Praktyki Flow Management – skuteczne i efektywne zarządzanie procesami, projektem i portfelem projektów

W poprzednim tekście nt. Flow Management (Strefa PMI, nr 36) przedstawiłem negatywne konsekwencje tradycyjnego systemu pracy i zarządzania, konieczność myślenia systemowego, całościowego oraz odpowiedź na pytanie: po co ten Flow Management.

Teraz czas na przedstawienie praktyk i metryk Flow Management oraz ich różnych zastosowań do zarządzania pracą zespołu, procesami i projektami oraz portfelem projektów.

---

Flow to – wg The Kanban Guide, December 2020 – przepływ potencjalnej wartości przez system. Flow mamy wtedy, gdy poprzez efektywny proces pracy nad właściwymi produktami tworzona jest wartość dla klienta tak szybko, jak on tego oczekuje.

Optymalizacja wartości poprzez optymalizację przepływu

Celem Flow Management, a także podejść Kanban i Lean na których się opiera, jest optymalizacja wartości poprzez optymalizację przepływu. Przy czym optymalizacja niekoniecznie implikuje maksymalizację; oznacza ona dążenie do odpowiedniej równowagi pomiędzy efektywnością, wydajnością i przewidywalnością sposobu wykonania pracy:

• Efektywny przepływ pracy (ang. workflow) dostarcza tego czego chce klient, w czasie, w którym klient chce by było to dostarczone.
• Wydajny przepływ pracy, w celu dostarczenia wartości, przypisuje dostępne zasoby ekonomiczne tak optymalnie, jak to tylko możliwe.
• Większa przewidywalność przepływu pracy to możliwość dokładniejszego prognozowania dostarczenia wartości przy akceptowalnym stopniu niepewności.

Praktyki Flow Management

Gdy chodzi o praktyki Flow Management i powiązane z nimi praktyki Kanban, to jest z nimi mały problem. Różne źródła (jak np. The Kanban Guide, Przewodnik po Kanbanie dla Zespołów Scrumowych czy Kanban University) wymieniają różne praktyki, generalnie jednak poruszając się w obrębie kilku bardzo zbliżonych.

Moja propozycja praktyk Flow Management obejmuje następujące pozycje:

1. Definiowanie i wizualizacja procesu pracy

Praktyka definiowania i wizualizacji procesu pracy ma postać tzw. definicji procesu pracy – Definicji Workflow, zwizualizowanej na tablicy Kanban, a obejmującej między innymi takie elementy, jak:

• Definicja elementu będącego nośnikiem wartości dla klienta (ang. unit of value), „przepływającego” przez proces pracy, określanego w The Kanban Guide mianem: praca (ang. work item/items).
• Definicja miejsca w procesie pracy, od którego praca zaczyna „przepływać” przez zdefiniowany proces (punkt rozpoczęcia), oraz miejsca, w którym opuszcza ten proces (punkt zakończenia).
• Jedna lub kilka zdefiniowanych faz procesu, przez które „przepływa” praca od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.
• Definicja sposobu kontrolowania pracy w toku (ang. Work In Progress – WIP) od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.
• Jawne zasady postępowania, dotyczące sposobu „przepływu” pracy przez zdefiniowane fazy procesu pracy, od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.
• Oczekiwany poziom świadczenia usług (ang. Service Level Expectation – SLE), będący prognozą czasu przepływu (ang. flow) pracy od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.

2. Aktywne zarządzanie pracą w procesie pracy

Praktyka ta obejmuje takie metody, jak na przykład:

• Kontrolowanie poziomu pracy w toku (WIP).
• Unikanie gromadzenia się pracy w dowolnej części procesu pracy.
• Zapewnienie, przy odniesieniu do SLE, by praca nie ulegała niepotrzebnie starzeniu się.
• Odblokowywanie zablokowanej pracy.
• Zapewnienie, by praca wchodziła do systemu w takim samym – lub bardzo zbliżonym – tempie, jak tempo z jakim wychodzi z systemu pracy.

3. Inspekcja i adaptacja definicji procesu pracy

Praktyka inspekcji i adaptacji umożliwia ciągłe doskonalenie procesu pracy i jej rezultatów oraz produktów, a dotyczy takich elementów definicji procesu pracy, jak:

• Zasady wizualizacji procesu pracy i jego faz.
• Zasady dotyczące sposobu pracy, na przykład zasady dotyczące modyfikacji poziomu limitu pracy w toku, SLE, czy wielkości partii zasilającej system.

