W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym odporność lidera jest kluczowym czynnikiem sukcesu w zarządzaniu projektami. Jakie cechy i umiejętności są niezbędne, by skutecznie radzić sobie z przeciwnościami i zapewnić powodzenie zespołowi? Oto kilka wskazówek, które w moim odczuciu przybliżą Cię do tego celu.
Artykuł sponsorowany
Czy zastanawiałeś się z czym kojarzy Ci się słowo odporność? Być może z umiejętnością wysłuchania negatywnych uwag bez brania ich do siebie, zdolnością do pracy w nawet długotrwałym stresie, a może z łatwością pracy z trudnymi ludźmi?
Jeśli masz te cechy, zapewne możesz określić się mianem odpornego. Odporność jest jednak pojęciem szerszym, ja opieram się na trzech definicjach:
- Odporność to umiejętność wytrzymania najbardziej negatywnych konsekwencji wydarzeń życiowych
- Odporność to umiejętność korzystania ze wszystkich dostępnych zasobów, by skutecznie sobie radzić w walce ze stresem i wyzwaniami1
- Odporność to elastyczne i twórcze radzenie sobie z przeciwnościami
Odporność w zarządzaniu projektami
W kontekście prowadzenia projektów są obszary, w których odporność przyda Ci się wyjątkowo. Czy spotkały się, któreś z poniższych sytuacji:
- Częste pożary, które musisz gasić? Tryb zarządzania kryzysowego i konieczność pracy w ciągłym chaosie?
- Zarządzanie dynamicznie zmieniającymi się wymaganiami (w tym poszerzanie w nieskończoność zakresu projektu)?
- Opóźnienia w projekcie i praca pod stałą presją czasu?
No właśnie, o powodzeniu projektów często decydują kompetencje ich liderów: znajomość metodologii, narzędzi i procesów poparte certyfikatami, komunikacja interpersonalna, zdolności przywódcze, umiejętność pracy w zespole oraz zdolność rozwiązywania problemów. Natomiast ich osobowość, w tym odporność, odróżnia liderów najlepszych od tych dobrych.
Kluczowe umiejętności odpornego lidera
Samodyscyplina
Jeśli nawet w największym chaosie potrafisz ustanawiać reguły i procedury, a następnie je wdrożyć i zadbać o ich przestrzeganie przez członków zespołu – to powoli, ale systematycznie porządkujesz rzeczywistość, przywracasz spokój i porządek.
Od czego można zacząć? Prosty przykład to wprowadzanie samodyscypliny, np. w zakresie porządku we własnym kalendarzu:
- Stałe spotkania z właściwie dobranymi uczestnikami (zadbaj o produktywność),
- Odpowiednie odstępy między spotkaniami, by mieć czas na: podsumowanie, wysłanie notatek oraz wykonanie niektórych (albo nawet wszystkich) przypisanych na spotkaniu zadań. Osobiście doceniam, gdy notatki są wysłane zaraz po spotkaniu, a nie późnym wieczorem lub w kolejnych dniach.
- “Żelazne” przerwy na posiłki (to bardzo niezdrowo jeść w biegu lub przed ekranem),
- Konsekwentne przestrzeganie godzin zaplanowanych na pracę własną,
- Przestrzeganie zakontraktowanych godzin pracy. Jeśli masz umowę na 8 godzin, to pracuj 8 godzin, a nie 12. Warto ustalić granice czasu pracy, aby uniknąć wypalenia i zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a także długoterminową efektywność.
Osobista samodyscyplina ma jednak swoją ciemną stronę mocy. Pamiętaj, że inni ludzie mogą unikać rutyny i mieć trudność w podążaniu za ustalonym porządkiem. Świadomość i akceptacja odmiennych stylów pracy jest cenną cechą każdego lidera.
Kontrola uwagi
Liderzy często borykają się z tym, że są angażowani w każdy temat, a zatem są rozpraszani wielokrotnie w ciągu dnia pracy. Jeśli masz przestrzeń na pracę w skupieniu, bez dystraktorów – i nie cierpi na tym projekt lub ludzie – to możesz uznać, że masz kontrolę uwagi. A jeśli nadal Twoja uwaga jest rozpraszana na każdym kroku:
- Wyznacz bezpieczne granice: na przykład 1-2 godziny dziennie, w których nikt się z Tobą nie kontaktuje.
- Przedyskutuj z Twoim zespołem, klientem, przełożonym, jaki cel Ci przyświeca (potrzebujesz przestrzeni na pracę nad rzeczami ważnymi, celami strategicznymi).
- Zachęć innych do zbudowania podobnych mechanizmów.
Ciemną stroną wysokiej kontroli uwagi jest możliwość niezrozumienia Twoich metod pracy przez innych. Pamiętaj też, niektórzy mogą nie respektować Twoich granic – zadbaj o odpowiedni dialog z nimi.
Wysokie poczucie wpływu
W projekcie podejmujesz wiele ważnych decyzji, co daje Ci istotny wpływ na jego końcowy sukces. Czy jednak musisz decydować o wszystkim samodzielnie?
- Zastanów się, które zadania jesteś w stanie powierzyć innym, jednocześnie akceptując podjęte przez nich decyzje.
- Oceń, czy masz wgląd w decyzje podejmowane przez innych i czy te osoby czują się odpowiednio umocowane (mają wiedzę, kompetencje i są świadome konsekwencji).
- Rozważ, czy kluczowe dla Ciebie tematy znajdują się w Twoich rękach.
