Zarządzanie projektami to dziedzina oparta na opisanych zasadach. Zazwyczaj są one opisane w standardach i metodykach, na przykład PMBOK® Guide, PRINCE2®, te z kolei oparte są na najlepszych praktykach i doświadczeniach, czyli bazują na teorii poznania, która wyjaśnia wiedzę w kategoriach doświadczenia zmysłowego zwanego empiryzmem. Pierwszym z rzeczników empiryzmu był Francis Bacon (1561-1626). Twierdził on, że najwyższym dobrem człowieka jest poszukiwanie prawdy rozumianej jako wartość użyteczna, która da człowiekowi władzę nad światem. Wiedza, jaką posiadamy, bardzo często pochodzi z obserwacji otaczającego nas świata. Czy zatem pracując jako kierownik projektu możemy odnaleźć wskazówki ułatwiające pracę w tym, co nas otacza? Możemy! I to bardzo wiele, wystarczy tylko spojrzeć na świat zwierząt.
Długo przed tym, zanim człowiek pojawił się na ziemi, upolował pierwszego mamuta i spisał te wszystkie mądrości PM-owego życia, zwane metodykami, świat natury wypracował swoje sprawdzone sposoby organizacji pracy. Świetnym przykładem, z którego możemy czerpać gotowe wzorce kierowania projektami jest organizacja życia i pracy pszczół.
Świat pszczół od dawna fascynuje ludzi, jest to także element szeroko opisywanej kultury.
„Maja fruwa tu i tam świat swój pokazując nam…” – już od najmłodszych lat nieświadomie uczymy się dobrych praktyk prowadzenia projektów, podglądając życie i pracę pszczółki Mai, jej towarzysza Gucia w roli trutnia oraz Klementyny – pszczelej opiekunki naszej znanej pary.
Pszczoły zorganizowały sobie życie i pracę już 80 mln lat temu i bez zmiany przetrwały tak długo żyjąc według twardych reguł. Nazywane są „nadorganizmami”, udało się im wykształcić wyjątkową strukturę rodzinną tworzącą świetnie działający system pracy. Życie ula możliwe jest tylko, wtedy gdy każdy element podziału pracy i zadań jest realizowany.
Nawet najlepszy PM znajdzie wskazówki w życiu pszczół, które pozwolą mu lepiej prowadzić projekty. Przecież każdy kierownik projektu wie, że by zjeść miodek trzeba się najpierw sporo napracować.
Podział ról i organizacja pracy: Królowa jest tylko jedna
Istotnym elementem zarządzania projektami jest jasny podział ról i organizacja pracy. Pszczoły mają jasno podzielone role. W brutalnym świecie zwierząt nie ma miejsca na dwóch władców. Podobnie jak w Scrum zalecany jest jeden Product Owner, tak w ulu królowa jest tylko jedna. Jeśli urodzi się więcej niż jedna, to pozostać w ulu może tylko najsilniejsza. Jest ona takim lokalnym PM-em odpowiedzialnym za efekt końcowy realizowanego projektu. Jej rola jest jasno określona – składa jaja, wytwarza feromony zachęcające robotnice do opieki nad nią oraz odpowiada za chemiczną identyfikację roju. To dzięki niej pszczela rodzina posiada charakterystyczny zapach, który pozwala robotnicom rozpoznawać członków ulowego zespołu niwelując zagrożenia zewnętrzne.
W prowadzeniu projektów kluczową rolę odgrywa zdefiniowanie ról i odpowiedzialności. Konkretna rola w projekcie to także przypisana do niej odpowiedzialność. W praktyce bez określenia odpowiedzialności każdy członek zespołu projektowego będzie odpowiadał za tzw. „nic”, a w najlepszym przypadku za to, co sam sobie wymyśli, co nie wróży dobrze realizacji projektu.
Fot. Agata ŁukaszewskaWszystko na czas czyli ład i porządek
W okresie letnim średniej wielkości ul zamieszkuje o około 50-80 tysięcy pszczół. Bez braku dokładnego podziału pracy i koordynacji funkcjonowanie tak licznej populacji nie byłoby możliwe. Każdy członek pszczelej rodziny wie jakie zadania ma wykonywać i w jakim czasie. Poza królową mamy robotnice, które mają jasno zdefiniowane obowiązki, na przykład czyszczenia ula, jego wentylacji czy obrony.
