O zarządzaniu projektami dostępnym dla każdego – wywiad z Mariuszem Kapustą

Z Mariuszem Kapustą rozmawia Bartosz Zych

---

Rozwijasz swój biznes od kilkunastu lat. Co tydzień publikujesz na YouTube. Masz swój podcast, wydałeś też książkę. Wszystkie Twoje działania wydają się mieć jeden mianownik – nauczyć jak największą grupę ludzi praktycznego podejścia do zarządzania projektami. Dlaczego to robisz? Co chcesz osiągnąć i co sprawia, że po tylu latach masz ciągle motywację i nowe pomysły?

Miałem kilka kroków w mojej karierze, które sprawiły, że uczenie o project managemencie stało się moją dziedziną. Moja podróż z zarządzaniem projektami zaczęła się jeszcze na studiach, przez zaangażowanie w organizacje studenckie. To tam poczułem, jakie to niesamowite uczucie sprawczości, kiedy tworzysz coś od zera. Wtedy nawet nie byłem świadomy, że istnieje coś takiego jak zarządzanie projektami, ale czułem radość z tworzenia.

Później przepracowałem kilka lat w korporacji, gdzie prowadziłem projekty. Udało mi się je dowozić, ale zdałem sobie sprawę, że kosztowało mnie to dużo. Widziałem też jak inni szkolą i pomyślałem, że ja również mógłbym to robić. Stwierdziłem więc, że odchodzę z korpo, zakładam własną firmę i będę uczył zaawansowanych technik zarządzania projektami.

Sądziłem wtedy, że problemem jest to, że ludzie nie znają zaawansowanych technik zarządzania projektami. To dlatego ludzie nie dowożą o czasie i nie w tej jakości co trzeba. Okazało się, że to nie był najlepszy kierunek, bo problemem jest to, że ludzie nie mają ugruntowanych podstaw zarządzania projektami.

Tak zaczęła układać się moja misja – chciałem uprościć zarządzanie projektami do tego stopnia, aby było dostępne dla każdego. Choć kusiło mnie, aby wejść w inne tematy, jak gry symulacyjne, zawsze wracałem do zarządzania projektami. Okazało się, że to jest moja prawdziwa pasja, moje pole do nieustannego rozwoju.

Co mnie motywuje? W talentach Gallupa jednym z moich tytularnych talentów jest Learner. Moje główne źródło motywacji to chęć nauki poprzez nauczanie innych. Uwielbiam odkrywać nowe rzeczy i dzielić się nimi. Jest w tym pewien rodzaj satysfakcji intelektualnej. Oczywiście, radość uczestników moich szkoleń czy czytelników, kiedy odkrywają, że mogą coś zrobić prościej, także jest niezwykle motywująca. Jak spotykasz się z zespołem z którym ostatnio pracowałeś i zespół mówi: „słuchaj, to faktycznie rozwiązuje temat”, to widzę, że moja praca ma sens.

Stale poszukuję nowych sposobów na przekazanie wiedzy, bo gdy uczysz innych, sam rozumiesz temat głębiej. Dzięki temu moja misja ewoluuje, a zarządzanie projektami staje się bardziej zrozumiałe i przystępne dla szerszej grupy osób. To daje mi satysfakcję, widząc realne zmiany, jakie moja praca wprowadza w życiu innych. To poczucie misji, wpływania na świat, sprawia, że każdego dnia podejmuję nowe wyzwania z entuzjazmem.

Twój pierwszy odcinek na YouTube był o nurkowaniu, był bardzo popularny i miał zauważalnie inny charakter od kolejnych odcinków. Miałeś już wtedy wydaną książkę Zarządzanie projektami. Krok po kroku i spore doświadczenia w zarządzaniu projektami. Co sprawiło, że PM z dużym doświadczeniem w branży postanowił zostać „zwierzęciem social-medialnym” i youtuberem?

Jeszcze jak pracowałem w korporacji i wdrażałem zmianę, wpadł mi do głowy pomysł o prowadzeniu bloga o rozwoju osobistym. Blog miał świetne wyniki. Naprawdę dużo ludzi go oglądało. Pomysł z YouTube polegał na tym, że chcieliśmy dotrzeć z informacją, że mamy fajną metodę, która przynosi rezultaty zamiast aktywnie sprzedawać nasze usługi, za czym nie przepadam. Liczyliśmy, że klienci sami się do nas zgłoszą.

