Zdalne zarządzanie projektem w dobie COVID – jakie rozwiązanie wybrać?

W obecnym czasie stanęliśmy w obliczu trudnych decyzji. Praca zdalna bez odpo­wiednich narzędzi może powodować bar­dzo duże utrudnienia, nie tylko z kontrolą obecnie realizowanych projektów, ale także ze sprawnym ich raportowaniem (lub ze sprawnym zbieraniem raportów). Jak sobie z tym radzić? Czy inwestować w narzędzia, czy próbować samemu przy­gotować zdalne narzędzie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym? Postaram się pomóc w podjęciu tej decyzji.

---

Od czego powinniśmy zacząć?

Zacznijmy od analizy potrzeb, jakie mamy w organizacji. Zastanówmy się komu i w jaki sposób narzędzie powinno pomóc. Kto jest głównym interesariuszem? Czy zależy nam na zbieraniu statusów projektów, czy może na przygotowywaniu raportów? A może ca­łościowe zarządzanie projektem? Co więcej, zanim podejmiemy decyzję o wyborze od­powiedniego narzędzia, zastanówmy się, ile mamy projektów w naszej organizacji oraz jak duże i długotrwałe są te przedsięwzię­cia. Jeśli w skali roku prowadzimy równole­gle ponad 30 projektów lub kilkanaście, lecz dużych i strategicznych, to jest to moment na zastanowienie się nad narzędziem do za­rządzania projektami i portfelem projektów. W zależności od uzyskanych odpowiedzi wyjdzie nam, jakiego rozwiązania potrzebu­jemy.

Pojawiające się wątpliwości

Pytania, jakie pojawią się w organizacji to oczywiście uzasadnienie biznesowe takie­go wdrożenia. Szczególnie teraz w dobie oszczędności i przeznaczania środków fi­nansowych jedynie na najbardziej potrzeb­ne i niezbędne wydatki. Jak więc uzasadnić zarządowi chęć zakupu tego typu oprogra­mowania? Prócz poniesienia kosztów zwią­zanych z wdrożeniem i licencją możliwe, że będziemy musieli zmienić, dostosować metodykę w naszej organizacji i pojawia się pytanie, czy warto? I znów należy zastano­wić się, co zyskamy. Najważniejszą korzyścią z wyboru specjalistycznego narzędzia do za­rządzania portfelem projektów i projektami jest oszczędność czasu, który kierownicy projektów muszą poświęcić na przygotowa­nie i zebranie danych. Następnie ten zaosz­czędzony czas kierownicy mogą wykorzystać na dokładniejszą analizę ryzyk w projektach lub kontakt z zespołem projektowym, dzięki czemu projekty będę realizowane w bardziej efektywny i skuteczny sposób. Zyskamy również dużą oszczędność czasu na przygo­towywaniu raportów przez biuro projektów i kierowników projektów. Co również jest dużym plusem dla organizacji, kiedy zarząd potrzebuje nie tylko „jakichś” danych, ale danych, które są rzeczywiste i zweryfiko­wane. W obecnym czasie decyzje muszą być podejmowane szybko i nie możemy po­zwolić sobie na pomyłki, bo mogą być one kosztowne.

Jakie rozwiązanie wybrać?