Metryki Flow Management

Flow Management wymaga zbierania i analizowania określonego zestawu metryk przepływu (ang. flow measures/metrics). Metryki te pokazują aktualną sytuację oraz rezultaty systemu pracy na poziomie zespołu, projektu i portfela projektów i pomagają podejmować – bazujące na informacjach – decyzje dotyczące sposobu dostarczania wartości.

Cztery podstawowe metryki przepływu to:

• Poziom prac w toku (ang. WIP): liczba prac rozpoczętych, lecz nie zakończonych.
• Przepustowość (ang. Throughput): liczba prac zakończonych w jednostce czasu, czyli na przykład w trakcie iteracji (sprintu).
• Wiek pracy (ang. Work Item Age): czas jaki upłynął od rozpoczęcia pracy a aktualnym momentem w czasie.
• Czas wykonania (ang. Cycle Time): czas, jaki upłynął między rozpoczęciem pracy (ang. Work Item), a jej zakończeniem.

System zarządzania bazujący na Flow Management może wykorzystywać następujące wykresy, prezentujące wyżej wymienione metryki:

• Czas wykonania: wykres punktowy, histogram oraz tzw. heatmapa;
• Przepustowość: histogram, wykres liniowy;
• Prace w toku (WIP): wykres starzenia i wykres liniowy;
• Skumulowany diagram przepływu (Cumulative Flow Diagram – CFD);
• Efektywność przepływu;
• Blokery: wykres grupowania i wykres dynamiki;
• Symulacja Monte Carlo: wykres ile, wykres kiedy.

Omówienie poszczególnych metryk Kanban i wykresów je prezentujących wykracza poza ramy niniejszego tekstu. Na Rys. 1 znajduje się mój ulubiony wykres, tj. skumulowany diagram przepływu (Cumulative Flow Diagram – CFD). Ilustruje on flow (lub jego brak, względnie jego zakłócenia) na poziomie zespołu, pokazuje średni poziom prac w roku (WIP) oraz średni czas wykonania, a także przepustowość, czyli tempo dostarczania.

Zastosowanie praktyk i metryk Flow Management

Siła Flow Management polega na tym, że te same – wcześniej wymienione – praktyki i metryki znajdują zastosowanie na różnych poziomach zarządzania, tj. na poziomie:

• zespołu projektowego lub produktowego, względnie biznesowego, np. zespołu marketingu,
• projektu lub produktu, realizowanego, bądź rozwijanego przez kilka zespołów,
• procesu, na przykład różnych procesów HR-owych, jak on-boarding pracownika,
• portfela projektów, obejmującego zarówno projekty lub produkty, jak i procesy.

Dzięki temu stosunkowo łatwe jest skalowanie Flow Management w firmie. Można rozpocząć stosowanie Flow Management od pojedynczego zespołu, rozwinąć do kilku zespołów, a następnie – w zależności od potrzeb i od kontekstu – zastosować na poziomie projektu lub kilku projektów, a następnie przejść na poziom portfela projektów i prac. Jak widać z powyższego opisu skalowanie może odbywać się „w głąb”, tj. poprzez obejmowanie kolejnych zespołów lub projektów, jak i w „w górę”, poprzez przechodzenie od poziomu zespołu, poprzez poziom projektu/projektów do poziomu portfela. Praktyki i metryki Flow Management można także łatwo skalować „w poziomie” poprzez uwzględnienie procesów tzw. upstream, czyli procesów wymyślania koncepcji produktu lub procesów marketingu i pozyskiwania klientów na produkty firmy. Przykład skalowania przedstawia Rys. 2.

Podsumowanie

Flow Management, łączący praktyki Kanban, Lean, TOC oraz psychologii przepływu to coraz częściej stosowane podejście umożliwiające przewidywalne dostarczanie wartości na poziomie projektu, programu oraz portfela prac i projektów oraz uzyskanie przez firmy zwinności biznesowej (ang. Enterprise Agility). Wykorzystuje ono kilka praktyk, które można stosować zarówno na poziomie zespołu, projektu i produktu oraz na poziomie portfela projektów i prac.

Dostępna jest platforma informatyczna Kanbanize www.kanbanize.com i jej polska wersja: www.kanbanize.com/pl umożliwiająca implementację praktyk i metryk Flow w systemie zarządzania projektem i portfelem projektów.