Pojawienie się w organizacji nowego Scrum Mastera to prawdziwe wejście smoka! Jaki on/ona jest? Jaki jest jego/jej styl przywództwa? Jakim będzie dla nas liderem? Gwarantuję, że to najczęstsze pytania przechodzące przez myśl Twoich przyszłych współpracowników, którzy mają już wobec Ciebie pewne oczekiwania wykształcone na doświadczeniu pracy z Twoim poprzednikiem. W końcu staniesz kimś kto ma zapewniać im bezpieczeństwo oraz komfort pracy, kimś kto nie rozkazuje a przewodzi, służy wiedzą oraz doświadczeniem. Będziesz pełnił istotną rolę w ich życiu zawodowym, naturalnym jest więc, że Twoje pojawienie się wzbudzi sensację, a być może nawet i opór ze strony niektórych osób.
Musisz zdobyć zaufanie, by móc w pełni sprawować swoją funkcję. Absolutnie nie kieruj się w swych działaniach chęcią zaspokojenia swojej żądzy władzy! Pamiętaj, że budowanie zaufania to proces długotrwały, który nie nastąpi z dnia na dzień. Bądź dla zespołu, który z pewnością doceni Twoje zaangażowanie i po pewnym czasie odetchnie z ulgą, że czarne scenariusze nie były potrzebne.
Orientacja w terenie
Podczas długiego procesu zdobywania zaufania, musisz skupić się na aktywnościach, które je pośrednio budują. W pierwszych dniach Twoim głównym celem powinna być „orientacja w terenie”, czyli „diagnoza” organizacji.
Przede wszystkim dowiedz się jaka jest strategia firmy oraz jej misja i wizja. Jakie produkty są wytwarzane, kim są klienci i interesariusze. Zacznij od ogólnych informacji – na szczegóły przyjdzie jeszcze czas.
Poznaj biuro i funkcjonujące w nim zasady. W jaki sposób rezerwuje się sale i jakie jest ich wyposażenie (czy jest rzutnik/monitor/flipchart/tablica)? Te informacje pozwolą Ci na odpowiednie organizowanie spotkań i przygotowanie się do nich. Poznaj strukturę otoczenia i dowiedz się kto pełni jaką rolę w firmie i jaki jest jej zakres obowiązków oraz stopień decyzyjności. Dowiedz się ile zespołów scrumowych funkcjonuje w organizacji i kto wchodzi w ich skład. Oczywiście tutaj kluczowym będzie poznanie swojego zespołu, ale do tego przejdę później.
Jeżeli masz okazję, szczerze porozmawiaj ze swoim poprzednikiem. Na początku będzie to dla Ciebie prawdziwa skarbnica wiedzy. Spróbuj dowiedzieć się jak on widzi sprawy w projekcie, co wymaga pracy. Dzięki temu możesz znacznie szybciej odkryć rzeczy, których gołym okiem nie zauważysz. Podpytaj się o zwinność organizacji, wdrożony framework, pracę Product Ownera i zespołu deweloperskiego, jak również o sam projekt. Jeżeli w firmie pracują inni Scrum Masterzy koniecznie z nimi rozmawiaj na podobnej zasadzie jak ze swoim poprzednikiem.
Informacji na początku będzie dużo, dlatego proponuję stosować mapy myśli, które świetnie sprawdzają się w usystematyzowaniu wiedzy. Twoją rolą jest wspieranie organizacji oraz zespołu scrumowego, musisz się więc wykazywać samodzielnością a „orientacja w terenie” jest do tego kluczem.
Jesteśmy zwinni!
Czy organizacja tworzy przestrzeń dla zwinnego zarządzania projektami i będzie mogła w pełni skorzystać z „darów” Scruma?
To kluczowe pytanie, które powinieneś sobie zadać po etapie „orientacji w terenie”, kiedy będziesz miał już ogólny obraz organizacji. Mógłbyś zapytać „dlaczego?” – przecież aplikowałeś i zostałeś zatrudniony na stanowisko Scrum Mastera…
Na rynku istnieje mnóstwo firm jedynie powołujących się na zwinne prowadzenie projektów a ze zwinnością nie mających zbyt wiele wspólnego. Dlaczego? Ponieważ jest na to moda.
Zbadaj jak organizacja rozumie treść manifestu Agile, co oznaczają dla nich:
Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia
Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację
Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia
Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem
Agile wciąż jest błędnie rozumiany jako brak procesów, brak dokumentacji, brak potwierdzeń ustaleń, możliwość zmian ad hoc, co daleko odbiega od zamysłu autorów manifestu.
W takiej sytuacji ważnym jest, aby wprowadzić politykę uświadamiania organizacji o tym czym jest Agile. Najlepiej rozmawiać w tej kwestii z osobami decyzyjnymi dla strategii firmy i wspólnie przygotować plan uzwinniania. Bez tego żadna metodyka czy framework zwinny nie będzie miał racji bytu. Elementem tego planu powinno być przeprowadzanie szkoleń czy prelekcji ze zwinnego podejścia do zarządzania dla całej organizacji.
Jeżeli jednak nie widzisz znamion braku zwinności, to można by rzec, że jesteś szczęściarzem! Będziesz miał pełne pole do działania, oczywiście pamiętając, by na każdym kroku podtrzymywać ducha zwinności.
