Zwinność biznesowa to zdolność firmy zarówno do tworzenia, jak i odpowiadania na zmiany w celu uzyskiwania zysków w turbulentnym środowisku biznesowym. To znacznie więcej niż metody i techniki zwinne. Zwinność biznesowa – zgodnie z myśleniem systemowym – obejmuje cały system funkcjonowania firmy: omówione w pierwszej części artykułu: jego fundamenty, takie jak kultura i mind-set, oraz zwinne podejście do zarządzania celami. W drugiej części artykułu zostaną przedstawione inne operacyjne aspekty zwinności, jak: zwinne przywództwo, zwinna struktura organizacyjna, zwinne procesy i technologia.
Inne elementy zwinności biznesowej
Mając zatem fundament (mind-set, kultura, itp.), jak i mechanizm zwinnego zarządzania celami można teraz zacząć odpowiadać na następujące pytania: jak w zwinny sposób osiągać zwinnie ustalone cele?
Odpowiedź jest stosunkowo prosta. Trzeba:
- Stosować zwinne przywództwo na możliwie wielu szczeblach firmy.
- Zwinnie zorganizować się, czyli mieć zwinną strukturę organizacyjną: zespołów zarządzających, realizacyjnych, jak i wspomagających (funkcjonalnych – back-office).
- Pracować z wykorzystaniem zwinnych metod pracy i mieć zwinne procesy biznesowe.
- Zapewnić pracownikom bezpieczeństwo psychologiczne, uwzględnić ich wewnętrzne motywatory i uruchomić mechanizmy ich zaangażowania w prace firmowe.
Zwinne przywództwo
Zacznijmy więc od kolejnego kluczowego elementu niezbędnego dla uzyskania zwinności biznesowej czyli od zwinnego przywództwa. Ta zwinność na poziomie przywództwa wygląda – na pierwszy rzut oka – stosunkowo prosto. Tak jednak nie jest, gdyż obejmuje ona kilka aspektów: zwinność mentalną, zwinność w odniesieniu do ludzi, do zmian, do rezultatów oraz samo-świadomość. W ślad za tymi aspektami muszą iść cechy osobiste lidera, a także zbiór dostosowanych do nich zachowań i działań, takich, jak na przykład myślenie systemowe (o czym pisałem na wstępie artykułu), działanie jako tzw. przywódca służebny, skromność i wiele, wiele innych. Akurat ten element zwinności w firmie jest stosunkowo dobrze rozpracowany, co pokazuje na przykład popularność podejścia Management 3.0 – jednego z podejść w obszarze zwinnego przywództwa. Jednak popularność popularnością, natomiast praktyka bardzo brutalnie weryfikuje prawdziwość tej zwinności przywództwa. Wiele przykładów i to zarówno zwinnego przywództwa, jak i totalnego jego zaprzeczenia znajdziemy łatwo w firmach i krajach ogarniętych na wiosnę 2020 r. przez pandemię.
Zwinna struktura organizacyjna
Zwinność firmy to także zwinna struktura organizacyjna firmy. W praktyce dotyczy to przede wszystkim sposobu zorganizowania całej firmy, jak i zespołów (szerzej: jednostek organizacyjnych): zarówno wytwórczych, czyli dostarczających produkty i/lub usługi firmy, jak i zespołów funkcjonalnych, zapewniających realizację bieżących procesów. Organizacja zespołów związana jest oczywiście z jego liderem oraz sposobem organizacji samego zespołu. Lider – menedżer zespołu powinien być możliwie bliski opisowi zwinnego lidera z poprzedniego akapitu artykułu. Z drugiej strony naturalny kierunek rozwoju zespołów w świecie VUCA to samo-organizacja. Ta samo-organizacja oznacza, że zespół ma pełną jasność co do wizji, misji i strategii firmy i potrafi „połączyć” swoje działania z celami firmy, np. przez zastosowanie zwinnej metody zarządzania celami (zob. dalej), że członkowie zespołu mają „zwinny mind-set” oraz rozumieją stosowane przez nich zwinne metody pracy.
Kolejnym aspektem zwinnej organizacji jest zorganizowanie zespołów wokół rezultatów biznesowych (ang. outcomes), a także cross-funkcjonalność w zespole, oznaczająca, że w zespole pracują specjaliści o różnych kompetencjach, takich, jakie są niezbędne do wytworzenia produktu lub usługi. Oznacza więc radykalne odejście od organizacji silosowej i od różnych negatywnych konsekwencji z niej wynikających.
Zwinna struktura organizacyjna oznacza także modyfikację roli menedżerów średniego szczebla na przykład w stronę roli coacha i mentora, roli usuwającego przeszkody organizacyjne, także roli dbającej o standardy i jakość pracy między zespołami. Zwinność polegać też będzie na dostosowywaniu roli menedżera średniego szczebla do aktualnego kontekstu organizacji.
Kolejnym aspektem zwinności struktury organizacyjnej jest dobór formy organizacji zespołu, dobór oczywiście w zwinny sposób. Jest tu dostępnych szereg wariantów, nazywanych czasem wzorcami (ang. pattern) organizacyjnymi. Są to takie formy (wzorce), jak:
- Zespół technologiczny, zbudowany wokół konkretnej technologii, jak np. Android.
- Organizacja macierzowa (ang. matrix team) – tak, tak, to ta „tradycyjna” znana w świecie PMI struktura.
- Zespół produktowy, cross-funkcjonalny, skupiony wokół produktu i związanego z nim obszaru biznesowego (np. billing).
- Samo-zarządzający się zespół produktowy, także skupiony wokół produktu, lecz z innymi rolami menedżerskimi.
