Niezależnie od branży, większość udanych projektów ma świadomego swej roli sponsora projektu, wspierającego realizację projektu z biznesowego punktu widzenia na różnych etapach. Pomaga usuwać przeszkody, mogące zaszkodzić jego sukcesowi. Niniejsza publikacja przedstawia wyjątkowy i ważny obszar, w większości niedoceniany, i porusza obszary, na których kadra kierownicza wyższego szczebla musi się skoncentrować, aby promować kulturę doskonałości w zarządzaniu projektami w swojej organizacji.
Brak wiedzy o roli sponsora projektu
W Polsce rola sponsora cały czas jest źle interpretowana, rozumiana, niedoceniania i nie rozwijana w należny sposób! Kiedy zapytamy o rolę i odpowiedzialność sponsora, to najczęściej usłyszymy odpowiedź: „ma zapewnić zasoby i nadzorować projekt”. To powoduje powstawanie takich sytuacji, że sam PM z zespołem ma być odpowiedzialny za dowiezienie z sukcesem wszystkich celów projektu,
a sponsor tylko „oczekuje i wymaga”. Prowadzi to do dużej frustracji w środowisku pracy projektowej. Bo po co nam, kierownikom projektów, wszystkie szkolenia, narzędzia i jasne zdefiniowanie naszych ról oraz odpowiedzialności, skoro później mamy zderzenie z organizacyjną rzeczywistością i twardy dowód na to, że u nas to nie zadziała? Przecież mało która organizacja rozpoczyna wdrażanie metodyki zarządzania projektami od zarządów, sponsorów portfeli, programów i projektów dostarczając im tym samym odpowiednich kompetencji, postaw, narzędzi i technik w celu ich realnego wsparcia w roli sponsora projektu. Dodatkową trudnością jest to, że sponsorzy wywodzący się bezpośrednio z zarządu spółek, lub grupy właścicielskiej czują się bezpośrednio odpowiedzialni za wszystkie inicjatywy projektowe u siebie, a jak dobrze wiemy, nie są w stanie być wszędzie tam, gdzie aktualnie jest taka potrzeba. W tym celu powinni powoływać w swoich organizacjach tzw. sponsorów wykonawczych, o czym napiszę poniżej.
Sytuację tę niewiele poprawia najnowsze siódme wydanie PMBOK® Guide z 2021 r, który poświęca roli i odpowiedzialności sponsora w swojej obszernej publikacji tylko 4 strony w aneksie X2.1 Pamiętajmy, że projekty realizujemy po to, aby wdrażać pewne zmiany w swoich organizacjach na różnych poziomach, w tym też strategicznych. Zmiana, która jest wprowadzana i powinna być firmowana twarzą i nazwiskiem sponsora, to nie tylko wyzwania strategiczne, te o najwyższych budżetach, czy też zmiany kultury pracy całej organizacji, ale to też zmiany produktowe i wdrażanie nowych systemów IT, takich jak na przykład system ERP. Wszystkie dotychczasowe badania przeprowadzane przez PMI, IPMA, czy też Prosci Inc., od ponad 25 lat pokazują bezpośrednią korelację pomiędzy efektywnością roli sponsora, a osiągnięciami celów projektu i ich realizacji z sukcesami.
Dodatkowo każde z dotychczasowych 12 edycji badań Prosci, pokazuje że aktywny i widoczny sponsor inicjatywy zmiany / projektu jest kluczem do sukcesu.
Projekty to również zmiany i sponsorzy tych projektów powinni być widocznymi liderami tych działań i swoją postawą powinni demonstrować konieczność ich przeprowadzenia. Co to oznacza w praktyce?
Sponsor jest przede wszystkim inwestorem, który obiecuje organizacji konkretny efekt biznesowy, który ta osiągnie dzięki produktom i dostarczonym rezultatom projektu, w który ona zainwestuje.
Badania i podręczniki swoją drogą, a w realu – kto to jest sponsor?
Sponsorem projektu zazwyczaj jest osoba lub organizacja, z budżetu której finansowane są prace projektowe. Odpowiada przed organizacją za sukces projektu, ma największą władzę w projekcie, promuje go w organizacji.2 Zadań, które realizuje sponsor jest zdecydowanie więcej.
Jest to nie tylko zależne od jego umocowania w strukturach organizacji, ale też od etapu na jakim znajduje się realizowany projekt. W uproszczeniu, idąc za podręcznikiem pt. „Metodyka Sponsorów Projektu…”, spełnia on 3 podstawowe role:
- Inicjator zmian – powołując do życia projekty, powodujesz, że Twoja organizacja się zmienia. Im większą zmianę projekt wprowadza, tym trudniej organizacji i jej pracownikom ją zaakceptować i wdrożyć. To jest właśnie odpowiedzialność sponsora projektu,
aby rozpoznać interesy kluczowych graczy w swojej organizacji i poza nią (tzw. interesariuszy projektu) i zastosować takie podejście, które zmianę uczyni możliwą. - Lider (przywódca) – jesteś odpowiedzialny za inspirowanie, promowanie współpracy, decyzje i konsensus. To Ty wyznaczasz kluczowe cele do zrealizowania (wspólne z celami strategicznymi organizacji) i prowadzisz ludzi do ich realizacji. Wspierasz i służysz radą, motywujesz i nagradzasz, a jak potrzeba to udzielasz nagany. Jesteś odpowiedzialny za jasną wizję projektu, którą promujesz przez cały czas. Cechą charakterystyczną dla lidera jest to, że ludzie lub organizacje naśladują go z własnej woli oraz łatwo poddają się jego przywództwu.
