Jeśli zajmujesz się projektami, to musisz wiedzieć, że najważniejszymi elementami współczesnego zarządzania projektami są nie tylko umiejętne planowanie, pozyskiwanie, organizowanie czy kontrolowanie, ale również umiejętne przewodzenie.
Większość problemów związanych z zarządzaniem projektami ma charakter behawioralny, a nie techniczny. Obecnie projekty, którymi zarządza kierownik projektu, są multidyscyplinarne i bardzo złożone. Dlatego też kierownicy projektów muszą być w stanie zarządzać różnorodnymi interfejsami i radzić sobie z ciągłymi i szybkimi zmianami technologii, rynków, przepisów i czynników społeczno-ekonomicznych. W większości przypadków menedżerowie projektów są wybierani przede wszystkim na podstawie ich kompetencji twardych, w obszarach takich jak planowanie, ustalanie harmonogramów, szacowanie kosztów, kontrola finansowa i analiza ścieżki krytycznej. Muszą również posiadać umiejętności zarządzania jakością, czasem, innowacjami, podwykonawcami, zmianami technologicznymi i klientami. Jednak, aby odnieść sukces, kierownicy projektów muszą przede wszystkim potrafić zrozumieć i połączyć ze sobą zadania, narzędzia, ludzi i organizacje. Do tego potrzebują umiejętności interpersonalnych.
Po pierwsze – komunikacja
Dlaczego umiejętności interpersonalne są tak ważne? Bo stanowią główny składnik umiejętności ludzkich. Można je podzielić na umiejętności: nawiązywania relacji z innymi, komunikacyjne, zarządzania przekazem niewerbalnym i werbalnym, negocjacyjne, rozwiązywania konfliktów, pracy zespołowej, zachowań asertywnych, wywierania wpływu, delegowania uprawnień i adaptacji społecznej. Umiejętności i postawy interpersonalne są ze sobą ściśle powiązane. Kierownicy projektów, którzy nie będą potrafili skutecznie komunikować się z osobami zaangażowanymi w projekt, ani dostrzegać ich różnych punktów widzenia, będą mieli duże trudności w skłonieniu uczestników projektu do współpracy z nimi, a także między sobą.
Menedżerowie projektów powinni zatem pamiętać, że ich rolą jest nie tylko dowodzenie, kierowanie, kontrolowanie i inspekcja, ale także przewodzenie, motywowanie, doradztwo, a przede wszystkim dbanie o członków zespołu projektowego. Kierownicy projektów z wysokimi umiejętnościami interpersonalnymi są na ogół w stanie szybko i sprawnie rozwiązywać konflikty, a nawet złożone problemy, dzięki współpracy i zaufaniu członków ich zespołu. Są również skutecznymi integratorami, co ma kluczowe znaczenie podczas zarządzania złożonymi projektami. Dobre relacje interpersonalne w projekcie obejmują rozwój i utrzymanie nie tylko dobrych relacji roboczych, ale także lepsze zrozumienie i docenienie kultury, przekonań i postaw innych uczestników, co prowadzi do ograniczenia konfliktów i frustracji.
Lider czy kierownik?
Jaka jest zatem różnica między liderem projektu a kierownikiem projektu?
Analiza ról pokazuje, że różnice między ich stylami można poznać po tym, na czym się skupiają. Liderzy skupiają się na skuteczności, czyli „robieniu właściwych rzeczy”, podczas gdy menedżerowie skupiają się na wydajności, czyli „robieniu rzeczy właściwie”.
Jeśli zajmujesz się projektami, to musisz wiedzieć, że najważniejszymi elementami współczesnego zarządzania projektami są nie tylko umiejętne planowanie, pozyskiwanie, organizowanie czy kontrolowanie, ale również umiejętne przewodzenie. To właśnie odpowiednie zarządzanie kapitałem ludzkim w projekcie wpływa na jego sukces lub porażkę. Obecnie organizacje, które swoje działania opierają na skutecznym zarządzaniu tym obszarem nie tylko zyskują względem konkurencji, ale także osiągają sukcesy w czasach dynamicznych zmian. Przywództwo w projekcie kładzie bowiem nacisk na komunikowanie wizji, a następnie motywowanie i inspirowanie uczestników projektu do osiągania wyższych wyników, podczas gdy kierownictwo w projekcie koncentruje się jedynie na wykonywaniu zadań.
