W obecnym czasie stanęliśmy w obliczu trudnych decyzji. Praca zdalna bez odpowiednich narzędzi może powodować bardzo duże utrudnienia, nie tylko z kontrolą obecnie realizowanych projektów, ale także ze sprawnym ich raportowaniem (lub ze sprawnym zbieraniem raportów). Jak sobie z tym radzić? Czy inwestować w narzędzia, czy próbować samemu przygotować zdalne narzędzie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym? Postaram się pomóc w podjęciu tej decyzji.
Od czego powinniśmy zacząć?
Zacznijmy od analizy potrzeb, jakie mamy w organizacji. Zastanówmy się komu i w jaki sposób narzędzie powinno pomóc. Kto jest głównym interesariuszem? Czy zależy nam na zbieraniu statusów projektów, czy może na przygotowywaniu raportów? A może całościowe zarządzanie projektem? Co więcej, zanim podejmiemy decyzję o wyborze odpowiedniego narzędzia, zastanówmy się, ile mamy projektów w naszej organizacji oraz jak duże i długotrwałe są te przedsięwzięcia. Jeśli w skali roku prowadzimy równolegle ponad 30 projektów lub kilkanaście, lecz dużych i strategicznych, to jest to moment na zastanowienie się nad narzędziem do zarządzania projektami i portfelem projektów. W zależności od uzyskanych odpowiedzi wyjdzie nam, jakiego rozwiązania potrzebujemy.
Pojawiające się wątpliwości
Pytania, jakie pojawią się w organizacji to oczywiście uzasadnienie biznesowe takiego wdrożenia. Szczególnie teraz w dobie oszczędności i przeznaczania środków finansowych jedynie na najbardziej potrzebne i niezbędne wydatki. Jak więc uzasadnić zarządowi chęć zakupu tego typu oprogramowania? Prócz poniesienia kosztów związanych z wdrożeniem i licencją możliwe, że będziemy musieli zmienić, dostosować metodykę w naszej organizacji i pojawia się pytanie, czy warto? I znów należy zastanowić się, co zyskamy. Najważniejszą korzyścią z wyboru specjalistycznego narzędzia do zarządzania portfelem projektów i projektami jest oszczędność czasu, który kierownicy projektów muszą poświęcić na przygotowanie i zebranie danych. Następnie ten zaoszczędzony czas kierownicy mogą wykorzystać na dokładniejszą analizę ryzyk w projektach lub kontakt z zespołem projektowym, dzięki czemu projekty będę realizowane w bardziej efektywny i skuteczny sposób. Zyskamy również dużą oszczędność czasu na przygotowywaniu raportów przez biuro projektów i kierowników projektów. Co również jest dużym plusem dla organizacji, kiedy zarząd potrzebuje nie tylko „jakichś” danych, ale danych, które są rzeczywiste i zweryfikowane. W obecnym czasie decyzje muszą być podejmowane szybko i nie możemy pozwolić sobie na pomyłki, bo mogą być one kosztowne.
Jakie rozwiązanie wybrać?
