Tym razem artykuł rozpocznę dość nietypowo – zaczniemy od eksperymentu! Niestety przez formę komunikacji interakcja będzie nieco „sztuczna” ale zapewniam, że to ćwiczenie zobrazuje Wam bardzo ważny obszar – komunikacji – który w product managemencie jest niezwykle istotny.
Chciałabym przedstawić Ci kilka informacji. Przeczytaj je na głos – jeden raz. Nic nie zapisuj, nie notuj.
Monika jest Product Ownerem a developerzy to: Adam (Front-End developer), Marcin (Senior Front-End developer), Tomek (Junior Front-End developer), Marzena (Junior UX), Matylda (Senior Back-End developer w technologii Python), Radek (Junior Back-End developer w technologii Python), Mateusz (Senior Back-End developer w technologii Python), Zofia (Senior Back-End developer w technologii PHP), Krzysiek (Junior Back-End developer w technologii Python), Paweł (Mid. QA), Grzesiek (Data Analyst).
Ile z faktów, które przeczytałeś, utkwiło Ci w pamięci?
Teraz pomyśl o jakiejś swojej ulubionej historii – nie ma znaczenia jakiej. Może to być historia z filmu, opery, musicalu. Ile faktów pamiętasz z tej historii? Mógłbyś o niej opowiedzieć innym?
Osobiście, z tego tekstu zapamiętałabym pewnie około 10% informacji: może połowę imion i może umiałabym prawidłowo przypisać ze dwa stanowiska do odpowiedniej osoby. Co do historii – doskonale umiałabym przytoczyć historię Holly Golightly, głównej bohaterki mojego ulubionego filmu Śniadanie u Tiffany’ego.
Mam nadzieję, że ten mały eksperyment zobrazował Ci nieco przewagę historii nad stekiem wyrwanych z kontekstu faktów.
Dlaczego historie są silniejsze od faktów?
Informacje które przeczytaliście na głos są faktami. Nie przedstawiłam Wam historii tylko kilka prawdziwych (bądź nie) faktów. Wspomnienie, które w Was chciałam obudzić to pewna historia. Już na etapie eksperymentu mogliście intuicyjnie zauważyć różnice między owymi. Oczywiście, ja również śpieszę z porównaniem.
Fakt jest informacją, obserwacją. „Monika jest Product Ownerem” to czysta informacja, logicznie zero-jedynkowa, bez większego znaczenia. Bez żadnego kontekstu. Historie mają swój background, są oparte na doświadczeniach. Z nich moglibyśmy się dowiedzieć, dlaczego Monika jest Product Ownerem, dlaczego pracuje w tym zespole, jak się w nim znalazła. Przez ubranie w kontekst wiedziałbyś jakie jest znaczenie faktu, że Monika jest Product Ownerem oraz jaka była jej historia. I tutaj ważną różnicą jest to, że fakty są snapshotem czasu, natomiast historie rozwijają się progresywnie, tworząc sekwencję przyczynowo-skutkową.
Historie pozwalają na wykreowanie empatii, wcielenie się w rolę a w konsekwencji – lepszą ocenę sytuacji. Pokazują istotność sytuacji, ubierając fakty większym kontekstem w funkcji czasu.
Umiejętność prezentacji historii jest więc niezwykle ważna. Narzędzie to jest niezbędnikiem w pracy każdego, kto chce się efektywnie komunikować, czyli idealnie pasuje do mnie – „produktowca”. Historie towarzyszą mi codziennie. Wspierają przyciągnięcie uwagi oraz odpowiednie wysterowanie uczuciami odbiorcy, co bezpośrednio przekłada się na jego poziom zrozumienia sytuacji.
Co sprawia, że historie są dobre?
Historii używam od początku swojej kariery zawodowej i myśląc o tym, co sprawia, że historie są dobre nie odeślę Was do żadnego ze źródeł, ale opowiem o swoich doświadczeniach. Trzy cechy, którymi mogłabym określić dobrą historię i o których zawsze pamiętam to: prostota, emocjonalność i autentyczność.
Historia powinna być prosta. Opowiadając historię mam różnych odbiorców, z reguły zespół techniczny bądź interesariuszy biznesowych. Wykorzystuję ich czas z intencją przedstawienia swojego punktu widzenia. Historia powinna być więc przemyślana i opowiedziana w sposób łatwy do podążania. Bez retrospekcji, wątków pośrednich – najlepiej jednoliniowa. Bez zbędnego poziomu szczegółowości – ograniczam się tylko do najważniejszych informacji, nie meandrując. Dostosowuję język do odbiorców – nie ma przecież sensu używać żargonu technicznego do osób, które na technologiach się nie znają. Dotyczy to nie tylko samego doboru słów, ale także opowiadanych przykładów czy metafor. Ta prostota wspiera zrozumienie i rzeczowość, dzięki czemu pozwala na szybkie konkluzje.
