Praca związana z zarządzaniem projektami nie musi być sztywna, formalna, a przez to czasami odbierana jako nudna i nieciekawa. Czasem nawet z pozoru mało interesujące spotkanie czy teoretyczne szkolenie można zastąpić elementami, które wzbogacą i urozmaicą pracę naszych zespołów projektowych. Na rynku pojawiają się proste, gotowe narzędzia, które mogą nam znacząco pomóc w prowadzeniu spotkań przez wprowadzenie elementów zabawy. Tym samym możemy mieć nie tylko atrakcyjne i mniej oficjalne zebranie, ale też łatwiej osiągnąć nam zamierzony cel. 

W kolejnym artykule z cyklu Project Managera skrzynka z narzędziami biorę na tapetę gotowe gry karciane i planszowe, które pomogą nam osiągnąć łatwiej i przyjemniej różne cele, ułatwią rozwiązywanie wyzwań, czy też wesprą budowanie wiedzy w danym obszarze. 

Szybka i przyjemna estymacja

Ci, którzy pracują scrumowo z pewnością znają Planning poker. Są to karty, które najczęściej zawierają ciąg liczb Fibonacciego (1, 2, 3, 5, 8, 13), dodatkowo w zestawie mogą pojawić się cyfry 0, ½, 20, 40, 100, czasami znak zapytania, wykrzyknik, kawa. Każda z nich ma swoje znaczenie. Te liczbowe mają za zadanie określać wielkość danego elementu, jego pracochłonność i wysiłek, jaki zespół musi włożyć w ukończenie danej pracy. Karty wykorzystywane są przez zespół podczas planowania oraz czasami podczas przeglądów backlogu. 

Przebieg „gry” jest bardzo prosty. Najpierw omawiane jest dane zadanie, tak aby cały zespół wiedział co należy zrobić, jakie są ewentualne ryzyka i w jaki sposób możemy je zmitygować. Następnie przechodzimy do wyceny, każda osoba dostaje chwile by się zastanowić nad wyceną pracy i po chwili wszyscy w jednym momencie pokazują karty, które wybrali. Jeśli jednogłośnie zespół wybrał tą samą wartość, to trafia ona jako estymata w tzw. story pointach do zadania. Najczęściej jednak są różnice pomiędzy wycenami, wówczas zespół przechodzi do dyskusji zwłaszcza w obrębie wycen skrajnych. Jeśli różnice są niewielkie, wówczas łatwo je przedyskutować i dojść do porozumienia. Jeśli zespół w większości wybierał np. 5 i 8, a jedna osoba dała 20 albo 1, wtedy najlepiej zapytać tę osobę, czemu tak uważa. Być może wie ona coś istotnego, czego inni nie wzięli pod uwagę. Takie rozmowy okazują się bardzo pomocne w identyfikowaniu innych ryzyk albo szans. Pozwalają jeszcze lepiej zrozumieć zespołowi co należy zrobić, a tym samym w efekcie końcowym znacząco zwiększają szansę na dostarczenie dokładnie tego, co trzeba i to w dobrej jakości. Zaletą użycia kart jest też fakt, że w ten sposób każdy członek zespołu ma szansę się wypowiedzieć i możemy uniknąć ewentualnego forsowania wyceny przez pojedyncze osoby z zespołu. 

Karty możemy kupić, jest ich na rynku sporo do wyboru. Są też dostępne wersje online, które możemy wykorzystywać jeśli nasz zespół nie jest w jednej lokalizacji, a planowanie odbywa się na telekonferencji. Ja polecam również zrobienie własnych kart dla zespołu, można to zrobić z całym zespołem, jako ćwiczenie integrujące. Takie karty są wówczas również bardziej „nasze” i chętniej z nich korzystamy. 

