W świecie projektów liczby i wykresy często pozostają głuche. W erze transformacji cyfrowej skuteczna komunikacja portfela projektów wykracza daleko poza dashboardy i raporty statusowe. Według badań organizacje tracą średnio 11,4% swoich inwestycji z powodu słabej komunikacji projektowej. Storytelling, wsparty twardymi danymi i zaawansowaną analityką, staje się strategicznym narzędziem w rękach portfolio managerów (PMO).
Dlaczego storytelling jest kluczowy w zarządzaniu projektami?
W świecie, gdzie każdy projekt generuje terabajty danych, prawdziwym wyzwaniem nie jest ich posiadanie, ale analiza i przekucie w historię, która zmienia organizację. „Nasz dashboard jest zielony, ale nikt nie świętuje” – to zdanie usłyszałem od jednego z interesariuszy. I właśnie wtedy zrozumiałem, że nawet najlepsze KPI bez odpowiedniej narracji, są jak symfonia bez dyrygenta – teoretycznie wszystko gra, ale brakuje tego czegoś, co porwie publikę. Na podstawie swoich doświadczeń i obserwacji mogę stwierdzić, że istnieje korelacja między elementami storytellingu a sukcesem projektów, szczególnie w kontekście:
- złożoności przekazu – umożliwia wyjaśnienie złożonych koncepcji w przystępny sposób, co ułatwia zrozumienie projektu przez różne grupy odbiorców,
- zaangażowania interesariuszy – storytelling angażuje emocje i wyobraźnię, co sprawia, że informacje są lepiej zapamiętywane niż w przypadku suchego przekazu faktów,
- efektywności biznesowej – umiejętne wykorzystanie historii może przyciągnąć uwagę, zachęcić do działania i poprawić adopcję nowych rozwiązań.
Rys.1 Storytelling jako klucz do sukcesu projektu
Źródło: opracowanie własneTechniki Narracyjne w PMO
Dziesiątki, jeśli nie setki spotkań, szerokie grono interesariuszy, mnóstwo kluczowych informacji i ograniczony czas. Te wszystkie aspekty powodują, że niezbędne są techniki narracyjne, które przyniosą pożądane efekty.
- Data-Driven Storytelling – współczesny storytelling portfela projektów wymaga integracji trzech poziomów analizy:
• analiza historyczna: trendy i wzorce z poprzednich projektów,
• predykcja: modelowanie scenariuszowe przyszłych rezultatów,
• analiza wpływu: mierzenie rzeczywistych efektów biznesowych. - Skuteczna struktura – aby dobrze przygotować odpowiednią i przekonującą historię projektową, należy pamiętać, że powinna się ona składać z kilku kluczowych elementów:
• bohater: organizacja lub konkretny zespół projektowy stojący w obliczu wyzwania,
• wyzwanie: konkretny problem do rozwiązania, przedstawiony w kontekście biznesowym,
• transformacja: droga od problemu do rozwiązania, z uwzględnieniem przeszkód,
• rezultat: wymierne korzyści biznesowe i wpływ na organizację. - Żyjący portfel projektów – organizacja, której jesteśmy częścią, nie stoi w miejscu. Dlatego powinniśmy ją obserwować i wybierać te elementy, które uznamy za przydatne w danym momencie. Pomoże w tym przestrzeganie poniższych zasad:
• personalizacja: nadawanie twarzy projektom poprzez historie konkretnych zespołów i pracowników,
• kontekst: osadzenie zmian w szerszej perspektywie biznesowej i rynkowej,
• emocjonalność: pokazywanie ludzkiego wymiaru transformacji, bez pomijania trudności,
• wizualizacja: używanie metafor i analogii do wyjaśniania złożonych koncepcji.
Pułapki storytellingu dla PMO – czyli jak nie zabić dobrej historii
Widziałem dziesiątki prezentacji projektowych i portfelowych w różnych branżach. Niektóre z nich zapadły w pamięć… ale nie zawsze z właściwych powodów. Oto lista najczęstszych pułapek, w które wpadamy:
Tsunami liczb
Zarząd bombardowany liczbami, wykresami i KPI. Ekran prezentujący spotkanie na Teams wypełnił się pustymi spojrzeniami, a projekt nie dostał finansowania. Miesiąc później inny manager przedstawił te same dane, ale zaczął od dobrze przygotowanej historii. Dane pojawiły się jako naturalne rozwinięcie opowieści. Projekt dostał budżet.
