Szczere pole. Chyba jesień. Dwóch mężczyzn rozmawia na błotnistej drodze. Jeden z nich zaczyna czytać scenopis.
– Kiedy wyjechali na wyniosłość drogi, oczom ich ukazał się las.
– Przewróć stronę…
Chyba każdy z nas wie jak kończy się ten dialog. Jeśli nie, odsyłam do filmu Nic Śmiesznego Marka Koterskiego. Jeżeli natomiast zdarza Ci się, niczym Adasiowi Miałczyńskiemu przegapić czasem ważny elektroniczny list, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.
Wyobraź sobie, że jesteś królem wilków, a las w którym żyjesz pełen jest zwierząt. Część z nich należy do Twojej watahy, a pozostałe to inne drapieżniki oraz roślinożercy. Wśród tych pierwszych znajdują się samce i samice alfa innych gatunków, a na horyzoncie czasem pojawia się nieznane Ci zwierzę, którego zamiarów nie znasz. Jeśli jesteś już w tym świecie, dokonajmy teraz kilku personifikacji.
Las maili
Dla potrzeb tego artykułu, załóżmy, że las to skrzynka mailowa, a każde zwierzę będzie reprezentowało maila od kogoś należącego do jednej z kilku kategorii. Na przykład obecność niedźwiedzia w lesie oznaczać będzie, że gdzieś w skrzynce czai się e-mail o „dużej wadze”. Analogicznie dzik czy sarna (na marginesie dodajmy tylko, że samiec sarny to kozioł, nie jeleń, a samica to koza. Jeleń jest innym gatunkiem z odpowiednio: bykiem oraz łanią). Obowiązkiem króla wilków, jest zadbać o to, żeby mieć całościowy ogląd na cały las (skrzynkę mailową) tak, aby jednym ruchem łba móc sprawdzić czy on i wataha są bezpieczni. Jako przywódca stada, bez przerwy musisz obserwować otoczenie, żeby nie dać się zaskoczyć. A zagrożenie może przyjść z wielu stron. Z ilu dokładnie? Pomimo faktu, że młody wilczek jest inteligentniejszy niż najmądrzejszy pies, dla uproszczenia przyjmiemy, że z tylu ile wilk ma łap. Każda łapa symbolizuje folder do którego należy przekierować wszystkie zwierzęta (maile) z danej grupy.
Łapa pierwsza – Drapieżniki
To osobniki na które trzeba uważać najbardziej. Mogą być szansą jak i zagrożeniem. Znajdują się na szczycie łańcucha pokarmowego. Trzeba je obserwować dość często i reagować szybko na jakikolwiek ruch z ich strony. To kategoria dla tych, których maile chcesz kontrolować najbardziej. Może być to szef, szef szefa, VP, Dyrektorzy, CEO, CTO, ale też mąż lub żona jeśli sobie życzysz. W to miejsce będziesz zaglądać najczęściej.
Łapa druga – Samce i Samice Alfa
To wiodące osobniki z innych stad (działów/firm). Mogą pomagać lub sprowadzić uwagę drapieżników. Mogą też po prostu egzystować obok i dostarczać cennych informacji. Trzeba je obserwować, zachowując rozsądek. Komunikacja z nimi jest raczej rzadka, ale może zawierać zarówno pochwały jak i ataki na twój zespół. Mogą się tu znaleźć również osobniki innych gatunków (czyt. spoza organizacji).
Łapa trzecia – Wataha
Twój zespół czyli Młode Wilki. Gdy trzeba, będą dla Ciebie walczyć, a później zawyjecie razem do księżyca. Trzeba je obserwować cały czas. Mogą potrzebować pomocy lub po prostu odrobinę uwagi. Kto zadziera z jednym wilkiem zadziera z całą watahą.
Łapa czwarta – Roślinożercy
Ta grupa to zarówno zwykli przeżuwacze, jak i wielkie osobniki. Łączy ich fakt, że dla watahy są raczej częścią ekosystemu niż zagrożeniem lub szansą. Trzeba je obserwować, ale niezbyt nadgorliwie. W tej grupie znajduje się każdy, kogo nie ma pozostałych trzech.
Droga od ujadacza do wyjadacza
Parafrazując opowieść o dwóch wilkach symbolizujących wewnętrzna walkę dobra ze złem w człowieku, wilki z naszego lasu dzielą się na dwa typy: ujadacze oraz wyjadacze. Te pierwsze charakteryzuje przypadkowość, strach i ciągłe narzekanie na sytuacje w lesie. Te drugie to ich przeciwieństwo. Mają wszystko pod kontrola, są pewne siebie i wiedzą czego chcą. Rysunek Y obrazuje jak las widzą oba typy wilków.
Rysunek YZastanawiasz się, jak stać się wyjadaczem w korpo-lesie? Wystarczy, że wprowadzisz w życie poniższe kroki, a Twoja skrzynka mailowa zostanie prawdziwą ostoją:
- podziel swoją skrzynkę mailową na 4 foldery, nadając im nazwy według uznania,
- każdej osobie od której otrzymałeś maila, ustaw rutynę przenoszenia go do jednego z folderów,
- ustal konkretny system kontroli każdego z folderów, np. łapa 1: co 2h, łapa 2: co 8h, łapa 3: co 4h, łapa 4: co 24h.
- stosuj to podejście do każdego nowego maila który pojawi się w Twojej skrzynce.
Choć na początek brzmi to jak ogrom pracy, robiąc to systematycznie dojdziesz do momentu, w którym do Inboxa wpadać będą tylko „dziewicze” elektroniczne listy, podczas gdy cała uporządkowana reszta, spokojnie czeka w wyznaczonych miejscach. Pamiętaj również o dobrych wilczych praktykach:
- działaj z mailem od razu jeśli zadanie nie wymaga wiele pracy, lub
- zaplanuj prace z nim na dogodny moment, lub
- oddaje go innemu wilkowi (deleguj), lub
- zjedz i zapomnij.
Rysunek X obrazuje las maili w percepcji obu typów użytkowników poczty elektronicznej.
Rysunek XNajwiększym benefitem takiego podziału skrzynki przychodzącej okazuje się spokój, jaki osiągamy wiedząc, że wszystkie te rozpraszające maile są skategoryzowane i policzone. Koniec z kompulsywnym szukaniem po nazwisku, dacie czy tytule. Koniec z przepełnioną skrzynką, do której strach jest zaglądnąć.
Epilog
Sama idea podziału skrzynki mailowej na 4 kategorie, pochodzi z nieaktywnego już podcastu 3% Lepszy autorstwa Marcina Kądziołki. Koncepcja lasu jest już zabiegiem czysto artystycznym. Mam ogromną nadzieję, że niezbyt komplikującym tę prostą w gruncie rzeczy metodę organizacji maili. Nie ma bowiem znaczenia czy podzielisz skrzynkę na Łapy, Poziomy, Szuflady oraz czy będzie ich 3, 4 czy 5. Ważne, że zastosujesz to higieniczne podejście, a nikt nigdy nie powie do Ciebie: To znajdź mi to w scenopisie…
Na co dzień ratuje życie jako etatowy PgM w branży Automotive Safety. Uważa, że jakość jest za darmo i że zawsze jest jakieś rozwiązanie problemu. Propaguje niestety wciąż rzadkie podejście do ryzyka mówiące, że to nie jest z góry tylko złe. Początkujący facylitator lubiący zmiany i kreatywne zadania. Co roku wybiera nowy ulubiony sport, ale od lat wierny fan polskiej piłkarskiej ekstraklasy. Wierzy, że każdy PM ma wiele twarzy, niekoniecznie tylko 50.