- Zaakceptuj błędy wynikające z podjętych decyzji i zachęcaj do wyciągania wniosków na przyszłość.
- Stale monitoruj efektywność zespołu.
Pamiętaj jednak, że nie wszyscy lubią podejmować decyzje. Niektórzy wolą konkretne, dobrze opisane zadania. Zadbaj o nich, dostosowując sposób delegowania: upewnij się, że otrzymują jasne instrukcje oraz wsparcie, które pozwoli im efektywnie wykonać powierzone obowiązki.
Powrót do dobrostanu
Praca pod presją potrafi mocno zmotywować, ale nieuchronnie wyczerpuje pokłady Twojej energii. W projektach często pojawiają się opóźnienia, których można było uniknąć – łatwo możesz odebrać je jako porażki. Dobrze, jeśli szybko wyciągasz wnioski i przechodzisz do następnych zadań. Jeśli nie możesz spać, bo prześladują Cię błędy i strach przed popełnieniem następnych – to warto nad tym popracować. Zachęcam Cię do skorzystania z jednej z poniższych wskazówek.
- Poszukaj inspiracji wśród osób, które podziwiasz za ich sukcesy. Mogą to być Twoi bliscy, znajomi albo powszechnie znane autorytety. Dowiedz się, jakie porażki ich spotkały, co z nimi zrobili, a przede wszystkim – ile ich było. Będziesz zaskoczony, gdy usłyszysz, że na jeden sukces przypada kilka, a nawet kilkadziesiąt porażek.
- Przygotuj się do wyzwań. Obawiasz się spotkania z komitetem sterującym Twojego projektu? Zorganizuj treningowe spotkanie ze swoim zespołem, gdzie członkowie zespołu wcielą się w rolę członków komitetu. Poproś ich, aby zadawali Ci najtrudniejsze i najbardziej złośliwe pytania. Odpowiadaj na wszystkie tak, jakbyś był na prawdziwym spotkaniu. Będziesz zaskoczony, jak dobrze pójdzie Ci w trakcie właściwego spotkania.
- Zadbaj o regenerację. Kiedy mimo wszystko ogarnie Cię uczucie lęku, niepowodzenia, przegranej – pozostaw sobie czas na odreagowanie i regenerację. Porozmawiaj z innymi o swoich obawach. Rozmowa ma działanie terapeutyczne i zdecydowanie skraca czas osiągnięcia pożądanego spokoju i energii do dalszego działania.
Dbaj o swój dobrostan tak, jak dbasz o baterię w telefonie: nie doprowadzaj do całkowitego rozładowania. Łatwiej jest przyjmować niepowodzenia, jeśli zadbasz o swoje podstawowe potrzeby: sen, nawodnienie, odżywianie i regenerację. Kluczowe znaczenie mają relacje z innymi ludźmi, dzięki którym łatwiej i szybciej możesz podnieść się po różnych porażkach.
Rozwój odporności w różnych obszarach
Wiele osób, z którymi rozmawiam na temat odporności, jest zaskoczonych, jak złożony jest to temat. Ciekawe jest dla nich również to, w ilu obszarach mogą odporność rozwijać. Na podstawie najnowszych badań metodycznych możemy zdefiniować aż 12 obszarów (Rys. 1).
Wysoka odporność w każdym z tych obszarów działa jak dobry parasol: chroni przed deszczem i słońcem. Jeśli jednak parasol jest zbyt mały lub brakuje mu jakiegoś fragmentu, nie spełnia swojej funkcji. Podobnie jest z odpornością – jeśli w choć jednym obszarze mamy niską odporność, nie jesteśmy odpowiednio chronieni przed niekorzystnymi czynnikami zewnętrznymi.
Rys. 1 Obszary odporności psychicznej
Źródło: © 2024 KAMINSKI ACADEMY
Odporność – umiejętność, którą można rozwijać
Odporność lidera jest kluczem do długoterminowego sukcesu osobistego oraz projektów, za które odpowiada. Warto rozpoznać swoje zasoby i zacząć je wykorzystywać w sytuacjach trudnych. Gorąco zachęcam Cię do stałego pogłębiania wiedzy o sobie i budowania strategii radzenia sobie z deficytami. Odporność nie jest cechą wrodzoną, lecz umiejętnością, którą można rozwijać poprzez systematyczne działania. Inwestując w rozwój swojej odporności, nie tylko zwiększasz swoje szanse na sukces zawodowy, ale również budujesz zdrowsze, bardziej zrównoważone życie zawodowe i osobiste.
- Suzanne Kobasa, “Stressful Life Events, Personality, and Health: An Inquiry into Hardiness,” Journal of Personality and Social Psychology, 1979.
Trener i konsultant Altkom Akademii. Prowadzi szkolenia z zarządzania usługami (ITIL® 4 Master) oraz rozwijania kompetencji menedżerskich. Przez 17 lat realizował projekty z zakresu budowania i doskonalenia wsparcia usług oraz transformacji cyfrowej. Mentor ambitnych liderów IT. W rozmowach zadaje trudne pytania, które inspirują do poszukiwania skutecznych rozwiązań. Wspiera i dzieli się wiedzą. Wierzy, że budowanie odporności jest fundamentem rozwoju zawodowego i osobistego. Pomaga rozwijać odporność również dzieciom i młodzieży, prowadząc zajęcia LifePlan Academy (Fundacja Marka Kamińskiego).