Tag: komitet sterujący

Komitet Sterujący – czym jest i jak go zbudować

Komitet Sterujący (KS) to ciało decyzyjne, które nadzoruje projekty na poziomie strategicznym. Znany jest on również jako Rada Programu lub Rada Projektu, powołuje się go w celu nadzorowania, kierowania i monitorowania realizacji dużych projektów lub programów, szczególnie tych, które są złożone, długoterminowe lub wymagają współpracy różnych interesariuszy.

Dlaczego nie umiemy zorganizować struktury zarządzania programem?

Zarządzanie programem staje się coraz bardziej popularne również w Polsce. Już nie tylko projekty inwestycyjne stosują takie podejście, ale także złożone i powiązane projekty organizacyjne, usprawnieniowe i informatyczne potrzebują zarządzania programem. Z jednej strony teoretyczna struktura organizacji programu jest bardzo prosta i składa się z trzech poziomów: Komitetu Sterującego, Kierownika Programu i Kierowników Projektów, ale w praktyce widać, jak wiele błędów popełniamy w naszych organizacjach przy uruchamianiu i realizacji tego typu przedsięwzięć. Popatrzmy na główne wyzwania, które stoją przed nami.

Sponsorzy – niedoceniana rola

Większość działań mających na celu zwiększenie skuteczności przedsięwzięć koncentruje się na kierownikach projektów i PMO. Czy słusznie? Praktyka pokazuje, że największe wyzwanie i zarazem źródło trwałego sukcesu jest zupełnie gdzie indziej. Kiedy zapytamy o osobę odpowiedzialną za sukces przedsięwzięcia, w zdecydowanej większości przypadków usłyszymy „kierownik projektu”. Na pytanie o rolę sponsora, najczęściej słyszymy „ma zapewnić zasoby i nadzorować projekt”. Nawet pierwsza cześć definicji roli sponsora w słowniku PMI zaczyna się od „Osoba lub grupa zapewniająca zasoby” (PMBOK® Guide, 5th edition, PMI Inc., tłum. polskie MT&DC). Nic więc dziwnego, że w oparciu o te przekonania powstają struktury i mechanizmy zarządzania, które kładą całą presję na kierownika projektu, pozwalając sponsorowi komfortowo przyjąć postawę „poświęcam zasoby i wytykam błędy”.

Efektywny komitet sterujący – marzenie ściętej głowy czy realna szansa na sukces?

Powody, dla których kierownicy projektów często zgrzytają zębami na dźwięk słów „komitet sterujący” opisałem w poprzednim wydaniu Strefy PMI. Wskazałem tam wiele powszechnych antywzorców czy wręcz patologii funkcjonowania wieloosobowych organów decyzyjnych w projektach. Czy jednak musi być tak źle? Czy sprawnie działający komitet sterujący ma pozostać jedynie w sferze marzeń? A może jednak – spełniając pewne warunki – będzie w stanie zapewnić efektywny sponsorship dla projektu?

Praktycznie o programach, czyli gdzie, kiedy i dlaczego warto?

Rosnąca złożoność projektów powoduje, że kierownicy projektów oraz organizacje szukają rozwiązań i technik związanych z zarządzaniem programami. Mnogość departamentów i działów (a nawet krajów) zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, a przy tym coraz większa otwartość Dyrekcji i Zarządów do delegowania uprawnień w organizacji powoduje, że w firmach „robi się miejsce” na zarządzanie programami. Nie mówimy tutaj jednak o dodatkowej metodycznej nazwie, ale rzeczywistym zapewnieniu korzyści dla firmy z organizacji i synchronizacji realizowanych powiązanych projektów. Czy w takim razie jesteśmy gotowi na zarządzanie programami i czy do końca rozumiemy, co oznacza wdrożenie ich w przedsięwzięciu lub całej organizacji? Spójrzmy na kilka praktycznych aspektów prowadzenia programów.

Jak tego nie robić? Złe (i jeszcze gorsze) praktyki działania komitetów sterujących

Przez lata wokół koncepcji komitetu sterującego, jako wieloosobowego organu (w kontraście do jednoosobowego sponsora), nadzorującego i decyzyjnego w projekcie, narosło wiele mitów i kontrowersji. Z jednej strony mamy szczytne założenia różnych metodyk, mówiące o organie, który zapewnia projektowi przywództwo, klarowną wizję i zasoby, sprawnie podejmuje decyzje, usuwa przeszkody i wspiera kierownika projektu. Z drugiej – mamy często smutną rzeczywistość komitetów ogarniętych bezwładnością decyzyjną, wtrącających się w bieżące kwestie realizacyjne, generujących problemy i przeszkody zamiast pomocy w ich rozwiązywaniu. Czym więc jest w praktyce komitet sterujący? Zmorą kierownika projektu, swoistym „sądem ostatecznym”, utrapieniem i utrudnieniem w jego codziennej pracy? Czy jednak może mu pomagać, skutecznie wypełniając obowiązki poziomu sponsorskiego?