Być doskonałym Scrum Masterem

O tym kim jest Scrum Master i jakie ma obowiązki dowiadujemy się najpierw ze Scrum Guide, potem ze szkoleń, robimy certyfikaty, czytamy książki i artykuły, a mimo to cały czas czegoś nam brakuje. Napotykając różne problemy zastanawiamy się jak dalej postąpić albo czasem od razu przechodzimy do działania. Model, z którym coraz częściej się spotykam to kierownicy projektów, którzy konwertują się do roli Scrum Mastera, często z różnymi efektami. Jako, że trend transformacji do Agile na naszym rodzimym rynku nie przemija, pojawiają się nowe wyzwania, zwłaszcza przy wyborze ludzi do roli Scrum Mastera i Product Ownera. Przy tej pierwszej chcemy się doskonalić, ale czasami nie wiemy jak zacząć i na czym powinniśmy się skupić w pierwszej kolejności. Tu z pomocą poza wyżej wspomnianymi warsztatam i literaturą na pomoc przychodzi nam gra Utture – Kompas Scrum Mastera.

Przyznam się, że z początku niezbyt mnie koncepcja tej gry przekonywała, ale po spróbowaniu zdecydowanie polecam ją do pracy nad rozwojem Scrum Masterów, bo naprawdę działa. Gra ma pięć poziomów i pierwszą rozgrywkę zaczynamy od weryfikacji obowiązków. Z pozoru łatwe zadanie może przerodzić się w ciekawą dyskusję. Polecam rozegrać ją zwłaszcza jeśli mamy kilku Scrum Masterów w jednym projekcie czy obszarze, którzy ze sobą pracują. Daje ona możliwość ustanowienia solidnej bazy do dalszej pracy. Następny poziom to tzw. skupienie – w trakcie tego elementu ustalamy na co jesteśmy nastawieni w danym momencie, gdzie alokujemy nasz czas i energię. Etap III to aktywność, w nim mierzymy się z własnym ego i oceniamy jakość własnej pracy jako Scrum Mastera. Kolejny poziom nazwany jest koncepcją – tu planujemy co chcemy zmienić, zrealizować i planujemy to dokładnie krok po kroku, by w finale dojść o etapu wpływu, w trakcie którego mierzymy, czy nam się udało. Pierwsze cztery fazy gry możemy przejść podczas jednego spotkania, ale warto też je rozbić na kilka krótszych, dać sobie czas do zastanowienia i przemyśleń.

Dzięki tej grze jesteśmy w stanie ciągle rozwijać i doskonalić swoje umiejętności jako Scrum Masterzy. To doskonałe narzędzie również dla Agile Coachów i trenerów, którzy chcą wspierać rozwój Scrum Masterów w projektach i organizacjach. Możemy ją rozgrywać kilka razy w tym samym gronie. Szczególnie ważny jest czwarty etap, który możemy powtarzać, kilka razy wyznaczać sobie nowe cele i po kolei je realizować. Daje możliwości pracy nad sobą, pozwala na wyjście w bezpieczny sposób z własnej strefy komfortu, bawi, a jednocześnie uczy i rozwija.

To w końcu kto za co odpowiada?

Pośród 9 pryncypiów SAFe (Scaled Agile Framework) jedno, które bardzo przypadło mi do gustu to „Decentralize decision making process” (tłum. Decentralizuj proces podejmowania decyzji). W projektach niejednokrotnie spotykamy się z problemem podejmowania decyzji, co wpływa na wydłużony proces akceptacji i zgód, często prowadzi do tego, że jedna osoba lub grupa osób blokuje postęp prac. W efekcie tego kierownik projektu, sponsor, przełożony lub inni menadżerowie odbierani są jako nie darzący zaufaniem zespołów. Ociera się to mocno o temat mikrozarządzania, które źle wpływa na morale ludzi. Warto jednak działać i podejmować próby rozwiązania tego dość uciążliwego i trudnego zagadnienia na dobre. Niektórym menedżerom nie jest łatwo zrezygnować z podejmowania decyzji. Samo powiedzenie, że decentralizujemy proces ich podejmowania również nie wystarczy. Musimy transparentnie podejść do tego, tak, aby wszyscy zainteresowani wiedzieli, kto za co odpowiada i w jakim zakresie. Nie chcemy przecież później prowadzić kolejnych rozmów, co kto myślał, albo dlaczego ktoś podjął lub nie daną decyzję. Aby tego uniknąć możemy zrobić spotkanie i to omówić i zapisać, może możemy też wesprzeć się pomocnymi materiałami. Tu z pomocą przychodzi nam Delegation Poker.

