Prawdopodobnie każdemu z nas zdarzyła się sytuacja, w  której udało się uporządkować listę zadań, zaplanować cały dzień tak, by się ze wszystkim wyrobić, zarezerwować popołudnie na nadgodziny, a w międzyczasie niespodziewanie  otrzymać telefon z informacją, że jest do zrobienia ważne zadanie na za dwie godziny. Sposobów na radzenie sobie z tego typu sytuacjami jest całe mnóstwo, niemniej nie ma uniwersalnego remedium na każde wyzwanie związane z brakiem czasu i natłokiem pracy. W nauce można znaleźć ogólne zasady (często oparte na podstawach biologicznych procesów poznawczych), które mogą pomóc zmaksymalizować wykorzystanie dostępnego czasu  oraz pozwolą zwiększyć produktywność, a to z kolei zapewni nam czas na odpoczynek i regeneracje.


Praca Project Managera składa się z rozmaitych zadań, jest różnorodna i dynamiczna. Wymaga dobrej organizacji, która umożliwia prowadzenie kilku tematów w jednym czasie. Wielozadaniowość jest niemalże wpisana w rolę Kierownika Projektów, aby jednak nie stała się ona przeszkodą warto mieć świadomość jak wpływa ona na naszą efektywność i skuteczność.

Trochę o roli mózgu

Mózg człowieka, a szczególnie kora przedczołowa, wyspecjalizowany jest w podejmowaniu czynności ukierunkowanych na cel. Kora to ta część mózgu, która koordynuje i dostosowuje zachowania do sytuacji, jest odpowiedzialna za motywację, pomaga się skupić oraz jest odpowiedzialna za gromadzenie informacji. By aktywować korę oraz wzmocnić jej funkcjonowanie warto skorzystać z jednej z bardziej popularnych technik formułowania celów: S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Kora mózgowa lubi jasno określone, konkretne pomysły. Punktem wyjścia dla skutecznego ustalenia celu jest jasne zdefiniowanie, czym jest dla nas osiągnięcie sukcesu. Ponadto, należy umiejscowić siebie w odniesieniu do wyznaczonego punktu. Pozwala to monitorować i kontrolować postępy oraz odpowiednio korygować zachowania gdy wymagać tego będzie sytuacja. Świadomość rozbieżności pomiędzy punktem gdzie jestem a gdzie chcę być aktywuje procesy kognitywne, takie jak, funkcje intelektualne, percepcję, pamięć i uwagę oraz odpowiednio reguluje zasoby poznawcze ukierunkowane na osiąganie celów. 

Mit wielozadaniowości

Czy jesteś osobą, która uważa, że ​​dobrze radzi sobie z wieloma zadaniami? A jeśli tak, to czy jesteś z tego dumny? Zapewne, tak! Należy jednak pamiętać, że jedną z głównych cech procesu uwagi jest jej selektywność. Nie jesteśmy w stanie wykonywać dwóch zadań w tym samym czasie i poświęcić im równorzędny wysiłek umysłowy. Jest to główny problem wielozadaniowości, przy wykonywaniu jednocześnie kilku rzeczy, które wymagają skupienia, inwestowana jest tylko część energii w każde z nich. Oznacza to, że żadne z tych zadań nie jest wykonywane na 100%, a organizm ponosi widoczne koszty, na przykład mniejsze przyswajanie wiedzy czy gorsze zapamiętywanie. Multitasking jest możliwy tylko pod warunkiem, że jedna z czynności jest „zautomatyzowana”, a przy jej wykonywaniu angażujemy hipokamp (nawyki), a nie korę mózgową (świadomość). Oznacza to, że w tym samym czasie aktywowane są różne obszary mózgu, jednak strumień świadomości ukierunkowany jest tylko na jeden z nich. Przy wielozadaniowości należy także wziąć pod uwagę tzw. czas przełączania się pomiędzy zadaniami. Za każdym razem, gdy uwaga odwracana jest z jednego zadania na drugie, średni czas potrzebny do wykonania każdego z zadań zwiększa się o około 30-40%. Powodem jest fakt, że za każdym razem mija czas zanim percepcja ponownie w pełni ukierunkuje się na pracę nad zadaniem. Przełączanie się zajmuje więcej czasu niż wykonanie jednego zadania po drugim. Należy zapamiętać dość prostą i oczywistą zasadę: im bardziej jesteśmy skupieni na danym zadaniu, tym szybciej i dokładniej możemy je wykonać. Jesteśmy w stanie zrobić więcej w krótszym czasie, skupiając się na jednej rzeczy naraz.

Fot. Pixaby

Natychmiastowa versus odroczona gratyfikacja

Nasz mózg nie lubi skupiać się dłuższy czas na jednej czynności. Naturalne jest przerywanie pracy nad zadaniem i zajęcie się czymś innym. Szczególnie ma to miejsce gdy wykonujemy skomplikowaną i wymagającą pracę. Łączy się to z pragnieniem natychmiastowej nagrody i doświadczania pozytywnych emocji. Stan ten odnosi się do zjawiska odroczonej gratyfikacji, czyli umiejętności odmawiania sobie czegoś w danym momencie, żeby za jakiś czas móc otrzymać większy zysk, na przykład skończoną pracę i wolne popołudnie.