Scrum mimo wszystko
Z jednej strony spotykam się ze stwierdzeniem, że Agile jest równoznaczny z brakiem planowania. Z drugiej strony zaś, często widzę obszerne i dokładne diagramy Gantta dające niewielki margines czasu na ewentualne opóźnienia. Podejście to nie daje możliwości eksperymentowania, ponieważ trzeba gonić za terminami. W ten sposób nie mamy przestrzeni na Scruma.
Może się okazać, że framework został źle dobrany do projektów. Często idąc za modą i popularnością Scruma wdraża się go wszędzie, nie patrząc czy rzeczywiście nadaje się do specyfiki projektu. Ciężko w projektach typowo utrzymaniowych lub w projektach prowadzonych w długu technologicznym mówić o planowaniu sprintu – tutaj zazwyczaj niezbędna jest natychmiastowa reakcja. W takiej sytuacji warto przemyśleć, czy rzeczywiście warto „mimo wszystko” wdrażać Scruma. Może lepiej wybrać inne zwinne rozwiązanie np. Kanban?
Jeżeli jednak framework został odpowiednio dobrany do specyfiki projektu upewnij się, czy jest on prawidłowo rozumiany przez organizację. Równie popularna jak deklaracja prowadzenia projektów zwinnie jest deklaracja tworzenia produktów w Scrumie. Może okazać się, że owa deklaracja wywodzi się z obecnie panującej mody na tenże framework, a w rzeczywistości mamy do czynienia tzw. Scrumbutem, czyli niby jest to Scrum „ale…”. Pamiętaj: „Role, artefakty, wydarzenia oraz reguły Scruma są niezmienne i choć możliwe jest wykorzystanie tylko niektórych jego elementów, wynikiem takiego postępowania nie będzie Scrum”. Nie ma więc miejsca na „ale”. W takiej sytuacji należy wdrożyć „pracę u podstaw”, czyli tłumaczenie frameworka i wynikających z niego korzyści. Upewnij się, że każdy tak samo rozumie Scruma i zalety jego stosowania. Jest to kluczowe dla dalszej pracy.
Zapoznanie: produkt i zespół
Poznanie produktu ma szczególne znaczenie w kontekście udzielania dalszego wsparcia dla zespołu scrumowego. Przejrzyj wszystkie istniejące źródła wiedzy z nim związane, porozmawiaj z interesariuszami i przede wszystkim z Product Ownerem. Znajomość założeń i celu projektu pozwoli Ci obrać odpowiedni kierunek działań. Czy założenia projektu są dla wszystkich zainteresowanych transparentne? Czy backlog produktu jest „zdrowy”? Jak można wesprzeć Product Ownera żeby zmaksymalizować wartości płynące z prac projektowych? Może warto popracować nad formą elementów rejestru funkcjonalności? Jak wygląda planowanie produktu? Znajomość projektu pozwoli Ci ocenić istniejące, i proponować najlepiej pasujące narzędzia, procesy i praktyki.
Last but not least – jak najlepiej poznaj swój zespół scrumowy! Proponuję zacząć od obserwacji i zbadania dojrzałości zwinnej zespołu z wykorzystaniem anonimowej ankiety (gotowe szablony znajdziesz na Internecie pod hasłem “Scrum self-assessment”). Taka forma samooceny pozwoli Twoim współpracownikom na komfortowe i rzetelne udzielenie odpowiedzi. Obserwuj relacje między członkami zespołu oraz sposób współpracy, w szczególności zwracając uwagę na ich samoorganizację oraz interdyscyplinarność. Skonfrontuj wyniki obserwacji z wynikami ankiety, znajdź elementy wymagające pracy. Zadbaj również o to, aby po zakończonym sprincie odbyła się retrospektywa – dowiesz się z niej jakie są przeszkody oraz jakie usprawnienia moglibyście wprowadzić, aby stać się bardziej skutecznym. We współpracy z zespołem przygotuj listę usprawnień oraz plan usuwania impedimentów (przeszkód) i zadbaj o ich realizację.
Nie próbuj przeprowadzać na siłę rewolucji – wspieraj zespół w odkrywaniu korzyści wynikających z prawidłowego wdrożenia frameworka. Zachęcaj do doskonałości, udzielaj pomocy, inspiruj! Zadbaj o to, aby skoncentrować członków zespołu na szkoleniu i zapewnieniu im wszelkich warunków do samoorganizacji i wspólnego wzięcia odpowiedzialności na działania. Pozwalaj popełniać błędy – jak wiadomo, człowiek najlepiej uczy się na swoich błędach. Przy Twoim wsparciu, zespół sam zacznie doceniać wartości Scruma!
Podsumowanie
Dołączając do organizacji jako Scrum Master Twoim głównym celem jest wsparcie w budowaniu i podtrzymywaniu wartości oraz filarów Scruma. Twoim zadaniem jest, aby duch Scruma był w pełni zrozumiały i wykorzystywany. To jest miara sukcesu zespołu, którego staniesz się częścią!
Project Leader o technicznym backgroundzie i product managementowej przeszłości. Ex-perfekcjonistka po „odwyku” identyfikująca się z mottem „bądź najlepszym niedoskonałym sobą, jakim zdołasz”. Fanka specyficznego humoru półświatka IT, wiernego kompana (psa) Astona i kryminalnych podcastów!