W poprzednim artykule opisałem, w jaki sposób można zaplanować strategię, uwzględniając dekompozycję celów strategicznych, wskaźniki celów i powiązane projekty, wymagane do realizacji tych celów. W tym artykule skupię się na tym, w jakim sposób można raportować postępy realizacji strategii i monitorować stan realizacji poszczególnych celów, uwzględniając w szczególności postępy projektów powiązanych z tymi celami oraz realizację wskaźników celów (KPI).
Zastanawiając się nad tym, w jaki sposób raportować i monitorować strategię warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:
- Na jakiej podstawie będziemy oceniać postęp realizacji celów strategicznych?
- Jak często będziemy dostarczać dane o postępach realizacji celów i oceniać stan ich realizacji?
- Na czym będzie polegać monitorowanie realizacji strategii?
Jak oceniać postęp realizacji celów strategicznych?
Ocena postępów w realizacji celu strategicznego opiera się na ustaleniu, w jakim procencie cel został już zrealizowany i jaki jest status danego celu (Zgodnie z planem, Opóźniony, Zagrożony). Dodatkowo uzupełniany jest opis, który pozwala zrozumieć dokonaną ocenę realizacji celu (por. Rys. 1).
Rys. 3. Postęp realizacji celu i postępy realizacji powiązanych wskaźników
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPMTaka ocena może wynikać jedynie z subiektywnej oceny osoby odpowiedzialnej za realizację określonego celu lub dodatkowo może bazować na:
- postępie realizacji projektów powiązanych z danym celem,
- postępie realizacji wskaźników danego celu (KPI).
Uwzględnienie projektów w ocenie realizacji celu wymaga dostarczenia informacji o bieżącym zaawansowaniu (postępie realizacji) każdego z projektów oraz uwzględnienia wagi danego projektu w ocenie realizacji danego celu (por. Rys. 2).
Z kolei uwzględnienie wskaźników w ocenie realizacji celu wymaga dostarczenia informacji o bieżącym zaawansowaniu każdego ze wskaźników, z opcjonalną informacją o prognozowanych wartościach wskaźników (zarówno liczbowych, jak i opisowych) oraz uwzględnienia wagi danego wskaźnika w realizacji danego celu (por. Rys. 3 oraz Rys. 4a i 4b).
Rys. 1. Ocena realizacji celu
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPM
Rys. 4a. Raportowanie wartości wskaźników (tabela)
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPM
Rys. 4b. Raportowanie wartości wskaźników (wykres)
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPMJak często dostarczać dane o postępach realizacji celów i oceniać stan ich realizacji?
Każda organizacja przyjmuje pewien cykl (np. miesięczny, kwartalny, półroczny lub roczny), w którym będzie zbierać informacje o postępach realizacji strategii. Ten cykl określa się zazwyczaj już na etapie planowania strategii.
Samo raportowanie postępów realizacji celów może się odbywać częściej (np. co miesiąc albo nawet każdego dnia, jeśli dane są napełniane automatycznie), ale właśnie w tym cyklu (np. kwartalnym lub półrocznym) dane o postępie realizacji celów będą podsumowywane i analizowane.
Na Rys. 5 zaprezentowano wpisy aktualizacyjne dot. postępów realizacji celu (miesięczne), a na Rys. 6 podsumowanie stanu realizacji celu na koniec okresu raportowego (w tym przypadku jest to kwartał).
Rys. 5. Wpisy aktualizacyjne dot. postępów realizacji celu
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPM
Rys. 6. Podsumowanie stanu realizacji celu strategicznego na koniec okresu raportowego.
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPMW efekcie będziemy znać stan realizacji każdego z celów na koniec każdego okresu (np. kwartału, półrocza lub roku) oraz będziemy w stanie przeanalizować, jak ten stan zmieniał się w czasie (z dowolną szczegółowością).
Jak monitorować realizację strategii?
Monitorowanie realizacji strategii bazuje na informacjach o postępie realizacji celów i celów składowych (por. Rys. 7).
Rys. 7. Monitorowanie realizacji strategii
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPMDla każdego celu możemy szybko sprawdzić, jaki jest jego status (postęp procentowy, stan i opis), czy do celu są przypisane jakieś wskaźniki (KPI) oraz projekty i kto jest odpowiedzialny za realizację danego celu. Filtry pozwalają szybko dotrzeć do celów, które wymagają naszej atencji (np. opóźnione lub zagrożone), mają określony stopień realizacji (%) lub do celów przypisanych do określonej osoby (menedżer).W trakcie monitorowania realizacji strategii zawsze możemy szybko przejść do szczegółów danego celu, żeby zrozumieć jego zakres, osoby odpowiedzialne, powiązane wskaźniki i projekty oraz dotychczasowe postępy realizacji danego celu (por. Rys. 8).
Rys. 8. Monitorowanie realizacji strategii – szczegóły celu
Źródło: zrzut ekranu z oprogramowania Hadrone PPMJak sprawdzić monitorowanie strategii w praktyce?
Skuteczne monitorowanie realizacji strategii wymaga podjęcia decyzji, na jakiej podstawie będziemy oceniać postępy realizacji poszczególnych celów strategicznych (tylko subiektywnie, czy także uwzględniając postępy powiązanych projektów i wskaźników) oraz określenia cyklu, zgodnie z którym postępy realizacji celów będą raportowane i analizowane. Warto również przemyśleć sposób dostarczania danych o postępach (w szczególności wykonane i prognozowane wartości wskaźników), w tym integrację z posiadanymi już systemami, aby ograniczyć pracę ręczną związaną z utrzymaniem bieżącego stanu realizacji celów.
Jeśli koncepcja planowania i raportowania celów strategicznych opisana w tym i w poprzednim artykule zainteresowała Cię, to zapraszamy do kontaktu (www.hadrone.com) – chętnie pokażemy „na żywo”, jak można zarządzać strategią Twojej organizacji w oprogramowaniu Hadrone PPM, w powiązaniu z projektami i wskaźnikami realizacji celów.
Prezes Zarządu Hadrone Sp. z o.o., Adiunkt w Instytucie Zarządzania Wartości w SGH w Warszawie. Specjalizuje się we wdrażaniu rozwiązań do zarządzania portfelem projektów i projektami oraz kosztami usług oraz projektowaniu i przeprowadzaniu transformacji organizacji IT. Architekt biznesowy oprogramowania Hadrone PPM – wiodącego polskiego rozwiązania do zarządzania portfelem projektów i projektami.