Jak myślenie wizualne zwiększa szansę na sukces prowadzonego projektu?

Myślenie wizualne staje się coraz bardziej popularne w Polsce, a już lata temu skradło serca Project Managerów w różnych zakątkach świata. Czym jest myślenie wizualne? Do czego służy, jakie mogą być możliwości jego użycia i korzyści z jego wykorzystania. W jaki sposób ta umiejętność przydaje się w pracy Project Managera, a nawet może przełożyć się na sukces prowadzonego projektu?

---

Co to jest myślenie wizualne?

Myślenie wizualne to sposób (a nawet cała metodyka) organizacji myśli, udoskonalania myślenia i komunikowania się. To znakomity sposób przekazywania złożonej lub potencjalnie zagmatwanej informacji. To proces jednocześnie myślenia, komunikacji i współpracy przy użyciu narzędzi i metod, które wykorzystują najpotężniejszą siłę wspomagającą zrozumienie: wizualizację!

Myślenie wizualne używa narzędzi – jak markery i papier (lub tablety) – do eksternalizacji wewnętrznych procesów myślenia, czyniąc je wyraźnie widocznymi, jasno sprecyzowanymi i łatwiejszymi do wprowadzenia w życie. Jak lubię to nazywać, to wizualizacja idei od ręki (markerem na papierze).

Chociaż na zachodzie jest to metoda stosowana w dużych firmach z powodzeniem już od końca lat 70-tych ubiegłego wieku, w Polsce to jeszcze dosyć młoda dziedzina, która ledwo zarysowuje się w świadomości. A ma ogromny i uniwersalny potencjał do zwiększania efektywności działania na niemal każdym polu. Począwszy od wizualnego sposobu uatrakcyjniania przekazu informacji przez trenerów i coachów, poprzez wspomaganie wyrażania myśli przez konsultantów, a kończąc na managerach wszelkich szczebli. Każdemu, kto musi opanować, zarządzać i przekazywać dalej duże ilości informacji i wiedzy, zastosowanie myślenia wizualnego niezmiernie ułatwia te codzienne czynności. Zważając na fakt, że dzisiaj niemal każdy jest pracownikiem umysłowym, nauka myślenia wizualnego nie jest jakimś dodatkiem, a staje się koniecznością. Ci którzy jej nie opanują, mogą zostać w tyle.

W tym artykule jednak skupię się na tym, w jaki sposób umiejętność myślenia wizualnego ułatwia pracę, jak wzbogaca warsztat i w ten sposób przekłada się na sukces pracy Project Managera i jego zespołu.

Zastosowanie wizualnego myślenia przynosi korzyści w różnych fazach realizacji projektu.

Lepsza komunikacja z klientem podczas inicjacji projektu

A co by było gdyby zebrać wymagania biznesowe klienta tworząc wizualną notatkę? Gdy rozmawiałem z moim znajomym kierownikiem projektu, opowiadał mi, że większość projektów upada zwykle z powodu słabej komunikacji z klientem. Bez zbudowania już od samego początku dobrej relacji, przepływ informacji jest słaby i łatwo o niedopowiedzenia, złe wzajemne zrozumienie, co oczywiście prowadzi do przekładania się nieporozumień względem wymagań projektu na dalsze jego etapy.

Wyobraźmy więc sobie, że zespół podczas spotkania inicjującego projekt nie tylko rozmawia, ale też notuje to, co mówi klient wizualnie za pomocą prostych symboli i ikon. Czyli tworzy „sketchnotkę”. Takie wizualne rozrysowanie służy za dodatkowy rodzaj parafrazy, w celu upewnienia się, czy dobrze się nawzajem z klientem rozumiemy. Klient jasno widzi, jak jego myśli wyrażone słowami przybierają konkretne kształty na papierze. Wiele badań wyraźnie potwierdza, że nie tylko mózg osoby rysującej intensywnie myśli, ale także mózg osoby widzącej swoje myśli rysowane przez kogoś innego, to mózg bardziej zaangażowany.

