Co robić, by się wyrobić? Efektywne zarządzanie czasem i zadaniami w pracy

Zbliża się godzina zakończenia dnia pracy, bo przecież minęło 8 godzin, ale czujesz, że do końca zrealizowania zadań z Twojej listy jest wciąż daleko. Teoretycznie możesz zakończyć pracę, ale przecież zbliża się deadline i obiecałeś/aś klientowi, że na jutro nowa funkcjonalność w systemie będzie skończona. Decydujesz się dolać kawy do kubka i posiedzieć dodatkowe kilka godzin przed monitorem. Jeszcze tylko musisz odmówić znajomym zaplanowanego na dziś wspólnego wyjścia do kina i już nic nie przeszkodzi kończeniu tego zadania!

---

Jeśli choć trochę ten opis pasuje do Ciebie oraz masz wrażenie, że jesteś w ciągłym biegu i nie masz na nic czasu, to warto skupić się na działaniach związanych z efektywnym zarzadzaniem czasem w pracy.

Dlaczego zarządzanie czasem jest takie ważne?

Przeprowadzone przez serwis Livecareer.pl badanie na próbie ponad 1000 respondentów wskazuje, że 64% Polaków pracuje za dużo. Obciążenie zadaniami, przemęczenie i nadmiar obowiązków w pracy sprawiają, że ponad 70% ankietowanych widzi pogorszenie w relacjach z rodziną i przyjaciółmi, a prawie 90% wskazuje na problemy zdrowotne.

Odpowiednie zarządzanie zadaniami i czasem pracy daje możliwość terminowej realizacji danych celów bez dodatkowego stresu czy potrzeby pracy po godzinach. Dobre podejście do obowiązków przekłada się na zwiększoną efektywność i skuteczne osiąganie celów. Krótko mówiąc – umiejętność zarządzania czasem i zadaniami w pracy przekłada się na poprawę komfortu życia, zwiększone poczucie szczęścia oraz obniża poziom stresu i frustracji, a także pozytywnie przekłada się na nasze zdrowie i relacje z otoczeniem.

Dlaczego w pracy jest za dużo zadań?

Wiadomym jest, że czas pracy trzeba wykorzystać w pełni, a liczba godzin i trwanie przerw określone są przez Prawo Pracy. Problem pojawia się w momencie, kiedy zadań do realizacji jest tak dużo, że nie da się wykonać celów w terminie, a nadgodziny wydają się nie mieć końca. W takim przypadku warto przyjrzeć się czterem podstawowym przyczynom.

1.   Podejmowanie się wykonania kolejnych, ponadprogramowych zadań

Problem wydaje się łatwy do wykrycia, jednak warto przemyśleć jakie są przyczyny podejmowania się kolejnych zadań, na które nie ma się czasu. Do czynników, które wpływają na dodanie kolejnego obowiązku do listy to do zalicza się między innymi:

• Obawa przez krytyką i/lub zwolnieniem oraz chęć bycia lubianym. Dużo bardziej skłonny do przyjęcia nowych obowiązków jest człowiek, który pracuje w zespole i któremu zależy na wspólnym osiągnięciu celu. Poczucie zobowiązania i chęci bycia lubianym sprawia, że jesteśmy skłonni podjąć się wszystkiego, co potrzebne do realizacji projektu. Każdy człowiek ma potrzebę bycia podziwianym i szanowanym, więc gdy istnieje ryzyko pojawienia się negatywnego komentarza w naszą stronę (szczególnie jeśli krytykującym jest szef lub klient) dużo trudniej jest odmówić.
• Chęć podejmowania się nowych zadań, które są ciekawe i lepsze niż codzienne obowiązki.Nowa i niestandardowa praca jest dużo przyjemniejsza niż rutynowe zadania. Naturalną skłonnością człowieka jest podejmowanie się nowych rzeczy, które wpływają na nasz rozwój, doświadczenie oraz dają satysfakcjonujące, widoczne efekty.  
• Źle oszacowana praco- i czasochłonność zadania.Informacja odnośnie wielkości i złożoności zadania często dostępna jest dopiero w momencie jego realizacji. W trakcie jego wykonywania wychodzić mogą dodatkowe czynniki i komplikacje, które wcześniej nie były brane pod uwagę i nie został zaplanowany dla nich odpowiedni bufor czasowy.

2.   Błędna analiza zadania do wykonania i niewykrycie zależności z innymi obszarami

Zmiana w jednym obszarze projektu może zepsuć lub spowodować zmiany w innym obszarze, którego początkowo nie dało się zweryfikować. Dodatkowym aspektem jest nieprawidłowe przygotowanie się do zadania. Często potrzebna jest ekspertyza lub opinia innej osoby do jego dokończenia, a eksperci/specjaliści w organizacji nie są dostępni, bo akurat idą na urlop albo po prostu sami mają za dużo zadań i potrzebują znaleźć czas na spotkanie/wykonanie zadania w swoim terminarzu.

3.   Niezaplanowana praca

Oczywistym jest, że wszystkiego nie da się zaplanować. Dobra organizacja czasu powinna dawać elastyczność i umożliwić szybkie dostosowywanie się do potrzeb i priorytetów danego dnia.  Często jednak okazuje się, że na prośbę innych robimy drobne i mało istotne poprawki czy zadania, bez jakiejkolwiek weryfikacji ich priorytetu. Taka praca „kradnie” czas zaplanowanym zadaniom i tworzą się opóźnienia.

