Znasz cel projektu, ale termin jego realizacji zbliża się wielkimi krokami – za miesiąc, tydzień, a może nawet za 3 dni! Nic jeszcze nie zostało zrobione, a czasu jest niewiele? Oto moje doświadczenia z zarządzania akcją, które mogą okazać się pomocne w ratowaniu sytuacji kryzysowej w projekcie.
Obfite opady deszczu, które zalały naszą część Europy, niosły ze sobą dramat i zniszczenia. Wiele osób straciło majątek, a klęska żywiołowa, która dotknęła południową część kraju przyniosła liczne tragedie. Miasta położone wyżej od Wrocławia zostały zalane, stan rzek, które wpadały do Odry już dawno przekroczyły stan alarmowy, a ponad 50 samorządów wprowadziło alarm przeciwpowodziowy. „Fala kulminacyjna” lada dzień miała dotrzeć do Wrocławia. Z moim bratem Adamem zaproponowaliśmy pomoc Siostrom Św. Elżbiety w tej części miasta. Czas grał na naszą niekorzyść. Ostrów Tumski to zabytkowa część miasta, która położona jest tuż nad brzegiem Odry. Organizacja setek ludzi i zapewnienie dziesiątek ton piasku w takim miejscu może wydawać się wyjątkowo trudnym zadaniem, szczególnie dla młodego organizatora. Jednak okazało się to możliwe.
Droga do celu
Inicjowanie
W tej napiętej sytuacji naszym celem była organizacja zabezpieczenia przed skutkami potencjalnej powodzi Zakładu Opiekuńczo-Leczniczego Zgromadzenia Sióstr Św. Elżbiety, jadłodajni dla potrzebujących, klasztoru oraz bursy dla dziewcząt, umożliwiając dalszą działalność. Sukces akcji przyczyniłby się również do zwiększenia poczucia bezpieczeństwa w społeczeństwie. Zidentyfikowaliśmy kluczowych interesariuszy takich jak dyrekcja ZOL-u, przedstawicielki klasztoru, hotel The Bridge Wroclaw MGallery, którzy byli gotowi udzielić wsparcia materialnego i personalnego. Udało się przeanalizować również dostępność zasobów, w tym łopat, pojazdów, worków i piasku. Nawiązanie współpracy z interesariuszami prowadzącymi różne działalności miało kluczowe znaczenie dla zapewnienia m.in. dostępu do materiałów, czy dodatkowych zasobów ludzkich.
Planowanie
W zarządzaniu kryzysowym kluczowe jest precyzyjne i szybkie planowanie działań, ciągłość podejmowania decyzji oraz koordynacja wielu elementów. Każda minuta jest istotna. W samoorganizujących się grupach istotna jest rola lidera, który będzie prowadził zespołu do przodu. Przy ograniczonych zasobach ludzkich i materiałowych ważne jest efektywne wykorzystanie dostępnych środków takich jak ręce do pracy, piasek, worek, łopaty. To wszystko udało się zdobyć przez sieć kontaktów, która umożliwiła dotarcie do setek, jak nie tysięcy osób m. in. firmy IDENTT, której założyciele nie tylko wsparli akcję finansowo, ale i zaangażowali się w pracę na miejscu. Istotnym punktem było otrzymanie „wolnej ręki” do podejmowanych decyzji. Przy działaniach, w których wzięło udział blisko 200 osób trudno jest koordynować wszystkie aspekty projektu, dlatego istotne jest zaufanie oraz wykorzystanie wiedzy i umiejętności wolontariuszy. Lider musi wierzyć, że ludziom, którym oddelegowuje obowiązki posiadają kompetencje i dobrze wykonają swoją pracę.
Realizacja
Mobilizacja wolontariuszy ruszyła błyskawicznie z wielkim sukcesem. W mediach społecznościowych został umieszczony krótki komunikat. Wiadomość obiegła internet, poruszając serca wielu ludzi, którzy chcieli pomóc, ale nie wiedzieli jak. Dobrą decyzją było także poinformowanie o akcji grup takich jak harcerze, duszpasterstwa i społeczności akademickie. Komunikaty były jasne i zwięzłe.
Fot. 1 Wiadomość o akcji
Źródło: Archiwum własneW takich chwilach świadomie rezygnujemy z barier – przejście na „Ty” między wolontariuszami stawało się czymś naturalnym. Rezygnacja z formalności umożliwia szybką komunikację, bo liczył się czas. Pionowa hierarchia i jasny podział obowiązków i odpowiedzialność za prace przy budowie wałów przeciwpowodziowych umożliwia zapobiegnięcie chaosowi. Znalezienie osób, mających doświadczenie w takich pracach umożliwiło skupienie się nad planowaniem przedsięwzięcia. Na początku podzieliłem wolontariuszy na dwa zespoły pracujące w oddzielnych lokalizacjach.
Wolontariusze mieli różne zadania:
- ładowanie piasku do worków,
- trzymanie worków i ich przesuwanie,
- wiązanie worków.
Fot. 2 Drugi dzień pracy
Źródło: Archiwum własneDodatkowo wyznaczyłem liderów, którzy byli odpowiedzialni za transport piasku i nadzór prac.