Zwinność struktury oznacza więc odejście od hierarchicznego podejmowania decyzji i stylu zarządzania określanego mianem „command and control” oraz organizacji silosowej na rzecz bardziej płaskiej organizacji, zorientowanej na rezultaty, ze wzrastającą rolą samo-organizacji.
Zwinne procesy
Kolejny aspekt zwinności firmy to zwinność procesów realizowanych w firmie. Tu również fundamentem jest sposób myślenia o procesach w firmie zorientowany na obejmowanie całego procesu, czyli E2E (ang. End-to-End), z koncentracją na rezultatach procesu i jego odbiorcy, czyli kliencie oraz na ciągłe doskonalenie procesu. To myślenie jest podstawą do wizualizacji procesu, takiego jego opisania, by można było mierzyć zarówno czas realizacji zadań (dostarczania wartości dla klienta), czy efektywność przepływu (ang. flow efficiency). Orientacja na efektywność przepływu oznacza jednocześnie odejście od efektywności zasobów (ang. resource efficiency), czyli dążenia do stuprocentowego wykorzystywania czasu pracy zasobów, w tym także ludzi, na rzecz tzw. efektywności przepływu. Jeśli zaś powyższy opis zwinności procesu przypomina Wam myślenie i podejście kanbanowe, to macie rację. Kanban jest faktycznie efektywnym narzędziem do uzyskania zwinności w procesach biznesowych firmy.
Bezpieczeństwo psychologiczne – warunek zwinności w firmie
Zwinności w firmie nie uda się uzyskać bez zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa psychologicznego, bez rozpoznania ich wewnętrznych motywatorów i uruchomienia mechanizmów zaangażowania pracowników w prace firmowe, między innymi bazując na poznanych ich wewnętrznych motywatorach. Inne aspekty zwinności firmy związane z pracownikami to na przykład zwinne mechanizmy rekrutacji i on-boardingu pracowników, rozwijanie ich kompetencji, obszar w tradycyjnym języku określany jako „ścieżki kariery”. Na szczęście akurat w obszarze zwinności dotyczącym pracowników w ostatnich latach zaszło wiele zmian w pożądanym kierunku. Pojawiło się też wiele koncepcji realizujących to podejście, jak Management 3.0, organizacja turkusowa, czy socjokracja. Dlatego też nie będę bardziej rozwijał tego aspektu zwinności biznesowej. Na pewno znacie wiele źródeł na ten temat, albo może nawet praktykujecie jedno z tych podejść w swojej firmie.
Inne aspekty zwinności w firmie
Jest też jeszcze kilka kolejnych aspektów/tematów zwinności biznesowej, takich jak: stosowane technologie informatyczne i współpraca obszarów IT i biznesu oraz podejście i współpraca z klientem. Te tematy zasługują na odrębny tekst.
Warto natomiast napisać parę zdań o jeszcze innym aspekcie zwinności biznesowej, tj. o zwinności na poziomie governance, czyli zarządzania całością firmy, obejmującym zarówno zarządzanie portfelem (projektów lub produktów – w zależności od kontekstu firmy), jak i zarządzanie BAU, czyli Business as Usual. W tym obszarze zwinność biznesowa polega na przyjęciu myślenia systemowego o firmie, stworzeniu i stosowaniu zwinnego mechanizmu doboru projektów/produktów do portfela oraz mechanizmu ich krótkookresowego przeglądu. To także wprowadzenie – kanbanowej – zasady Pull do brania zadań i prac do realizacji, zgodnie z dysponowanymi możliwościami realizacyjnymi, to także stosowanie limitów prac w toku (ang. WIP limit) na poziomie całej firmy, jak również identyfikacja ograniczenia (ang. constraint) i stosowanie zarządzania ograniczeniami. I znowu: szczegółowe przedstawienie zwinności na poziomie governance to naprawdę temat na odrębny tekst.
Podsumowanie
Zwinność biznesowa (ang. business agility) to zdolność firmy zarówno do tworzenia, jak i odpowiadania na zmiany w celu uzyskiwania zysków w turbulentnym środowisku biznesowym. To znacznie więcej niż metody i techniki zwinne. Zwinność biznesowa – zgodnie z myśleniem systemowym – obejmuje cały system funkcjonowania firmy, zarówno jego fundamenty, takie jak kultura i mind-set, zwinne podejście do zarządzania celami, jak i szereg aspektów operacyjnych (przywództwo, struktura organizacyjna, procesy, technologia, itp.). Budowanie i rozwijanie takiej umiejętności/zdolności to – mówiąc metaforycznie – wędrówka po drodze uważności, eksperymentowania, uczenia się i ciągłej adaptacji. Na pewno – jak pokazują przykłady firm, które jakiś czas temu rozpoczęły tę wędrówkę – nie jest ona łatwa. Na pewno jednak inspirująca i co ważniejsze: może zapewnić przetrwanie firmy w czasach VUCA, w świecie, w którym coraz częściej spotykamy czarne łabędzie Nassima Taleba.
I część tekstu znajduje się 29 wydaniu Strefy PMI: https://strefapmi.pl/pobierz/strefa-pmi-29-2020.pdf
Konsultant i trener zarządzania i zarządzania projektami z 25-letnim doświadczeniem. Wielki fan podejścia Flow Management, wykorzystującego Lean, Kanban oraz TOC, metody OKR, a także gier symulacyjnych. Mówi o sobie: „pomagam menedżerom, project managerom, zespołom i firmom pracować i zarządzać efektywniej, mądrzej oraz mieć z pracy i zarządzania więcej zadowolenia i satysfakcji”.