Zestaw 7 prostych, kolorowych kart, które możemy albo zamówić albo pobrać ze strony management30.com i wydrukować. Każda karta dotyczy innej czynności i tak mamy na nich:

  1. Tell – Powiedz, czyli podejmij decyzję za innych i ją ogłoś;
  2. Sell – Sprzedaj, czyli podejmij decyzję i przekonaj do niej innych, przedstaw swoje argumenty i pokaż, że to słuszny wybór;
  3. Consult – Skonsultuj, czyli najpierw zapytaj innych o ich zdanie, zbierz informację, a potem podejmij dezycję;
  4. Agree – Zgódź się, czyli zrób spotkanie i omów zagadnienie, dąż do konsensusu w grupie;
  5. Advise – Doradź, czyli przedstaw swoją argumentację grupie i pozwól im podjąć decyzję;
  6. Inquire – Dowiedz się, czyli pozwól grupie samej zdecydować, a potem niech Cię przekonają do niej przedstawiając swoje uzasadnienie;
  7. Delegate – Zdeleguj – inni podejmują decyzje i jej finalny kształt Cię nie interesuje, nie musisz o nim nawet wiedzieć.

Grając w tę grę definiujemy sobie najważniejsze zadania, tematy lub zagadnienia, które dotyczą naszej pracy. Mogą być tu proste rzeczy, takie jak: rekrutacja nowych osób, nadgodziny i urlopy, harmonogram prac, priorytety, zmiana zakresu, czy zakres release’u. Używając kart uzgadniamy wspólnie z zespołem, w jaki sposób będzie on podejmował dane decyzje. Cała rozgrywka przypomina planning poker: najpierw omawiamy zagadnienie, a potem zamiast wyceny każdy wyciąga swoja kartę i pokazuje, które z powyższych siedmiu akcji wybiera. Dyskusja trwa dopóty, dopóki zespół zgodzi się co do wybranego sposobu podejmowania decyzji. Po zakończonej grze można na podstawie podjętych uzgodnień wykonać tzw. delegetion board, czyli tablicę, na której zostaną umieszone poszczególne zagadnienia oraz finalna informacja o tym, w jaki sposób decyzje będą później podejmowane. Oczywiście taka tablica powinna pojawić się w widocznym dla całego zespołu miejscu. Jeśli pojawi się nowe zagadnienie, którego wcześniej nie omawialiśmy warto je też od razu przedyskutować, rozegrać szybka partię delegation pokera i dodać do swojej tablicy.

Scrum w pigułce

Na czym polega Scrum? Jak powinien wyglądać? Mam zespół scrumowy, ale nie wszyscy rozumieją jego pryncypia i ceremonie. Na pytania i bolączki z pewnością pomóc mógłby warsztat o podstawach Scruma. Można oczywiście też każdą osobę w zespole poprosić o przeczytanie przynajmniej Scrum Guide. Z doświadczenia jednak wiem, że samo przeczytanie tego przewodnika nie wystarczy, bowiem ile osób, tyle jego interpretacji. A warsztaty i szkolenia są różnej jakości. Aby jednak zachęcić ludzi do poznania podstaw i opanowania ich również w dobrym stopniu warto posilić się nie tylko prostymi ćwiczeniami czy zabawami. Bardzo dobre efekty dają symulacje. Jest ich na rynku coraz więcej, jedne dotykają wybranych elementów zwinnej pracy projektowej, inne zaś dotyczą całego podejścia. Sama brałam już udział w kilku różnych symulacjach, a jako że jestem ich ogromną miłośniczką w większości mi się one podobały. Jednak nie wszystkie dotyczyły tak naprawdę doświadczania całego cyklu scrumowego i ciągle czegoś mi brakowało. Kilka miesięcy temu trafiłam jednak na grę, która obejmuje pracę zespołu scrumowego od A do Z. Może z wyjątkiem pisania historyjek, bo one już są gotowe. Scrumtale, bo o nim mowa jest świetną grą, która pozwoli nam przećwiczyć pryncypia, ceremonie oraz inne scrumowe elementy. Niedawno została wydana w formie gry planszowej, a jako że jej instrukcja nie jest szczególnie trudna, możemy ją jako Scrum Masterzy czy Agile Coache poprowadzić sami z naszymi zespołami. Mamy do dyspozycji planszę, która jest odzwierciedleniem tablicy kanbanowej, jest także miejsce na ułożenie backlogu według priorytetów. Historyjki są już gotowe i mają podaną wartość biznesową dla klienta.