Jak już przeanalizujemy potrzeby i wyciągniemy wnioski, należy rozpoznać rynek, jakie rozwiązania są dostępne. Jeśli chcemy zbierać statusy projektów, to może wystarczy arkusz kalkulacyjny przygotowany w odpowiedniej strukturze, zamieszczony w sieci, gdzie wszyscy mają dostęp do niego. Jest to najszybsze i najtańsze rozwiązanie problemu zbierania informacji o statusie projektu. Taki arkusz warto uzupełnić również o krótki opis kierownika projektów, co udało się zrealizować od ostatniego raportowania i jakie są jego plany na kolejny okres raportowy. Kolejnym rozwiązaniem jest narzędzie klasy BI. Do takiego narzędzia musimy przygotować odpowiednie zapytania, tak aby raporty generowały się z dostępnych źródeł, jakie posiadamy w firmie (arkusz kalkulacyjny, dane z systemów księgowych, itp.). Kompetencje do przygotowania takich zapytań zapewne znajdują się w naszej firmie. Natomiast, jeśli zależy nam na monitorowaniu i wsparciu kierownika projektów w prowadzeniu pełnego zakresu projektu (harmonogram, budżet, kompetencje, ryzyka, raporty okresowe), to poszukajmy rozwiązania kompletnego. Zastanówmy się też, czy chcemy zaprojektować wszystkie procesy samodzielnie i „napisać” narzędzie dokładnie pod nasze indywidualne potrzeby (co może potrwać kilkanaście do nawet kilkudziesięciu miesięcy), czy może wybrać gotowe tzw. „pudełkowe” rozwiązanie i wdrożyć je w kilka tygodni (do maksymalnie kilku miesięcy). Niektóre firmy oferują wdrożenie swojego oprogramowania nawet w 5 dni. Brzmi świetnie, a co w takim razie z kosztami…? Narzędzia do zarządzania portfelem i projektami są bardzo drogie? Niekoniecznie. Większość dostawców oferuje swoje oprogramowanie w formie subskrypcji w ofercie SaaS i koszt miesięczny nie jest wcale taki zabójczy. Zastanówmy się jednak czy bezpieczeństwo naszej firmy pozwala na przechowywanie danych poza serwerami firmy. Jeśli nie, to zwróćmy uwagę czy dostawca oferuje model subskrypcji, ale w rozwiązaniu On-Premises. Dzięki temu, koszty miesięcznej lub rocznej subskrybcji nie będą tak dużym obciążeniem dla budżetu firmy. Opcji finansowania w obecnej sytuacji jest wiele i warto zapoznać się z oferowanymi rozwiązaniami na rynku.
Na co zwrócić uwagę?
Przy tworzeniu krótkiej listy dostawców sprawdźmy ile wdrożeń zrealizował dany dostawca. Czy posiada referencje, może nasi znajomi mieli już kontakt z którymś z tych dostawców? Zapytajmy dostawcę, czy może umówić wizytę referencyjną u jednego ze swoich klientów, który już korzysta z narzędzia i przy okazji poznamy dobre praktyki innej organizacji. Obecnie firmy chętnie dzielą się wiedzą i doświadczeniem. Poprośmy dostawcę o możliwość przetestowania rozwiązania, najlepiej wstępnie skonfigurowanego pod nasze potrzeby. Pozwoli to na zweryfikowanie, czy narzędzie spełnia nasze oczekiwania. Będziemy w stanie sprawdzić jak nasza organizacja musi się przygotować na pełne wdrożenie. Co należy jeszcze uwzględnić przed podjęciem decyzji? Sprawdźmy, czy konsultant, który będzie wdrażał narzędzie, posiada doświadczenie projektowe, ponieważ dzięki temu również prócz „suchego” wdrożenia uzyskamy wiele cennych rad i sugestii płynących z jego doświadczenia. A dodatkowo w cenie wdrożenia uzyskamy także konsulting projektowy.
Podsumowując
W obecnej sytuacji, gdy nie możemy omówić z zespołem tematów projektowych oraz zebrać statusów projektów bezpośrednio „przy kawie”, kompleksowe narzędzie do zdalnego zarządzania projektami może bardzo usprawnić pracę. Przy zapewnionym dostępie online, zarząd oraz inni interesariusze projektu mają zapewniony dostęp ad-hoc do rzeczywistych i aktualnych informacji o projektach i ich statusach. Biuro projektów może skupić się przede wszystkim na tych projektach, które wymagają rzeczywiście uwagi. Dzięki jednemu zintegrowanemu rozwiązaniu do zarządzania portfelem projektów i projektami większość czynności wykonuje się automatycznie. A to wszystko jest możliwe dzięki temu, że kierownicy mogą prowadzić swoje projekty w pełnym zakresie w jednym miejscu.
Pracuje w firmie Hadrone gdzie prowadzi projekty wdrożeniowe oraz szkolenia z narzędzi PPM. Posiada wieloletnie doświadczenie w roli kierownika projektów oraz portfolio managera. Prowadził audyty biur projektowych, przygotowywał rekomendacje i finalny raport dla klientów. Doradzał firmom w zakresie doboru odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami oraz portfelem projektów.