To daje u klienta poczucie bycia słuchanym, a jakże często pojawia się reakcja zrozumienia: „Aha! Widzę o co chodzi!”. Nawet jeżeli rozrysowana przez project managera i członków zespołu wizja nie zgadza się z jego wyobrażeniem, to natychmiast, dzięki widoczności, to co nie pasuje i to czego brakuje, klient może łatwo na powstającej notatce wizualnej zmodyfikować – skreślić lub dorysować własne pomysły i rozwiązania do tych już stworzonych.

Wizualny charakter takiego zapisu spotkania kojarzy się bowiem z nieformalnym dziecięcym „bazgraniem” i zachęca klienta do zaangażowania się i nanoszenia poprawek na bieżąco.

Wizualizacja myśli od ręki wzmacnia dialog widocznymi środkami, które facylitują interakcję. W ten sposób nasz kick-off meeting wchodzi na wyższy poziom skuteczności – konwersację wizualną.

Wizualna dokumentacja

Wyciągnięcie myśli na kartkę daje też korzyść nie tylko podczas samego procesu tworzenia. Po zakończonym pierwszym, inicjującym projekt spotkaniu, taka sketchnotka staje się wizualną dokumentacją służącą na dalszych jego etapach.

Jej obrazowy charakter powoduje, że treść ustaleń łatwo zapada w pamięć i wyraźnie pokazuje każdemu w zespole co jest do zrobienia. Na jeden rzut oka widać co jest czym, z czym się łączy, bowiem informację obrazową rejestrujemy.

Według zasady, że „obraz jest wart 1000 słów”, dochodzi też redukcja ilości informacji w postaci werbalnej do o wiele bardziej zwięzłej postaci wizualnej. Koniec ze stosami papierów, przez które trzeba się przebijać, żeby zrozumieć o co chodzi.

Wizualny plan działania

Na podstawie takiej sketchnotki można stworzyć na następnym etapie – internal kick off meeting – wizualny plan działania. Wszelkie wykresy, jak np. wykres Gantta i inne, można z powodzeniem przedstawić w wizualnej, ale analogowej formie – na papierze. Tutaj znów jest wiele badań, które wykazują wyższość analogowego działania nad cyfrowym, szczególnie w pierwszych, kreatywnych fazach projektu. Papier i markery są to bardzo fizyczne i namacalne narzędzia, na które nasz mózg o wiele lepiej reaguje, bo do takich został naturalnie przystosowany.

Oczywiście, nawet przy średniej wielkości projektach, kartki A4 czy nawet flipchart nie wystarczą. Do rozrysowana projektu najlepiej użyć dużego formatu papieru, w rolce, o szerokości 1,2 lub 1,5 metra i rozwiesić go na długiej ścianie. Jak atrakcyjniej, niż tylko w postaci suchych linii czasu i sztampowych słupków, typowych dla komputerowych wersji wykresu Gantta przedstawić drogę projektu, przedstawiam na przykładzie. Oczywiście skoro już operujemy metaforami wizualnymi, to poszczególne elementy projektu też wizualizujemy:

• postęp projektu i kamienie milowe – w postaci kamieni, słupków jak przy drodze, znaków drogowych itp.;
• cel – słońce na horyzoncie, budowla lub inny symbol;
• ryzyko, problemy i przeszkody – przepaść, zawalona kłoda drzewa, barierka;
• zasoby: ludzkie – postać ludzika, pieniężne – znak dolara lub worka z pieniędzmi.

To jest oczywiście tylko kilka z możliwych przykładów, a ich wizualizacja będzie zależała od ustaleń całego zespołu.

Podczas realizacji projektu

Podczas ustalania strategii osiągnięcia celu, zespół wspólnie zdecydował, że jest przepaść między stanem obecnym a stanem pożądanym, celem, do którego dąży. Rysuje więc przepaść na linii czasu projektu – jest ona widoczną dla wszystkich oznaką potencjalnego ryzyka. W przypadku większych punktów krytycznych, można użyć innych symboli – wspomniana kłoda na drodze, blokada drogowa, rzeka, rozbójnicy itp. To tylko kilka pomysłów, a to jak ostatecznie w Twoim zespole zostaną zwizualizowane, zależy od rodzaju ryzyka i skojarzeń – jaką wizualną metaforę wspólnie zespół wymyśli.

