, że zagadnienie pozostaje przedmiotem wielu nieporozumień i wpływa na mnogość dostępnych definicji, wynikających z dużego zróżnicowania interpretacji, perspektyw i kontekstu tego zagadnienia. Niemniej project governance ma zapewniać ramy dla etycznego podejmowania decyzji i zarządzania działaniami w ramach organizacji. Innymi słowy, ład projektowy jest to system nadzoru i wspomagania realizacji złożonych przedsięwzięć zespołu projektowego z interesariuszami poprzez zapewnienie spójnego, kompletnego zbioru zasad, procedur, metod i rozwiązań organizacyjnych, które regulują działalność projektową, a jednocześnie wiążą je z celami całej organizacji.

Stary bałagan w uporządkowanej odsłonie

Ład projektowy to spójny i skoordynowany system, powstały w wyniku kompletowania i porządkowania wcześniej wdrożonych oraz przetestowanych rozwiązań cząstkowych. Polega na analizie aktualnego sposobu realizacji projektów czy weryfikacji dobrych praktyk stosowanych w organizacji, aby określić miejsce, rolę działalności projektowej oraz jej licznych powiązań ze strategią oraz ładem organizacyjnym. Zadaniem ładu projektowego jest wprowadzenie porządku wśród istniejących praktyk zarządzania projektami, wskazywania tych najlepszych, by w sposób systemowy i uporządkowany wcielać je w całej organizacji, zapewniając przy tym realizację jej celów strategicznych. W tym miejscu można pokusić się o pytanie, gdzie ład projektowy powinien być umieszczony w strukturze organizacji, aby spełniał postawione mu zadania? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy na rysunku 1.

Rysunek 1. Ład projektowy jako element systemu zarządzania
Źródło: Too E. G., Weaver P.  2014. The management of project management: A conceptual framework for project governance. International Journal of Project Management, 32 (8), s. 1382–1394.

Ład projektowy musi być wyodrębniony od klasycznego zarządzania projektami (skupiającego się na bezpośredniej realizacji projektu), aby mógł metodycznie wspomagać, poprzez nadzór i kontrolę, realizację wszystkich projektów w organizacji, zapewniając ich spójność co do strategii i całego systemu korporacyjnego. O ile zarządzanie projektami bezpośrednio wpływa na osiągane przez projekt, program czy portfel projektów dokonania, w tym sukces, tak ład projektowy polega przede wszystkim na określaniu celów i kryteriów oceny sukcesu, zapewnieniu dostępności zasobów i kontroli efektywności ich wykorzystania. 

Od góry do dołu

Wprowadzenie ładu projektowego w struktury organizacyjne firmy ma zapewniać ramy dla etycznego podejmowania decyzji i zarządzania działaniami w ramach organizacji, które powinny bazować na przejrzystości, odpowiedzialności i definiowaniu ról. Chodzi więc o wyznaczanie granic działania kierownictwa, określaniu celi organizacji, wskazywaniu środków, za pomocą których powinny być one osiągane oraz kontrolowaniu postępów prac. Ład projektowy należy realizować na wszystkich poziomach hierarchii organizacyjnej, zaczynając od zarządu, który określa cele firmy i rolę projektów w osiąganiu tych celów, po niższe szczeble organizacji.

Ład projektowy powinien być traktowany jako kompleksowy system, który:

  • standaryzuje zarządzanie projektami, programami i portfelami projektów,
  • definiuje strukturę, hierarchię projektów oraz ustala cele projektów,
  • dostarcza informacji o wynikach,
  • wspiera projekty w osiąganiu założonych celów strategicznych i operacyjnych.

Implementacja wyżej wymienionych funkcji na wszystkich szczeblach organizacyjnych zapewni pełną adaptację ładu projektowego, systemu nadzoru i decyzji.

Co z tymi decyzjami?

Project governance odbywa się na styku działań projektu z jego organizacją macierzystą oraz innymi interesariuszami. Ramy ładu projektowego powinny jasno wskazywać ścieżkę decyzyjną, która nie angażuje przy tym bezpośrednio interesariuszy, aby unikać zbędnego wydłużania procesu decyzyjnego. W innym wypadku mogłoby to spowodować opóźnienia w realizacji projektów. Kluczowe z punktu organizacji jest zapewnienie, że w proces decyzyjny zaangażowane są tylko osoby, które mają dużą wiedzę o projekcie i angażują się w jego realizację od początku do samego końca. Istotne jest przy tym, aby stworzyć w organizacji jasne ramy tego konstruktu, aby odróżnić zarządzanie organizacyjne od ładu projektowego, tak, aby nie było między nimi żadnej ingerencji w podejmowaniu decyzji. Zagadnienie ładu projektowego w kreowaniu systemu zarządzania organizacją projektową podkreśla, że odpowiednia struktura organizacyjna uwzględniająca project governance jest niezbędna, aby unikać potencjalnych konfliktów i niespójności związanych z różnymi sposobami osiągania celów organizacji, jej procesami i zasobami. Ład projektowy ma prowadzić do unikania kosztownej nieefektywności, która wpływa negatywnie na płynność działania jak i rentowność wyników finansowych. Czy warto wprowadzać dodatkowy element w  struktury firmy? Wiele dużych organizacji realizujących mnogie projekty znalazło w ładzie projektowym dużą wartość dodaną. Ciebie, Drogi Czytelniku, chciałbym zostawić z pytaniem: czy ład projektowy sprawdzi się również w Twojej organizacji?