Szkolenia, a szczególnie szkolenia z zarządzania projektami to według Ciebie wydatek czy inwestycja? Tak – odpowiesz – to podobne pytanie jak o szklankę, czy jest pełna czy pusta. A co powie realista? Powie, że szklanka jest o połowę za duża. Tak samo jest ze szkoleniami, zawsze jest o połowę za dużo potrzeb w stosunku do budżetu.
Obecnie każdy z pracodawców musi stawić czoła takim problemom jak rotacja pracowników, ich zaangażowanie, czy wreszcie efektywność na danym stanowisku pracy. Jak sobie z tym radzić, co robić? Niektórzy powiedzą o systemach motywacyjnych, benefitach, właśnie… o szkoleniach i innych równie ciekawych inicjatywach. To oczywiście wszystko jest ważne i każdy ma tu rację. Tylko gdzie Ty, kochany szefie jesteś w tym wszystkim?
Idealny Zespół i szef
Pobawmy się chwilę wyobraźnią. Stwórz w głowie taki idealny Zespół ludzi, twój Zespół. Co powinni wiedzieć, co powinni umieć, jak powinni pracować, jak powinni być zaangażowani (no i dlaczego powinni być zaangażowani). Jakie wartości powinni reprezentować, co ma być dla nich wzorcem itd. Już? Udało się? To super.
A teraz Ty, gdzie jesteś jako szef. Czy Twoja motywacja jest właściwa i jak ją pokazujesz ludziom, jak zarządzasz, jak przekazujesz wartości, czy je masz, przede wszystkim? Czy poganiasz swoich ludzi przed sobą, pilnie patrząc, kto odstaje i nie wytrzymuje tempa, czy idziesz naprzód, a Twoi ludzi robiąc to co właściwe są tuż za Tobą. Wyznaczasz kierunek, czy tylko zadania, inspirujesz, czy popychasz, dajesz przestrzeń czy ograniczasz? Czy to, co robisz ma jakąś strukturę, powtarzalność, czy jest radosną twórczością za każdym razem. No i co o tym świadczy, że jest tak jak mówisz (a właściwie marzysz), jakie masz fakty i dowody?
Krótka historia Super Szefa
Firma produkcyjna z branży Automotive, dobrze prosperująca, kilkadziesiąt osób (ponad 80), niezbyt rozbudowana struktura. Prezes zarządza w dość bezpośredni sposób, sam często prowadzi zebrania załogi. Ma bardzo wysokie mniemanie o sobie, zresztą sporo osiągnął budując firmę i to dobre zdanie o sobie nie jest pozbawione podstaw.
Na jednym ze spotkań zadał pytanie: „Co możemy zmienić w naszej organizacji?” Co usłyszał? Proste odpowiedzi: „Mamy dużo zebrań, a i tak nie wiemy po nich, co jest najważniejsze, mamy poczucie straty czasu że w nich uczestniczymy. Czasami robimy te same rzeczy wielokrotnie w różnych projektach, wyważając otwarte drzwi. Często wymyślamy wielokrotnie to samo koło. Tracimy czas na nieefektywne uzgodnienia, które są wielokrotnie zmieniane. Wszyscy kipią energią i pomysłami, ale z wdrożeniem ich jest problem, bo nikt nie chce być odpowiedzialny”.
Trochę się podłamał, nawet lekko zniechęcił, no i nawet krzywo spojrzał na swój Zespół. Postanowił, że trzeba ich przeszkolić, żeby mieli lepsze kompetencje, wiedzę i umiejętności. Jak zaplanował, tak zrobił.
Czy coś to zmieniło w organizacji? Niewiele. Czy spotkania były bardziej efektywne? Niespecjalnie. Super Szef nie był przecież na żadnym szkoleniu, no bo on przecież WIE. Tak więc w firmie niewiele się zmieniło. Czy to był wydatek, czy inwestycja?
Projekt, wdrożenie i… sukces!
Firma wystartowała w przetargu na dostarczenie określonych produktów. Duże pieniądze, spory rozwój. Cały projekt był dofinansowany przez Fundusze Strukturalne. No i tu pojawił się wymóg dla kontrahentów (czyli naszej Super Firmy). Konieczne było zarządzanie całym projektem według określonej metodyki. Instytucja finansująca uznała, że będzie to jedna z uznanych metod, czyli PRINCE2. Chodziło po prostu o sprawdzoną strukturę zarządzania projektami, ułatwiającą kontrolę projektu w zakresie działań i finansów.
Chcąc nie chcąc nasz Super Szef, z bólem serca, stwierdził, że trzeba wydać pieniądze na szkolenia i certyfikować niezbędną liczbę osób. Muszą po prostu zdobyć „ten papierek”, żeby zarobić pieniądze w projekcie. Tak też zrobił. Wydał pieniądze, przeszkolił, certyfikował i… zaczął wdrażać.
Miał mądrych i odpowiedzialnych ludzi, którzy uznali, że szkolenie certyfikacyjne, to nie tylko „papier” otwierający drogę do realizacji kontraktu, ale także szansa na wewnętrzne zmiany w organizacji. Zaczęto praktyczne wdrożenie, opracowano procesy, rozpisano je. Stworzono właściwe dokumenty zarządcze wymagane w tej metodyce. Trochę szło to na początku „jak po grudzie”. Udało się. Kontrakt, spore przychody, sukces biznesowy. Bankiet, podsumowanie i gratulacje.
