Zapewne każdy Project Manager musiał kiedyś dokonać trudnego wyboru – kiedy żadna z opcji nie była idealna, a interesy różnych stron były ze sobą sprzeczne. Jak można pomóc sobie w takiej z pozoru patowej sytuacji? Polecam wykorzystanie narzędzi wspomagających, na przykład matrycy Pugh oraz QFD (Quality Function Deployment).
Artykuł sponsorowanyMatryce wyboru nieraz już pomagały mi w podjęciu decyzji – zarówno tych projektowych, jak i prywatnych, na przykład w kwestii zakupu samochodu czy udziału w trafnej inwestycji. Nawet jeżeli nie masz problemów z dokonywaniem takich wyborów, narzędzia te mogą się przydać do przekonania kogoś o słuszności Twojej propozycji – na przykład klienta czy pracownika. Matryce pomogą również w bardziej obiektywnym spojrzeniu na wybór – spojrzeniu pozbawionym emocji, sympatii czy wcześniejszych doświadczeń.
Narzędzia wyboru – matryce Pugh i QFD
Metoda Pugh (Pugh Method) została opracowana przez angielskiego projektanta produktów (product designer) oraz wykładowcę – Stuarta Pugha. Opublikował ją około 1990 roku jako część swojej redefinicji procesu Total Design. Ja uczyłem się o metodzie Pugh na kursie DFSS (Design for Six Sigma). Polega ona na ocenie wszystkich dostępnych opcji w porównaniu do opcji bazowej. Efektem jest wynik wskazujący, czy dana opcja jest lepsza, gorsza czy podobna do bazy.
Matryca QFD (Quality Function Deployment) została rozwinięta w Japonii w roku 1966, jako metoda transformowania opinii klienta ma wymagania projektowe – inżynierskie Pozwala ona przetłumaczyć informacje jakościowe na dane ilościowe, a w zależności od tego mogą one zostać wykorzystane w Value Engineering. QFD również uczyłem się na szkoleniu DFSS. W opisanych niżej przykładach wykorzystam tylko fragment tego rozległego narzędzia.
Dokąd jedziemy na urlop? Matryce na przykładzie
Dokąd na urlop? W 2020 roku odpowiedź na to pytanie stała się trudniejsza niż kiedykolwiek. Właśnie ten temat posłuży mi do zbudowania przykładów pokazujących różnice, wady oraz zalety omawianych narzędzi. Nasza wakacyjna destynacja to jeden z wielu wyborów, jakie podejmujemy. Niektórym łatwo jest go dokonać, ale są też osoby, które dogłębnie rozważają wszystkie za i przeciw. W przykładach użyję trzech wymyślonych opcji wakacyjnych. W opisie poniżej pokazane są również kryteria, jakie rozważam dla każdej opcji (Tabela 1).
Tabela 1. Porównanie opcji wakacyjnych. Źródło: opracowanie własneMatryca Pugh
Matryca Pugh wydaje się być łatwiejszą metodą. Jej użycie wiąże się z rozważeniem wad i zalet wszystkich dostępnych rozwiązań w porównaniu do wybranej opcji bazowej. Do tabeli wpisujemy plus – kiedy dana opcja jest lepsza od bazy, minus – kiedy jest od niej gorsza lub zero – kiedy chcemy wyrazić, że dane kryterium jest podobne do opcji bazowej (Tabela 2).
Tabela 2. Matryca Pugh użyta do porówniania opcji wakacyjnych. Źródło: opracowanie własneZ przeprowadzonej analizy wnioskujemy, że Włochy są opcją gorszą niż wyjazd w Polsce lub podróż do Grecji. Widzimy również, że dwie opcje zostały ocenione tak samo wysoko. W takiej sytuacji, aby rozstrzygnąć wybór, możemy dodać kolejne kryteria.
Do zalet tej metody zaliczymy prostotę i małą czasochłonność. Bezapelacyjną wadą pozostaje taka sama waga wszystkich kryteriów, a do tego stosunkowo mała czułość – mamy tylko trzy poziomy oceny. Zdarzają się również przypadki, w których przy użyciu innej bazy matryca może pokazać inny wynik.
