Zombie to nazwa żywych trupów czyli ludzi, którzy po śmierci powrócili do świata żywych jako istoty zawieszone w próżni (ani żywe, ani martwe). Według afrykańskich wierzeń zombie to po prostu martwi ludzie. Czym zatem jest projekt zombie? Projekt zombie to inicjatywa, która została uruchomiona i trwa siłą rozpędu, gdyż nikt w organizacji nie ma odwagi lub chęci jej zakończyć. Zombie nazywamy projekt, który nie przynosi organizacji wartości biznesowej, nie realizuje założonego celu lub nikomu nie zależy na jego realizacji. Pomimo tego projekt nigdy oficjalnie nie został zamknięty, ale nie jest też realizowany.
Do czynników, które przyczyniają się do powstawania projektów zombie mogą należeć: skomplikowana struktura organizacyjna, brak kontroli nad portfelem projektów, niejasne cele stawiane przed pracownikami.
Kilka cech charakterystycznych projektów zombie:
- każdy słyszał o projekcie, ale nikt go nie widział,
- projekt, który ktoś próbuje ukryć,
- projekt uruchomiony, zatrzymany, rewitalizowany i nadal żyje,
- projekt, którym nikt nie zarządza, albo jest źle zarządzany,
- projekt bez właściciela biznesowego.
Warto postawić sobie kilka pytań, które pozwolą nam sprawdzić czy nasz projekt nie jest przypadkiem projektem zombie: Czy na rynku istnieje zapotrzebowanie na naszą usługę, produkt? Czy projekt, który realizujemy spełnia oczekiwania klientów lepiej niż produkt konkurencji? Czy koszty realizacji projektu nie przekraczają korzyści, których ma dostarczyć?
Przyczyny niepowodzeń projektów
Przyczyny niepowodzeń projektów zwykle dzielimy na dwa rodzaje: ilościowe i behawioralne. Do ilościowych należy planowanie, szacowanie, harmonogramowanie, kontrola. Do behawioralnych zaś zaliczamy niskie morale, brak zaangażowania pracowników, niską wydajność, złe relacje międzyludzkie. Badania pokazują, że główną przyczyną porażek projektów są czynniki behawioralne.
Dlaczego zombie są szkodliwe?
Projekty zombie pozornie tylko angażują zasoby, które w tym samym czasie mogłyby zostać wykorzystane do realizacji inicjatyw przynoszących realną wartość biznesową. Praca w projektach, które nie mają szans na zakończenie i dostarczenie wartości biznesowych, powoduje frustrację i zniechęcenie w zespole.
Jak powstają projekty zombie?
Część z nich to projekty, które zostały zainicjowane zbyt wcześnie dla organizacji, rynku czy klientów. Inne są niemożliwe do realizacji z powodu braku zasobów lub ograniczeń technologicznych. Czasami organizacje zachęcają pracowników do generowania nowych inicjatyw, niekoniecznie dostarczania projektów, które niosą wartość biznesową. Firmy popełniają błąd nie definiując celów tych inicjatyw, takich jak zwiększenie zysku firmy lub używalności produktu czy wejście na nowy rynek. W takim przypadku organizacja staje przed problemem zbyt wielu pomysłów. Nawet jeżeli część z nich jest wartościowa, realizacja wszystkich nie jest możliwa w tym samym czasie. Zbyt duża ilość zgłoszonych inicjatyw sprawia, że wpadają one do „poczekalni”, a podczas gdy czekają na przydzielenie zasobów – zmienia się otoczenie biznesowe, potrzeby klientów.
Inne przyczyny powstawania projektów zombie, to problem z zamknięciem inicjatyw, które nie mają szans na zakończenie. Zwykle na etapie inicjowania projektu zespół projektowy jest pełen energii do działania i entuzjazmu, jednak w miarę realizacji, kiedy pojawią się przeszkody, uniemożliwiające dostarczenie celów biznesowych – entuzjazm i zaangażowanie znikają. Projekt, który nie ma szans na realizację założonych celów przemienia się w zombie – nie umarł, ale też nie żyje. Czasami klient lub właściciel biznesowy traci zainteresowanie projektem i mimo tych wszystkich przesłanek brak jest odwagi, by taki projekt zakończyć.