Na podsumowaniu pada stwierdzenie Super Szefa „warto było wydać pieniądze na certyfikaty, żeby mieć te zyski”. Na to jeden z inżynierów produkcji odpowiada: „Szefie, teraz mamy jasny podział obowiązków w projektach, wszystko idzie szybciej i sprawniej, bo korzystamy ze sprecyzowanych procesów i dokumentów, uczymy się z projektu na projekt, spisujemy doświadczenia, wiemy czego wymagać od kooperantów, spotkania zespołów są konkretne i w temacie. Musieliśmy wprawdzie zmienić nasze nastawienie i poświęcić czas na pewne przygotowania, szczególnie, jeżeli chodzi o dokumenty, ale teraz w nowych projektach oferty piszemy z większą łatwością.”
Super Szef się zasępił. Więc, czy to był wydatek, do którego został zmuszony, aby wziąć udział w tym projekcie, czy inwestycja w firmę?
Korzyści z wdrożenia
Co zyskała ta organizacji, oczywiście poza strukturalnym podejściem do projektów, oszczędnościom czasu i kosztów, łatwiejszym procesem ofertowania (łatwiejszym, bo ustrukturyzowanym i powtarzalnym, opartym na solidnych fundamentach zarządczych)? Przede wszystkim zaangażowanie załogi, i zwiększenie ich motywacji oraz poczucie, że to co robią ma sens i jest bezpieczne w procesie. Że jest przewidywalne i sterowalne, oraz ukierunkowane na rezultat, a nie na budowanie indywidualnej pozycji w organizacji.
Miałem okazję rozmawiać z ludźmi z tej firmy i to był mocno zaangażowany i zmotywowany Zespół, który ma świadomość, że wdrożona wiedza dała im konkretne rezultaty biznesowe. Że praca według zdefiniowanej metodyki dała im poczucie bezpieczeństwa i przewidywalności, że umożliwiła im skupienie się na tym co mają robić (co osiągnąć), a nie na znajdowaniu dobrze brzmiących wytłumaczeń i pisaniu kolejnych e-maili eskalujących problem zgodnie z korporacyjnym slangiem: „problem wysłany mailowo w cc do szefa przestaje być moim problemem”.
Każde szkolenie, które ma coś zmienić w organizacji, to dopiero początek drogi, początek wysiłku. Dotyczy to przede wszystkim takich szkoleń, które mają wpłynąć na wszystkich. Mają dać wiedzę, zmienić sposób myślenia, zwiększyć efektywność, poprawić motywację, czasami zreformować całą organizację. Właśnie szkolenia z zarządzania projektami dają każdemu szansę na odkrywanie swojej firmy na nowo. Oczywiście nie każdy w organizacji jest otwarty na zmiany, wysiłek, na nowe. Ale każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku.
Miałem przyjemność w wielu firmach czynnie uczestniczyć w procesie wdrażania zarządzania projektami według PRINCE2. W żadnej z nich początki nie były „lekkie, łatwe i przyjemne”, a w wielu (niestety, niektóre nie wytrzymały tempa) dały trwały impuls do zmian, że o efektywności nie wspomnę. Część organizacji nadal, mimo nowoczesnych technologii, górnolotnego nazewnictwa, stosu procedur, stosuje proces zarządzania projektami według intuicji, osobistych emocji i doświadczeń.
To się jednak powoli zmienia. Te firmy, które wdrażają sprawdzoną metodykę uzyskują całkiem spore korzyści:
- Planowane rozpoczęcie, przebieg i zakończenie projektu w sposób kontrolowany i zorganizowany.
- Podział projektu na etapy, co zdecydowania ułatwia zarządzania i kontrolę.
- Jasny podział ról, obowiązków i odpowiedzialności w projekcie.
- Przebieg projektu jest sterowany stałym odwoływaniem się do nadrzędnego celu projektu nazywanym w metodyce uzasadnieniem biznesowym.
- Zaangażowanie najwyższego kierownictwa projektu tylko wtedy, gdy jest to konieczne – odbiór etapu, kluczowe decyzje, ważne zmiany, itp.
- Zapewnienie wczesnego ostrzegania o możliwych problemach, kontrola ryzyk, konieczność ich zdefiniowania i opracowania sposobów reakcji na ryzyka.
- Zautomatyzowana kontrola wszelkich odchyleń od planu.
- Dobrze zorganizowana komunikacja.
Tak więc kochany czytelniku, szefie, kierowniku, prezesie, to tylko od Ciebie zależy czy szkolenie to inwestycja czy koszt. Znam takich, którzy kupili buty do biegania, polecane i sprawdzone. Jedni z nich założyli je od razu i poszli je sprawdzić, a inni nadal je mają w firmowym opakowaniu w szafie. To tak jak certyfikatem PRINCE2, możesz go powiesić na ścianie, odłożyć do szafy, a możesz „zacząć używać”. Ty decydujesz.
A więc zostawiam Cię z pytaniem. Co zrobisz, żeby Twoje wydatki na szkolenie były inwestycją, a nie kosztem? Trzymam kciuki i jestem przekonany, że znajdziesz prawidłową odpowiedź.
Od ponad 30 lat aktywny zawodowo menedżer a od ponad 15 lat także trener biznesu. Praktyk biznesowy, inżynier i ekonomista. Pracował jako menadżer i dyrektor w branży budowlanej, finansowej i szkoleniowej. Na liście klientów, dla których realizował projekty szkoleniowe są potentaci z branży górniczej, budowlanej i farmaceutycznej, oraz duże sieci sprzedaży. Specjalista w zakresie szkolenia, wdrażania i audytów metodyki PRINCE2. Autor wielu podręczników i programów szkoleniowych. Sprawdzony w budowaniu systemów ocen pracowniczych i wartościowaniu stanowisk pracy. Obecnie, poza szkoleniami, prowadzi restauracje i zajmuje się społecznie szkoleniem psów przewodników dla osób niewidomych. Pasjonat motocykli. Członek zgranego zespołu firmy szkoleniowej Mindstream.