Złota zasada: Używaj danych jak przypraw do potraw – mają wzbogacać smak, nie zagłuszać go.
Zagubiona narracja
To jak opowiadanie „Gwiezdnych Wojen” zaczynając od bitwy o Endor, skacząc do młodego Anakina, by skończyć na budowie pierwszej Gwiazdy Śmierci. Widziałem portfolio review, gdzie manager skakał między różnymi projektami, inicjatywami i problemami, jak Pablo Picasso po płótnie. Nikt nie zapamiętał sedna przekazu.
Złota zasada: Traktuj prezentację jak dobry serial Netflixa – każdy odcinek powinien wnosić coś do głównej historii.
Strategiczna próżnia
Klasyka gatunku: „Nasz projekt zwiększy efektywność o 40%!” Świetnie, ale… co to oznacza dla strategii firmy? Jak wpływa na pozycję rynkową? Czemu akurat teraz? Bez tego kontekstu nawet najlepsze metryki zawisają w próżni.
Złota zasada: Każda historia powinna być jak rozdział w większej książce o strategii firmy.
Korporacyjny robot
„Zgodnie z metodyką Agile, wykorzystując znany framework, zaimplementowaliśmy rozwiązanie…” – i już połowa sali sprawdza LinkedIn. Brak osobistego zaangażowania zamienia fascynującą historię transformacji w korporacyjny manual.
Złota zasada: Pokaż, że za każdą zmianą stoją konkretni ludzie lub zespół z prawdziwymi emocjami.
Syndrom Supermana
Och, jak kuszące jest pokazanie, że wszystko szło jak po maśle! Wiecie co? Nikt w to nie uwierzy. Co więcej – historia bez przeciwności jest jak film akcji bez złoczyńcy: nudna i niewiarygodna.
Złota zasada: Pokaż blizny – są dowodem, że przetrwałeś bitwę.
Zanim zaprezentujesz swoje portfolio szerszemu gronu, przetestuj historię na kimś, kto nie jest bezpośrednio zaangażowany w projekty. Jeśli zrozumie i zapamięta główne przesłanie – jesteś na dobrej drodze.
Praktyczny arsenał portfolio managera, czyli narzędzia wspierające w storytellingu
Narzędzi wspierających storytelling jest wiele. Każdemu zalecam, aby testował, sprawdzał i wybrał te odpowiednie dla siebie. Moja skrzynka z narzędziami to przede wszystkim roadmapa, na której rysuję emocjonalną drogę projektów (wzloty, upadki, momenty przełomowe), rozkładam projekty na poszczególne wątki oraz identyfikuję zależności między nimi. Kolejnym narzędziem są oczywiście case studies. Tutaj nie chodzi o suche korporacyjne „kejsy” tylko prawdziwe lekcje. Zawsze warto zbierać krótkie wypowiedzi członków zespołu. Dodają autentyczności i pokazują ludzką twarz transformacji. Na koniec wizualizacja, w końcu obraz wart jest tysiąca słów, a dobra wizualizacja może zaoszczędzić godziny tłumaczenia. Narzędzia mają wspierać prezentację historii, nie ją zastępować. Są elementem wspierającym na etapie przygotowania dobrej i skutecznej narracji. Każdorazowo należy zadbać o informację zwrotną po prezentacji, dzięki temu poznamy inną perspektywę i zweryfikujemy czy nasz przekaz trafi do odbiorcy. To niekończący się proces! Storytelling w PMO to więcej niż technika prezentacji. To strategiczne narzędzie komunikacji, które przekształca złożone dane w inspirującą opowieść o zmianie i rozwoju organizacji. W erze cyfrowej transformacji, gdzie zmiana jest jedyną stałą, umiejętność budowania przekonujących narracji staje się kluczową kompetencją każdego portfolio managera. Dane pokazują, ale historie przekonują. W świecie projektów potrzebujemy obu elementów, by skutecznie prowadzić organizacje przez zmianę.
Doświadczony portfolio manager w ING Banku Śląskim, gdzie współtworzy najlepsze PMO w Polsce według IPMA Polska. Specjalista w zarządzaniu projektami, z doświadczeniem w branżach: rozrywkowej i automotive. Ekspert w zakresie public speaking – od kilkunastu lat prowadzi warsztaty i szkolenia, pomagając innym radzić sobie ze stresem i doskonalić umiejętności prezentacyjne. Konferansjer, host wydarzeń, współprowadzący konferencji PMMania – kluczowej inicjatywy śląskiego oddziału PMI.