Matryca QFD
Moją ulubioną metodą dokonywania trudnego wyboru jest matryca QFD (Quality Function Deployment). Na potrzeby tego artykułu wykorzystamy tylko wycinek całego narzędzia. W przykładzie poniżej można zauważyć dodatkową kolumnę w tabeli – z wagą. Jest to miejsce, w którym możemy wyrazić, na ile istotne jest dla nas dane kryterium. Uczono mnie, aby wagę przedstawić za pomocą liczby od 1 do 10. Punktowanie opcji może być z kolei wyrażone cyframi 0, 1 lub 3. Zera używamy, kiedy dana opcja nie koresponduje z rozważanym kryterium. Zakładam, że na wczasach w Polsce i we Włoszech nie spotkam się z rodziną – to negatywne zjawisko, dlatego wpisałem zero. Jedynki używamy, kiedy opcja częściowo koresponduje z danym kryterium. Spójrzmy na odległość od morza w Grecji – oceniłem ją na 1, ponieważ do morza jest daleko, ale jest osiągalne (dlatego nie użyłem zera). Trzy punkty przyznamy natomiast, kiedy wskazana opcja jest silnie i pozytywnie powiązana z kryterium. We Włoszech nie będę korzystał z samochodu, dlatego nie poniosę związanych z tym kosztów. Jest to zatem najtańsze i bardzo dobre dla mnie rozwiązanie.
Wynik końcowy jest sumą iloczynów przyznanych punktów oraz wagi tych kryteriów, czyli np. dla Grecji:
(3*7)+(0*7)+(1*5)+(3*2)+(3*3)=41
Tabela 3. Matryca QFD służąca porównaniu opcji wakacyjnych. Źródło: opracowanie własneWidzimy, że przy użyciu metody QFD wyjazd do Grecji wygrywa. Oczywiście, wszystko może być dyskutowane – zarówno wagi, jak i punktacja.
Rozważmy wady i zalety tej metody. Do minusów niewątpliwie zaliczymy jej czasochłonność, wynikającą z konieczności rozważania wag i punktacji. Wśród plusów warto wymienić z kolei ważone podejście do kryteriów wyboru – przecież rzadko wszystkie są tak samo ważne. Można również dyskutować na temat czułości punktowania – owszem – 0, 1 i 3 to znowu zaledwie 3 poziomy. W tym przypadku dozwolone jest jednak przyjęcie dowolnej skali, pod warunkiem że jest ona konsekwentnie stosowana dla wszystkich opcji i kryteriów. Bardzo ważną dla mnie zaletą QFD jest również możliwość szybkiego sprawdzenia, na ile wynik jest czuły na wagi przypisane do kryteriów. Tworząc QFD w arkuszu kalkulacyjnym sprawnie przetestujemy, jak zmiana wag wpływa na ostateczny wynik.
Moje doświadczenie z matrycą QFD
Wyniki analizy opartej na matrycy QFD ciężko jest podważyć. Tym samym dobrze nadaje się ona do podejmowania trudnych decyzji w projektach oraz do udowadniania i dokumentowania, że dana opcja jest najlepsza. Spotkanie, na którym wypełniana jest kompletna matryca może zająć sporo czasu. Dlatego niekiedy rozsyłałem do interesa- riuszy ankiety, aby zapytać ich, jak istotne ich zdaniem są kryteria, czy nawet – jakie kryteria proponują. Po otrzymaniu odpowiedzi mogłem użyć średniej lub mediany, aby skonsolidować wyniki. Wbrew pozorom punktację stosunkowo łatwo jest przyznać i najczęściej może to zrobić jedna osoba. W punktacji istotne jest dopasowanie oceny do zakresu danych. Jeżeli ceny wahają się od 15 000 do 18 000, to nie powinniśmy wszystkich ocenić na zero, bo są wysokie i blisko siebie (Wykres 1).
Wykres 1Zamiast tego rekomenduję dopasować ocenę do zakresu danych, by użyć pełnej skali ocen (Wykres 2).
Wykres 2Oczywiście skala ocen jest w tym przypadku odwrócona, bo im taniej tym lepiej.
Metodę QFD stosowałem już wielokrotnie, ostatnio na przykład do wyboru najbardziej optymalnej architektury dla rozwijanego produktu informatycznego. Dla takich rozważań zazwyczaj występuje kilka kryteriów, które mogą być ze sobą sprzeczne. Dla przykładu rozwinięcie rozwiązania informatycznego metodą A będzie kosztowało mniej, ale koszty utrzymania tego produktu będą niższe, jeżeli zostanie ono rozwinięte metodą B.
Na tym bardzo prostym przykładzie zaprezentowałem dwa narzędzia. To, które bardziej przypadnie do gustu Wam, Drodzy Czytelnicy, zależy od Waszych indywidualnych upodobań. Dla mnie okazały się one bardzo uniwersalne w zastosowaniu, na przykład w porównaniu do drzewa decyzyjnego.
Project Manager w SoftServe Poland, gdzie prowadzi projekty z regionu EMEA. Inżynier Europejski, przez większość swojego rozwoju zawodowego związany z sektorem automotive. Obecnie z zadowoleniem wykorzystuje swoje doświadczenie w branży IT. Certyfikowany Six Sigma Black Belt z pasją do statystyki i współpracy z klientami. Prywatnie mąż i ojciec, pan dwóch psów oraz konstruktor motocykli customowych.