Metodyk zarządzania projektami jest wiele. Reguł rządzących nimi jest kilka. Jeśli je poznasz, twoje projektowe życie stanie się łatwiejsze.
Według statystyk aż 67% projektów jest realizowane bez użycia konkretnej metodyki. Z perspektywy odbiorcy kwestia sposobu prowadzenia projektu może wydawać się nieistotna. Patrząc jednak na dane dotyczące projektów, które prowadzone były w oparciu o wiedzę i doświadczenie, bez wyboru metodyki, tylko około 20% zakończyło się sukcesem. Jeśli już decydujemy się na zarządzanie bez konkretnego podejścia, spróbujmy chociaż bazować na podstawowych pryncypiach łączących najbardziej popularne metodyki.
Pomimo rosnącej popularności stosowania metodyk w zarządzaniu projektami, nadal wiele firm decyduje się na wybór własnego podejścia. Zarządzanie takie nazywam „zarządzaniem płynącym z serducha”. Projekty tego typu prowadzimy według tego, co czujemy, według własnych ustalonych reguł opartych na zebranym doświadczeniu. Czy jest coś złego w takim prowadzeniu projektów? Teoretycznie nie, ale takie podejście, patrząc na statystykę, oddala Cię od sukcesu.
Tworząc własny sposób zarządzania projektami pamiętaj, by był on oparty o podstawowe zasady project managementowego świata. Brak znajomości tych pryncypiów przy tworzeniu metodyk przybliża nasze projekty do zderzenia z twardą, żelazną pięścią otaczających nas realiów.
Bliski kontakt z „piąchą” nie jest miły dla nikogo i zdecydowanie nie służy uzębieniu. Popularne metodyki oparte są o podstawowe reguły rządzące nimi, które poniżej postaram się scharakteryzować.
Reguła 1 – Zadbaj o dobrą komunikację
Komunikacja w pracy projektowej jest zarówno przyczyną porażek, jak i kluczem do sukcesu. Dbajmy o sprawną komunikację we
wszystkich kierunkach. Mówmy, co zostało zrobione (komunikacja wstecz) i informujmy o tym, co planujemy zrobić (do przodu). Komunikujmy się z zarządem (komunikacja w górę) i z zespołami (komunikacja w dół). Sprawną komunikacją wyeliminujesz sponsora nieobecnego duchem, a to przecież jeden z czynników niepowodzenia projektów. Zacznijmy od podstawowych aspektów skutecznej komunikacji.
Dla każdego projektu stwórz jedno miejsce wymiany informacji. Ważne jest, by zespół dobrał narzędzia dogodne dla siebie, to zmaksymalizuje skuteczność przepływu informacji. Przeprowadzaj regularne statusy z zespołem projektowym. Spotkania takie zawsze wnoszą coś nowego. Informacja będąca dla jednego oczywistą dla drugiego już być nie musi. Regularne spotkania niwelują problem skupiania się ludzi tylko na wybranym odcinku prac z ich zakresu. Omawiaj zadania do wykonania oraz przedstaw, w którym miejscu aktualnie z projektem jesteśmy. Nawet jak jesteśmy w trudnej sytuacji, to zespół powinien o tym wiedzieć i się z tym identyfikować.
Systematycznie twórz raporty z przebiegu realizacji prac. Dokumenty te doskonale sprawdzają się jako element włączania sponsorów i interesariuszy do komunikacji projektowej. Jeśli nie będziesz informował o tym, że projekt „żyje” to szybko może zniknąć zainteresowanie nim.
Reguła 2 – Doprecyzuj wymagania
Efektem każdego projektu jest produkt – dobrze, by był on jednak zgodny z oczekiwaniami. Prawidłowe zdefiniowane efektu końcowego na etapie planowania stanowi podstawę sukcesu.
W późniejszych etapach zmiana decyzji podjętych na początku projektu jest często nieodwracalna i bardzo kosztowna. Dlatego też doprecyzowaniu wymagań powinno się poświęci dostatecznie dużo uwagi. Jest to także element uzasadnienia biznesowego, bez którego żaden projekt nie ruszy z miejsca. Wymagania projektu najczęściej są wypadkową oczekiwań i potrzeb klienta. Kluczem do sukcesu jest właściwe zidentyfikowanie wizji i oczekiwań, które są jednakowo rozumiane przez stronę realizującą i zlecającą projekt. Dobrze jest, jeśli strona zlecająca posiada doświadczenie w zarządzaniu projektami. Im jest ono większe, tym bardziej jasne, precyzyjne i realistyczne są oczekiwania wobec projektu, a to przełoży się na zadowolenie odbiorcy końcowego.
Podstawowe aspekty na, które trzeba zwrócić uwagę na etapie formułowania wymagań można ująć w kilku punktach:
- Jasne i klarowne spisanie wymagań wobec projektu. Możemy je podzielić na funkcjonalne i techniczne. Wymagania funkcjonalne powinny być spisane tak, by były zrozumiałe bez wchodzenia w szczegóły techniczne. Jest to rodzaj opisu produktu końcowego. Wymagania techniczne są rozwinięciem opisu funkcjonalnego i stanowią podstawę do określenia sposobu realizacji zdefiniowanego przedsięwzięcia.
