Od dłuższego czasu temat sztucznej inteligencji nie schodzi z nagłówków popularnych czasopism. Wraz z premierą i szumem wokół ChatGPT, AI przyciąga do siebie wielu nowych zwolenników i zmienia nasze postrzeganie digitalizacji, uczenia maszynowego czy automatyzacji procesów. Jako, że sztuczna inteligencja ma mnóstwo zastosowań w wielu branżach, kwestią czasu jest wpłynięcie na zarządzanie projektami. Czy rzeczywiście nadchodzą duże zmiany i skorzystamy z jej potencjału?
Czas pandemii pokazał przedsiębiorstwom, że czas ruszyć z digitalizacją. Przed lockdownem organizacje nie uważały, że ten proces musi być wprowadzany „na teraz”, ale niestabilna sytuacja i odgórne zalecenia co do pracy zdalnej zobligowały firmy do zmian. Utworzyły one setki nowych pomysłów na innowacje, które pomagały odnaleźć się w domowej rzeczywistości. Praca w domu, która na początku wyglądała jak przeszkoda, po czasie usprawniła wybrane procesy i pokazała, że nie wszystko musi być załatwiane „face to face”. Do szybszej i sprawniejszej adaptacji w dużej mierze przyczyniły się oferowane aplikacje, które zaczęły nas przyzwyczajać do inteligentnych udogodnień.
AI jako nowy trend
Mimo że AI jest stosunkowo nową technologią, trudno jest sobie wyobrazić, by aplikacje czy strony internetowe nie korzystały z jej dobrodziejstw. O ile przywykliśmy już do inteligentnych rekomendacji, które po cichu stały się wyznacznikiem naszych decyzji w sieci, to wypuszczenie modelu językowego ChatGPT nie mogło obejść się bez echa. Cały ten szum wynika bowiem z faktu, że jest to aktualnie najnowocześniejszy system sztucznej inteligencji generatywnej, zdolny do przetwarzania języka naturalnego. Termin generative AI odnosi się do rodzaju sztucznej inteligencji, który potrafi tworzyć obrazy, filmiki, dźwięki lub tak jak ChatGPT – potrafi generować tekst. Takie modele jak DeepBrain, Midjourney czy DALL-E działają dzięki algorytmom, które wytrenowane są na kosmicznej liczbie terabajtów danych.
Zmieniające się warunki rynkowe coraz częściej wymagają od przedsiębiorstw nowych rozwiązań i pomysłów na zwiększenie zyskowności. Elastyczne podejście oraz wsparcie narzędzi o algorytmy AI może zapewnić szybką i dokładną analizę danych historycznych, które usprawnią proces zarządzania projektem, budżetem lub ryzykiem. Lepsza kontrola nad działaniami może w znacznym stopniu przyczyniać się do budowania przewagi i zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku. Mimo że wytrenowanie algorytmów AI za pomocą danych przedsiębiorstwa jest inwestycją bardzo czasochłonną i wymagającą dużych nakładów kapitału, inwestycja w tę technologię może przynieść korzyści w postaci zwiększenia przychodów oraz szybszego reagowania na zmieniające się warunki otoczenia.
Amerykańskie przedsiębiorstwo badawcze Gartner twierdzi, że do 2030 roku 80% dzisiejszych funkcji zarządzania projektami zostanie zastąpionych przez sztuczną inteligencję, która przejmie tradycyjne funkcje PM, takie jak zbieranie danych, śledzenie i raportowanie.
Technologie AI w PM – po co?
Sztuczna inteligencja już teraz może być uważana za przełom technologiczny, który w znaczący sposób zmieni organizację pracy. Obserwując działania światowych przedsiębiorstw, łatwo zauważyć, że swój sukces w dużej mierze zawdzięczają stałym analizom prowadzonym przez własne algorytmy. AI analizuje, monitoruje i prognozuje – czyż to nie jest inteligentne?
Zdolności analityczne i obliczeniowe algorytmów sztucznej inteligencji idealnie sprawdzą się do tworzenia schematów i wzorców, które mogą zostać wykorzystane w przyszłych projektach. Ogromne bazy danych z informacjami – najważniejszym zasobem organizacji, będą analizowane w szybki sposób, niewymagający żmudnej pracy człowieka. Nowoczesne algorytmy pomogą usystematyzować dane, sprawiając, że pracownik od razu znajdzie to, czego szuka. Przyśpieszenie tego procesu wpłynie na ludzką wydajność i sprawi, że będzie mógł zajmować się mniej monotonnymi zadaniami. To właśnie monotonna praca zwiększa ryzyko wystąpienia błędu i wpływa na zmęczenie jednostki, prowadząc do formułowania nietrafnych wniosków. W przeciwieństwie do człowieka algorytmy nie ulegają takim czynnikom jak stres i zmęczenie, dlatego też mogą wykonywać swoje zadania 24/7. Zastąpienie powtarzalnych czynności wytrenowanym i raportującym algorytmem umożliwi członkom zespołu skupienie się na bardziej złożonych, i skomplikowanych działaniach – czyli na pracy, która rzeczywiście przyczynia się do finalizacji zleconego projektu.
