Nie od dziś wiemy, że zmotywowany pracownik dostarcza lepsze jakościowo wyniki pracy, jest bardziej zaangażowany oraz kreatywny. Idąc tym tokiem, managerowie, project managerowie czy Scrum Masterzy zastanawiają się: jak zmotywować zespół? Czy mamy na to realny wpływ? A może jest to cecha charakteru, której nie da się zaszczepić w zespole? Przyjrzyjmy się tematowi nieco bliżej.
Motywacja stanowi jedno z tych zagadnień psychologii (z powodzeniem adaptowanych do dziedziny zarządzania), które wciąż oczekuje na bliższe zbadanie i analizę. Współcześnie uważa się, że jest to proces regulacji psychicznych, które nadają zachowaniu człowieka energię i ukierunkowują go na realizację konkretnego celu. Siła motywacji uzależniona jest od subiektywnego postrzegania atrakcyjności celu oraz przekonania o możliwości jego osiągnięcia.
Najbardziej popularnym podziałem w zakresie motywacji jest podział na motywację wewnętrzną i zewnętrzną. Motywacja wewnętrzna jest rozumiana jako wewnętrzne napięcie, które powoduje w nas potrzebę osiągania sukcesów i kolejnych celów oraz dążenie do pogłębienia i rozwoju własnych umiejętności. Zwykle jest ona motywacją o wiele silniejszą niż motywacja zewnętrzna, ponieważ wiąże się z własnym „ja”, czyli budowaniem obrazu własnej osoby. Natomiast motywacja zewnętrzna jest uwarunkowana przez czynniki zewnętrzne, takie jak system kar lub nagród. Przeważnie mniej mobilizująca lub mobilizująca krótkotrwale, na przykład na czas wykonania danego zadania, polecenia lub w celu uniknięcia kary – a to, umówmy się, nie jest zbytnio motywujące.
Powiedz mi, kim jesteś, a powiem Ci, co Cię motywuje
Znamy podział motywacji i wiemy, skąd się bierze, ale jak odkryć, kogo co motywuje? Myślę, że tutaj możemy pochylić się nad indywidualnym podejściem do każdego członka naszego zespołu i nad personalizacją komunikacji. Któż z nas nie lubi być traktowany indywidualnie i mieć poczucie, że produkt, usługa czy też komunikacja jest „skrojona” pod nas? Dlaczego tej wiedzy nie wykorzystać podczas motywacji i komunikacji z naszym zespołem?
Tutaj z pomocą przychodzą z pomocą wszelkiego rodzaju testy osobowości, jak na przykład:
- pięcioczynnikowy test osobowości (The Big 5 Model) Paula Costy i Roberta McCrae,
- test osobowości Sixteen Personality Factor Questionnaire – 16PF,
- test osobowości Myers-Briggs, MBTI,
- test Gallupa,
- test zachowań DISC oraz Extended DISC,
- test Motywacji Reiss’a RMP (Reiss Motivation Profile),
i wiele innych, które wspomagają leaderów w podejściu do motywacji pracownika.
Informacje, jakich dostarczają nam wyniki testów, pozwalają lepiej zrozumieć różne typy osobowości, ich motywatory oraz czynniki stresujące. Na podstawie tej wiedzy oraz indywidualnych rozmów możemy określić, w jaki sposób najbardziej optymalnie działa dana jednostka.
Zadbaj o podstawy
Poruszając temat motywacji, nie sposób nie wspomnieć o najbardziej rozpowszechnionej teorii potrzeb i motywacji według Abrahama Maslowa. Zakłada ona, że zaspokojenie potrzeb wyższego rzędu pojawia się dopiero w momencie zaspokojenia potrzeb niższego rzędu. Przekładając to na świat organizacji i zarządzania projektami: jeśli zespół nie będzie czuł stabilności zatrudnienia w organizacji, nie będzie obdarzony szacunkiem i uznaniem, bardzo ciężko jest osiągnąć stan wysokiej motywacji zespołu. Dlatego też tak ważne jest stworzenie solidnych podstaw i zrozumienie, co dla jednostki jest najważniejsze podczas realizacji projektu. Przyglądając się wielu użytkownikom social mediów i grup skierowanych do branży IT nie sposób nie zauważyć, że poza indywidualnymi cechami osobowości istotną rolę odgrywa generacja, z której się wywodzą. Każda z generacji będzie doceniała trochę inne elementy podczas pracy zespołowej. Myślę, że warto również rozważyć elementy pokoleniowe.
Stres a motywacja
Wiele się mówi o unikaniu stresu i jego negatywnych konsekwencjach, natomiast czasami słyszy się, że dla niektórych stres jest motywacją. Bardzo ciekawe wyniki badań na ten temat przedstawia w swojej książce Inteligencja emocjonalna Daniel Goleman. Według aż 126 różnych badań przeprowadzonych na grupie studentów wykazano, że im bardziej skłonna do zmartwień i niepokoju jest dana osoba, tym gorsze osiąga wyniki w nauce. Dodatkowo ta sama grupa osób osiąga dużo lepsze wyniki rozwiązywanego zadania, gdy poprzedzała je 15-minutowa sesja relaksacyjna. Wyniki te jednoznacznie wskazują, że stres, niepokój chwilowo obniża zdolności intelektualne i potęguje możliwość popełnienia błędu.
