Sukces projektów jest wypadkową wielu czynników, a jednym z nich na pewno jest wiedza – kluczowy zasób przedsiębiorstwa. Artykuł niniejszy opisuje wybrane wyniki prowadzonych przeze mnie badań empirycznych dotyczących zarządzania wiedzą w projektach wytwarzania oprogramowania.
Sektor IT w Polsce to około 33 miliardy złotych przychodów oraz ponad 500 000 zatrudnionych w nim pracowników. Jednak o skali rynku, dynamice zmian, czynnikach wpływających na rynek mówi się nieustannie i wszędzie (m.in. RODO, autonomiczne samochody, systemy rozpoznawania twarzy, roboty kuchenne z dostępem do nowych przepisów w Internecie, aż po szczoteczki do zębów zbierających dane oraz generujące statystyki w jaki sposób myjemy zęby). Firmy muszą coraz to lepiej i szybciej dostosowywać się do zmieniającego się świata. Przegapisz właściwy moment – staniesz na granicy rentowności. Również sami pracownicy świata informatyki to dosyć specyficzna grupa społeczna, w ciągłym ruchu, eksperymentująca, biegnąca za wyzwaniami, trendami i technologiami. Jak w tym wszystkim dalej być konkurencyjnym na rynku, atrakcyjnym dla pracownika?
W Polsce obserwuje się bardzo sprzyjający klimat jeśli chodzi o zamawianie usług wytwarzania oprogramowania. Nasz kraj znajduje się na 12 miejscu preferowanych lokalizacji do outsourcingu procesów związanych z wytwarzaniem oprogramowania i na pierwszym, jeśli chodzi o kraje tylko z Europy. Respondenci podczas wywiadów wskazywali, że to właśnie zarządzanie wiedzą w projektach jest swoistą odpowiedzią na utrzymanie „zdrowego kursu” rynkowego organizacji, minimalizację zjawiska fluktuacji kadr czy redukcji czasu dostarczania wartości do klienta końcowego:
„… Wydaje mi się, że tak, ze względu na tymczasowość inicjatywy – wiedza projektowa rozprasza się szybciej, niż w przypadku działalności operacyjnej (…), zwłaszcza w projektach wytwarzania oprogramowania. Tutaj potrzebne są mechanizmy nie tylko na poziomie zespołu, projektu, ale całej organizacji, by wiedzieć, jak z takim kapitałem sobie radzić.”
„… Na pewno model outsourcingowo-freelancerski – osoba z zewnątrz, która tymczasowo angażuje się w projekt, najmniej sprzyja dzieleniu się wiedzą czy gromadzeniu wiedzy organizacji. Im bardziej pracownik jest związany z firmą – w sposób naturalny – tym łatwiej będzie można go zachęcić do dzielenia się wiedzą…”
Omówienie wyników
Dzięki badaniom empirycznym udało się w sposób przekrojowy przeprowadzić analizę aktualnie stosowanych systemów zarządzania wiedzą w polskich przedsiębiorstwach wytwarzających oprogramowanie. Pozwoliło mi to zebrać oraz opisać wykorzystywane obecnie praktyki i narzędzia w tychże przedsiębiorstwach. Nie zaskakuje fakt, że firmy postrzegają zarządzanie wiedzą jako czynnik fundamentalny oraz pracują obecnie nad jego udoskonaleniem (wskazała tak prawie połowa badanych).
Bezpośrednimi korzyściami wskazywanymi w ramach badań, płynącymi z zastosowania procesów zarządzania wiedzą są:
- poprawa jakości wytwarzanego oprogramowania,
- szybsze tworzenie następnych rozwiązań ,
- zapobieganie dublowaniu się pracy,
- szybsze wdrożenie nowego pracownika.
Niestety, na co wskazują badania ilościowe oraz co podkreślają respondenci w ramach przeprowadzonych wywiadów, organizacje przeznaczają niedostateczną ilość czasu na aktywności związane z zarządzaniem wiedzą. Aż 70% badanych oraz wszyscy respondenci z wywiadów podkreślają, że brak czasu jest kluczową barierą. Jest to ciekawa obserwacja, gdyż rozumienie przez organizacje ważności wiedzy, a jednocześnie dostrzeganie największej wartości w samym tylko produkcie projektu wzajemnie się wykluczają. Obecnie ponad 40% badanych wskazuje na brak jakichkolwiek standardów czy procesów związanych bezpośrednio z zarządzaniem wiedzą. Wdrożenie odpowiednich regulacji na poziom całej organizacji i projektu najpewniej ten problem mogłoby rozwiązać. Ciekawą sprzecznością występującą w wielu organizacjach i dostrzeżoną w trakcie badań była podkreślana oraz artykułowana potrzeba zbierania oraz materializacji wiedzy z projektów przy jednoczesnym podkreślaniu wartości Manifestu Zwinności przedkładającego wartość działającego produktu nad dokumentację. Respondenci potwierdzili również, że warunki zatrudnienia wpływają na poziom indywidualnej motywacji do zarządzania wiedzą. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę zdają się bardziej identyfikować ze swoją firmą, dostrzegają istotność wiedzy projektowej oraz chętniej dzielą się nią w organizacji. Najistotniejszym jednak elementem tej części procesu badawczego było pojawienie się nowych obszarów wartych podkreślenia: przenikanie się formalnych oraz nieformalnych procesów, rutyn, potrzeba formalizacji procesów oraz uwzględnianie zestawu specyficznych ról w zespole, wynikających z indywidualnych postaw i oczekiwań.
