Zdajesz sobie sprawę jak dużo ryzykujesz? Każdy z nas choć raz usłyszał podobne pytanie. Zarówno w życiu codziennym jak i zawodowym nieprzerwanie napotykamy ryzyka. Czym są one dokładnie i jak sobie z nimi radzić?
Ryzyko – nie tylko zagrożenie
Słysząc słowo ryzyko większość z nas myśli od razu w kategorii zagrożenia, intuicyjnie szukając ucieczki. Jednak ryzyko nie zawsze wiąże się z negatywnymi skutkami. PMBOK® Guide definiuje ryzyko jako „prawdopodobieństwo wystąpienia sytuacji, która może oddziaływać na dalszy przebieg projektu – jego jakość, zakres, koszty i/lub harmonogram. Istotne jest, że wpływ ten może być zarówno pozytywny jak i negatywny, ponadto może wpływać pozytywnie na jeden, a negatywnie na inny obszar tego samego projektu”. Bezpośrednio z tego wynika, że ryzyko powinniśmy postrzegać nie tylko w kontekście zagrożenia ale i też szansy. Zwykle skupiając się na ryzyku myślimy o jego negatywnych stronach, a zapominamy, że wiele działań niesie za sobą również pozytywne sytuacje.
Cykl zarządzania ryzykiem
Warto identyfikować ryzyka na początku projektu aby zaplanować w odpowiednim czasie możliwe reakcje. Jednak czy jest to ważne tylko na początku projektu? Oczywiście, że nie. Podczas realizacji projektu pojawiają się nowe ryzyka i trzeba na bieżąco mieć nad nimi kontrolę. Dlatego mówimy o procesie zarządzania ryzykiem jako o cyklu. Opiera się on na 4 podstawowych etapach – zdefiniuj ryzyko, oceniaj priorytet, planuj reakcję, wdrażaj odpowiedź na ryzyko a następnie od nowa definiuj jakie teraz występują zagrożenia i szanse.
Rys. 1. Cykl zarządzania ryzykiem wg metodyki PRINCE2Identyfikacja ryzyka – od czego zacząć?
Identyfikacja głównych zagrożeń i szans jest stosunkowo prosta i sama się nasuwa. Ale co z tym mniej oczywistymi ryzykiem? Jak przewidzieć, co nas może czekać? Aby to ustalić warto wcześniej zdefiniować części składowe naszego projektu oraz wykonać analizy. Dokładne określenie celów projektowych, zakresu naszego przedsięwzięcia oraz założeń i ograniczeń z niego wynikających jest dobrym punktem wyjścia. Już podczas takiej analizy pojawią się pierwsze ryzyka. Później możemy skupić się na tym jak nasz projekt osadzony jest w środowisku – jaki ma wpływ na strukturę organizacji czy otoczenie zewnętrze. Nie może zabraknąć analizy, kim są interesariusze naszego projektu oraz zdefiniowania ich potencjalnego wpływu. Należy pamiętać, że interesariusze to nie tylko końcowi odbiorcy projektu, to wszystkie osoby, które mają wpływ na przedsięwzięcie oraz na które wpływa nasze działanie. Na przykład podczas organizacji konferencji dla studentów interesariuszami nie są jedynie uczestnicy konferencji ale również organizatorzy, ich bliscy, osoby wynajmujące sale, dziekani, firmy partnerskie, firmy wykonujące gadżety, osoby sprzątające sale po konferencji i wiele innych. Poza analizą warto skorzystać również z pomocnych narzędzi takich jak analiza SWOT, PESTLE czy matryca interesariuszy. Jeżeli istnieje to nieoceniona może być również dokumentacja z poprzednich projektów.
Jak oceniać ryzyko?