- Dobrze jeśli wymagania da się opisać cechami mierzalnymi, pozwoli to w późniejszych etapach monitorować na przykład postęp prac. Jeśli nie wszystkie wymagania da się zmierzyć, pozostaje możliwie jak najbardziej precyzyjne opisanie cech jakościowych.
- Hierarchizacja projektu – wykonawca musi doskonale wiedzieć na czym najbardziej zależy zlecającemu. Nałóżmy priorytety na wymagania np.: musi być, powinno być, nie będzie.
- Ważne by realizowane zadania miały określony stopień szczegółowości.
Reguła 3 – Angażuj sponsora i interesariuszy
Działanie takie wpływa motywująco, pomaga w jasnym sprecyzowaniu celów biznesowych i dbaniu, by zostały one spełnione.
Sponsor to wysoka pozycja dla rozwiązywania zagadnień biznesowych i podejmowania decyzji finansowych. Pamiętajmy jednak, że najważniejszy interesariusz to końcowy odbiorca. Bez niego praca, którą robimy, nie ma sensu. Interesariusze mogę mieć różny stopień wpływu na projekt i może być negatywny lub pozytywny. Logiczne jest zatem, by wpływy negatywne niwelować a pozytywne wzmacniać. Głównym celem angażowania interesariuszy jest dbanie o to, by lepiej rozumieli cele projektu, korzyści i zagrożenia związane z nim.
Zacznij od identyfikacji interesariuszy. Rozpoznaj ich oczekiwania oraz to, jaki mają wpływ na projekt. Zaplanuj sposób zarządzania nimi np. poprzez dwustronną komunikację, ściśle współpracuj, konsultuj wszelkie istotne sprawy.
Reguła 4 – Monitoruj postęp prac
Upewnij się, że mieścisz się w terminie i budżecie. Orientuj się czy projekt rusza do przodu, czy z jakichś przyczyn stoi w miejscu. Ważne by przypominać zespołowi co jest do zrealizowania oraz jaki jest cel projektu.
Proces monitorowania projektu pozwala między innymi na:
- Ocenę prac, które zostały wykonane i które jeszcze pozostają do wykonania.
- Porównanie faktycznie zrealizowanych prac z zakładanymi celami.
- Możliwość wprowadzania zmian w przypadku występowania problemów.
Reguła 5 – Stwórz zespół specjalistów
W dzisiejszych realiach popularne powiedzenie „Nie matura lecz chęć szczera zrobi z ciebie oficera” staje się archaizmem. Bez odpowiednio dobranego zespołu nie ruszysz z miejsca. Potrzebujesz ludzi, którzy wiedzą co robią. Jeśli masz co do tego wątpliwości, zastanów się czy wolałbyś być operowany przez lekarza z wykształceniem medycznym czy takiego, który ma naprawdę szczere chęci, ale brak wiedzy?
Reguła 6 – Zachowaj zdrowy rozsądek
Będąc kierownikiem projektu nie wyłączając myślenia. Zdrowy rozsądek stawiaj wyżej, niż ślepe podążanie za celem. Projekty można realizować stosując logiczne myślenie, dochodząc do pewnych rozwiązań. Ważne jednak by nie odkrywać ognia na nowo – większość rozwiązań już ktoś opisał.
Reguła 7 – Dbaj o ludzi
To ludzie tworzą firmy i projekty, a nie odwrotnie. Miliarder Richard Branson w swojej książce Like a Virgin przypomina to, o czym dzisiaj wielu już nie pamięta – każdy biznes to ludzie, którzy go tworzą: „Siłą są ludzie. To prawdziwy motor każdego biznesu. Dobrzy ludzie nie tylko są kluczowi dla firmy, oni są firmą! Znalezienie ich, zarządzanie nimi, inspirowanie ich i zatrzymanie przy sobie to jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed przywódcami biznesowymi, a to, czy uda ci się temu sprostać czy wręcz przeciwnie, na dłuższą metę odgrywa decydującą rolę w sukcesie i rozwoju Twojego biznesu”.
Nieustanne zmienne środowisko funkcjonowania praktycznie każdego biznesu wymusza konieczność dostosowywania się i zmiany
naszego działania. Metodyki zarządzania projektami to tak naprawdę zbiory najlepszych praktyk, spisanych i ujętych w ramy. Jeśli nie możesz zdecydować się na wybór konkretnego sposobu prowadzenia projektu, to traktuj je jako półkę z narzędziami, po które sięgasz, gdy są potrzebne. Ważne jednak, by podstawowy komplet narzędzi posiadać.
Na co dzień szlifuje umiejętności zarządzania projektami, pracując jako Project Manager w firmie Vector Solutions, specjalizującej się w projektowaniu, integracji i utrzymaniu kompleksowych rozwiązań end-to-end. Prowadzi projekty dla operatorów telekomunikacyjnych oraz data center, sektora enterprise, a także branży mediów w Polsce. W celu połączenia praktyki i teorii ukończył studia MBA Project Management. Hobbystycznie prowadzi bloga agile-lives.com. Po godzinach spędza czas aktywnie. Męczy go siedzenie w jednym miejscu.