Pierwszy filmik o nurkowaniu był jeszcze w ramach naszego półrocznego eksperymentowania, gdzie eksperymentowaliśmy z formułą. Wcześniejsze nieopublikowane filmy to była „rzeźnia” i technicznie i jeśli chodzi o formułę. Merytorycznie były ok, ale występowałem na nich w garniturze i to wyszło strasznie sztucznie i nie dawało poczucia lekkości zarządzania projektami, na której nam zależało. W pewnym momencie złapaliśmy flow i filmy zaczęły się układać i przypominać obecną formułę.

Na YouTube masz ponad 400 odcinków. Skąd czerpiesz inspirację do tworzenia nowych? Jaki jest Twój ulubiony odcinek? I czy nie boisz się, że któregoś dnia nie będziesz w stanie nic wymyślić do „poniedziałkowego wydania”? 

Tematów nigdy nie zabraknie. Chyba mieliśmy jeden tydzień gdzie opuściliśmy odcinek, ale bardzo długo nie miałem takiego problemu. Pomysły same są generowane przez sytuacje oraz opowieści ludzi na szkoleniach. Problemy cały czas się zmieniają, chociaż jednocześnie przez dwadzieścia lat można mówić o tym samym, ale z innych punktów widzenia. To jest taka praca organiczna na lata.

Stres związany z regularnymi publikacjami jest realny i pewne wypalenie pojawiło się po około roku publikowania, ale kiedy zaczynałem czuć się wypalony, szukałem nowych form i sposobów na ożywienie treści, na przykład poprzez zapraszanie gości, pokazywanie przypadków z życia, czy robienie shortów.

Jakie są Twoje dalsze plany i strategia w zakresie uczenia o zarządzaniu projektami?

Obecność na YouTube czy podcasty traktuję jako dodatkowe wsparcie dla mojej głównej działalności. Nie jest to produkt sam w sobie, ale rozumiem jego potencjał w budowaniu społeczności i wartości marki.  W przyszłości rozważam różne opcje, jak mogę rozwijać ten aspekt mojej firmy, ale na razie skupiam się na tym, co robię najlepiej, czyli na prowadzeniu butiku szkoleniowo-doradczego. 

Mam kilka pomysłów w głowie jak stworzyć biznes oparty na YouTube oraz niszy związanej z połączenia sztucznej inteligencji oraz zarządzaniem projektami. Te pomysły mnie bardzo kręcą i chcę uruchomić w tym kierunku startup oraz rozwinąć go do w miarę dojrzałej firmy.  Znowu, jest to projekt biznesowy, ale widzę go również jako szansę na naukę i wykorzystanie moich umiejętności w nowych, dynamicznych kontekstach.

Czy masz jakieś ulubione narzędzia, techniki i metody zarządzania?

Jeżeli chodzi o narzędzia, to głównie wykorzystujemy Asana, ale ja ostatnio jestem otwarty na wszystko co nas automatyzuje. Ostatnio odkrywam ChatGPT, ale ogólnie rzecz biorąc, wykorzystujemy ich wiele, dostosowując je do bieżących potrzeb naszego biznesu i naszych klientów. Bardziej niż same narzędzia cenię techniki zarządzania, szczególnie metodę 12 pytań KISS PM^®, która po prostu się sprawdza.

Jak już wiesz, cenię prostotę w zarządzaniu projektami, dlatego dla mnie podstawowe metody, takie jak dokładne planowanie spotkań, ścisłe przestrzeganie agendy, pilnowanie czasu i rzetelne podsumowanie, to klucz do efektywności. Ustanowienie jasnych zasad współpracy i regularne spotkania „na żywo” z zespołem, pomimo pracy zdalnej, również bardzo pomagają. Zwracam też dużą uwagę na znaczenie pozytywnego nastawienia, dlatego nasze spotkania statusowe zaczynamy nietypowo, od pytania o to, co nas cieszyło w danym tygodniu. Unikamy skupiania się tylko na problemach, starając się dostrzegać także nasze sukcesy.