W momencie zwizualizowania przeszkody/ryzyka, warto od razu przejść do fizycznego budowania mostu z karteczek post-it. Podczas burzy mózgów każdy podaje swoje rozwiązanie i przykleja je nad przepaścią. W następnym etapie następuje porównanie pomysłów, ich ewentualna ocena i zgrupowanie na zasadzie podobieństwa. Później wystarczy te grupy ułożyć w kolejności podejmowania działań. Już w trakcie ich sortowania i priorytetyzacji widać, czy nie brakuje jakichś kroków. Łatwo będzie od ręki je uzupełnić.

Jako etap końcowy warto te pomysły utrwalić, zamieniając karteczki na konkretne rysunki. Przejście z tymczasowego charakteru karteczek na utrwalone rysunki powoduje też przejście w umyśle na poziom konkretnie ustalonych działań do podjęcia i w ten sposób wpływa na częstotliwość i skuteczność tych działań.

Weźmy pod uwagę, że większość takich, a nie innych, konkretnych znaczeń ikon, symboli i rysunków użytych do wizualnego zapisania rozmowy z klientem wcześniej ustalił cały zespół. Te wizualia, które ewentualnie powstały ad hoc podczas rozmowy, są łatwe do objaśnienia.

Tak jak w przypadku ustaleń i notatek wyłącznie słownych łatwo o nieścisłości i niedokładne zrozumienie, tak przy użyciu języka wizualnego niemal nie ma niedopowiedzeń i różnej interpretacji znaczenia symboli. Język wizualny, dzięki jego wewnętrznej uniwersalności oraz wcześniejszej umowie co do znaczenia użytych symboli, wszyscy rozumieją tak samo.

Ale ja nie potrafię rysować!

I wcale nie musisz. Najczęściej bowiem piękne rysowanie przesłania samą treść. A w samym myśleniu wizualnym i komunikacji wizualnej chodzi o szybkość i jasność treści. Jeżeli więc jako dziecko rysowałeś, to teraz też będziesz potrafił. Wszystko możesz narysować za pomocą zaledwie 3 figur: kwadratu, trójkąta i koła.

Na koniec proste ćwiczenie, żebyś się przekonał, że potrafisz. Spójrz na jakiś przedmiot blisko siebie i rozłóż go na czynniki pierwsze. Z jakich figur się składa? Narysuj je! Jestem pewien, że nie miałeś z tym problemu. Ćwicz tak codziennie do kawy, a po jakimś czasie będziesz to robić błyskawicznie.

 Natomiast chcąc narysować myśl, ideę – nieważne jak abstrakcyjną, wystarczy bazować na pierwszym skojarzeniu i narysować przedmiot najbliższy temu skojarzeniu za pomocą tych podstawowych figur, a następnie dodać do niego słowną etykietkę – podpis. W ten sposób korzystasz z kodowania dualnego – zakodowanie pojęcia zarówno za pomocą kanału werbalnego jak i wizualnego jest o wiele bardziej skuteczne niż tylko za pomocą jednego z nich.

Przykłady dwóch takich pojęć abstrakcyjnych używając dualnego kodowania, zwizualizowałem poniżej.

Na zakończenie warto jeszcze raz przypomnieć korzyści myślenia wizualnego. W jaki sposób ułatwi Twoją pracę?

Myślenie wizualne to nie tylko doskonały sposób na budowanie relacji z klientem. Zwiększa też zaangażowanie całego zespołu projektowego (poprzez wspólne rysowanie). Zapewnia, że wszyscy rozumieją zakres projektu i jego fazy tak samo i wiedzą, bo widzą, jakie są konsekwencje, kiedy coś się opóźni. Można nawet jasno zwizualizować ryzyko w projekcie. Przekonaj się sam, wprowadzając metody wizualnego myślenia w Twoim zespole. To nowa, silnie rozwijająca się w Polsce dziedzina, która z każdym dniem zyskuje na popularności. Jak mówi ewolucyjna hipoteza Czerwonej Królowej Van Valena, aby nie zostać w tyle, trzeba bardzo szybko się rozwijać. Nie zostawaj w tyle i naucz się myśleć wizualnie.