Partycypacja – upodmiotowienie zespołu
Jedną z koncepcji, która jest mi bliska i można śmiało zaliczyć ją do kategorii zarządzania po ludzku, jest zarządzanie partycypacyjne. Zakłada ono całkowite odejście od autokratycznego systemu przewodzenia, na rzecz włączenia pracowników w większość procesów podejmowania decyzji, organizowania, motywowania i kontroli. W tym podejściu zespół nabiera podmiotowości – mamy do czynienia z humanizacją pracy, a kierownik projektu staje się partnerem i buduje relacje z zespołem w oparciu o zaufanie, szacunek i autonomię.
Już sama możliwość współdecydowania sprawia, że w zespole rośnie zadowolenie, a jak dołożymy do tego dzielenie się odpowiedzialnością, to przekłada się to na wzrost motywacji w zespole i na wydajniejszą pracę. Jak widzicie partycypacja to same korzyści. Jest wartością samą w sobie, bo dzięki takiemu podejściu praca staje się przestrzenią do rozwoju pracowników. Wzmacnia się ich motywacja, wzrasta zaangażowanie w pracę oraz jakość pracy zespołu. Pojawia się inicjatywa ze strony pracowników i zwiększa się ich udział w podejmowaniu decyzji. Wzrasta również ich poczucie odpowiedzialności, a tym samym sam proces decyzyjny zostaje ulepszony. Poza tym grupowe podejmowanie decyzji zwiększa zaangażowanie członków zespołu i pobudza ich do twórczego myślenia, a to prowadzi do wzrostu satysfakcji z powodu realizacji potrzeb związanych z samorozwojem. Zacieśniają się także relacje: pracownik – firma, pracownik – kierownik, pracownik – pracownik, przez co spada liczba konfliktów. W tak zarządzanym zespole wzrasta też zaufanie i tolerancja. Następuje lepsze wykorzystanie kapitału ludzkiego i intelektualnego oraz efektywniejsze zarządzanie wiedzą. Wzrasta elastyczność firmy i możliwość szybkiego dostosowania się do zmian, a pracownicy łatwiej się do tych zmian adaptują. Osiągamy optymalny przepływ informacji.
Wyzwania zarządzania partycypacyjnego
Zapytasz, czy ta koncepcja naprawdę nie ma wad? Ależ ma. Jej największą niedoskonałością jest długi czas podejmowania decyzji, co może mieć wpływ na opóźnienie naszej reakcji na zmiany sytuacji na rynku. Aby wyeliminować tę niedogodność należy wcześnie identyfikować ewentualne problemy. Kolejny minus to istnienie możliwości manipulowania informacją, co w konsekwencji prowadzi do konfliktów, pogorszenia atmosfery i osłabienia współpracy. Nie ulega zatem wątpliwości, że stosując zarządzanie partycypacyjne należy popracować nad wspólną komunikacją, aby komunikaty były jasne i zrozumiałe. Ostatnim obszarem, który według mnie może przysparzać kłopotów jest różnica pomiędzy perspektywą z jakiej kierownik projektu analizuje daną sytuację, a perspektywą z jakiej patrzy na nią członek zespołu.
Aby wdrożyć w organizacji z sukcesem zarządzanie partycypacyjne konieczne jest wykreowanie kultury organizacyjnej opartej na otwartości, zaufaniu i kreatywności. Ten styl zarządzania nie ma szans rozwinąć się w środowisku o sztywnej, hierarchicznej strukturze.
Od teorii do praktyki
Co zrobić, aby zaimplementować styl partycypacyjny do projektu?