Osobiście, stosuję technikę Lazy Day – czyli taki dzień, w którym nie mam zaplanowane nic i pracuje tylko jak mi się chce. Ja wiem, że to jest science-fiction dla niektórych, ale ta technika jest naprawdę rewelacyjna. Bo jej ideą jest to, żeby nie mieć presji na wymyślenie czegoś tego dnia, co sprawia, że wtedy właśnie zaczynasz mieć pomysły bardziej strategiczne.

Opowiedz proszę o projekcie, który przyniósł Tobie ostatnio dużo satysfakcji i takim, który ewidentnie Tobie nie szedł?

Projekty, które sprawiają mi najwięcej satysfakcji, to te które wychodzą, bo poświęciłem im na początku wystarczająco dużo troski. Jeden z ostatnich zaczął się od świetnego pomysłu, żeby stworzyć produkt, który w ciągu jednego dnia przedstawi ludziom cały system zarządzania projektami. Na początku poświęciliśmy masę czasu na dyskusje, planowanie, zastanawianie się, kto czego potrzebuje, jakie problemy rozwiążemy tym produktem. Mimo że czasu było niewiele i praca wrzała, szczególnie w okresie przed premierą, wszystko było pod kontrolą. Bez paniki, bez nerwów. Wszystko szło gładko. Co było kluczem? Właściwa energia, zaangażowanie, i to, że każdy mógł liczyć na wsparcie innych. A co najlepsze, nie byłem tylko menedżerem, ale też brałem czynny udział, dostarczałem treści, merytorykę. Byłem częścią zespołu, który mnie prowadził.

Ale pamiętam też inny projekt, gdy byłem jeszcze w korpo. Cele projektu wydawały się niemożliwe, wszyscy się śmiali, gdy zbierałem informacje, jak to zrobić. A jednak udało się, i to w rekordowym czasie! Był to projekt, który mnie ukształtował jako profesjonalistę, ale jednocześnie sporo mnie kosztował. Wiele osób zapomina o ukrytych aspektach sukcesu projektu, jak ukryte nadgodziny czy wypaleni ludzie skupiając się tylko na wskaźnikach projektu.

W Internecie znalazłem wzmiankę o Twojej innej inicjatywie: Lider na Starcie. W jego opisie możemy przeczytać: „Odkrywamy w młodych talenty, zanim uwierzą, że ich nie mają”. Opowiedz proszę więcej o tym pomyśle?

Zauważyłem, że młodzi ludzie spędzają dużo czasu w szkole, zdobywając wiedzę, ale często nie mają możliwości poczucia prawdziwej sprawczości. Chciałem zmienić to, łącząc dwa światy – niewzruszone fundamenty – na przykład w obszarze pracy z ludźmi i szybko zmieniającą się technologię. Młodzi ludzie są blisko technologii, a połączenie jej z osobami, które mają doświadczenie w fundamentach, mogłoby stworzyć nowe możliwości. Inspiracją stały się rozmowy z moim synem i nasze doświadczenia z tworzeniem treści wideo.

Przy okazji tego projektu odrobiłem ciekawą lekcję. Mówi się: „think big” – zaczynaj rzeczy wielkie. Ja sobie pomyślałem na początku przy tym projekcie: „Dobra – odpalamy fundację i jedziemy na maksa”. Ale przeliczyłem się co do ilości czasu, który mogę na niego poświęcić. Pomimo przeszkód nie chciałem rezygnować, więc zmieniliśmy podejście do projektu i jego założenia. Chcemy najpierw pokazać światu, że takie projekty da się zrobić a jednocześnie pokazać trochę kuchni projektowej, czyli jak doszliśmy do efektów. 

Podchodząc do tego projektu czysto biznesowo już dawno bym go zamknął, ale czuję, że jest w nim coś wartościowego i nie mogę go zostawić. Dla mnie to więcej niż zarządzanie projektami – to chęć zrobienia czegoś znaczącego, coś, co ma prawdziwy wpływ. 

Jakie osoby są dla Ciebie Top of the Top PM-ami? Mogą być też postaci historyczne, jeśli wolisz. Dlaczego akurat te osoby?

