Jak AI (nie) pomaga w zarządzaniu projektami

AI zadomowiło się w naszej codzienności i coraz częściej pojawia się w dziedzinach związanych nie tylko z branżą technologiczną. Zalety sztucznej inteligencji zauważamy przy okazji prac twórczych czy zadań, na które poświęcilibyśmy za dużo czasu bez jej pomocy. Ale czy AI na pewno tylko nam pomaga i nie należy się bać? Zacznijmy jednak od początku…

---

Początek dobrego zarządzania projektem

Przed wprowadzeniem nowej technologii do pracy z projektami, warto zapoznać się z cyklem życia projektu. Mimo że termin „cykl życia” kojarzy się z zupełnie inną dziedziną, to ma dobre zastosowanie również w zarządzaniu. PMBOK® Guide w ramach cyklu życia projektu definiuje procesy w następujących grupach: inicjowanie, planowanie, wykonanie, monitorowanie, zamknięcie.

Poznanie teoretycznego zaplecza daje nam możliwość dobrego zaplanowania działań oraz rozdzielenia zadań wśród wykonawców projektu. Ten schemat postępowania pomoże w prosty sposób zrealizować nawet skomplikowany projekt. Project Management Institute twierdzi, że z każdego zainwestowanego miliarda dolarów aż 122 mln są marnowane z powodu niskiej efektywności wykonywania projektu, czyli nieprzestrzegania zasad zarządzania projektem.

AI – Twój wszechstronny partner projektowy

AI (Artificial Intelligence) to sztuczna inteligencja, czyli symulowany przez komputer sposób myślenia podobny do ludzkiego. Potrafi z nami rozmawiać, rozumieć stawiane przez nas problemy, a nawet je rozwiązywać.

Nowe technologie, takie jak ta, są pomocne w różnych procesach zarządzania projektem, na przykład tych dotyczących planowania. AI może optymalizować harmonogram i alokację zasobów, co wpłynie na zwiększenie efektywności. Algorytmy sztucznej inteligencji mogą także pomóc w identyfikacji potencjalnego ryzyka i jego wpływu na projekt. Umożliwia to lepsze przygotowanie planów reakcji na konkretne zjawisko.

Kolejną grupą procesów, w której korzystne jest użycie AI, jest wykonanie. W tym kroku można wykorzystać AI do automatyzacji zadań rutynowych, niewymagających twórczego myślenia, na przykład analiza dokumentów, automatyzacja maili czy tłumaczenia. Zespół może wtedy skupić się na kreatywnych aspektach projektu i zaoszczędzić zasoby na następne fazy.W trakcie monitorowania, poza analizą danych i raportowaniem, AI może szybko wykryć różne anomalie niezauważone przez człowieka, które mogą prowadzić do późniejszych kłopotów w projekcie. Dodatkowo monitorowanie uwzględnia aspekty związane z bezpieczeństwem. Systemy monitorujące mogą reagować na potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa, takie jak próby ataków czy nadużycia systemu.

Narzędzia AI używane w zarządzaniu projektami

Istnieje wiele narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, które mogą być wykorzystywane w różnych etapach cyklu życia projektu. Oto kilka przydatnych narzędzi opartych na pomocy AI:

• Microsoft Azure Machine Learning – platforma do budowania, szkolenia i wdrażania modeli uczenia maszynowego. Program pomaga przy analizie danych i w prognozowaniu.
• ProSymmetry Tempus Resource – narzędzie do optymalizacji zasobów i zarządzania portfelem projektu.
• RiskWatch – platforma bazująca na analizie danych i sztucznej inteligencji, która pomaga w zarządzaniu ryzykiem.
• Monday.com – narzędzie do zarządzania projektami z funkcją raportowania i monitorowania postępów.
• Automation Anywhere – tworzy boty, które wykonują powierzone zadania rutynowe.

Wybór konkretnego narzędzia zależy od specyfiki projektu oraz umiejętności obsługi danego programu. Warto też pamiętać, że narzędzi wciąż przybywa, a także tworzą się coraz to nowsze wersje tych już istniejących.

Ciemniejsza strona AI – zagrożenia

Jednym z zagrożeń na tle psychologicznym jest obawa, że ludzie, którzy od najmłodszych lat mają do czynienia z technologią, za bardzo będą polegać na pomocy sztucznej inteligencji. Mogą przy tym zatracać zdolności poznawcze, takie jak logiczne myślenie czy koncentrację. Warto o tym pamiętać. AI stawia nam także wyzwania etyczne związane na przykład ze sprawą odpowiedzialności za decyzje podejmowane przez algorytmy, a także zagadnieniami związanymi z dyskryminacją, nadzorem i kontrolą. Gromadzenie i przetwarzanie dużych ilości danych w systemach AI może prowadzić do niewłaściwego ich użytkowania, co może naruszać prywatność i bezpieczeństwo jednostek. Dlatego też ważne jest, aby rozwijające się technologie AI były projektowane i utrzymywane w wysokim standardzie bezpieczeństwa, prywatności i etyki.