Zdefiniowaliśmy już jakie ryzyko może wystąpić w naszym projekcie i co dalej? Czy musimy skupiać się na wszystkich zagrożeniach? W jaki sposób je ocenić? Ryzyko ryzyku nierówne i nie na każde musimy poświęcać nasze zasoby. Aby wiedzieć, na których z nich powinniśmy się skupić musimy ustalić priorytety. W tym celu należy zdefiniować cechy ryzyka – jego prawdopodobieństwo, wpływ i bliskość. Definiując prawdopodobieństwo zdarzeń oceniamy jego możliwość wystąpienia w naszym projekcie. Jeżeli wybieramy się do ciepłych krajów istnieje duże prawdopodobieństwo, że doznamy nadmiernej ekspozycji na słońce jeżeli nie zabezpieczymy się kremami z filtrem UV. Małe jest natomiast prawdopodobieństwo, że w trakcie podróży naszemu samolotowi zabraknie paliwa i będziemy musieli lądować, aby go zatankować, przez co nasz przylot do ciepłych krajów opóźni się o 2 dni. Oceniając wpływ tych sytuacji widać, że nie jest on taki sam. Jeżeli nasz pobyt w ciepłym kraju miał trwać tylko tydzień, to wpływ opóźnienia przylotu o dwa dni jest wysoki, mimo, że bardzo mało prawdopodobny. Z kolei nawet lekkie oparzenie skóry na skutek nadmiernej ekspozycji na słońce może mieć również duży lub średni wpływ na nasz urlop, ponieważ bardzo obniży komfort i zamiast odpocząć, będziemy bardzo obolali i zmęczeni po nieprzespanych nocach. Te dwie składowe, wpływ i prawdopodobieństwo, pomnożone przez siebie mówią nam o tym, jaki priorytet ma nasze ryzyko. Duże wartości obu czynników oznaczają najwyższy priorytet. Warto wykreślić sobie macierz prawdopodobieństwo-wpływ aby oceniać, które ryzyka są dla nas najważniejsze, czyli najbardziej priorytetowe. Istotne jest również, żeby ustalić tolerancję na ryzyko, czyli taki poziom, do którego ryzyko jest akceptowalne, a powyżej którego musimy już na nie zdecydowanie reagować. Ważnym parametrem jest również ocena bliskości ryzyka, czyli jak dużo czasu pozostało do szacowanego wystąpienia ryzyka.
Rys. 2. Macierz prawdopodobieństwo-wpływPlanowanie, czyli bądź przygotowany
Identyfikacja ryzyka na samym początku projektu pozwala nam zaplanować działania, aby pomimo występującego ryzyka osiągnąć zamierzony cel. Jeżeli przeanalizujemy jakie ryzyka mogą się pojawić podczas trwania naszego projektu, to jesteśmy w stanie zaplanować również w jaki sposób na nie zareagujemy. Istnieją zdefiniowane reakcje na ryzyko – zagrożeń możemy unikać, redukować, przenosić, współdzielić, akceptować lub opracować plan rezerwowy. W przypadku szans zamiast unikania i redukcji stosuje się wykorzystanie lub przybliżanie. Obrazując to przykładem – jeżeli zajmujemy się sprzedażą aut i naszym ryzykiem jest, że podczas jazdy próbnej klienci uszkodzą auto, a tym samym narażą nas na straty finansowe, to możemy uniknąć tego ryzyka rezygnując w całości z jazd próbnych. Jeżeli chcielibyśmy jednak tylko zredukować to ryzyko, możemy wprowadzić warunek, że jazda próbna jest dostępna tylko dla klientów posiadających prawo jazdy minimum 3 lata. W przypadku współdzielenia ryzyka warto podpisać umowę z ubezpieczycielem, że w przypadku uszkodzenia auta podczas testowania przez klienta otrzymamy finansową rekompensatę. Aby współdzielić ryzyko możemy przed jazdą próbną podpisać z klientem umowę, że w przypadku wypadku podzielimy koszty. Istnieje też możliwość wzięcia ryzyka na swoją stronę i akceptacji możliwych wydarzeń, a w razie uszkodzenia auta pokryć straty z własnych funduszy. Jak widać na jedno ryzyko może być wiele rozwiązań, które warto przemyśleć przed podjęciem decyzji.
Czego nie możesz zmienić, pokochaj
Ryzyka w życiu nie unikniemy, będzie ono nam towarzyszyć przy niemalże każdej decyzji, dlatego nie uciekajmy przed nim, ani nie udawajmy, że go nie ma. Nauczmy się żyć z nim w zgodzie, a poprzez zrozumienie i analizę starajmy się je wykorzystywać jako szanse. Na zagrożenia zawsze bądźmy przygotowani. Wiadomo, że nie da się wszystkiego przewidzieć, ale zawsze warto mieć z tyłu głowy nasz cel i plan, żeby wiedzieć, jak sobie poradzić nawet z najtrudniejszymi sytuacjami.
Doktorantka Politechniki Warszawskiej, Wiceprezes ds. Merytoryki Koła Naukowego Zarządzania Projektami PMArt oraz Zastępca Przewodniczącego Rady Doktorantów PW. Tematykę zarządzania projektami z pasją zgłębia od lat. Ukończyła kursy zarządzania projektami z PRINCE2, AgilePM, ITIL oraz MoR. Na co dzień pracuje jako manager w międzynarodowej korporacji oraz prowadzi swoją firmę. W wolnym czasie uwielbia czytać książki i podróżować.