Historia powinna być emocjonalna. I nie mam tutaj na myśli nadawania jej dramaturgii, rzecz jasna – nikt nie musi płakać, czy pękać ze śmiechu. Opowiadając historię robię to humorystycznie, staram się dzielić szczęściem… bądź bólem. Modeluję odpowiednio głos, dużo gestykuluję. To pozwala odbiorcom utożsamić się z sytuacją, zidentyfikować z postaciami i zmotywować do działania. W ten sposób staram się skupić ich uwagę, poruszyć i wciągnąć w historię, co bezpośrednio przekłada się na poziom zaangażowania odbiorców.
Historia powinna być prawdziwa. Zawsze podczas opowieści staram się być autentyczna i szczera. W opowiadaniu historii zdarza mi się delikatnie nagiąć fakty, w celu jej uproszczenia czy podniesienia emocjonalności, ale nigdy nie zatracam jej sensu. Ważne jest, żeby wierzyć w daną historię, bo jeżeli sam autor w nią nie wierzy – ciężko jest zaangażować odbiorców.
Pewnie w literaturze znajdziesz wiele cech dobrych historii. Powyższe wynikają z moich doświadczeń i praktyki – dlatego się nimi z Tobą dzielę. Przetestowałam je w naprawdę wielu sytuacjach…
Historie w zarządzaniu produktem
Jako produktowiec wykorzystuję historie do prezentacji elementów Product Backlogu, w formie user stories czy user story mappingu. Elementy backlogu przygotowane w ten sposób są dla mnie triggerem do rozmowy z zespołem czy interesariuszami. Są dla mnie reprezentacją dyskusji – nie zamiennikiem! Product Backlog można porównać trochę do albumu ze zdjęciami – przedstawia fakty, ale żeby osoba zaznamiająca się z elementami poznała kontekst, angażowała się i odczuwała empatię – należy otworzyć dyskusję. Opowiedzieć historię słowem mówionym – nie pisanym.
Słucham klientów, użytkowników, deweloperów. Słucham wszystkich, którzy mogą mi pomóc podnieść wartość produktu. Gdy słyszę fakty – proszę o historię, o ubranie w kontekst. Pytam o emocje. Często podsuwane są mi konkretne rozwiązania, wtedy reaguję i drążę – jaki rozwiązujemy problem, jaki chcemy osiągnąć cel? Co jest przyczyną pomysłu na to rozwiązanie? Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie dojść do prawdziwej przyczyny problemu i znaleźć rozwiązanie, które naprawdę (nie na pozór) wpłynie na poprawę. To pokazuje, że nie tylko ważne jest opowiadanie historii w pracy produktowca, ale także „wyciągnięcie” historii w odpowiedni sposób.
Opowiadam o przyszłości produktu. O wizji produktu, celach jakościowych i jak do tego miejsca dojdziemy. Mówię o tym, jak produkt „zmieni świat”, podniesie satysfakcję użytkowników bądź wpłynie na poprawę działalności Klienta. Opowiadam o wyzwaniach i rzeczach, które chcemy robić by je pokonać. Oczywiście posiadam roadmapę, ale roadmapa bez kontekstu i odpowiedniej opowieści może potencjalnie przynieść więcej szkód niż korzyści.
To główne obszary, w których korzystam z historii – w praktyce jest ich znacznie więcej. Lubię korzystać z tej techniki podczas szkoleń z Klientami czy wewnątrz organizacji lub podczas dzielenia się z innymi swoimi doświadczeniami bądź doświadczeniami Klientów.
Podsumowując
To wszystko pozwala mi na utrzymanie skupienia i zaangażowania wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji, co w konsekwencji wpływa na satysfakcję pracy nad produktem (zespół) oraz z produktem (Klient i użytkownicy). Siła historii jest naprawdę ogromna, doświadczyłam tego niejednokrotnie na własnej skórze!
Project Leader o technicznym backgroundzie i product managementowej przeszłości. Ex-perfekcjonistka po „odwyku” identyfikująca się z mottem „bądź najlepszym niedoskonałym sobą, jakim zdołasz”. Fanka specyficznego humoru półświatka IT, wiernego kompana (psa) Astona i kryminalnych podcastów!