Zadania koordynatora:
- Delegowanie zadań i wyznaczanie celów kluczowym osobom (liderom, inżynierom, kierowcom).
- Identyfikacja i wyznaczenie kluczowych miejsc do zabezpieczenia.
- Organizacja przepływu zasobów: wolontariuszy, narzędzi i materiałów – ogromna liczba wolontariuszy wymaga sprawnej organizacji. Początkowo do wolontariusza odzywałem się imiennie i indywidualnie tłumaczyłem zadania. Po przekroczeniu 30 osób konieczne było uproszczenie procesu. Nowym wolontariuszom przydzielałem „buddy’ego”, który wprowadzał ich do prac.
- Kontakt z liderami i inżynierami oraz określenie potrzeb materiałowych.
- Zarządzanie łańcuchem dostaw i kontaktem z dostawcami.
- Informowanie wolontariuszy i mediów o postępie działań.
Zakończenie dnia pracy obejmowało zorganizowane zbieranie narzędzi, kontrolę wykonanych prac oraz ustalenia z dostawcami na następny dzień. Kolejny dzień rozpoczynał się od odbioru piasku, jego rozmieszczenia, aby zminimalizować wysiłek wolontariuszy przy transportowaniu tysięcy worków. W ostatecznym rozrachunku czas pracy wyniósł:
- pierwszego dnia – 6h,
- drugiego dnia – 12h,
- trzeciego dnia – 8h.
Monitoring
Prace nadzorowali liderzy grup, dzięki czemu na bieżąco można było zebrać informacje o potrzebach. Przerwy nie były tylko organizowane po to, aby tylko zapewnić odpoczynek, ale służyły one również do przeorganizowania pracy oraz komunikacji z wolontariuszami. Siostry zakonne z jadłodajni przygotowywały posiłki dla wszystkich, zapewniając obiady, kolacje i kanapki. Drugiego dnia wyznaczyłem osoby odpowiedzialne za zbieranie informacji takich jak imię i nazwisko, czy liczby dostaw co umożliwiło podsumowanie akcji w liczbach:
- około 200 wolontariuszy,
- około 130 ton piasku,
- około 5000 worków.
Zamykanie
Wspólne zakończenie projektu z udziałem wszystkich wolontariuszy zostało podsumowane symbolicznymi brawami, co stanowiło finał działań. Docenienie często anonimowych wolontariuszy odbyło się przez wiadomości SMS, media społecznościowe i tradycyjne, doceniając czas i zaangażowanie w pracę. Na początku drugiego dnia prac pojawiło się pytanie, jak zorganizować sprzątanie. Dzięki ustaleniom ze służbami po ustąpieniu zagrożenia udało się sprawnie usunąć cały piasek. Wojsko przyjechało ciężarówkami, zabrało worki i dostarczyło je w miejsca, które szykowały się na nadejście fali.
Media
Zainteresowanie akcją po stronie lokalnych, ogólnopolskich i zagranicznych mediów było ogromne. Akcję relacjonowały m. in. Dzień Dobry TVN, Die Welt, Radio Wrocław i Radio Rodzina. Dziennikarze często zwracali się bezpośrednio do wolontariuszy, czy sióstr zakonnych, którzy ze względu na swoje zaangażowanie w pakowanie, przenoszenie i wydawanie worków z piaskiem, mieli dla nich ograniczony czas. Wszystkich zainteresowanych odsyłano do mnie jako koordynatora tych działań. Choć czasami wprowadzało to pewien zamęt w trakcie prac, przyczyniło się do promocji akcji i pozyskania nowych wolontariuszy i darczyńców. Dzięki zwięzłym komunikatom udało się zminimalizować czas przeznaczony dla mediów.
Podsumowanie
Sytuacje kryzysowe uświadamiają nam, jak ważne są więzi społeczne. W obliczu wspólnego wyzwania potrafimy porzucić własne role, zrezygnować z indywidualnych celów, by ramię w ramię stanąć do walki. W obliczu wspólnego zagrożenia i wyzwania, łączy nas chęć niesienia pomocy, dzięki czemu każdy z nas jasno wie, dlaczego to robi. To dowód na to, że w kryzysowych sytuacjach drzemie w nas ogromna siła. Pokazaliśmy na co Nas stać. Warto tworzyć warunki, które pozwolą pracownikom budować i rozwijać tę energię np. umożliwiając pracownikom dodatkowe inicjatywy. W Centralnym Ośrodku Informatyki, w którym pracuję, mamy możliwość wykorzystania dwóch dni w roku na wolontariat, aby wziąć udział w takich akcjach społecznych, co uważam za bardzo dobrą inicjatywę.
Student zarządzania na Politechnice Wrocławskiej. Zawsze gotowy do działania, z głową pełną pomysłów. W wolnym czasie pasjonuje się lotnictwem, a jego życie to jedna wielka niekończąca się przygoda. Jest zaangażowany w tworzenie i realizację projektów społecznych.
Management student at Wrocław University of Science and Technology. Always ready for action, with a head full of ideas. In his free time he is passionate about aviation and his life is one big never-ending adventure. He creates and is involved in social projects.