Scrum i Kanban to bardzo popularne metody zarządzania zadaniami. Coraz więcej firm wdraża zwinne metodyki podczas pracy projektowej. Scrum już od dłuższego czasu wiedzie prym wśród firm z branży IT. Wprawdzie wiele organizacji chwali się efektywnym stosowaniem tego podejścia w swoich projektach, natomiast rzeczywistość nie pozostawia żadnych złudzeń. Wiele z nich ma poważne problemy z wdrożeniem wszystkich aspektów Scrum.
Problemy te są przeważnie związane ze zbyt szybko zmieniającymi się wymaganiami projektowymi, wyzwaniami, jakie niesie za sobą iteracyjność czy też zobowiązaniami dotyczącymi zakresu, czasu, budżetu czy jakości.
Z drugiej strony Kanban pozwala w prosty i łatwy sposób skrócić czas realizowanych zadań, przejąć kontrolę nad procesem i zwiększyć jakość dostarczanych rozwiązań. Dzieje się to głównie poprzez wizualizację przepływu pracy jednego zespołu, wielu zespołów, czy też niezależnych od siebie specjalistów. Wizualizacja ma formę tablicy z kolumnami reprezentującymi poszczególne etapy pracy. Natomiast usprawnienie procesu polega na krótkim czasie realizacji, utrzymaniu stałej przepustowości procesu oraz unikaniu wąskich gardeł.
Zróbmy sobie ScrumBan
ScrumBan zrodził się z zastosowania procesu Scrum rozbudowanego o praktyki Kanban. Pozwala on na stworzenie bardziej zwinnego procesu, który możemy wciąż udoskonalać. Kombinacja tych dwóch dobrze znanych metod przynosi wiele licznych korzyści. ScrumBan przyczynia się chociażby do zwiększenia wydajności i poprawy zadowolenia klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Co więcej, ScrumBan wspomaga budowę wysokiej jakości produktów, minimalizację strat i zmniejszenie czasu produkcji.
Kiedy zastosować?
ScrumBan – mix Scrum i Kanban, doskonale sprawdza się przy projektach typu maintenance, w biurach projektowych, service desku, HR czy marketingu, a więc wszędzie tam gdzie panuje niepewność, a liczby zadań ad hoc nie da się przewidzieć. Ponadto ScrumBan doskonale spełnia swoje zadanie w środowisku tranzycji i transformacji, gdzie jedno jest pewne – zmiana. W powyższych środowiskach niemożliwością jest praca w systemie iteracyjnym ograniczonym sprintami. Znakomicie natomiast sprawdzają się spotkania typu Daily Standups czy Kaizen. Co najważniejsze łączy się je ze znanymi metodami modelu Kanban uzyskując w ten sposób wizualizację pracy w toku oraz zagrożeń, które czyhają na poszczególnych członków zespołu projektowego. Co więcej za pomocą ScrumBan jesteśmy w stanie zminimalizować czas ukończenia zadań oraz zapewnić ich stały monitoring.
Tablica ScrumBan
Tablica ScrumBan dostarcza nam informacji o przepływie pracy projektowej, liczbie zadań do wykonania; liczbie zadań, nad jakimi zespół aktualnie pracuje; oraz liczbie tych już zakończonych. Jej stosowanie wspomaga transparentność, komunikację i sprzyja lepszej efektywności pracy w zespole. Ponadto w celu wizualizacji etapów pracy, zespoły pracujące w tej samej lokalizacji często używają dużych tablic oraz karteczek samoprzylepnych typu post-it. W przypadku zespołów wirtualnych istnieje możliwość wykorzystania rozwiązań dostępnych online typu Trello czy JIRA.
Źródło: opracowanie własneW podstawowym ujęciu zadania poszczególnych członków zespołu mogą być podzielone na trzy etapy: do zrobienia -> w trakcie -> zrobione. Oczywiście w miarę potrzeb zespoły mogą dodać więcej etapów pracy takich jak: zablokowane lub testowane. Dodatkowe kolumny mogą zdać egzamin w sytuacji, w której część pracy staje się wąskim gardłem (zablokowane).
Spotkania w ScrumBan
Efektywne prowadzenie spotkań w ScrumBan ma na celu zapewnienie lepszej współpracy, efektywniejszej komunikacji, sprawniejszego zarządzania przepływem zadań, doskonalenia całego procesu oraz pracy zespołu projektowego. Bardzo popularne jest zapożyczanie Codziennego Scruma, a więc 15 minutowego spotkania, podczas którego zespół ma możliwość synchronizacji oraz dostrzeżenia ewentualnych zależności między konkretnymi obszarami. Ponadto często organizuje się spotkania typu Kaizen, których celem jest umożliwienie ciągłej poprawy systemu oraz generowania pomysłów dotyczących potencjalnych usprawnień.
Zalety metody
ScrumBan to hybryda, która z powodzeniem wykorzystuje to, co najlepsze w Scrum i Kanban. Do zalet ScrumBan możemy zaliczyć między innymi wyższą jakość, krótszy czas realizacji zadań, redukcję pracy w toku (Just-in-Time), spotkania typu Kaizen, minimalizację strat i ciągłe doskonalenie.
Metryki
Metryki ScrumBan wspomagają ciągłe doskonalenie oraz niosą za sobą informację o aktualnej sytuacji systemu. Do najważniejszych metryk ScrumBan należą limitowanie pracy w toku (WiP), czas cyklu, a więc czas, który jest wymagany, aby zakończyć dane zadanie; czas realizacji, który jest liczony od momentu przyjęcia zgłoszenia do jego zakończenia; oraz całkowity czas realizacji zadania, liczony od momentu wysłania zgłoszenia do jego dostarczenia.
Podsumowanie
ScrumBan sprawdza się najlepiej w przypadku projektów utrzymaniowych lub projektów obarczonych ryzykiem częstych i nieuniknionych zmian. Podczas tego typu projektów ograniczone czasowo sprinty modelu Scrum nie sprawdzą się. Z pewnością pomoże wizualizacja pracy w toku, ograniczenie realizacji wymagań oraz codzienne spotkania Scrum. Ze względu na fakt, iż ScrumBan jest stosunkowo nowym podejściem do zarządzania, dopiero zaczyna wieść prym wśród kierowników projektów. W mojej codziennej pracy z powodzeniem stosuję podejście ScrumBan i mogę zapewnić, że świetnie sprawdza się w środowisku pełnym zmian i niepewności. Sprawdźcie sami!
Entuzjastka agile, scrum, six sigma, gamifikacji oraz usprawnień procesów biznesowych. Pełna energii oraz zapału, na co dzień realizuje się na stanowisku IT Project Managera, mentora oraz trenera. Zaangażowana w kreowanie nowych rozwiązań, wprowadzanie usprawnień oraz dostarczanie wartości podczas pracy projektowej. W wolnym czasie spełnia się jako Dyrektor ds. Projektów w PMI PC Wrocław Branch, Program Manager Women in Project Management, redaktor Strefy PMI, Dyrektor Kreatywna KarieraNaObcasach.com oraz copywriter dla Wroclife.