Dobrą praktyką zarządzania projektami, którą możemy podpatrzeć u pszczół jest nie tylko zdefiniowanie zadań, ale także określenie czasu ich realizacji. Każda z robotnic żyjących około 38 dni, latem dopiero w okolicach 21 dniu życia zaczyna zbierać nektar. Jest to dla niej finalny okres, ukoronowanie jej dotychczasowej pracy na rzecz pszczelej społeczności. Podział pracy ułatwia organizację całego życia ula, pozwalając równomiernie rozdzielać zasoby i zadania. Każdy mieszkaniec ula wie, co należy do jego obowiązków i kiedy ma je wykonywać.
W prowadzeniu projektów jako kierownik projektu powinniśmy wiedzieć, czy każde zadanie ma przypisaną osobę odpowiedzialną. Inaczej może się okazać, że cały zespół wykonuje dany element pracy pomijając inne, co finalnie poprowadzi nasz projekt w złym kierunku. Co się kryje za słowem odpowiedzialność w kontekście projektowym? Jest to nic innego, jak przypisanie poszczególnych zadań do konkretnych osób z zespołu. Kluczowa jest także koordynacja czasu wykonywania zadań – bez określenia zakresu czasowego projekty „automatycznie” zaczną się przedłużać.
Komunikacja – pszczeli taniec
Komunikacja to jeden z podstawowych elementów prawidłowego funkcjonowania każdego zespołu projektowego. Im lepsza komunikacja, tym jaśniejszy i bardziej zrozumiały cel, do którego dążymy. Pszczoły już od dawna doskonale o tym wiedzą. Poza chemicznym znakiem, który pozwala odróżnić członków ulowej społeczności od niepożądanych gości pszczoły wypracowały swój własny język komunikacji. Pszczoły, które zbierają pyłek przekazują między sobą informację o tym gdzie znalazły jego nowe źródło. Przekazana informacja ułatwia innym dotarcie do nowego źródła pyłku i finalnie przyczynia się do wydajniejszej pracy wszystkich pszczół zbierających. Pszczoły komunikują się między sobą za pomocą „tańca”. Jeśli nowo wykryte źródło jest w pobliżu ula, to jest to zakomunikowane przez zbieraczkę ruchami na plastrze zataczającymi koło. Jeśli odległość jest między 10-40 metrów zaobserwujemy taniec po linii tworzącej półksiężyc. Jeśli nowe źródło jest dalej to pszczoła wykonuje tzw. ósemki. Co ciekawe, pszczoły przekazują sobie nie tylko informacje o odległości, ale także o kierunku. Potrafią także zakomunikować konieczność obrony przed atakiem czy zachęcić inne pszczoły do pracy na nowo wykrytym źródle pyłku.
Według raportu „Chaos Report” badającego przyczyny niepowodzeń przygotowanego przez Standish Group w roku 2015, za prawie połowę porażek projektowych odpowiadały 3 czynniki:
- wsparcie kadry zarządzającej – 15%
- dojrzałość organizacji – 15%
- zaangażowanie użytkowników – 15%.
Wymienione powyżej czynniki mają jeden wspólny łączący je element – brak odpowiedniej komunikacji.
Patrząc z perspektywy kierownika projektu, możemy w trzech prostych ruchach poprawić komunikację w projekcie:
- Stwórz jedno miejsce wymiany informacji, dostępne dla całego zespołu projektowego.
- Przeprowadzaj regularne statusy projektowe.
- Twórz systematyczne raporty z przebiegu projektu.