Narzędzia, techniki i dobre praktyki zarządzania wiedzą
W ramach badań udało się mi się wypracować oraz zebrać dwadzieścia osiem elementów determinujących dojrzałość systemów zarządzania wiedzą w projektach wytwarzania oprogramowania. Cztery grupy komponentów opisują najważniejsze warstwy systemu zarządzania wiedzą. Wszystkie te elementy stanowią pewną mieszankę dobrych praktyk oraz sprawdzonych rozwiązań, które przy zrównoważonym stosowaniu powinny wyzwolić pozytywne efekty dla zespołu projektowego i całej organizacji. Oczywiście każda z tych warstw wymagałaby osobnego, dedykowanego artykułu traktującego o szczegółach jej implementacji, potencjalnych narzędziach czy technikach do stosowania. Tutaj pozwolę sobie tylko pokrótce je przedstawić oraz scharakteryzować.
Tabela 1. Elementy determinujące dojrzałość systemów zarządzania wiedzą w projektach wytwarzania oprogramowania.
Źródło: Opracowanie własne.Projektowe komponenty dotyczą stosowania choć minimalnych standardów projektowych, utrzymywania dokumentacji czy jasno zdefiniowanych ról w naszej tymczasowej organizacji projektowej. Wdrożenie i korzystanie z metodyki zarządzania projektami jest tutaj istotne do utrzymania spójnego podejścia projektowego, zwłaszcza w większych strukturach.
Elementy z warstwy technicznej to typowe dobre praktyki oraz rozwiązania, które powinny być stosowane w projektach DEV, zwłaszcza w celu odpowiedniego utrzymywania procesu zmian, aktualizacji czy analizy wykorzystywanych technologii w firmie. W przypadku dużych firm, setek projektów realizowanych równocześnie pewna unifikacja na płaszczyźnie wykorzystywanych komponentów, współdzielenia gotowych bibliotek czy jednorodnego procesu wytwarzania oprogramowania pozwala szybciej adresować potencjalne ryzyka na poziomie całej organizacji.
Warstwa organizacyjna składa się z komponentów dotykających formalne aspekty zatrudnienia oraz procesów komunikacji, w tym pionowych oraz poziomych przepływów wiedzy. Dotyczy to formalnych przeglądów projektów, gdzie wiedza o stanie inicjatyw jest komunikowana do interesariuszy jak również wiedza o samym projekcie, jego założeniach do innych zespołów, pionów, obszarów organizacji. Kluczowym elementem tej warstwy są również funkcje wspomagające – istnienie biura wsparcia projektów czy społeczności promujących wiedzę z zakresu zarządzania projektami (np. CoE, CoP).
Ostatnią, równie ważną jest warstwa tzw. procesów wiedzowych. Jest to złożenie elementów formalnych (poziomy dystrybucji wiedzy, regulacje) wraz z krzewieniem kultury dzielenia się wiedzą czy istoty wartości wiedzy w procesie tworzenia oprogramowania.
Wdrożenie zbalansowanego systemu zarządzania wiedzą do firmy wytwarzającej oprogramowanie zwłaszcza w dłuższej perspektywie, pozwoli zbudować stabilne fundamenty, zapewni sprężystość w działaniu oraz szybkie reagowanie na zmiany na rynku. Zdaję sobie jednak sprawę, że implementacja wszystkich dwudziestu ośmiu komponentów jest kosztowna, a czasem wręcz niemożliwa. Ważne jest jednak, aby firma produkująca oprogramowanie, myśląca o długoletnim i dynamicznym rozwoju rozwijała się równomiernie na płaszczyźnie każdej z tych czterech warstw.
Project Manager & Regional Lead for Poland in Logistics IT w UBS. Manager z doświadczeniem zagranicznym oraz krajowym głównie w branży finansowej. Autor artykułów naukowych oraz branżowych z obszarów zarządzania projektami oraz zarządzania wiedzą projektową. Kontakt: wojcikkp@gmail.com