Należy pamiętać, że projekt będzie realizowany tylko jeśli kierownictwo będzie chciało jego realizacji, jeżeli zostały zapewnione środki finansowe na jego realizację, rynek jest gotowy na ten projekt, zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny oraz istnieją możliwości technologiczne do jego realizacji. Brak jednego z tych elementów opóźnia dostarczenie celów biznesowych projektu, a także sprawia, że projekt trwa, ale nie jest realizowany.
Jak zabić zombie?
Niechęć do zamykania projektów zombie wynika z różnych powodów. Pierwszy i najważniejszy – nikt nie chce być posłańcem, który przybywa ze złymi wieściami. Czasami projekt wpisany jest w cele roczne, tzw. KPI, kierownika projektu lub sponsora. W takim przypadku ważną rolę może odegrać Biuro Projektów, do którego zadań należy ciągła analiza portfela projektów, zamykanie projektów, których realizacja nie jest możliwa lub nie przyniesie korzyści organizacji. Aby zamknąć projekt zombie, należy podsumować dotychczas osiągnięte cele projektu, podsumować przyczyny niepowodzenia projektu oraz zarekomendować zamknięcie inicjatywy. Gromadzenie lessons learned z nieudanych projektów pozwoli uniknąć błędów w kolejnych realizacjach. Organizacje powinny być gotowe na inicjowanie projektów, ale także na ich zamykanie odpowiednio wcześnie.
Czy projekty zombie są potrzebne?
Uważam, że tak. Organizacja powinna zachęcać pracowników do inicjowania projektów, ale powinna stwarzać również możliwość popełniania błędów i wyciągania wniosków. Pieniądze wydane na niezrealizowany projekt, to inwestycja w naukę zespołu i powinna ona być nieodłącznym elementem uczenia się organizacji. Należy jednak pamiętać, aby każdorazowo rejestrować przyczyny i konsekwencje porażek projektów wraz z rekomendacjami, co można było zrobić lepiej. Tego typu podejście zwiększa szansę na powodzenie realizowanych projektów w przyszłości, ale także pomaga w tworzeniu kultury organizacji, w której awarie, porażki są otwarcie dyskutowane, a nie ignorowane czy przemilczane. Czerpanie z doświadczeń, zarówno pozytywnych jak i negatywnych, pomaga walczyć z przeciwnościami, obniża ryzyko kolejnych porażek. Wiedza czerpana z niepowodzeń przyczynia się do postępu, ale tylko wtedy gdy potrafimy uczyć się na błędach.
Koniec roku może być dobrym czasem, by zidentyfikować i zabić projekty zombie.
Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego, na wydziale Wydział Lingwistyki Stosowanej i Filologii Wschodniosłowiańskich oraz studiów podyplomowych w Akademii Leona Koźmińskiego z zakresu public relations i zarządzania projektami. Umiejętności zawodowe rozwijała realizując różnorodne projekty, uczestnicząc w wielu szkoleniach poświęconych tematyce zarządzania projektami. Wieloletni menadżer portfela projektów i kierownik projektów w firmie Wolters Kluwer SA, odpowiada za stworzenie metodologii zarządzania projektami, optymalizację portfela projektów, priorytetyzację projektów, alokacje zasobów projektowych. Szkoli kierowników projektów z zasad zarządzania projektami w Polsce i za granicą. Menadżer
projektów realizowanych w zespołach krajowych i międzynarodowych. Różnorodne doświadczenia
sprawiły, że jest specjalistą w budowaniu i pogłębianiu relacji interpersonalnych. Lubi skomplikowane projekty, pracę pod presją czasu. Pracuje z pasją, zaangażowaniem, koncentruje się na efektywności i osiąganiu wyznaczonych celów w połączeniu z dbałością o relacje międzyludzkie. Pasje: literatura, kino, podróże, jazda na rowerze, gotowanie, wzornictwo.