Jak to widzą inni?

Zapytaliśmy studentów SWPS w Warszawie i WSE w Krakowie, z jakiego narzędzia opartego na AI korzystają. Aż 80% ankietowanych odpowiedziało, że najczęściej sięga po pomoc ChatGPT.

– Do czego wykorzystujesz Chat GPT?

– Chat GPT towarzyszy mi na wielu płaszczyznach mojej pracy. Pomaga mi w przygotowywaniu maili czy dokumentów, czyli wymyśla treści formalne, które nie są dla mnie intuicyjne – odpowiada Zuzanna, studentka prawa Uniwersytetu SWPS w Warszawie.

Odpowiedzi studentów skupiały się wokół szukania i sortowania informacji, tłumaczeń tekstów czy pomocy w tworzeniu formalnych dokumentów. Dowiedzieliśmy się, że AI zostaje wykorzystane w tworzeniu treści na media społecznościowe, od grafik, po same teksty.

– AI pomogło również w momencie zepsucia się pewnego programu wykorzystywanego w projekcie – opowiada Dawid, student analityki biznesowej WSE w Krakowie.

Poza falą pozytywnych opinii na temat wartościowej pomocy narzędzi AI zobaczyliśmy drugą stronę medalu.

– AI ma przerażającą skalę i siłę, a ludzie mogą przypisywać sobie te osiągnięcia, na przykład przywłaszczać pisane teksty, wygenerowane obrazy czy melodie. Niektórzy studenci bez zawahania używają tego, by napisać dobrze egzamin – opowiada Ania, studentka Collegium da Vinci w Poznaniu.

– Na ten moment AI ma także wiele niedociągnięć. ChatGPT często ma niepełne lub błędne informacje na różne tematy, lub w przypadku prośby o podanie literatury, podsuwa nieistniejące pozycje. AI nie zna też bieżących faktów. Warto być czujnym – zwraca uwagę Antoni, student psychologii na Uniwersytecie SWPS.

Sprawdziliśmy także jak ChatGPT poradzi sobie z bieżącymi faktami i wydarzeniami z życia publicznego. Największą przeszkodą w jego działaniu jest brak aktualności – ostatnia aktualizacja chatu odbyła się w styczniu 2022 roku.

Co myśli o sobie sztuczna inteligencja?

Z ciekawości zapytaliśmy ChatGPT o jego ograniczenia i o to, w czym nie daje sobie rady. Wychodzi na to, że doskonale zdaje on sobie sprawę z obszarów, w których jest niekompetentny. W odpowiedzi wymienia trzy główne problemy:

1. Brak rzeczywistego doświadczenia – ChatGPT nie ma rzeczywistego doświadczenia ani zmysłów. Nie widzi, nie słyszy, nie czuje i nie doświadcza świata fizycznego, ponieważ jest programem komputerowym działającym wirtualnie.
2. Brak osobistych doświadczeń – nie posiada on osobistych doświadczeń ani uczuć. Nie ma świadomości, emocji ani subiektywnego postrzegania, co oznacza, że nie może dzielić się własnymi doświadczeniami.
3. Brak aktualności – wiedza chatu została uaktualniona ostatni raz w styczniu 2022 roku. Nie ma on dostępu do informacji po tej dacie i, jak sam twierdzi, nie jest świadomy aktualnych wydarzeń lub odkryć.

Warto docenić, że program jest świadomy swoich ograniczeń i potrafi je w jasny sposób przekazać użytkownikowi.

AI w projektach – co jeszcze warto pamiętać?

Nastroje względem sztucznej inteligencji są różne, ale możemy się zgodzić z tym, że jest to narzędzie, którego warto używać w pracy z projektem. A o czym wtedy pamiętać? Przede wszystkim o ograniczonym zaufaniu. Warto sprawdzać dane podsuwane przez AI, bo dzięki temu łatwiej wyłapiemy błędy już na wstępnym etapie planowania.

Sztuczna inteligencja wspiera zarządzanie projektami, automatyzując zadania i optymalizując harmonogramy. Pomimo korzyści jakie niesie, ważne jest świadome korzystanie z jej dóbr, uwzględniając ograniczenia i kwestie etyczne.

Niezwykle ważny jest jednak czynnik ludzki. Nawet najbardziej zaawansowana sztuczna inteligencja nie miałaby sensu bez istnienia ludzi, bo nie miałby kto z niej korzystać ani nie miałaby z kim rywalizować. Nastraja to pozytywnie co do przyszłości sztucznej inteligencji w różnych aspektach życia i pracy. W końcu im więcej świadomych użytkowników tym lepiej!