- Decydent – to Ty decydujesz o potrzebie biznesowej zmiany (powód uruchomienia projektu) i za jego aktualizację i realizację. Wyznaczasz kluczowe czynniki sukcesu dla projektu. Masz w projekcie najwyższą władzę i odpowiedzialność. Podejmujesz kwestie wyboru rozwiązania kwestii krytycznych oraz zakresu zmian, zatwierdzasz główne przedmioty dostawy i dostarczasz kierunkowych wytycznych na każdym etapie prac projektowych.3
Po co Ci sponsor wykonawczy (zarządzający)?
Sponsorem projektu nie zawsze powinien być prezes czy właściciel organizacji. Czas, który sponsor musi poświęcić na to zadanie różni się w zależności od pozycji zajmowanej w firmie, na przykład dyrektor generalny ma zdecydowanie mniej czasu na realizację projektu, niż dyrektor pionu, czy właściciel produktu. W tym celu można oddelegować swoje uprawnienia sponsorskie, w całym lub ograniczonym zakresie na sponsora wykonawczego, który będzie reprezentował Cię i na bieżąco współpracował z kierownikiem projektu. Najczęściej rozwiązanie to jest stosowane, gdy:
- W organizacji jesteś sponsorem wielu projektów. Wiesz, że przy takiej ich liczbie nie będziesz w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków jako sponsor.
- Jesteś prezesem lub członkiem zarządu, w której z zasady zarząd uznawany jest za sponsora wszystkich lub większości projektów (tych ważniejszych).
- Wiesz, że osoba współpracująca w projekcie na co dzień, powinna być możliwie jak najbliżej projektu (organizacyjnie) oraz miała odpowiednie kompetencje merytoryczne (wiedzę specjalistyczną, dziedzinową nt. danego obszaru/produktu).4
Po co Ci to? Gdyż jako sponsor projektu będziesz musiał poświęcić swój czas i zaangażować się w wiele działań związanych z realizacją projektów w całym cyklu życia projektu.
Tabela 1. Poziomy zaangażowania sponsora projektu
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Metodyka Sponsorów Projektu. Metodyka zarządzania projektami TenStep Project Management Process, TenStep Polska Sp. z o.o., wersja 1.0., 2021 r., s. 43.Podsumowując każda zmiana to projekt, a projekt to praca zespołowa – jak mawiał J. D. Rockefeller: „umiejętność postępowania z ludźmi jest takim samym towarem handlowym, jak cukier czy kawa. I zapłacę za tę umiejętność więcej, niż za jakąkolwiek inną pod słońcem”.
Nie będziesz skutecznym sponsorem, jeśli nie uświadomisz sobie, że jedziesz na tym samym wózku z kierownikiem projektu, z zespołem, z klientem, a nawet dostawcami.
Poniżej kilka najważniejszych zasad, którymi powinieneś się kierować w tej roli:
- Przed startem projektu upewnij się, że pomysł ma dobre uzasadnienie biznesowe, a korzyści są realne do uzyskania.
- Wyrażaj jasno i otwarcie swoje oczekiwania, nie każ się domyślać zespołowi swoich intencji.
- Pamiętaj, że zasada „trójkąta ograniczeń projektowych” zadziała, nawet jeśli ją zignorujesz.
- Nie zwlekaj z podejmowaniem decyzji.
- Ufaj, ale sprawdzaj – żądaj miar i faktów oraz wiarygodnych danych.
- Daj realne i rozsądne uprawnienia kierownikowi projektu (w zależności od jego doświadczenia i skali projektu), które pozwolą mu na samodzielne działanie.
- Uwierz, że wszystkie projekty mają ryzyka, czasami zmiany są nieuniknione, a problemy zdarzają się nawet najlepszym. Rozmawiaj o błędach i ucz się z zespołem wyciągać na ich podstawie wnioski na przyszłość.
- Nie zgadzaj się na zmiany, jeśli nie dają wartości dodanej, nie bój się zamykać nietrafionych projektów.
- Zapewnij kierownikowi projektu dostęp do siebie i miej czas dla niego.
1 Przewodnik po kanonie wiedzy o zarządzaniu projektami. Przewodnik PMBOK, wydanie siódme, PMI Poland 2022 r., Aneks X2 Sponsor, s. 207
2 Metodyka Sponsorów Projektu. Metodyka zarządzania projektami TenStep Project Management Process, TenStep Polska Sp. z o.o., wersja 1.0., 2021 r., s. 32
3 Tamże, s. 32-33
4 Tamże, s. 33
Właściciel firmy EFEKT PMO. Zawodowo Interim Program i Project Manager – do zadań specjalnych, Konsultant i mentor w doskonaleniu kultury zarządzania projektami. Wspiera zespoły projektowe, właścicieli firm i ich zarządy w efektywnym zarządzaniu projektami i PMO. Członek IPMA Polska, Asesor IPMA w ogólnopolskim konkursie Polish Project Excellence Award, Doradca Akademii Menadżera Innowacji w PARP, Mentor w Fundacji Kraków Miastem Startupów, członek Stowarzyszenia Service Process Improvement Network – SPIN, wykładowca, trener, prelegent.