Kiedy stres jest motywujący?
Tutaj należy wziąć pod uwagę, że środowisko projektowe nie jest pozbawione sytuacji stresowych i właściwie nie są spotykane warunki całkowitej izolacji od czynników stresogennych. Natomiast stres nie zawsze jest wrogiem naszym czy też całego zespołu, jak pokazują wyniki badań Richarda Alperta i Ralpha Habera – w badanej grupie klaruje się wyraźny podział na studentów, których stres paraliżuje oraz na studentów, których stres motywuje. W literaturze psychologicznej związek pomiędzy niepokojem a wydajnością określa się w postaci graficznej – odwróconej litery U (Rys. 1).
Rys. 1. Zależność pomiędzy stresem krótkoterminowym (niepokojem) a wydajnością
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Daniel Goleman, Inteligencja Emocjonalna, wyd. Media Rodzina, 2014Pierwsze ramię odwróconej litery U nakreśla stan niskiego niepokoju i niskiej wydajności, czyli stan apatii lub niedostatecznej motywacji do wysiłku.
Szczyt odwróconej litery U wskazuje na optimum dla pracy twórczej, a co za tym idzie motywacji w stanie lekkiego pobudzenia.
Drugie ramię odwróconej litery U wskazuje zbyt silne pobudzenie emocjonalne, a tym samym spadek wydajności spowodowany tzw. „gonitwą myśli”.
Wpływ nastroju na zdolność rozwiązywania problemów
Kolejną ciekawostką ze świata psychologii, którą z powodzeniem wręcz powinniśmy zastosować w świecie managementu jest wpływ dobrego nastroju na zdolność rozwiązywania problemów. Wynika z tego, że umiejętne tworzenie atmosfery w zespole, jej kreowanie oraz łagodzenie konfliktów będzie miało wpływ na twórcze, jakościowe i niebanalne rozwiązania. Osoby wprawione w dobry nastrój mają większą zdolność do rozwiązywania problemów, wykazują odwagę w podejmowaniu decyzji i wierzą we własne siły. Pozytywne nastawienie do tego, co robimy i nadanie temu sensu pozwala również na wykrzesanie niesamowitej dawki motywacji i energii.
Największy poziom koncentracji osiągamy, kiedy zadanie wymaga od nas nieco większego wysiłku niż zwykle – natomiast z zastrzeżeniem, że nie może przekraczać naszych możliwości. Jeśli zadanie przekracza punkt możliwości, na który w danym momencie jesteśmy gotowi, prowadzi to do wzrostu niepokoju, który działa blokująco, a nie motywująco. Jeśli natomiast zadanie nie jest zbyt wymagające, prowadzi to do znużenia, apatii, braku zaangażowania.
Co ciekawe, mózg działa dokładnie w ten sam sposób podczas zmęczenia psychicznego czy zdenerwowania (na przykład ograniczone możliwości skupienia, roztargnienie) jak w przypadku znudzenia, czyli braku pobudzenia emocjonalnego.
Fot. stock.adobe.comJaki należy wyciągnąć z tego wniosek?
Przede wszystkim bardzo istotne jest dostosowanie poziomu trudności danego zadania do możliwości poszczególnych członków zespołu. Powinno być lekkim wyzwaniem, które rozwija określone kompetencje, natomiast mieści się we wspomnianej granicy i czas na jego realizację jest odpowiedni. Według Howarda Gardnera, psychologa z Harvardu i twórcy inteligencji wielorakiej, „stan uskrzydlenia”, czyli zmaksymalizowania zdolności intelektualnych, koncentracji i motywacji wewnętrznej powstaje w momencie, kiedy zajmujemy się zadaniami leżącymi w obrębie naszych zainteresowań, sprawiającymi nam przyjemność, będącymi dla nas wyzwaniem, ale nie przytłaczającymi. W odniesieniu do motywowania zespołu, należy zwrócić uwagę, jak istotnym elementem jest dobór zespołu projektowego pod względem umiejętności, zainteresowania na przykład daną technologią czy zróżnicowania pod względem doświadczenia – tak, aby projekt mógł być zrealizowany, był rozwijający dla zespołu projektowego, ale nie przytłaczał swoją złożonością.
Podsumowanie
Chciałabym, żeby wybrzmiało to, jak istotne jest indywidualne podejście do członków zespołu, zrozumienie poziomu kompetencji i zdolności oraz realizowanie przez nich zadań, które będą wyzwaniem. Do nas, jako kadry managerskiej, należy również zadbanie o atmosferę i komfort pracy. A do samych jednostek należy zadbanie o wypoczynek, wewnętrzną motywację i podejmowanie się zadań, które „uskrzydlają”.
Project managerka, pasjonatka zarządzania projektami. Swoją wiedzą i doświadczeniem stara się dzielić poprzez kanały social media i zachęca do poznania tajników zarządzania. Znaleźć ją można przede wszystkim na Instagramie pod nazwą @Pani_PMka.