4.   Sprzeczne priorytety lub brak priorytetów

Ostatnia przyczyna łączy się z poprzednimi punktami. Brak widocznie wyznaczonych priorytetów w projekcie, sprincie czy przedsiębiorstwie powoduje chaos i sprawia, że nie do końca wiadomo czym się zająć i w jakiej kolejności. Przy podejmowaniu się kolejnego zadania warto mieć świadomość, że może się to wiązać z rezygnacją z innego obowiązku. Trzeba się wtedy zastanowić, które z tych zadań jest ważniejsze.

Jakie działania warto podjąć?

Działań, których trzeba się podjąć dla ułożenia czasu pracy i zadań jest sporo. Warto zacząć jednak od podstaw – przyjrzeć się konkretnym radom i odpowiednio je dostosować.

Ułożenie i wizualizacja wykonywanych obowiązków

Zapisz co robisz każdego dnia. Pozwoli to określić, ile czasu poświęcasz na zadania rutynowe, ile na nowe oraz wskaże również czynności, z których można zrezygnować, ponieważ są niepotrzebne lub nieproduktywne.

Stworzenie harmonogramu zadań na dany dzień umożliwi Ci szybką weryfikację tego, czy możesz podjąć się jeszcze jakiegoś zadania czy lepiej asertywnie trzymać się planu na dany dzień. Harmonogramy najlepiej robić minimum dzień wcześniej, ponieważ wpłynie to również na Twój spokój i obniży poziom stresu – będziesz wiedzieć co na Ciebie czeka i nie będziesz się obawiać, że o czymś zapomniałeś/aś. Do każdego zadania na liście możesz określić maksimum czasu, które chcesz na nie przeznaczyć.

Nie zapominaj o przerwach. Z pozoru krótkie i mało znaczące wyjście na kawę, może znacznie poprawić produktywność i efektywność pracy.

Przegląd kalendarza i prawidłowa organizacja spotkań

Planuj tylko potrzebne spotkania, ponieważ każdy ma ich za dużo w swoim kalendarzu. Dbaj o to, żeby spotkania były produktywne i płynęły z nich odpowiednie ustalenia i plan dalszego działania. Pilnuj czasu trwania spotkań. Jeśli spotkanie skończy się wcześniej, niż zaplanowany slot, to nie marnuj tego czasu. Prawo Parkinsona mówi o tym, że jeśli został określony czas na dane zadanie, to zostanie ono wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie. Nie wpadaj więc w tą pułapkę i realizuj zadania, kiedy pojawi się taka możliwość w kalendarzu. Szanuj również czas innych! Jeśli wiesz, że nie dasz rady pojawić się na spotkaniu lub spóźnisz się – poinformuj.

Zaplanowanie czasu pracy i zadań na podstawie ustalonych celów i priorytetów

Przy planowaniu pracy i zadań można wykorzystać popularną macierz Eisenhowera, która dzieli zadania na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne i niepilne, pilne i nieważne oraz niepilne i nieważne. W ten sposób łatwo wyłonić te, które mogą zostać zrealizowane w późniejszym czasie, a którymi trzeba zająć się właśnie teraz.

Zaplanowanie slotów na pracę własną

Pozostaw chociaż 20% czasu wolnego, bez żadnego spotkania czy zadania. Z pewnością znajdzie się takie, które zostało niedoszacowane. To jest czas na nadrobienie zaległości, sprawdzenie postępów pracy i zaplanowanie dalszych kroków.

Wykorzystanie Kanbana – pozwoli ograniczyć pracę w toku

Kanban to tylko propozycja i jedna z wielu metod, ale uwidoczni zadania, które zostały rozpoczęte i niedokończone z różnych względów. Jeśli zadanie spadło na niższy priorytet to nie ma nic złego w tym, że nie zostało zrealizowane. Jednakże, jeśli notorycznie się to powtarza, warto przyjrzeć się podejmowanym decyzjom i realizowanym procesom.

Dodatkowo tablica Kanban wskaże zadania, które udało się zamknąć i zrealizować. Zobrazuje to ogrom wykonanej pracy oraz postępy, zadziała też motywująco.

Asertywność i odmowa

Ostatnia, ale bardzo ważna rada na koniec – musisz nauczyć się mówić „nie”. Jeśli odmówienie nie jest możliwe, zaproponuj inny termin realizacji, w którym będziesz mieć  czas na zajęcie się tym zadaniem. Pamiętaj jednak o wspomnianych wcześniej punktach. Istotne jest działanie zgodnie z wyznaczonym kierunkiem i priorytetami. Realizacja mało ważnych obowiązków w dużej ilości nie jest pożądana. Skupiaj się na tym, co naprawdę ważne. Jeśli to możliwe, przekaż zadanie – deleguj – innej osobie.

Źródła:

1. https://www.prawo.pl/kadry/ilu-polakow-pracuje-za-duzo-a-ilu-ledwo-wystarcza-pieniedzy-na,516858.html, dostęp na dzień 20.02.2023.
2. https://www.livecareer.pl/porady-zawodowe/czas-pracy-badanie, dostęp na dzień 20.02.2023.