AI a project manager
Mimo że sztuczna inteligencja potrafi wykonywać szeroki zakres działań z nadludzką wydajnością i dokładnością, istnieją pewne obszary, w których nie ma szans z człowiekiem. Przede wszystkim chodzi o sytuacje, które wymagają ludzkiej empatii i szczerej rozmowy. W czasach przepełnionych digitalizacją umiejętności miękkie są kluczowe w utrzymywaniu efektywnych relacji z innymi pracownikami i interesariuszami projektu. Dlatego też aktualnie nie ma mowy o tym, że AI zastąpi kiedyś kierownika, ponieważ zarządzanie projektem wymaga dużej liczby interakcji międzyludzkich.
Zamiast myśleć o zastąpieniu project managera przez algorytm, warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób będzie mógł ułatwić jego pracę. Wraz z rozwojem AI rośnie liczba asystentów głosowych, od których project manager będzie mógł otrzymać kompleksowe wsparcie. Wielowymiarowy asystent w szybki sposób będzie umiał wykonywać polecenia, na przykład wyświetlać i aktualizować harmonogram czy umawiać spotkanie. Takie inteligentne rozwiązania sprawią, że project manager zyska nową, prawą, rękę. W przeciwieństwie do człowieka, AI niezależnie od sytuacji dalej pozostanie obiektywne i bezstronne. Dzięki automatyzacji kierownicy i pracownicy będą mogli zająć się rozwijaniem umiejętności interpersonalnych, a pracę związaną z formalnościami zostawić maszynie.
Algorytm człowiekowi nierówny – co może pójść nie tak?
Pomimo ogromnych zmian, jakie niesie ze sobą AI, czynnik ludzki dalej pozostanie kluczowy w procesie finalizacji projektu. Za relację z klientem i pracownikami nadal odpowiada sam człowiek. Pełne zrozumienie potrzeb i warunków klienta wymaga pewnego stopnia zaangażowania, którego aktualnie nie potrafi okazywać algorytm AI. Narzędzia te efektywnie spełnią swoją funkcję w zarządzaniu projektami, ale nie zapominajmy, że aktualnie brakuje im umiejętności społecznych, które przekładają się na efektywną komunikację i budujące relacje w zespołach projektowych.
Sztucznej inteligencji udało się już zrobić zasadniczo wszystko, co wymaga „myślenia”, ale nie udało jej się zrobić większości tego, co ludzie i zwierzęta robią „bez myślenia”.
Donald Knuth
Dzięki swoim umiejętnościom, AI znacząco przyspieszy proces likwidacji stanowisk, które zajmują się jedynie pracami prostymi i powtarzalnymi. Dodatkowo nowa technologia AI nie jest jeszcze w żaden sposób regulowana prawnie, co prowadzi to do wielu pytań dotyczących naruszania prywatności użytkowników. Patrząc obiektywnie na wzrost popularności narzędzi wykorzystujących AI, mogą one generować zagrożenia, których jeszcze nie można przewidzieć.
Podsumowanie
Rozwój sztucznej inteligencji to wyzwanie, przed którym stoi całe społeczeństwo. Na zarządzanie projektami będą silnie wpływały algorytmy, dostarczając im zupełnie nowe, inteligentne rozwiązania, które znacznie przyspieszą wykonywaną pracę. Algorytmy AI ograniczone są jedynie ludzką kreatywnością, dlatego tak ważne jest, aby już teraz pogłębiać swoją wiedzę z zakresu nowoczesnych technologii. Dla przedsiębiorstw umiejętność obsługi i zastosowania AI zapewni większą efektywność oraz szybszą analizę danych.
Oprócz poszerzania wiedzy z zakresu AI oraz polegania na coraz to nowszych rozwiązaniach informatycznych, osoby na wysokich stanowiskach nie mogą zapomnieć o znaczeniu umiejętności interpersonalnych. Indywidualne traktowanie pracowników i ich motywowanie są kluczowymi czynnikami pozwalającymi na sprawną realizację zleconych projektów. Mimo prężnego rozwoju technologii, człowiek pozostaje niezastąpiony w relacjach z innymi ludźmi.
Studentka Uniwersytetu Łódzkiego, działająca w Kole Naukowym BIZAKTYWNE i dodatkowo zajmująca się projektowaniem graficznym. Czas wolny spędza na czytaniu klasyków, rysowaniu oraz zaznajamianiu się z najnowszymi trendami technologicznymi.