Jak już przeanalizujemy potrzeby i wycią­gniemy wnioski, należy rozpoznać rynek, ja­kie rozwiązania są dostępne. Jeśli chcemy zbierać statusy projektów, to może wystar­czy arkusz kalkulacyjny przygotowany w od­powiedniej strukturze, zamieszczony w sieci, gdzie wszyscy mają dostęp do niego. Jest to najszybsze i najtańsze rozwiązanie problemu zbierania informacji o statusie projektu. Taki arkusz warto uzupełnić również o krótki opis kierownika projektów, co udało się zrealizo­wać od ostatniego raportowania i jakie są jego plany na kolejny okres raportowy. Ko­lejnym rozwiązaniem jest narzędzie klasy BI. Do takiego narzędzia musimy przygotować odpowiednie zapytania, tak aby raporty ge­nerowały się z dostępnych źródeł, jakie po­siadamy w firmie (arkusz kalkulacyjny, dane z systemów księgowych, itp.). Kompetencje do przygotowania takich zapytań zapewne znajdują się w naszej firmie. Natomiast, je­śli zależy nam na monitorowaniu i wspar­ciu kierownika projektów w prowadzeniu pełnego zakresu projektu (harmonogram, budżet, kompetencje, ryzyka, raporty okre­sowe), to poszukajmy rozwiązania komplet­nego. Zastanówmy się też, czy chcemy za­projektować wszystkie procesy samodzielnie i „napisać” narzędzie dokładnie pod nasze in­dywidualne potrzeby (co może potrwać kil­kanaście do nawet kilkudziesięciu miesięcy), czy może wybrać gotowe tzw. „pudełkowe” rozwiązanie i wdrożyć je w kilka tygodni (do maksymalnie kilku miesięcy). Niektóre firmy oferują wdrożenie swojego oprogramowania nawet w 5 dni. Brzmi świetnie, a co w takim razie z kosztami…? Narzędzia do zarządza­nia portfelem i projektami są bardzo drogie? Niekoniecznie. Większość dostawców oferu­je swoje oprogramowanie w formie subskryp­cji w ofercie SaaS i koszt miesięczny nie jest wcale taki zabójczy. Zastanówmy się jednak czy bezpieczeństwo naszej firmy pozwala na przechowywanie danych poza serwerami firmy. Jeśli nie, to zwróćmy uwagę czy do­stawca oferuje model subskrypcji, ale w roz­wiązaniu On-Premises. Dzięki temu, koszty miesięcznej lub rocznej subskrybcji nie będą tak dużym obciążeniem dla budżetu firmy. Opcji finansowania w obecnej sytuacji jest wiele i warto zapoznać się z oferowanymi rozwiązaniami na rynku.

Na co zwrócić uwagę?

Przy tworzeniu krótkiej listy dostaw­ców sprawdźmy ile wdrożeń zrealizował dany dostawca. Czy posiada referencje, może nasi znajomi mieli już kontakt z któ­rymś z tych dostawców? Zapytajmy dostaw­cę, czy może umówić wizytę referencyjną u jednego ze swoich klientów, który już ko­rzysta z narzędzia i przy okazji poznamy do­bre praktyki innej organizacji. Obecnie firmy chętnie dzielą się wiedzą i doświadczeniem. Poprośmy dostawcę o możliwość przete­stowania rozwiązania, najlepiej wstępnie skonfigurowanego pod nasze potrzeby. Po­zwoli to na zweryfikowanie, czy narzędzie spełnia nasze oczekiwania. Będziemy w sta­nie sprawdzić jak nasza organizacja musi się przygotować na pełne wdrożenie. Co należy jeszcze uwzględnić przed podjęciem decy­zji? Sprawdźmy, czy konsultant, który będzie wdrażał narzędzie, posiada doświadczenie projektowe, ponieważ dzięki temu również prócz „suchego” wdrożenia uzyskamy wiele cennych rad i sugestii płynących z jego do­świadczenia. A dodatkowo w cenie wdroże­nia uzyskamy także konsulting projektowy.

Podsumowując

W obecnej sytuacji, gdy nie możemy omówić z zespołem tematów projektowych oraz zebrać statusów projektów bezpośrednio „przy kawie”, kompleksowe narzędzie do zdalnego zarządzania projektami może bardzo usprawnić pracę. Przy zapewnionym dostępie online, zarząd oraz inni interesariusze projektu mają zapewniony dostęp ad-hoc do rzeczywistych i aktualnych informacji o projektach i ich statusach. Biuro projektów może skupić się przede wszystkim na tych projektach, które wymagają rzeczywiście uwagi. Dzięki jednemu zintegrowanemu rozwiązaniu do zarządzania portfelem projektów i projektami większość czynności wykonuje się automatycznie. A to wszystko jest możliwe dzięki temu, że kierownicy mogą prowadzić swoje projekty w pełnym zakresie w jednym miejscu.