Za radzenie sobie z odraczaniem gratyfikacji odpowiada samokontrola. Im więcej będziemy doskonalić się w tej dziedzinie, tym osiągniemy lepsze rezultaty. Wyczekiwaną nagrodą powinien być sukces w osiągnięciu celu. Jedną z technik, która może pomóc z odchodzeniem od wielozadaniowości i wzmocnieniem samodyscypliny jest technika Pomodoro. Pozwala ona radzić sobie z dystraktorami, skupić się na jednym zadaniu i powstrzymać chęć do ucieczki od trudnego zadania. Zgodnie z tą techniką praca powinna być podzielona na około 25 minutowe interwały, po których następuje krótka przerwa. W czasie tych 25 minut skupiamy się wyłącznie na zadaniu, co oznacza całkowite odcięcie się od e-maili, powiadomień na telefonie czy rozmów na komunikatorach. Przerwy warto zaplanować wcześniej aby wykorzystać je maksymalnie na odpoczynek przed kolejnym blokiem pracy.

Monotasking w biurze

Według badań firmy Rescue Time, z 2018 roku, przeprowadzonych na pracownikach biurowych wynika, że 40% respondentów pracuje około 30 minut skupiając się wyłącznie na jednym zadaniu. Oznacza to, że podczas wykonywania jednej czynności przerywają ją by sprawdzić skrzynkę e-mailową (nawet średnio co 6 minut), porozmawiać ze współpracownikami lub zaczynają zajmować się innym zadaniem. By móc wykonać swoje obowiązki jak najlepiej, każdy pracownik potrzebuje możliwości skupienia się na pracy. Z przeprowadzonych badań wynika jednak, że 17% respondentów może uzyskać tylko 15 minut nie doświadczając dystraktorów ze środowiska, z kolei godzinę dziennie na produktywną pracę, jest w stanie wygospodarować 30% pracowników. Oczywiście sposób i częstotliwość korzystania z narzędzi takich jak poczta e-mail, komunikator i inne narzędzia interaktywne, zależy od charakteru pracy, ale świadomość tego, w jaki sposób wpływają one na efekty, może pomóc w dokonywaniu lepszych wyborów dotyczących tego, jak są one używane.

Fot. Pixabay

Co jeszcze mogę zrobić dla swojej produktywności?

Nie zawsze wielozadaniowość jest zła, należy jednak świadomie z niej korzystać i kontrolować potencjalny negatywny wpływ na wykonywane zadania. Kluczem do rzetelnego wykonania obowiązków jest określenie priorytetów, a następnie realizowanie zadań krok po kroku. Skupianie się tylko na jednym zajęciu pozwala osiągnąć lepsze efekty i jednocześnie wykonać je szybciej. Jednakże specyfika naszej pracy nie zawsze pozwala na książkowe planowanie zadań. Aby wspomóc swoją skuteczność można skorzystać z kilku zasad przy planowaniu dnia pracy.

Po pierwsze, gdy powtarzające się zadania lub pytania od kolegów z pracy zajmują dużo czasu, warto je „zautomatyzować”. Nawet jeśli początkowo wymaga to większego nakładu pracy, może później zaoszczędzić czas, na przykład warto używać szablonów dokumentów, które sprawdziły się we wcześniejszych projektach, odsyłać pytających do firmowego Intranetu jeśli mamy pewność, że znajdują się tam przydatne informacje, a jeśli kilka osób pyta o to samo, można zorganizować krótkie spotkanie dla wszystkich w tym samym czasie. Po drugie, mamy prawo asertywnie odmówić lub zaproponować realny termin, na kiedy praca będzie wykonana. Po trzecie, zawsze możemy poprosić o pomoc. Warto zgadzać się na kompromisy, które dają szansę na lepsze zarządzanie naszymi zasobami. Pamiętajmy, że niezbędne są dla nas także przerwy oraz czas na rozwój zawodowy czy budowanie relacji ze współpracownikami. Po czwarte, przed rozpoczęciem pracy warto upewnić się czego dokładnie oczekują nasi odbiorcy, by praca, która jest przez nas wykonana, nie poszła na marne. Piątym sposobem ochrony swojego czasu oraz zdrowia jest pogodzenie się z faktem, że nie wszystko musimy robić idealnie i być perfekcjonistami w każdym zadaniu.

W pracy Project Managera wzmacnianie produktywności to przede wszystkim efektywne i mądre wykorzystanie czasu pracy oraz skuteczniejsze realizowanie wyznaczonych celów. Kierując projektami rzadko mamy ten komfort by nasza codzienna agenda i plan nie ulegały nagłym zmianom. Koncepcja podnoszenia wydajności opiera się na świadomym planowaniu, zarządzaniu czasem oraz kompetencjami. Z badań wynika, że tylko 2-3 % populacji to osoby o naturalnych zdolnościach do wielozadaniowości. Jeśli chcesz sprawdzić czy jesteś jedną z tych osób, można to sprawdzić w teście dostępnym pod adresem supertasker.org.

Źródła:

  • Bender, A. D. , Filmer, H. L., , Naughtin, C. K., Dux, P. E., Dynamic, continuous multitasking training leads to task specific improvements but does not transfer across action selection tasks, „Nature Science of Learning”, https://www.nature.com/articles/s41539-017-0015-4.
  • MacKay, J., Communication Overload: Our research shows most workers can’t go 6 minutes without checking email or IM, „Rescue Time”, https://blog.rescuetime.com/communication-multitasking-switches/.
  • Meyer, D. E., Kieras, D. E., A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 1. Basic mechanisms, „Psychological Review”, 104, 3-65.