Po pierwsze, lider razem z zespołem ustala wspólnie plan działania i wyznacza kamienie milowe oraz ustala terminy zakończenia poszczególnych etapów projektu. W ten sposób zabezpiecza dodatkowy czas na proces wspólnego podejmowania decyzji i na ewentualne opóźnienia z powodu zdarzeń losowych.
Po drugie, w trakcie etapu organizowania, podczas przydzielania zadań, lider skupia się na tym, aby ludzie mieli wpływ na podział tych zadań, wówczas będą realizować je z większym zaangażowaniem. Bardzo ważne jest również, aby dobrani do zespołu ludzie znali się i stanowili zgraną grupę, której dobrze się ze sobą pracuje i która lubi ze sobą spędzać czas. Taka kompilacja pozwoli menedżerowi swobodnie zarządzać zmianami i modyfikować wcześniej ustalone schematy działania w trakcie realizacji projektu.
Po trzecie, lider w ramach przewodzenia grupie motywuje ją i wprowadza do niej elementy kultury organizacyjnej opartej na wzajemnym szacunku, zaufaniu, życzliwości i otwartości. To najtrudniejszy obszar do zagospodarowania, ale warto to robić, bo już sama przyjazna atmosfera powoduje wzrost zaangażowania i motywacji w zespole.
Po czwarte, lider powinien kontrolować na poszczególnych etapach projektu, czy efekty są zgodne z założeniami. Ta bieżąca kontrola odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu wysokiej jakości rezultatów projektu i pozwala na wykrycie oraz eliminację ewentualnych błędów na każdym jego etapie. Ważne jest zaangażowanie w ten proces wszystkich członków zespołu projektowego, bo już sama wizja ich wzajemnej oceny stanowi silny bodziec motywujący do sumiennego wykonania pracy. Poza tym większa liczba osób kontrolujących zwiększa szansę na szybkie wykrywanie ewentualnych błędów. Ponadto spojrzenie przez każdego członka zespołu na dany problem może stanowić cenne wskazówki i przyczynić się do ulepszenia efektu końcowego.
Korzyści z partycypacji
Kierownicy projektów, którzy zaimplementują partycypacyjny styl zarządzania, powinni zdawać sobie sprawę z unikatowego charakteru przedsięwzięć projektowych opartych na tej koncepcji. Wynika z niej bowiem, że jest wiele możliwości i dróg do osiągnięcia sukcesu. A włączenie zespołu projektowego w procesy planowania i organizowania działań, decydowania, motywowania i kontrolowania postępów przyczyniają się do podniesienia skuteczności działania dzięki wykorzystaniu efektu synergii.
Zarządzanie projektem przez partycypację jest odpowiedzią na oczekiwania pracowników, aby odejść od autokratycznego modelu zarządzania i wprowadzać do projektów czynnik ludzki. Przekłada się to bezpośrednio na sukces projektu, który zależy od połączenia przywództwa projektu i zarządzania projektem. Aby móc współdzielić projekt, kierownik projektu musi stać się liderem, czyli musi nauczyć się „robić właściwe rzeczy”. Kiedy już będzie wiedział co robić, skutkiem tego będzie wzrost produktywności, jakości, motywacji i zaangażowania członków jego zespołu, a to przełoży się na zacieśnienie relacji wewnątrz organizacji i efektywniejsze jej działanie.
Doradczyni biznesowa i ekspertka w dziedzinie transformacji biznesowej i zarządzania zmianą. Wywodzi się z branży mediów i rozrywki, która obecnie należy do najszybciej zmieniających się segmentów światowej gospodarki. Jest managerką z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu firmą i budowaniu biznesu od podstaw. Na co dzień wspiera firmy w obszarach strategii biznesowej, rozwoju przedsiębiorstwa, zarządzania projektami oraz kreacji i zarządzania marką. Jako entuzjastka nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji, śledzi ich wpływ na człowieka.