Scrumtale pozwala zespołowi nie tylko przećwiczyć samo podejście do pracy, ale też daje mnóstwo zabawy i pozwala ludziom się zintegrować. Co więcej gra została tak zaprojektowana, że możemy ją skalować i zrobić jednocześnie z kilkoma zespołami. W grze jest podział na role, tak jak w każdym zespole scrumowym. Jest przewidziany czas na każdą z obowiązkowych ceremonii. Pojawia się estymacja, priorytetyzacja wymagań klienta, demo oraz zmiana wymagań. Jest tu praktycznie wszystko to, czego na co dzień doświadczamy w naszej pracy. Zespół ma trzy iteracje na to, by dowieźć produkt zamówiony przez klienta, a przez to, że zadanie polega na napisaniu powieści po drodze naprawdę bywa zabawnie i ciekawie. Zespół biorący udział w grze jest w stanie zapomnieć, że uczy się podejścia scrumowego. Ta gra tak wciąga, że zapominamy o jej głównym celu, ale jakoś naturalnie przechodzimy od jednej ceremonii do drugiej, pisząc przy tym książkę i wspaniale się bawiąc i integrując z innymi.

Fot. Tomasz Nowicki

Robić czy nie robić ?

Pamiętajmy, że wykorzystanie gier karcianych, czy planszowych z pewnością jest ciekawe i może uatrakcyjnić nasze spotkania z zespołem, czy warsztaty. Może również dodatkowo pomóc nam w zintegrowaniu zespołu lub zaangażowaniu wszystkich, zwłaszcza tych, którzy na spotkaniach często są najciszej i nie udzielają się. Może oznacza jednak, że nie musi. Podchodźmy zatem do każdej gry w sposób przemyślany. Sprawdźmy, czy wybrana zabawa lub jej elementy są nam rzeczywiście potrzebne. Jeśli raz czegoś już spróbowaliśmy i nie wyszło, może warto dowiedzieć się dlaczego i zastanowić się nad tym. Warto czasami coś zmienić, bo nawet najciekawsza gra może w pewnym momencie stać się niechciana lub znienawidzoną rutyną. Nie powinniśmy również przesadzać z grami – jeśli przy każdej możliwej okazji będziemy czegoś nowego próbować i kombinować nad urozmaiceniami, możemy zniechęcić ludzi do angażowania się. Jednakże od czasu do czasu warto zastanowić się nad wykorzystaniem jakiejś gry, bo naprawdę wzbogaca to naszą pracę i często (o ile dobrze przeprowadzone i w odpowiednim momencie) może przynieść same zalety. Sami również możemy być kreatywni i modyfikować dostępne, gotowe rozwiązania do potrzeb własnych i otoczenia, ale też próbować wymyślać własne gry i zabawy, które poza urozmaiceniem zwykłego dnia roboczego, pozwolą Wam łatwiej i przyjemniej osiągnąć zamierzony cel. Ja wszystkie powyższe gry wykorzystywałam w swojej pracy w różnych zespołach i mogę je polecić, bo wiem jak dobre efekty dały. Jeśli i Wy znacie jakieś ciekawe gry, które polecacie napiszcie, ja chętnie je przetestuję lub przynajmniej się z nimi zapoznam.

Artykuł pochodzi z: Strefa PMI nr 25, czerwiec 2019

Podobne artykuły

Retrospekcja projektu on-line. Project Managera skrzynka z narzędziami, cz. V
Ada Grzenkowicz
Postaw na produkt! Dlaczego podejście produktowe zdobywa coraz większą popularność w IT?
Lech Wypychowski
Bądź Product Ownerem, którego potrzebuje Twoja organizacja!
Monika Zofia Potiopa
Jak małymi krokami odnosić wielkie zwycięstwa
Marcin Liskowski