Zawsze miałem problem z tym, by wybierać takiego jednego guru do naśladowania. Miałem momenty, kiedy byłem totalnie zachwycony kimś, myślałem: „Wow, ale to jest niesamowity człowiek!”, tylko po to, żeby później się zawieść, bo jednak nikt nie jest doskonały, prawda? Przeszedłem przez ten etap rozczarowania i doszedłem do wniosku, że zamiast szukać idealnego mentora, lepiej słuchać tych, co mają do powiedzenia coś mądrego w konkretnej dziedzinie.

Ale jak już o tym mówimy, to Stephen Covey naprawdę zmienił moje życie. Ten facet, ze swoimi siedmioma nawykami skutecznego działania, jakby poukładał mi w głowie to, jak myśleć, jak działać. Mówi podobne rzeczy, co inni, ale w jakiś ponadczasowy sposób. No i oczywiście nie mogę nie wspomnieć o Henrym Fordzie i jego książce Moje życie i dzieło. Mam w głowie kilka myśli z jego książki, które mi po prostu zapadły na długo i do których często wracam.

No i ze świata project managementu – Dave Snowden z jego Cynefin Framework. To, co on stworzył, to jest dla mnie rewolucja. Jak on wchodzi w tematy niejednoznaczności i te wszystkie zawiłości – to po prostu uczta intelektualna. Naprawdę polecam każdemu, kto chce zgłębić temat zarządzania projektami na serio. To jest coś, co może zmienić twoje podejście do wielu rzeczy, nie tylko w pracy, ale i w życiu.

A potem jest Jordan Peterson. Wiem, wiem, kontrowersyjny gość, ale potrafi zagłębić się w temat jak mało kto! Sposób, w jaki on myśli o życiu, o odpowiedzialności – to jest coś, co naprawdę otwiera oczy. Rozumiem, że może budzić różne emocje, ale warto go posłuchać, naprawdę.

Czego potrzebuje środowisko zarządzania projektami w Polsce, żeby się rozwijać?

Zawsze brakowało mi prawdziwej, odważnej wymiany doświadczeń. Oczywiście, mamy prelekcje, studia przypadków, ale to nie to samo. Przykładowo, jest coś takiego jak Dzień Porażki, ale tam zazwyczaj jest formuła w stylu: „no tak, popełniłem błąd, ale ostatecznie osiągnąłem sukces” – to jest jakiś dobry kierunek, ale dotyczy ludzi, którzy poradzili sobie z tematem, gdy już go przepracowali. 

Dla mnie ważne jest to, co pozostaje niewypowiedziane. Nie każdy chce stanąć w świetle reflektorów i podzielić się swoimi wpadkami, a szkoda. Bo mimo że mam sporo doświadczenia, to jednak moja wiedza ma swoje granice. Wiele książek teoretycznie ma służyć dzieleniu się wiedzą, ale prawda jest taka, że wiele realnych projektów jest prowadzonych w sposób… no, powiedzmy, nie do końca zgodny z podręcznikiem. Ludzie znajdują własne rozwiązania, często nie wiedzą, czy są dobre, czy złe, i boją się o tym mówić, żeby ich nie skreślono.

Tracimy przez to mnóstwo świetnych, oryginalnych pomysłów. Z natury rzeczy byłyby one kontrowersyjne, balansujące na granicy różnych podejść, ale właśnie w tym jest coś fascynującego. Gdybyśmy mogli otwarcie rozmawiać o rzeczywistych problemach w komunikacji, nie tylko narzekać na „beznadziejnych szefów”, ale też podyskutować o wyzwaniach związanych z trudnymi członkami zespołu… To by było coś!

Chodzi o to, żeby stworzyć przestrzeń, gdzie możemy bezpiecznie, ale jednocześnie z pasją, dzielić się swoimi „sztuczkami” – nawet tymi, które sprawiają, że trudno nam spać w nocy. Zauważyłem, że gdy ludzie czują się na tyle komfortowo, zaczynają się otwierać. Potrzebujemy takiego miejsca, gdzie można by mówić o prawdziwym project managemencie, o tzw. „ciemnej stronie”, o rzeczach, które naprawdę się liczą… To by było coś, co naprawdę mogłoby nas wszystkich połączyć i pomóc nam rosnąć jako profesjonaliści.

Tobie i całemu środowisku PM-owemu życzę powstania DarkNetu project managementu i dziękuję za poświęcony czas Strefie PMI.