Zastanawiacie się, co robi ten artykuł w czasopiśmie poświęconym zarządzaniu projektami? Przecież praca project managerska jest zawsze skupiona na akcji i nie mamy czasu na prokrastynację. Zawsze w działaniu, zawsze poświęcanie uwagi najważniejszym rzeczom. Ale nie, rzeczywistość okazuje się nieco bardziej złożona i nawet kierownicy projektów nie są wolni od tego problemu. Lista to-do zapchana czerwonymi wpisami – wszystkie priorytetu pierwszego (a czasami i to nie wystarcza i dochodzi priorytet zero), większość już po terminie. Liczba nieprzeczytanych maili w skrzynce odbiorczej dawno już przekroczyła tysiąc. A kalendarz, z kolei, przypomina grę w tetrisa.
A co wiąże się z tym, dobrze wiemy – podwyższony stres, szczególnie ten niedobry, długotrwały. Wyrzuty sumienia, że nie zrobiłem tego, co planowałem. Wypalenie zawodowe. Albo zwykła frustracja na koniec dnia.
Skąd się bierze prokrastynacja?
Tim Urban w swoim blogu WaitButWhy umieścił obrazek struktury naszego mózgu, gdzie o ster zarządzania człowiekiem walczą małpa natychmiastowej gratyfikacji i racjonalny działacz.
Coś podobnego spotykamy u Daniela Kahnemana w Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym, gdzie są zdefiniowane tak zwane System 1 i System 2.
Inaczej mówiąc, mamy w sobie dwie części, które mają swoje własne podejścia i punkt widzenia na to, co trzeba robić w danej chwili i w jaki sposób podchodzić do poszukiwania odpowiedzi albo rozwiązywania problemów. Czasami też się kłócą, co powoduje tak zwane błędy poznawcze.
Krótki przykład z książki Kahnemana. Kij bejsbolowy i piłka kosztują 1 dolar 10 centów. Kij bejsbolowy jest droższy od piłki o 1 dolar. Ile kosztuje piłka? Poradziliście sobie z odpowiedzią i pomyśleliście, że to jest 10 centów – moje gratulacje, to był niepoprawny wynik, który otrzymaliście z pomocą Systemu 1.
Zła wielozadaniowość
Ale jak to wszystko ma się do codziennej pracy project managera? Zacznijmy może od tego, co Marek Kowalczyk nazywa „zławiel” – zła wielozadaniowość. Pewnie macie włączone u siebie powiadomienia z różnego rodzaju Slacków, Skype’ów i innych komunikatorów. Albo może wyskakują wam co sekundę powiadomienia o nadchodzeniu nowych wiadomości w Outlook? Zastanawialiście się kiedyś nad tym, dlaczego tak robicie i jakie korzyści (albo odwrotnie) to wam daje? Być może, spowodowane jest to obawą, że ominie was coś naprawdę ważnego i pilnego? Według Daniela Kahnemana, „nic w tym życiu nie jest na tyle ważne, na ile wam wydaje się, kiedy o tym myślicie” i jest to pułapka fokusu. To znaczy, że ta aktywność, którą mamy bezpośrednio w pamięci roboczej, krótkoterminowej, jest przez nas odbierana jako ważniejsza. I nawet jeżeli urządziliście sobie to-do listę, tematy, wpadające do was teraz, będą Wam wydawać się ważniejsze. Maksym Dorofeev (procrastinatology.com) w swojej książce Dżedajskie techniki nazwał to zjawisko bonusem do ważności. I ten bonus do ważności jest tym większy, im bardziej zaniepokojeni jesteście. I często to prowadzi do takich skutków, kiedy na koniec dnia odczuwamy frustrację – straciliśmy czas na milion nie do końca ważnych rzeczy i byliśmy cały dzień busy, a ważne tematy nadal znajdują się na naszej liście to-do i żaden nie został wykreślony. Ale dlaczego tutaj chodzi o prokrastynację? Prokrastynacja przecież znaczy, że zamiast coś robić, oglądam Youtube albo przewijam bezmyślnie tablicę na Facebooku? Okazuje się, że nie i project managerowie często są ofiarami innego rodzaju prokrastynacji, kiedy zamiast ważnych rzeczy, robimy to, co wydaje nam się ważnym, dążąc do ciągłej zajętości.
Cena jest wysoka
Ale czy wiemy, jaką cenę płacimy za naszą zajętość? Jak wyjaśnia Andrew Smart w swojej książce Autopilot: The Art & Science of Doing Nothing, nasz mózg, będąc w stanie „nic nierobienia” rzeczywiście pracuje nad uporządkowaniem wcześniej nabytej informacji i nasze zdolności do nauki i wykonywania pracy w dużym stopniu cierpią na tym, że nasza uwaga ciągle jest okupowana przez powiadomienia, maile, komórki i inne Youtube.
Zakładam, że wśród czytających ten artykuł są tacy, którzy uważają siebie za świetnych wielozadaniowców, nie mających problemów z pracą w środowisku, gdzie mamy do czynienia z ciągłym przełączaniem się między aktywnościami albo gdzie ciągle musimy przebywać w stanie gotowości, błyskawicznie reagując na nowe maile? Mam dla was złą wiadomość. Badania wykazały, że ludzie, którzy aktywnie praktykują wielozadaniowość gorzej radzą sobie z wielozadaniowością, niż ci, którzy wielozadaniowości nie praktykują.
Możliwe rozwiązania
Czy jest metoda na radzenie sobie z tym? Nie znam sposobów na wyeliminowanie tego na 100%, ale wiem o pewnych krokach, które można podjąć w tym kierunku.
- Wyłącz powiadomienia. Na wszystkich urządzeniach. Powiadomienia najczęściej trafiają do Systemu 1 (albo małpy w klasyfikacji Tima Urbana) i nasz zdrowy rozsądek jakby wyłącza się w moment, kiedy otrzymujemy powiadomienie, w żaden sposób nie przeszkadzając naszej automatycznej natychmiastowej reakcji. Jeżeli nie ma takiej możliwości – sugeruję ograniczyć je do konkretnych aplikacji, a najlepiej do konkretnych osób.
- Planujcie pracę z mailami i inboxem. Prawdopodobnie, wasz korespondent jest w stanie poczekać parę godzin, a wy możecie sobie zaplanować przedział czasowy na zareagowanie na najnowsze maile.
- Lista to-do jest konieczna. Krótka lista to-do – papierowa albo jakakolwiek inna będzie dobrym wsparciem do skupienia się na tym, co jest ważne. Niekoniecznie musicie skończyć wszystko to co zaplanowaliście, ale bez tej listy szanse, że znajdziecie czas na ważne rzeczy jest znikomy.
Ktoś powie, że podałem jakieś banalne porady i nie odkryłem nic nowego. Zgodzę się z tym. Ale jednocześnie powiem, że jest to pułapka wiedzy. Czy osoby palące nie wiedzą o skutkach palenia? Wiedzą. Czy to zmienia to ich zachowanie? Raczej nie. Dlatego sugeruje Wam, Czytelnicy, spróbować i zobaczyć, czy to działa w waszych warunkach.
Project Portfolio Manager w firmie Atos. Kiedyś dyplomowany programista, a teraz certyfikowany project manager z wieloletnim doświadczeniem, trener w zakresie PRINCE2 i metodyk Agile oraz kierownik najlepszego zespołu project managerów. Od pięciu lat mieszka i pracuje w Polsce, dokąd przeprowadził się z Ukrainy