Czym się Pan zajmuje? Zarządzam projektami. Aha, to może nam Pan napisać projekt unijny? Konsternacja. Kurtyna. Kilkanaście lat wstecz, z przejęciem składałem odręczny podpis pod wielostronicowym wnioskiem o rejestrację działalności gospodarczej. Urzędnik przyjmujący wniosek poprosił o zawód wykonywany, stąd wywiązała się pomiędzy nami rozmowa przytoczona powyżej. O ile w firmach komercyjnych przyzwyczailiśmy się do pewnego poziomu rozumienia nomenklatury projektowej, to w administracji publicznej język projektów został ukształtowany przez tzw. projekt unijny.


Dlatego na styku biznesu i administracji pojawiały się wielokrotnie nieporozumienia wokół zarządzania projektowego – zarówno gdy przedstawiciel biznesu próbował coś załatwić w urzędzie oraz gdy administracja uruchamiała publiczne środki na zakup produktów i usług w biznesie.

Projekty, projekty, projekty…

Ale w czym właściwie problem? Przecież te nieporozumienia dotyczą wyłącznie wąskiej grupy osób na styku administracji i biznesu. Owszem. Warto tylko wziąć pod uwagę, że budżet na projekty realizowane publicznie pochodzi wprost z kieszeni każdego z nas. Każda złotówka, którą netto zarabia każdy Kowalski, ma swoją siostrzaną (prawie bliźniaczą) złotówkę trafiającą równolegle do Skarbu Państwa. Suma budżetu projektów publicznych bardziej przypomina numer telefonu, a nie kwotę w PLN. Niewielu z nas – dumnych przedstawicieli „wielkiego biznesu” – może pochwalić się obcowaniem z budżetami na takim poziomie. Sposób wydatkowania z tej skarbonki, tzn. sposób realizacji projektów publicznych, dotyczy każdego płacącego VAT, PIT, CIT, RTV, CŁO, oraz inne trzyliterowe skróty, nie wspominając o akcyzie czasami w piątek i podatku za psa. Jesteśmy zarówno sponsorami, jak i beneficjentami tych projektów, dlatego tak bardzo istotna jest ich solidna realizacja.

Wspólne i spójne najlepsze praktyki

Dlatego bardzo nas ucieszyła inicjatywa wypracowania uwspólnionego zestawu dobrych praktyk w zakresie zarządzania projektami na poziomie ogólnopolskiej administracji publicznej. Oczywiście istnieją wypracowane lokalnie praktyki i metodyki, ale tym razem widzę duży krok w kierunku ich uwspólnienia. Kraków, Wrocław, czy Gdańsk nie są przecież aż tak różne, a w każdym z tych miast wypracowano indywidualnie skuteczne rozwiązania warte szerszego rozpropagowania.

Razem z Moniką Podkowińską i Piotrem Ogonowskim z PMI Poland Chapter mieliśmy przyjemność współuczestniczyć w tworzeniu zestawu rekomendacji dotyczących prowadzenia projektów, programów oraz PMO. Pod egidą pani dr Marii Szymborskiej i merytorycznym okiem prof. Jacka Strojnego powstała esencja najlepszych wzorców, która pomoże skuteczniej i efektywniej realizować publiczne projekty. 

Uzupełnieniem rekomendacji jest bardzo praktyczny Przewodnik po zarządzaniu napisany przez dr Marcina Żmigrodzkiego. Jest to leksykon ponad pięćdziesięciu technik i metod organizacji pracy, które sprawdzają się w projektach. Chcesz się szybko zorientować, jak korzystać na przykład z User Story lub MoSCoW, albo jak prowadzić spotkania w projekcie? Jest to opisane w bardzo zwięzły i praktyczny sposób.

Specyficznie czy podobnie?

Współpracując z różnymi branżami, bardzo często podczas rozmów o projektach można spotkać się  z określeniem „wie Pan, u mnie to jest specyficznie”. Wtedy dopytując o zakres, czas czy budżet projektu okazuje się, że nie jest specyficznie, tylko bardzo podobnie jak w innych branżach. Niezależnie od specyfiki obszaru, w którym jest realizowany projekt, istnieją podobne ograniczenia, w których na co dzień się poruszamy. Praktycznie nigdy budżet nie jest studnią bez dna, czas z gumy, a zakres pozostaje niezmienny przez cały czas trwania projektu. Kluczową kwestią jest mówienie tym samym „językiem” projektów. Powstałe rekomendacje uwzględniają język administracji publicznej. Jasno wskazują, jaka jest struktura organizacji projektu, jakie zasady powinny być spełnione. Tworzą jasne odniesienia do struktury organizacyjnej jednostek administracji publicznej.

Co zawierają rekomendacje?

W codziennym życiu, słowo projekt jest powszechne stosowane do rożnych inicjatyw, nie ma znaczenia czy są one jednorazowe czy cyklicznie powtarzane. Standard pokazuje, że ma znaczenie, dlatego definiuje cykl życia projektu który ma swój początek i koniec oraz wyróżnia 4 fazy: przygotowania projektu, planowania, realizacji projektu i zamykania. Często w jednostkach administracji publicznej jednocześnie toczy się kilka lub kilkanaście projektów. Istotnym staje się stworzenie programu oraz jednostki standaryzująco-monitorującej. Przygotowane rekomendacje zawierają także te elementy. Definiują fazy przygotowania, planowania, realizacji i zamykania programu. Przechodząc dalej jeżeli mamy projekty, programy to naturalnym staje się powołanie Biura Projektów. W tej części rekomendacji położono nacisk na zdefiniowanie kluczowych wskaźników efektywności oraz zaproponowano jak utworzyć Biuro Projektów. Przygotowany standard jest ważnym krokiem w ewolucji podejścia do projektów w administracji publicznej. Rekomendacje tworzą pełnowartościowy standard według którego mogą działać jednostki administracji publicznej.

Fot.stock.adobe.com

Podchodząc praktycznie do rekomendacji i wcielając się w aktywnego szkoleniowca i konsultanta warto zaznaczyć, że każdy trener planujący warsztaty lub szkolenia dla administracji publicznej, powinien potraktować wspomniane pozycje jak lekturę obowiązkową. Projekty publiczne mają szczególną specyfikę, żargon i własną kulturę. Aby praca szkoleniowca była skuteczna w tym środowisku, warto zaczerpnąć inspiracji z tego niezmiernie wartościowego źródła. Podręczniki są dostępne bezpłatnie pod linkiem:

https://www.gov.pl/web/zarzadzanie-projektami/materialy-do-pobrania

Serdecznie polecamy!