Fot. Pixabay.comKoniec z obijaniem się, czyli smutny los trutnia
W dzisiejszych realiach prowadzenie projektów wymusza szybkie reagowanie w celu dostosowywania się do zachodzących zmian rynkowych. Niezbędne staje się posiadanie przez organizację umiejętności zarządzania zmianą. Złożoność projektów i ich „eksperckość” niejednokrotnie wymaga nakładu pracy związanego z pozyskaniem ludzi o odpowiednich kompetencjach. Czasy gdy pracowało się w jednej firmie przez cały okres zawodowej kariery to dziś już archaizm. W nowocześnie zarządzanych projektach praca zespołu jest maksymalizowana. Czy tego chcemy, czy nie, determinują nas koszty, czas i zakres – to te czynniki nadają ramy naszym działaniom, wyznaczając cienką granicę między projektem z uzasadnieniem biznesowym a projektem nieopłacalnym.
Obserwując organizację pracy pszczół możemy zobaczyć, że nie ma tam miejsca na leniuchowanie. Cały ul nie ustaje w wysiłku realizacji uzasadnienia biznesowego, jakim jest jego przeżycie i dalsze funkcjonowanie. Zasada panująca w ulu jest prosta: nie ma tu miejsca na leserstwo – zrobiłeś swoje to cię już nie chcemy. Przykładem takiego działania jest życie pszczelego samca, tzw. trutnia. On także ma jasno określone czynności. Podstawowe to zapłodnić królową w trakcie lotu godowego. Jeśli mu się to uda, to jego los jest przesądzony i ginie, ponieważ jego aparat kopulacyjny odrywa uwalniająca się matka. Pozostałe trutnie mogą pracować przy ocieplaniu ula. Gdy zbliża się zima, ich praca się kończy, a lokalny kierownik projektu, czyli królowa, każe zwolnić zbędny zasób i przegania ich z ula.
W świecie project managementu każdy projekt wymaga dostosowywania zasobów do bieżącej sytuacji – albo jest konieczność zwiększenia zasobów, albo ich ograniczenia lub zmiany. Trzymanie wysoko opłacanych ekspertów na tzw. „potem” wymaga grubego portfela. Oczywiście dobrze, jeśli go mamy, a jeśli nie mamy, to może czas przegonić trutnia?
Fot. Pixabay.comTeam spirit
Kierownik projektu niejednokrotnie staje się osobą decydującą o sukcesie projektu. Project Management Institute określa, że kompetencje kierownika projektu to powiązanie wiedzy, postaw, umiejętności i innych cech osobowych, które wpływają na skuteczność i efektywność zarządzania projektem. Nowoczesne zarządzanie projektami wymaga od kierownika projektu pewnego połączenia umiejętności twardych z dużym naciskiem na umiejętności miękkie. Jedną z takich cech miękkich jest budowanie przyjaznego ducha projektowego, łączącego wszystkich uczestników projektu we wspólnej wizji tego, jaki mamy cel i utwierdzeniu wszystkich, że tylko razem jesteśmy w stanie go osiągnąć.
I znów możemy się wiele nauczyć się od pszczół nawet w tym aspekcie. Gdy pszczela brać nazbiera na zimę zasoby miodu i przegoni trutnie, jest gotowa do trudu przetrwania chłodnych dni. Nawet najlepiej przygotowany projekt wiąże się z ryzykiem. Ważne, by być świadomym tego ryzyka i umieć na nie odpowiednio zareagować. Okres zimy w ulu to okres przetrwania. Pszczoły gromadzą się w kłąb, starsze robotnice nadal ciężko pracują i dzięki poruszaniu swoich skrzydeł, wydzielają niezbędną do życia energię cieplną. Ich jedyny cel to ogrzać królową na tyle dobrze, by na wiosnę znowu mogła rozpocząć nowy projekt.
Na co dzień szlifuje umiejętności zarządzania projektami, pracując jako Project Manager w firmie Vector Solutions, specjalizującej się w projektowaniu, integracji i utrzymaniu kompleksowych rozwiązań end-to-end. Prowadzi projekty dla operatorów telekomunikacyjnych oraz data center, sektora enterprise, a także branży mediów w Polsce. W celu połączenia praktyki i teorii ukończył studia MBA Project Management. Hobbystycznie prowadzi bloga agile-lives.com. Po godzinach spędza czas aktywnie. Męczy go siedzenie w jednym miejscu.